وثائق المحاسبة الأساسية: قائمة وقواعد التنفيذ

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تُستخدم مستندات المحاسبة الأساسية في كل مؤسسة. كل منهم مهم بطريقته الخاصة ويجب أن يؤخذ في الاعتبار في العمل. يتم إعدادها وفقًا لأشكال مستندات المحاسبة الأولية لسجلات المحاسبة. يتم تقديم قائمة كاملة بها وقواعد التصميم في هذه المقالة.

ميزات التصميم

بالحديث عن الوثائق الأولية ، فهي تعني تلك الأوراق المسؤولة عن كل من الأحداث الاقتصادية التي حدثت في المؤسسة. عند إعداد هذا النوع من الوثائق ، يجب على كل محاسب أن يتذكر أنه لا توجد نماذج محددة وثابتة بوضوح للوثائق الأولية وسجلات المحاسبة. يقع الاختيار على عاتق المؤسسة. إنه الذي يقرر أي من الأشكال الممكنة يكون مناسبًا له لاستخدامه في أنشطته. من المهم أيضًا الإشارة إلى جميع التفاصيل عند ملء نموذج مستندات المحاسبة الأولية. لديهم فقط قائمة إلزامية لا يمكن استبعاد أي شيء منها.وتجدر الإشارة إلى أنه يجب الإشارة إلى المعلومات المتعلقة بنوع المستندات المحاسبية الأولية التي تستخدمها المؤسسة دون الإخفاق في السياسة المحاسبية للشركة. هذه نقطة مهمة جدا.

قائمة مستندات المحاسبة الأولية

تتضمن القائمة الأولية تسعة أوراق مهمة:

1. مذكرة شحنة.
2. استمارات التسوية.
3. فعل القبول
4. المستندات الخاصة بحركة الأصول الثابتة.
5. أوامر الدفع.
6. المعاملات النقدية الورقية.
7. تقرير المصاريف
8. المرجع المحاسبي.
9. قانون يصف المعاوضة.

هذه القائمة من وثائق المحاسبة الأولية مقبولة بشكل عام وتستخدم من قبل جميع المؤسسات.

مذكرة شحنة

تم تصميم مستند المحاسبة الأساسي هذا ليعكس جميع تحركات عناصر المخزون. يجب أن تحتوي الفاتورة على البيانات المحددة أيضًا في الفاتورة. وتجدر الإشارة إلى وجوب تحرير هذه الورقة من نسختين. كتأكيد لهذه الوثيقة ، يتم استخدام توقيع رئيس المنظمة وختمها. بالنسبة إلى نموذج الفاتورة ، تستخدم المؤسسات عادةً TORG-12. عادة يتم استخدامه من قبل شركات البيع بالجملة. يجب أن يحتوي النموذج على تفاصيل كل من العقد الذي تم على أساسه تنفيذ المعاملة والتفاصيلملاحظة شحنة. كما يتضمن معلومات حول المشاركين في العملية وحول البضائع التي يتم نقلها. يجب أن تحتوي بوليصة الشحن على معلومات عن الأوراق المرفقة. أما التوقيعات فيضعها الجانبان. من المهم أن تعرف أن تلك المنظمات التي لا ينطوي عملها على استخدام الطباعة لها الحق في عدم المصادقة على هذا النوع من المستندات بها.

استمارات التسوية

يتم تجميع كشوف المرتبات وفقًا لنموذج T-49. شكل وثيقة المحاسبة الأولية هذه مرقمة 0301009. استخدامها مقصور فقط على المؤسسات التي تمارس أنشطة الميزانية أو الحكومة. وفقًا لهذه الوثيقة ، يتم إجراء حساب كامل وكشوف رواتب أخرى للموظفين. البيانات الرئيسية لهذا النوع من النموذج هي الجدول الزمني ، ومعدل التعريفة الجمركية ، ومقدار الاستقطاعات والتعويضات. المنظمات الأخرى ، وكذلك أصحاب المشاريع الفردية ، تصدر رواتب لموظفيها في النموذج 0504401. الجدول الزمني يعمل أيضًا كأساس للمستحقات هنا. يتم تحديد الحاجة إلى هذه الوثائق من خلال الحاجة إلى تقليل سير العمل في المنظمة. يتم تجميع وثيقة المحاسبة الأولية هذه من قبل موظفي المحاسبة ، الذين ، بعد إعداد الأوراق ، ينقلونها إلى أمين الصندوق. بعد إصدار جميع الأموال المنصوص عليها في المستند للموظفين ، يجب إعادتها إلى قسم المحاسبة. يجب أن يتم التوقيع على النموذج الذي يتم تسليمه إلى الصرافين من قبل رئيس المؤسسة.

فعل القبول

سبب إصدار مستند المحاسبة الأساسي هذا هو نقل الأعمال أو الخدمات التي تؤديها المؤسسة إلى العميل. ويؤكد أنه تم الوفاء بجميع الاتفاقيات وأن العميل راض عن النتائج. شكل القانون ليس له شكل ثابت إلزامي. لكن هناك قائمة بالبيانات التي يجب أن تحتوي عليها. يتضمن علامات مثل اسم الشركة وتاريخ إنشاء المستند وانعكاس الشخص الذي قام بتجميع المستند وتنسيق العمل ومواقف وتوقيعات الأشخاص المسؤولين. يوجد أيضًا نموذج موحد لـ KS-2. لا تنطبق على جميع أنواع الأعمال أو الخدمات. لا يمكن استخدامه إلا إذا كان المقاول يعمل في بناء رأس المال. إذا تم الانتهاء من هذا النموذج ، فيمكن استخدامه لأعمال البناء والتركيب في المنشآت المدنية أو السكنية.

مستندات حول حركة الأصول الثابتة

في هذه الحالة ، يستخدم موظفو المؤسسة الأنواع التالية من الوثائق الأساسية:

• Form OS-1 - فعل يصف حقيقة قبول أو نقل الأصول الثابتة. يستخدم هذا النموذج من وثائق المحاسبة الأولية في حالة نقل الكائنات. وتجدر الإشارة إلى أن المباني والمنشآت غير مشمولة.
• OS-1a - هذا النموذج ينطبق على المباني أو الهياكل.
• OS-4 - يصدر في حالة شطب الأصول الثابتة للمؤسسة.
• INV-1 هي قائمة جرد. مناسبة لتحديد الحقيقةجرد
• INV-1a - مناسب للأصول غير الملموسة للمخزون.

يحتوي كل نموذج من هذه النماذج على نموذج موحد. استخدامه إلزامي في إعداد وثائق المحاسبة الأولية.

أوامر الدفع

تم وضع هذه الورقة وفقًا للنموذج OKUD 0401060. عند تكوين النموذج ، يجب اتباع عدة خطوات:

1. إدخال رقم وتاريخ الدفع
2. بيان نوع الدفع في عمود خاص. في هذه الحالة ، يمكنك استخدام علامة مثل "عاجل" أو "بريد".
3. سجل حالة الدافع. هناك 28 رمزًا من 01 إلى 28. يمكن أن يكون هؤلاء دافعي الضرائب والبنوك ومؤسسات الائتمان وغيرها.
4. إدخال مبلغ الدفع. يجب ان تكتب بالكلمات و الارقام
5. TIN ، KPP ، الاسم ، يجب الإشارة إلى تفاصيل البنك على أنها تفاصيل المرسل.
6. يجب عليك أيضًا إدخال تفاصيل مماثلة للمستلم.
7. تتضمن هذه المرحلة تحديد أكواد وأصفار إضافية - النوع والتسلسل والرمز.
8. تقديم معلومات حول الدفعة اللاحقة.
9. التوقيع على PP.

اعتمادًا على نوع الدفع ، يتم ملء هذا النموذج بالكامل أو جزئيًا.

المعاملات النقدية الورقية

في هذه الحالة ، من الممكن وضع شكلين أساسيين. اول واحد هوأمر نقدي وارد ، والثاني - النفقات. لذلك ، يتم إصدار عملية PKO في الحالات التي يتم فيها استلام أموال جديدة في مكتب النقدية. يتم تنظيم تنسيق وثيقة المحاسبة الأولية هذه من قبل لجنة الإحصاء الحكومية في الاتحاد الروسي. قم بتعبئته على الورق على شكل KO-1 أو في شكل إلكتروني. يتم توقيع المستند من قبل كبير المحاسبين ويبقى للتخزين في قسم المحاسبة. بالنسبة إلى الضمان النقدي للحساب ، فإن ميزات تصميمه متشابهة. الاختلاف الوحيد هو الغرض. يتم تعبئتها في حالات إصدار الأموال. من ميزاته الأخرى اتساع خيارات الملء - يمكن أن تكون Word و Excel. يتم إعداد وثائق المحاسبة الأساسية من هذا النوع في نموذج KO-2.

تقرير المصاريف

مثل جميع المستندات الأساسية وسجلات المحاسبة ، يعد هذا النموذج تقريرًا عن أنشطة المؤسسة. في الواقع ، يتم إعداد تقرير مسبق في الحالات التي يحتاج فيها الموظف إلى حساب الأموال التي حصل عليها من مكتب النقد وإنفاقها على احتياجات الشركة. المعلومات الرئيسية الواردة في هذا النموذج هي:

• مقدار الأموال التي يتلقاها موظف المؤسسة.
• الغرض من إنفاق الأموال
• مصاريف فعلية
• الرصيد أو الفائض الذي كان على الموظف دفعه من ميزانيته

هذه العناصر مهمة جدًا بالتأكيد ، لكنها تعتبر غير صالحة إذا لم يتم إرفاق نموذج التقرير المسبقالوثائق الداعمة. أما بالنسبة لتصميم هذا النوع من الوثائق الأولية ، فيتم تبسيطه بسبب وجود نموذج موحد. يطلق عليه - AO-1. إذا كانت الشركة ترغب في تطوير شكلها الخاص ، فهذا مسموح به أيضًا. أهم شيء هو إدخال جميع التفاصيل الضرورية في المستند. في أغلب الأحيان ، يتم استخدام نموذج موحد في عمل المؤسسات. يتم إصدار النموذج في نسخة واحدة خلال ثلاثة أيام من تاريخ إصدار النقود. يجب أن تتم الموافقة على المستند من قبل رئيس الموظف الذي أخذ التقرير. يمكنك تقديم تقرير مسبق في شكل ورقي وإلكتروني.

المرجع المحاسبي

يتم إصدار هذا النوع من الوثائق الأولية في ظل ثلاثة شروط:

1. إذا كانت هناك حاجة لتصحيح خطأ حدث في عملية إنشاء المعاملات المحاسبية القياسية.
2. لعملية تتطلب التوزيع اليدوي للمستحقات.
3. عند تسجيل المعاملات التي تتضمن مستندات محاسبية غير قياسية.

في أغلب الأحيان ، لا يزال البيان المحاسبي يستخدم للإشارة إلى الأخطاء. يمكن تسمية هذا المستند بأنه عالمي ، لأنه مناسب لكل من الفترة الحالية وأي وقت آخر. ميزة هذا النموذج للفترة الحالية هي القدرة على الاحتفاظ بمبالغ الدوران الصحيحة. يتم تحقيق ذلك عن طريق إدخال عكس أو ترحيل مبالغ إضافية. نموذج واضح للبيان المحاسبي ينطبق فقط على الوكالات الحكومية. قد يستخدم دافعو الضرائب الآخرون النموذج الخاص بهم. من المهم فقط أن يتضمن ما يليالمعلومات:

1. اسم المنظمة.
2. عنوان الوثيقة وتاريخ تشكيلها
3. جوهر العملية
4. الكميات والكميات المطلوبة
5. توقيعات جميع الأشخاص المسؤولين

وتجدر الإشارة إلى أنه إذا كانت المؤسسة تخطط لاستخدام النموذج الخاص بها ، فيجب أن تشير إلى هذه الحقيقة في السياسة المحاسبية.

قانون يصف المعاوضة

جوهر هذا النموذج هو عكس سداد الديون المتبادلة بين المؤسسة والموظف. من أجل إجراء المقاصة ، من الضروري ملء إجراء والاتفاق على سلوك هذه العملية. يتم وضع القانون في المرحلة التي تطرح فيها المؤسسة دينًا مضادًا لموظفها ويكون مناسبًا للأطراف لمقاومته مقابل الدين. إذا كانت هذه الشروط مناسبة لكلا المشتركين ، يتم وضع اتفاقية خاصة تؤكد رغبة الطرفين في الانطلاق.