نموذج لوصف وظيفي نموذجي لأخصائي المحفوظات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يُطلق على منصب موظف الأرشيف اسم أمين الأرشيف. تتمثل المهمة الرئيسية للمتخصص في هذا المجال في إنشاء عمل الأرشيف نفسه وتداول الوثائق فيه. هناك حاجة لمثل هؤلاء المهنيين حيثما يوجد معدل دوران كبير للأوراق الرسمية ، خاصة في المنظمات المتعلقة بالتأمين والتمويل ، ولا سيما في مؤسسات الدولة. المستند الأساسي الذي يجب أن يشير إليه الموظف الجديد هو الوصف الوظيفي لأمين الأرشيف.

أحكام عامة

فقط رئيس المؤسسة يمكنه قبول أو فصل أمين المحفوظات. وقبل كل شيء ، يجب أن يشير إلى التشريعات الحالية للبلد. يجب أن تشير التعليمات إلى الشخص الذي هو المشرف المباشر على الأخصائي الذي يشغل هذا المنصب.

للعمل كأخصائي أرشيف ، يجب أن يتلقى الشخص تعليمًا مهنيًا أوليًا ، ومن ثم يمكن قبوله في منصب حتى بدون خبرة في هذا المجال. هناك خيارسيحصل الشخص الحاصل على تعليم ثانوي أو عام على وظيفة ، ولكن بعد ذلك يجب أن يتلقى تدريبًا خاصًا في هذا الاتجاه. الخبرة غير مطلوبة لهذا المنصب.

ما تحتاج إلى معرفته

يوحي الوصف الوظيفي لأخصائي أرشيف المؤسسة أنه يجب أن يكون لدى الموظف معرفة معينة: فهو ملزم بدراسة اللوائح والتعليمات والقائمة الكاملة للوثائق القانونية المتعلقة بإدارة المحفوظات في هذه المنظمة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يعرف كيفية تخزين المستندات واستخدامها ، وكذلك بالمعايير التي يتم قبولها وتسليمها. يجب أن تشمل معرفته نظام دولة موحد للعمل المكتبي. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يفهم كيف يتم تجميع أوصاف المستندات المحفوظة ، وأي منها يحتاج إلى التخزين بشكل دائم ، وأي منها مؤقتًا فقط ، وكذلك وضع إجراءات تتعلق بإتلافها.

يشير الوصف الوظيفي لمساعد أمين الأرشيف إلى أنه يجب أن يعرف كيفية حفظ الملفات ، وفقًا للقواعد التي يتم إعدادها للاستخدام والحفظ اللاحقين ، وكيفية الاحتفاظ بالسجلات وإعداد التقارير في المؤسسة. يجب أن يفهم هذا الشخص هيكل الشركة التي يعمل بها ، وكذلك قواعد استخدام المعدات وجميع الوسائل التقنية اللازمة لتنفيذ العمل في الأرشيف. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يعرف جميع القواعد والقوانين الداخلية للمنظمة ، بما في ذلك حماية العمال ، والسلامة من الحرائق ، والروتين ، وما إلى ذلك.

المسؤوليات

الوصف الوظيفي لأخصائي أرشيف مؤسسة الميزانيةيفترض أنه يجب عليه أداء وظائف معينة: تنفيذ الأعمال المتعلقة بأعمال الأرشفة ، والحفاظ على الوثائق التي تدخل الأرشيف ، وتسجيل المستندات الواردة ، وتطوير التسمية والتحقق من صحة ملفات القضايا قبل تقديمها في الأرشيف. إذا كانت هناك حاجة ، فإنه يقوم بتشفير وحدات التخزين وتنظيم وضع الصناديق وإدخالها في السجل.

يقترح الوصف الوظيفي لأمين الأرشيف في مؤسسة طبية أنه يجب عليه إعداد أوصاف موجزة للوثائق المخزنة وتوزيعها في وحدات مؤقتة ودائمة. يجب أن تحتفظ بالسجلات وتتلف على الفور المستندات التي انتهت صلاحيتها بالفعل ، وأن تطور نظامًا يمكن من خلاله العثور على المستند المطلوب بسرعة وسهولة.

وظائف أخرى

الى جانب واجباته الرسمية تتطلب حضوره خلال الامتحانات لقيمة الوثائق العلمية وليس فقط. يجب عليه التأكد من أن المستندات لا تزال سليمة ، إذا لزم الأمر ، وتنفيذ أعمال الترميم معهم. يضمن هذا الاختصاصي أيضًا أن الأرشيف يحتوي على جميع الشروط اللازمة للتخزين العادي للمستندات.

يجب على أمين الأرشيف مراقبة تنفيذ قواعد الحماية من الحرائق ، وكذلك استخدام الوسائل التقنية الحديثة للتعامل مع المستندات. يلتزم بناء على طلب موظفي المنظمة وزوارهاإصدار نسخ أو أصول من الوثائق الأرشيفية ، وإعداد الشهادات باستخدام المعلومات المتوفرة في الأرشيف ، وإعداد تقارير عن عملهم.

حقوق

يوحي الوصف الوظيفي لأخصائي المحفوظات الطبية أن لديه حقوقًا معينة. يمكنه طلب واستلام المستندات المتعلقة بأنشطة عمله. إذا لزم الأمر ، يمكنه التعاون مع متخصصين من إدارات أخرى في المؤسسة أو من منظمات أخرى ، إذا كان ذلك سيساعده في حل مشكلاته المختصة. إذا كانت هناك حاجة ، فيمكنه تمثيل مصالح شركته في المنظمات الأخرى في أي قضايا تتعلق مباشرة بعمل الأرشيف.

المسؤولية

يفترض الوصف الوظيفي لأخصائي الأرشيف أنه مسؤول عن الإخفاق في أداء واجباته وسوء جودة العمل ، وعن تقديم معلومات خاطئة أو مشوهة حول المهام المنجزة ، ورفضه تنفيذ أوامر رؤسائه.

بالإضافة إلى ذلك ، فهو مسؤول عن المواقف التي تم فيها تحديد مخالفات أو انتهاكات للسلامة أو غيرها من الإجراءات التي تهدد التشغيل الطبيعي للمنشأة ، ولم يقم الموظف بالإبلاغ عنها ولم يتخذ أي تدابير للقضاء على المشكلة. أمين الأرشيف مسؤول عن انتهاك قواعد انضباط العمل.

ظروف العمل

يوحي الوصف الوظيفي لأخصائي المحفوظات أن إدارة المنظمة يجب أن تحدد ساعات عمله وفقًا للعمالةتشريع. إذا لزم الأمر ، يجب أن توفر له الشركة مكان عمل يأخذ في الاعتبار جميع القواعد والمعايير ، وكذلك كل ما هو ضروري لرحلات العمل ، بما في ذلك الرحلات المحلية. كما يحق له توقيع المستندات ضمن اختصاصه

الخلاصة

المستند الرئيسي الذي يجب أن يعتمد عليه المتخصص الذي يقبله هذا المنصب هو الوصف الوظيفي لأخصائي المحفوظات. بغض النظر عن المنظمة التي يعمل فيها ، فإن الحقوق والمسؤوليات والوظائف والمعرفة هي نفسها عمليًا وقد تختلف اعتمادًا على احتياجات مؤسسة معينة والمهام التي يعينها موظفو الإدارة لموظفيهم.

يتطلب مثل هذا العمل الانتباه والمثابرة ومعرفة قواعد سلامة الأوراق المهمة ومعرفة تقييم قيمة مستندات معينة ، فضلاً عن القدرة على تنظيم المستندات والعثور عليها بسرعة وتشفيرها. من العوامل المهمة أيضًا العمل مع الناس ، لأن مهنة أمين المحفوظات تنطوي على إصدار واستلام وثائق مختلفة ، والتحقق من صحة تجميعها وأصالتها. فقط الشخص اليقظ والمستعد للعمل مع قدر كبير من المعلومات وتمثيل مصالح الشركة في المنظمات الأخرى سيكون قادرًا على أداء واجبات العمل بشكل صحيح وموثوق في هذا المنصب.