دفع بدل السفر: ماذا تريد أن تعرف عنه؟

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

دفع مصاريف السفر ليس فقط فرصة للسفر على حساب الشركة ، ولكن أيضا مسؤولية تفرض عددا من القيود على حرية التنقل من جانب الموظف. يعتقد البعض أن السفر المجاني والحد الأدنى من العمل هو شيء يجب السعي لتحقيقه عندما يقوم صاحب العمل بتعيين المسؤولية عن المهام خارج المدينة أو البلد. كم هو رائع: يمكنك الاسترخاء والشعور بالملل قليلاً في المؤتمرات. ومع ذلك ، ليس كل شيء كما بدا للوهلة الأولى.

ما الذي يمكن اعتباره رحلة عمل؟

وفقًا للمادة 167 من قانون العمل للاتحاد الروسي ، فإن رحلة العمل هي رحلة لمدة محددة على حساب صاحب العمل لأداء واجبات رسمية خارج "جدران" المكتب. الشرط الأساسي هو عبور حدود الدولة ، أي أن السفر إلى مدينة أخرى ليس رحلة عمل. في هذه الحالة ، يتم أخذ أيام المغادرة والوصول في الاعتبار على أنها إلزامية لإدراجها في فترة السفر هذه. بقي الموظف معمكتب ولكن جدول العمل خارج الدولة لم يتم تحديده من قبل الشركة المرسلة

يُسمح أيضًا برحلة عمل في حالات استثنائية تلك الرحلات التي تتطلب رحلة إلى مدينة مجاورة. تنطبق هذه القاعدة على تلك المواقف التي لا تنطوي على احتياجات دائمة لعبور الحدود ، على سبيل المثال ، سائق سيارة أجرة. يمكنه السفر خارج المدينة كل يوم ، لكن الوقت الذي يقضيه على الطريق لا يعتبر رحلة عمل. يختلف الوضع مع المسؤولين الذين يشغلون وظائف في المكاتب ، وفي بعض الأحيان يحتاجون للسفر إلى مدينة أخرى لتحسين مهاراتهم وأخذ دورات. يتحمل صاحب العمل جميع المصاريف حيث أن ذلك من اختصاصه ويحتفظ بحق الموظف في رفض الاختبار والدراسة.

اختلافات سفر إضافية

السفر للخارج يتضمن بعض الاستثناءات من القواعد. ترتبط بشكل أساسي بتكاليف الوقت والوقت. لنفترض أن موظفًا قد تم إرساله إلى بلد آخر ، حيث يجب عليه البقاء لمدة أسبوع من أجل الحصول على وقت لزيارة معرض أو التعرف على المنتجات الجديدة للمورد. تأخرت الرحلة والموظف مضطر للبقاء في دولة أخرى بأمواله الخاصة:

• ادفع مقابل غرفة في فندق.
• أكل.
• استخدم النقل داخل البلد / المدينة.
• امتلك المستلزمات الضرورية للرعاية والنظافة.

يجب دعم جميع النفقات بشيكات وإيصالات ، بحيث يتم لاحقًا ، بعد العودة إلى العمل ، تعزيز الدعم المادي لـإعادة مال. إذا كنا نتحدث عن رحلة إلى مدينة أخرى ، فإن بدل السفر يُدفع جزئياً فقط - النقل والطعام.

ما الذي تدفعه الشركة بالضبط؟

تتحمل الشركة جميع نفقات السفر لموظف واحد أو مجموعة من الموظفين. لا يشمل السعر السفر والإقامة والتذاكر وزيارات بعض المتاحف أو المعارض فقط. يشمل بدل السفر أيضًا المدفوعات الإلزامية:

• تأمين صحي
• تأمين شخصي
• الدفع للأمتعة والتأمين عليها
• التصريح بالمبلغ المطالب به
• أقساط التأمين لتأجير السيارات (إذا لم يكن لدى الموظف سيارات شخصية أو سيارات خاصة بالشركة).

تُؤخذ عطلات نهاية الأسبوع في الاعتبار أيضًا ، حيث يُجبر الشخص على أن يكون في مهمة خارج ساعات العمل فيما يتعلق بأمر بالمغادرة. يتم احتساب مدفوعات رحلات العمل في عطلات نهاية الأسبوع بشكل منفصل وتنعكس في البيانات المالية كمصروفات لمرة واحدة أو مصاريف يومية. هذا ضروري حتى يتمكن الشخص من تناول شيء ما والتنقل. باقي الفائض (الذهاب للمسارح والمتاحف والمقاهي والمطاعم والتسوق) يقوم الموظف بتأمينه لنفسه.

إجراء دفع بدل السفر: متى يتم صرف الأموال وإعادتها؟

أولاً ، يجب إصدار أمر إلى موظف يرى رؤسائه أنه مختص في الأمور التي يجب حلها في الخارج. يجب أن يكون هؤلاء مسئولين يفيون بالتزامات معينة ويستوفون معايير الاختيار للوظيفة. بمعنى آخر ، إذا كان الموظف لا يعرف أجنبيًااللغة ، فإن السلطات ملزمة بأن تدفع له مترجمًا ، إذا لزم الأمر للتفاوض مع الشركة الداعية. بعد مراجعة الطلب ، يوقعه الموظف ويتلقى سلفة لطلب التذاكر واستئجار فندق في موعد أقصاه 24 ساعة قبل المغادرة.

هام! يجب أن تكون السلفة 50٪ من المبلغ المخصص للرحلة. يجب أن يغطي جميع النفقات التي يتم توفيرها أثناء الإقامة في الخارج. لا ينطبق دفع نفقات السفر اليومية على الاتصالات الخلوية وحركة الإنترنت عبر الهاتف المحمول.

سيتم استخدام النصف المتبقي من المبلغ لإعادة حساب النفقات المتبقية ، والتي سيتم اعتبارها غير متوقعة أو إضافية. يقدم الموظف شيكات لهم ، وفقط عند وصوله إلى المنزل يمكنه الاعتماد على تعويض الخسائر. على سبيل المثال ، تم توفير سائق يوفر النقل. بالنسبة له ، يتم تخصيص بدل سفر منفصل لإصلاح الماكينة واستبدال الأجزاء والإمدادات والتزود بالوقود. لا يمكن لموظف آخر المطالبة بسداد تكاليف النقل ، حيث يتم توفير النقل وسائق شخصي.

حالة أخرى ، إذا تم طلب التذاكر ، لكن الرحلة تأخرت. تم استدعاء العامل مرة أخرى على وجه السرعة واضطر إلى شراء تذاكر الحافلة من ماله الخاص. ثم يتم تسديد التكاليف. في حالة عدم وجود نقود على الإطلاق ، تقوم الشركة بإرسالها إلى حساب المستلم بأسرع طريقة وأكثرها ملاءمة.

متى يكون مفيد للمسافر؟

السفر من أجل العمل لا يرتبط دائمًا بالنفقات الشخصية. هنالكالحالات التي يسدد فيها الطرف المرسل تكلفة الطعام ويبقى الموظف "في السواد". ينطبق هذا على اللحظات التي يدفع فيها الطرف المضيف جميع نفقات الطعام داخل الفندق الذي يقيم فيه الشخص ، أو يتم إنفاقه من الأموال الشخصية (يصل الضيف إلى المنزل / الشقة). وفي نفس الوقت يتم إرجاع 50٪ من تكاليف توفير طعام المواطن له دون الحاجة لإبراز إيصالات شراء طعام أو طعام جاهز في المطاعم والمقاهي.

هذا منصوص عليه في القانون ، ويرجع ذلك إلى حقيقة أن الشخص له الحق في رفض الطعام غير المرغوب فيه لأسباب صحية. لذلك ، يمكنه شراء شيء ما حسب ذوقه واحتياجاته ، ولكن يتم الدفع مقابل أيام السفر بالطريقة التي يحددها القانون. في بعض الأحيان يمكن تعويض المصاريف بالاتفاق المتبادل بين الموظف والرئيس.

دفع بدل السفر: السفر والاتصالات في عطلات نهاية الأسبوع

إذا اضطر الشخص إلى القيام بأنشطة عمل في عطلات نهاية الأسبوع ، على سبيل المثال ، إبرام العقود أو توقيعها ، فيجب دفع تكاليف اتصالات الهاتف المحمول. قد يتم سداد هذه النفقات غير المتوقعة ولكن المتوقعة جزئيًا أو كليًا بموجب اتفاق مشترك. من الناحية العملية ، غالبًا ما يحدث أن رحلة عمل إلى الخارج قد لا تشمل منطقة زمنية مختلفة فحسب ، بل تشمل أيضًا أيام الأسبوع أو المواسم.

1. إذا تم إرسال موظف إلى الولايات المتحدة الأمريكية ، حيث يعتبر يوم الأحد يوم عمل ، فسيتم تعويض مصاريف اليوم بنسبة 100٪. ومع ذلك ، لايجب إهمال الثقة ، لأنه يجب إثبات ذلك أيضًا.
2. إذا كان المسافر في طريقه إلى جنوب إفريقيا ، فسيتم أيضًا مراعاة الموسمية وتغير الفصول. على سبيل المثال ، "من الشتاء إلى الربيع" للسفر مع حقائب من الملابس الشتوية هو حمولة إضافية من الملابس الداخلية القابلة للتغيير للموسم الدافئ. يتم تقسيم مدفوعات تخزين الأمتعة إلى النصف إذا اتفق الطرفان: الموظف لا يأخذ الكثير من الأشياء - المدير يدفع ، هناك فائض بسبب خطأ الموظف - تكلفة ذلك

يحدث الشيء نفسه في حالات أخرى ، عندما تكون هناك خلافات وقضايا خلافية بشأن التكاليف. في بعض الأحيان ، يشير دفع أيام السفر إلى حدوثه الاستثنائي بسبب خطأ الشركة ، ولكن يجب أيضًا إثبات هذه الحقيقة للموظف. من المهم مراعاة بعض الظروف الأخرى التي تؤثر على فصل الالتزامات.

الأجور

هل يتعين على رئيس العمل دفع رواتب الموظف أثناء تواجده في الخارج؟ هذه مسألة مثيرة للجدل ، لأن الموظف يقوم بالفعل بنشاطاته ، ويتلقى خصومات. من ناحية أخرى ، يقضي وقت فراغه ، يمكن أن يقضيه مع أسرته أو في إجازة من العمل. وبدلاً من ذلك ، يضطر للعمل في عطلات نهاية الأسبوع ، ولكن فقط على حساب الخصومات للرحلة.

بما أن بدل السفر في عطلة نهاية الأسبوع جزئي فقط ، يجب عليك دفع ساعات عمل الموظف ، وتقييم مساهمته في تطوير الشركة بالسعر الأساسي وفقًا لعقد العمل الموقع. يجب ألا يؤثر الراتب على السفر الإضافي إذا كان ذلك في مصلحة الشركة ، ويلتزم الشخص بأداء صلاحياته. لكن الدافع قد يكون حالة معكوسة ، عندما يمكن أن يؤثر العمل الإضافي في رحلة عمل على حجم المبلغ المقطوع. وهذا يعني أن البدل اليومي وفقا للجزء 1 من الفن. يتم إضافة 168 من قانون العمل للاتحاد الروسي إلى معدل الراتب.

ما الذي يؤثر على البدل اليومي في الهياكل التنظيمية المختلفة؟

دفع بدل السفر اليومي لا يعتمد على الدولة ومكان إقامة الشخص. وفقًا لقرار المحكمة العليا رقم CAS 05-151 بتاريخ 26.04.2015 ، يتم تغطية نفقات البدل اليومي بالكامل حتى المغادرة. إذا تم تجاوزها ، فيجب أن تعوضها الإدارة. هذه "نفقات الجيب" اللازمة لأداء العمل خارج مكان العمل الدائم فيما يتعلق بلحظات العمل أو المهام الرسمية. وتجدر الإشارة إلى أن الأموال تُدفع من الموازنة العامة التي تشكل صندوق الدولة.

إذا كان الموظف ينتمي إلى منظمة معنية بالميزانية ، فإن لديه صندوقًا منفصلاً يأتي منه الأموال لمثل هذه النفقات. نحن نتحدث عن وزارة الداخلية - الجوانب الاجتماعية والطبية لهذه المنظمة يتم توفيرها بالكامل من قبل الدولة ، ولا علاقة لها بأموال التأمين وتوفر للمواطنين العاملين في الوظائف غير الحكومية.

هنا ، يعتمد دفع نفقات السفر في مؤسسات الميزانية كليًا على نوع الدولة لإدارة وتوريد الوحدات. عندما يتعلق الأمر بالخدمة العسكرية ، تكون الخصومات أعلى إلى حد ما مما هي عليه في الهياكل غير الحكومية أو الشركات التجارية الخاصة. بما أن واجب ومهمة الموظف هي مهمة الدولة ، فإن النفقاتالبلد يدفع."

ضرائب السفر

يسري القانون التالي على فترة التقرير الحالية: لا توجد حدود دنيا وأقصى للمؤسسات ، أي أنه يمكن لكل شركة تعيين حد الدفع الخاص بها لتوفير موظف ليوم واحد خارج مكان العمل. ومع ذلك ، إذا غادر لبضع ساعات ، يتم دفع البدل اليومي بالكامل ، لأن هذه ليست ميزة ، ولكنها تغطية للتكاليف.

تحاول الشركات الصغيرة أن تقتصر على بدل يومي قدره 700 روبل ، لأن المبلغ لا يخضع للضريبة وفقًا للفقرة 3 من الفن. 217 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي. يجب اقتطاع ضريبة الدخل الشخصية من المبلغ الذي يشكل الفرق الذي يتجاوز الحد الأدنى المحدد.

هام! إذا تم إرسال موظف إلى الخارج ، فإن الحد المعفى من الضرائب هو 2500 روبل. يتم دفع نفقات السفر في مؤسسة الميزانية بنفس الطريقة تمامًا.

مثال على حساب الخصومات من المدفوعات اليومية

لنفترض أن السيد بيتروف ذهب في رحلة عمل لمدة 5 أيام ، منها يومان صادفان عطلة نهاية الأسبوع. يستحق 1000 روبل عن كل يوم يقضيه في مدينة أخرى حسب ما تقرره السلطات. من بين هؤلاء 5000 روبل ، المبلغ الذي يساوي 5700=3500 روبل غير خاضع للضريبة. الباقي ألف ونصف خاضع للضرائب ودفع أقساط التأمين

عند السفر إلى الخارج في نفس الأيام الخمسة ، يتلقى الشخص 3000 روبل يوميًا. من 15000 روبل ، لا يزال مبلغ 2500 روبل ، والذي يخضع لضريبة الدخل الشخصي ومساهمات. في هذه الحالة ، على أي حال ، لا يلزم تقديم الشيكات والإيصالات.

ما هي المستندات التي يجب تقديمها؟

على الفور ، الأمر يستحق البدء بالنقل - إذا سافرت بسيارة خاصة ، يصدر قسم المحاسبة بيان شحن حيث يتم إصدار الشيكات وإيصالات الدفع للوقود والمواد الاستهلاكية الأخرى. يجب الاحتفاظ بتذاكر الطائرات والقطارات والحافلات حتى عودتك إلى المنزل. يجب أيضًا تصوير جواز السفر مع علامات عبور الحدود لإرفاقه في بوليصة الشحن. بالنسبة لرحلات المدينة داخل البلد ، تحتاج إلى إصدار تقارير عن المهمة - هذه ورقة تعكس قائمة خدمة الالتزامات.

إذا تم حجز الفندق شخصيًا من قبل موظف ، فعليك معرفة مسبقًا ما إذا كان لديهم النماذج رقم 3-G لإصدارها للضيوف. خلاف ذلك ، سيكون السكن على حساب الموظف ، حيث لا تحتاج هذه المنظمات إلى KKM. عند إصدار مذكرة (لمنظمات الميزانية) ، يجب عليك بالإضافة إلى ذلك إرفاق تذاكر مع تاريخ المغادرة والوصول. قد يتم فرض دفع بدل السفر في عطلات نهاية الأسبوع إذا تم وضع قانون محلي وتم التوقيع على أمر في نموذج T-9. هذه الوثائق لها الأسبقية على القوانين التي توجه المحاسبين. يجب أن تؤخذ في الاعتبار أولاً حتى لا تدفع تعويضات السفر أكثر من اللازم.

الاختلاف الرئيسي بين مؤسسات الميزانية والمؤسسات الخاصة هو التوفير الإلزامي للموظف "من خلال خطأ" القيادة خارج الدولة. من المهم أن تفعل كل شيء حتى يتمكن الموظف من العمل في الوقت المناسب وبعنايةإتمام جميع مهام الشركة. نادرًا ما تهتم الشركات الخاصة بمثل هذه المدفوعات ، نظرًا لوجود مستندات إضافية يجب ملؤها ودفع الضرائب المراد خصمها. لذلك ، تحقق مسبقًا من كل ما سيتم إصداره وتوقيعه باسمك. اكتشف أيضًا المنظمات خارج المدينة أو البلد التي تصدر المستندات ذات الصلة. في بعض الأحيان يكون من الصعب للغاية الحصول على تذكرة في وسائل النقل العام لإثبات حقيقة رحلة في عمل رسمي.