اتصالات العمل: تحديد المفهوم ، والسمعة ، والصلات ، وإقامة العلاقات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

النجاح في العمل مستحيل دون إقامة علاقات مع أشخاص آخرين. لذلك ، يحاول كل رجل أعمال توسيع دائرة اتصالاته ، لأن أي عمل أو علاقة ودية يمكن أن تصبح موردًا ضروريًا في تطوير الأعمال. لنتحدث عن الروابط والعلاقات الموجودة في عالم الأعمال ، وكيفية تطوير الاتصالات ، ولماذا هناك حاجة إليها.

مفهوم

يرتبط أي عمل بالتواصل ، مع اتصالات العمل. يتيح لك التفاعل مع الأشخاص زيادة الموارد ، وجعل عمل المنظمة أكثر كفاءة. لذلك ، فإن أهم عامل في القدرة التنافسية ونجاح أي رائد أعمال هو القدرة على بناء الاتصالات في مجال الأداء ، ومهارات الاتصال التجاري والقدرة على إقامة العلاقات التجارية والحفاظ عليها. في أي بلد ، يؤدي وجود نظام متطور للاتصالات التجارية لرجل الأعمال إلى زيادة فرصه بشكل كبير. بعد كل شيء ، تسمح لك الاتصالات ليس فقط باستخدام مواردك الخاصة ، ولكن أيضًا باستخدام "أمتعة" الشركاء والأصدقاء. يشمل مفهوم العلاقات التجارية العلاقات مع الناس فيالأنشطة المهنية أو التجارية. تعمل جهات الاتصال القائمة على زيادة قدرات المؤسسة بشكل كبير ، لأن الشركاء يجلبون معهم مجموعة الاتصالات والسمعة والخبرة والمعرفة والموارد المختلفة الخاصة بهم. لذلك فإن إقامة العلاقات هي أهم مهمة للقادة ورجال الأعمال.

اتصالات تجارية محددة

الاتصال هو عملية معقدة ومتعددة الأوجه يتم من خلالها بناء العلاقات بين الشركاء التجاريين ، وتقوية العلاقات التجارية وتشكيلها ، وتحقيق أهداف العمل. تتميز الاتصالات التجارية بالخصائص التالية:

• التدبير. ليس عبثًا وجود قواعد لآداب العمل وقواعد رمز الاتصال - فهي تتيح لك التواصل بشكل فعال مع أشخاص مختلفين في مجال الأعمال. تشكلت معايير مثل هذا التواصل على مر السنين وهي أداة مثبتة للتفاعل المثمر مع الشركاء.
• درجة عالية من مسؤولية الاتصال المشاركين للنتيجة. يتم إنشاء أي اتصالات في الاتصالات التجارية من أجل تعزيز وتطوير الأعمال ، لذلك لا يمكن للمشاركين في الاتصال المخاطرة بسمعة ومستقبل المؤسسة.
• تنظيم دور رسمي لعملية الاتصال. يتم بناء التفاعل في مجال الأعمال على أساس التوزيع الرسمي والوضع للأدوار ، ويجب على المشاركين في الاتصال الامتثال لقواعد التبعية وقواعد آداب العمل.
• حياد وشكليات العلاقات. في إطار هذه العلاقات ، وإظهار التعبير ، والانتقال إلى الشخصيات أمر غير مقبول.يجب أن يحتفظ التفاعل والكلام بملاحظة رسمية بشكل ملحوظ. على سبيل المثال ، حتى الأزواج الذين يعملون في نفس الشركة يجب عليهم الابتعاد عن بعضهم البعض واستخدام العناوين الرسمية.

مراحل التواصل التجاري

تخضع العلاقات في العمل لقواعد ولوائح صارمة إلى حد ما ، كما أنها تنطبق على تسلسل الإجراءات في سياق التفاعل. بشكل عام ، تتميز المراحل التالية في الاتصال التجاري:

• إعدادي. في هذه المرحلة ، من الضروري فهم أهداف جهة الاتصال ، وإعداد المستندات اللازمة ، والتفكير في استراتيجية التفاعل.
• حل المشكلات التنظيمية. للعمل المثمر ، تحتاج إلى اختيار مكان ووقت الاجتماع ، وتحديد تنسيقه وجدوله.
• الاجتماع والاتصال. في هذه المرحلة ، من المهم للغاية مراعاة معايير آداب العمل وتكوين شريك بطريقة إيجابية.
• مناقشة المشاكل. في هذه المرحلة يعبر كل جانب عن موقفه من القضايا الرئيسية.
• مناقشة. قدم المشاركون في الاتصال حججًا وحججًا مضادة للدفاع عن موقفهم.
• إنجاز الاتفاقيات. في هذه المرحلة ، يجري البحث عن الحل الأمثل للمشكلة ، وتم التوصل إلى حل وسط.
• صنع القرار. يؤكد الطرفان موافقتهما على الحل الموجود.
• تثبيت الاتفاقات. يجب تضمين الحل الوسط الذي تم التوصل إليه في المستندات الموقعة من قبل جميع أطراف الاجتماع.
• نهاية الاجتماع. في هذه المرحلة ، من المهم أيضًا اتباع قواعد آداب العمل.
• تحليل النتائج وردود الفعل. في الاتصالات التجارية ، لا ينتهي الاجتماع بتوديع ، ما زلت بحاجة إلى إجراء "استخلاص المعلومات" واستخلاص النتائج اللازمة. للحفاظ على الروابط القائمة ، من الضروري إنشاء آلية اتصال.

أنواع العلاقات التنظيمية

تتفاعل أي مؤسسة مع الجماهير الخارجية والداخلية. على هذا الأساس ، تتميز العلاقات التجارية الخارجية والداخلية للمنظمة. ولكن بالنسبة لتطوير الشركة ، فإن العلاقات الخارجية مع الشركاء والمستثمرين المحتملين وممثلي السلطات والمستهلكين هي الأكثر إثارة للاهتمام. هناك أيضا وصلات عمودية وأفقية. الأول يشمل التفاعل مع كبار المسؤولين: ممثلي السلطات على مختلف المستويات ، مع قادة المنظمات الأكبر. والثاني يعني الاتصال بين المتكافئين: بين المديرين من نفس المستوى ، والزملاء من الوحدات الهيكلية من نفس المستوى. هناك أيضًا اتصالات رسمية وغير رسمية ، مباشرة وغير مباشرة.

أنواع الاتصالات التجارية

هناك عدة تصنيفات لاتصالات الأعمال. تقليديا ، يتم تقسيمها إلى مباشرة وغير مباشرة. النوع الأول من الاتصال يحدث مباشرة وجها لوجه ، والثاني - من خلال وسطاء ، بما في ذلك استخدام الوسائل التقنية والوثائق. تنقسم العلاقات التجارية والاتصالات إلى رسمية وغير رسمية. في الحالة الأولى ، يخضع الاتصال لقواعد صارمة لآداب العمل ، وفي الحالة الثانية ، يختلف أكثرشخصية حرة وودية. هناك أيضًا ممارسة لتقسيم الاتصال إلى لفظي وغير لفظي.

اتصالات رسمية وغير رسمية

في مجال الأعمال ، يتم تصنيف الاتصالات وفقًا لدرجة إضفاء الطابع الرسمي. يتم إنشاء الاتصالات الرسمية بين الأشخاص داخل المجموعات التي تم إنشاؤها على أساس أي مستندات. والصلات غير الرسمية هي تلك التي تنشأ بغض النظر عما إذا كانت هناك أي وثائق لتأسيسها. لذلك ، قد تنشأ علاقة تجارية أو ودية بين رؤساء المنظمات الشريكة. وتقام العلاقات الرسمية بين رؤساء الفروع ، أو على سبيل المثال ، بين عمداء الجامعات. لكن العلاقات الرسمية لا تستبعد ظهور روابط غير رسمية ، يمكن أن تتعايش بشكل مثالي.

أدوات اتصالات الأعمال

أهم أداة اتصال هي لغة الإنسان. في إطار العلاقات التجارية ، يتم استخدام أسلوب الكلام الرسمي للعمل للتفاعل. يتميز بالتطبيع والتنظيم ونبرة العرض المحايدة والمنطق والإيجاز وعدم الغموض. هناك أيضًا مجموعة من الوسائل غير اللفظية التي غالبًا ما تصاحب العمل أو الصداقات. يتم الحفاظ على العلاقات المتبادلة بمساعدة تعابير الوجه والإيماءات ووضع الجسم في الفضاء والاتصال البصري وما إلى ذلك. المستندات هي أداة أخرى للاتصالات التجارية. في نفوسهم ، يتم تسجيل المعلومات على وسيط ملموس ويسمح لك بتوحيد العلاقات والاتفاقيات بشكل قانوني.

ميزات تأسيس الأعمالالعلاقات

يتم الاتصال في مجال الأعمال بشروط مفيدة للطرفين. على عكس الصداقات ، فإن إقامة علاقات عمل تتضمن دائمًا استخلاص بعض الفوائد من هذا التواصل. لكن هذا الوضع لا يُنظر إليه بشكل سلبي على أنه مصلحة ذاتية. يدرك رواد الأعمال أن اتصالاتهم يمكن أن تكون مصدرًا إضافيًا لشركاتهم ، وبالتالي يدخلون بوعي في مثل هذه العلاقات. يتم تنظيم أحداث مثل المعارض الصناعية والمؤتمرات والمنتديات ومراسم توزيع الجوائز وما إلى ذلك بشكل خاص لإقامة علاقات تجارية. الأشخاص الذين يمكن أن يكونوا مفيدين لبعضهم البعض مدعوون إلى هذه الأحداث. يحضر رجال الأعمال والمديرون بشكل خاص مثل هذه الأحداث على أمل العثور على شركاء جدد ، ويسمى هذا الاتصال الشبكات ، أي أنشطة الشبكات. من سمات عملية تأسيس العلاقات التجارية للشركة مدتها واستمراريتها ، فقد طور رواد الأعمال علاقات لسنوات ، وحمايتها ودعمها بعناية.

مجالات التواصل في الأعمال

لكن إلى جانب الأحداث الخاصة ، يستغل رواد الأعمال كل فرصة لتوسيع العلاقات التجارية للشركة. المجالات الرئيسية التي يمكنك فيها تجديد دائرة معارفك المفيدة هي:

• دائرة الزملاء. كل شخص لديه دوائر اجتماعية خاصة به ويمكنك استخدام هذا لتكوين صداقات جديدة.
• شركاء. كل منظمة لها دائرة اتصالاتها الخاصة ويمكنك أيضًا جعلها خاصة بك.
• مكان الدراسة. لا عمدايقول خبراء الإدارة أن بناء الحياة المهنية يجب أن يبدأ أثناء الدراسة. من المعروف أن العديد من زملاء الدراسة يدعمون بعضهم البعض عن طيب خاطر لاحقًا في ممارسة الأعمال التجارية.
• راحة ، أوقات الفراغ. ليس سراً أن العديد من الاتصالات يتم إنشاؤها في بيئة غير رسمية: في المصحات ونوادي اللياقة البدنية ونوادي الاهتمامات والمنتجعات ، يمكنك العثور على أشخاص مفيدين في كل مكان سيساعدون لاحقًا في تطوير عملك.

موارد لبناء علاقات تجارية طويلة الأمد

من أجل بناء اتصالات تجارية فعالة ، من الضروري استخدام موارد معينة. وتشمل هذه الصفات الشخصية لرائد الأعمال: التواصل الاجتماعي ، والمجاملة ، والود. كل هذا يسهل عملية إنشاء والحفاظ على العلاقات التجارية. تشمل هذه الموارد أيضًا المبادرة والقدرة على إقامة الاتصالات والفضول والانفتاح. أيضًا ، الموارد اللازمة لإنشاء الاتصالات هي القدرة على إجراء محادثة ، ونظرة عامة واسعة النطاق ، والاستعداد للمساعدة.

السمعة والاتصالات التجارية

علاقات العمل الراسخة هي مؤشر على نجاح رجل الأعمال. ولكن هناك أيضًا علاقة مباشرة بين الاتصالات التجارية وسمعة رائد الأعمال ، المنظمة التي يمثلها. الشخص ذو الصورة الإيجابية ، والمعروف بالمحترف في مجاله ، سيجد شركاء ومعارف بسهولة أكبر. لذلك ، لا ينبغي لرجل الأعمال أن يسعى فقط لتوسيع دائرة معارفه ، ولكن أيضًا حماية سمعته بعناية ، وعدم الانخراط في شخصيات مشبوهةيمكن أن تضر بصورة رجل الأعمال. السمعة الطيبة تسمح لك بالتعارف مع أشخاص محترمين وذوي نفوذ. تساعد السمعة أيضًا في جذب انتباه المسؤولين الحكوميين والمستثمرين والشركاء الواعدين. لذلك ، سعياً وراء علاقات جديدة ، يجب على رائد الأعمال ألا ينسى صورته وسمعة الشركة.

القيمة في العمل

لماذا ينفق رجال الأعمال الكثير من الموارد على إقامة علاقات عمل؟ إذن ، الاتصالات الجيدة هي في الواقع أموال للأعمال. ستساعدك جهات الاتصال المفيدة في الحصول على المزيد من الطلبات وحل المشكلات التنظيمية المختلفة بتكلفة أقل. الاتصالات التجارية هي مورد لا يقدر بثمن لتطوير الأعمال. تتيح لك المواعدة جذب معرفة ومعلومات ومهارات إضافية إلى الأعمال التجارية وبالتالي المساهمة في نموها وزيادة الربحية.