ما هي رحلة العمل: المفهوم ، التعريف ، الإطار القانوني ، لوائح رحلة العمل وقواعد التسجيل

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

رحلات العمل هي رحلات عمل يتم خلالها حل مهام العمل المهمة من قبل متخصصين معينين في الشركة. يمكن أن تكون قصيرة أو طويلة. يجب أن يعرف كل موظف ما هي رحلة العمل ، وكيف يتم معالجتها ودفعها بشكل صحيح ، وما هي الصعوبات التي قد يواجهها المتخصص.

مفهوم

لفهم ماهية رحلة العمل ، تحتاج إلى دراسة قانون العمل جيدًا. يشير إلى أنها ممثلة برحلة عمل مخصصة لمهام عمل مهمة.

يقرر رئيس الشركة بشكل مستقل الحاجة إلى إرسال موظف إلى منطقة أخرى لأداء مهام مختلفة. في أغلب الأحيان ، يتم تنفيذ الإجراء للتفاوض مع ممثلي الشركات الأخرى أو شراء المعدات أو توقيع العقود.

إذا كانت واجبات العمل للشخص مرتبطة بشكل مباشر بالرحلات والحركات المتكررة ، فإن هذه الإجراءات ليست رحلات عمل.

الفروق الدقيقةزينة

يجب أن يعرف كل صاحب عمل ما هي رحلة العمل من أجل ترتيبها بشكل صحيح. تتضمن قواعد هذه العملية:

• يتم إصدار رحلة عمل حصريًا للموظفين المعينين رسميًا من قبل الشركة ؛
• لا يمكن للأخصائي المعين رفض السفر إلا إذا كانت لديه أسباب وجيهة أو كانت هذه الفرصة منصوصًا عليها في عقد عمله ؛
• يلتزم صاحب العمل بتحذير الموظفين مسبقًا من الرحلات المحتملة ؛
• ليس من غير المألوف أن يحدد عقد عمل أو اتفاق إضافي له أن أخصائي معين يمكنه رفض السفر دون عواقب سلبية تتمثل في المسؤولية التأديبية ، على سبيل المثال ، إذا كان مريضًا أو كان عليه رعاية الأقارب

إذا لم يتم تنفيذ رحلة العمل أو دفعها بشكل صحيح ، فهذا هو الأساس لتقديم شكوى إلى مفتشية العمل من قبل أخصائي معين.

من غير مسموح به في السفر بغرض العمل؟

في الاتحاد الروسي ، يستخدم مديرو شركات مختلفة رحلات العمل في كثير من الأحيان ، مما يسمح بحل مشكلات العمل المختلفة. ومع ذلك ، ليس كل الموظفين مؤهلين للسفر بغرض العمل ، وبالتالي فإن الموظفين التالية أسماؤهم غير مؤهلين لهذا الإجراء:

• حوامل
• موظفين لديهم أطفال دون سن الثالثة ؛
• من الآباء الذين يقومون بتربية طفل معاق.

وفقًا للقانون ، لا يمكن أن يكون وجود أسباب مثل زواج الطفل أو وفاة أحد الأقارب أساسًاالإلغاء الرسمي للرحلة. أما إذا كانت هناك علاقة جيدة بين الموظف ورئيس الشركة ، فعادة ما يقرر المدير تأجيل الرحلة أو اختيار متخصص آخر لها.

إذا رفض مواطن السفر بدون سبب وجيه ، فهذا هو الأساس لفرض غرامة أو حتى فصل متخصص معين.

من يمكن إرساله في رحلة؟

يمكن لصاحب العمل إرسال موظفين في رحلات عمل والذين عادة ما يعملون في الشركة على أساس دائم ويؤدون نفس النوع من المهام. في أغلب الأحيان ، يتم تنفيذ الإجراء من قبل المهندسين أو مديري المبيعات أو حتى المحاسبين.

إذا كانت طبيعة عمل المتخصص في البداية مرتبطة بالسفر المستمر ، فلن يتم إصدار رحلة عمل له. وهذا يشمل سائقي الشاحنات أو سائقي الشاحنات.

إذا كان الموظف يعمل في المنزل ، فيمكنه الذهاب في رحلات عمل بالطريقة العامة ، كما هو موضح في الفن. 310 المعارف التقليدية. يتم تنفيذ الإجراء حصريًا فيما يتعلق بالموظفين العاملين في موظفي الشركة. لا يسمح بإشراك المتخصصين في رحلات العمل الذين تم إبرام عقد قانون مدني معهم.

وقت الرحلة

يمكن أن تستغرق رحلة عمل الموظف فترة زمنية مختلفة ، لذلك يمكن لرئيس الشركة تحديد أي فترة لمثل هذه الرحلة. للقيام بذلك ، فإنه يأخذ في الاعتبار مقدار العمل الذي سيتم إنجازه ، وكذلك الصعوبات التي قد يواجهها الاختصاصي.

لا توجد معلومات في التشريع حول ماذاأقصى وقت للسفر. لذلك ، يُسمح بإرسال مواطن إلى مدينة أخرى لحل مشاكل مختلفة لعدة سنوات. يتم تمثيل رحلة العمل برحلة تستغرق أكثر من يوم واحد ، لذلك إذا تم حل جميع مشاكل العمل في غضون يوم واحد ، فإن هذه الرحلة لا تعتبر رحلة عمل.

صياغة لوائح السفر

عند إرسال متخصص معين في رحلة عمل ، من المهم إعداد مستندات رسمية معينة من قبل رئيس الشركة. للقيام بذلك ، يتم أولاً وضع شرط خاص في الشركة ، يتم فيه إدخال البيانات التالية:

• الغرض من رحلة العمل ؛
• المكان الذي سيتم فيه أداء واجبات الوظيفة للموظف المحدد ؛
• وقت رحلة العمل ؛
• الوثائق المصاحبة الممنوحة لموظف في المنظمة ؛
• الراتب والعلاوة اليومية والمدفوعات الأخرى
• معلومات أخرى إلزامية للموظف.

بمساعدة المعلومات الواردة في المنصب ، يمكن للمرء حل العديد من المشكلات التي تنشأ أثناء تنفيذ المهمة. يتم إعداد التوثيق من قبل موظفي الموارد البشرية.

أثناء الرحلة ، من المهم حل المشكلات المالية ، والتي يتم تخصيص الأموال اللازمة لها من قبل قسم المحاسبة ، وبعد ذلك يتم إدخال معلومات الدفع في المركز. يتم التوقيع عليها من قبل رئيس الشركة. يمكن تحديد المنصب في كل شركة بأي شكل من الأشكال.

ما هي المستندات التي يتم إعدادها؟

لإرسال موظف في رحلة عمل ، من الضروري إعداد وثائق معينة لرئيس الشركة. وتتضمن الأوراق التالية:

• مهمة الخدمة. أولاً ، يقوم رئيس القسم الذي يعمل فيه الأخصائي المعين بتكوين مذكرة ترسل إلى رئيس الشركة. يشير إلى الحاجة إلى إرسال موظف في رحلة عمل. بالإضافة إلى ذلك ، يتم توضيح الغرض من هذا الإجراء ومدة الرحلة.
• اطلب رحلة عمل. بناءً على التنازل ، يتم إصدار أمر من قبل رئيس الشركة. يشير إلى أي موظف في المؤسسة يجب أن يذهب في رحلة عمل لحل مشكلات محددة.
• شهادة سفر. يتم نقلها إلى المتخصص المعين المختار. يتم تمييز هذا المستند بعد الانتهاء من كل مهمة محددة ، وكذلك عند الوصول أو المغادرة من مكان الإقامة. لا يلزم إنشاء هذا المستند إذا تم إرسال مواطن إلى دولة أجنبية.

بالفعل بعد انتهاء رحلة العمل ، يستشير المواطن التقرير المقابل. يشير إلى ما إذا كان المتخصص قد أكمل جميع المهام التي حددها رئيس الشركة.

قواعد تحديد الاتجاهات

مهمة الوظيفة هي وثيقة مهمة تحدد بالضبط المهام التي يجب أن يقوم بها المتخصص ، ومن سيتم إرساله في رحلة ، والمدة التي ستستغرقها الرحلة.

يتم نقل الاتجاه في رحلة العمل مقابل التوقيع إلى الموظف المختار. يجب أن يدرس هذه الوثيقة جيدًا لتحديد ما إذا كان بإمكانه ذلكمع المهام المعينة. يتم توقيع الوثائق من قبل رئيس الشركة ، وبعد ذلك تبدأ الاستعدادات لرحلة العمل. يوجد أدناه نموذج لتعيين الوظيفة.

كيفية التجديد؟

ليس من غير المألوف أن يفشل الموظف في إكمال المهام المعينة خلال فترة زمنية محدودة. في هذه الحالة ، عن طريق الهاتف أو باستخدام أشكال الاتصال الأخرى ، يتم الاتفاق على تمديد فترة الرحلة مع الرئيس. في هذه الحالة يقوم صاحب العمل بما يلي:

• تم وضع لائحة سفر جديدة ، مما يشير إلى سبب تمديد الرحلة ؛
• يتم إصدار أمر يوضح التاريخ المحدد الذي سيكون فيه العامل قادرًا على العودة إلى المنزل.

يمكن دراسة نموذج طلب لرحلة عمل أدناه.

كيف تلغي؟

في كثير من الأحيان يكون هناك موقف عندما لا تكون هناك حاجة لرحلة عمل. إذا تم بالفعل إعداد جميع المستندات في نفس الوقت ، فمن الضروري إلغاء الرحلة رسميًا. للقيام بذلك ، يتم إخطار الموظف كتابيًا بالإلغاء.

بعد ذلك يصدر أمر بإلغاء الأمر السابق وسبب اتخاذ هذا القرار مكتوب فيه. إذا كانت الأموال التي تمثلها مصاريف السفر قد تم تحويلها بالفعل إلى المواطن ، فسيتم إرجاع هذه الأموال من قبل المواطن.

كما هو مذكور في بطاقة التقرير؟

مطلوب من أي منظمة الاحتفاظ بجدول زمني. عادة ما يتم تنفيذ الإجراء من قبل رؤساء الأقسام المختلفة. بشكل منفصل ، تلاحظ بطاقة التقرير أن متخصصًا معينًا كانأرسلت في رحلة عمل. بناءً على هذه المعلومات ، يتم إجراء حساب مختص لراتب الموظف.

في بطاقة التقرير ، يتم تمييز وجود شخص في رحلة عمل بالحرف "K". بالإضافة إلى ذلك ، يتم لصق جميع أيام غياب المواطن عن مكان العمل.

قواعد الدفع

يدفعها المدير أثناء رحلة العمل والفنادق والوجبات والنفقات الأخرى لمتخصص معين. لذلك ، يمكن للموظف الاعتماد على أنواع المدفوعات التالية:

• راتب لجميع الأيام التي قضاها المواطن في رحلة عمل
• لكل يوم ، والغرض الرئيسي منها هو دفع ثمن الوجبات والإقامة ؛
• دفع المصاريف الأخرى التي يتكبدها الموظف أثناء عمله في منطقة أخرى.

يجب على رئيس الشركة في وقت إصدار الأمر ، الذي على أساسه يذهب أخصائي معين في رحلة عمل ، كتابة بيان خاص. بموجب هذا المستند يتم إصدار سلفة للموظف. يجب أن يساوي مبلغ هذه الدفعة تقريبًا المصاريف اليومية للمواطن على الإقامة والطعام. يمكن تقديم الدفعة المقدمة نقدًا أو بشكل غير نقدي.

يسمح بعدم إصدار سلفة بحيث ينفق الموظف ماله الخاص أثناء الرحلة. بعد ذلك ، يقومون بجمع جميع مستندات الدفع ، والتي على أساسها يتم دفع تعويض من قبل الرئيس مقابل الطعام والإقامة في رحلة عمل.

الغرض من المدفوعات

عند حساب رحلة عمل ، يتم أخذ جميع النفقات التي سيتعين على الموظف تحملها أثناء رحلة العمل في الاعتبار.لذلك ، كل دفعة لها الفروق الدقيقة الخاصة بها:

• بدلات السفر. ويمثلهم راتب المواطن عن جميع أيام الرحلة. يأخذ الحساب في الاعتبار تاريخ المغادرة للرحلة ، وكذلك يوم العودة. لتحديد المبلغ الأمثل للدفع ، يتم حساب متوسط الأرباح اليومية لمتخصص في الشركة بشكل أولي. رحلة العمل في عطلة نهاية الأسبوع ليست مدفوعة الأجر ، لذلك من المهم حساب عدد أيام العمل التي كان المواطن خلالها في رحلة. إذا اضطر إلى العمل حتى في عطلات نهاية الأسبوع ، وكان لديه أيضًا أدلة ذات صلة ، فيمكنه المطالبة بالدفع حتى في عطلة نهاية الأسبوع.
• في اليوم. يتم تمثيلهم بالتعويض عن النفقات التي يتكبدها الموظف أثناء وجبات الطعام والإقامة في منطقة أخرى. يحدد صاحب العمل مبلغ هذه الدفعة بشكل مستقل. للقيام بذلك ، فإنه يأخذ في الاعتبار المنطقة أو الدولة التي تم إرسال الموظف إليها. تتراوح البدلات اليومية عادة من ألف إلى ألفي روبل. إذا كان المبلغ عند السفر في روسيا لا يتجاوز 750 روبل. أو عند السفر إلى بلد آخر مقابل 2.5 ألف روبل ، فلا يخضع للضرائب.
• مصاريف الرحلة. من ميزانية المنظمة ، يتم تعويض الموظف عن جميع النفقات التي يضطر إلى تحملها في عملية أداء المهام الرسمية في منطقة أخرى. يتضمن ذلك شراء تذاكر وسائل النقل العام أو استئجار سكن أو أي نفقات أخرى. في كل حالة ، سيكون مبلغ الدفعة مختلفًا ، حيث يتم حسابه على أساس فردي.

لاستلام جميع المدفوعات ، يجب على الموظف وضع ملف خاصأبلغ عن. يشير إلى جميع النفقات المتكبدة ، والتي يجب تأكيدها بشيكات رسمية أو فواتير أو مستندات دفع أخرى. إذا عمل الشخص يوم السبت أو الأحد ، ويمكنه أيضًا إثبات هذه الحقيقة ، فسيتم دفع يوم عطلة في رحلة عمل بناءً على متوسط الراتب اليومي للمتخصص.

ميزات رحلات العمل إلى الخارج

يمكن تنفيذ حل المهام المختلفة ليس فقط في المناطق الروسية ، ولكن حتى في البلدان الأخرى. إرسال موظف في رحلة عمل إلى الخارج له بعض الفروق الدقيقة. وتشمل هذه:

• يتم إصدار البدلات اليومية بالعملة المقبولة في الحالة المحددة ، ولكن يجب تحويلها إلى روبل بالسعر الساري وقت إصدار الأموال ؛
• بحيث لا تخضع البدلات اليومية لضريبة الدخل الشخصي ، ولا يمكن أن يتجاوز مبلغها اليومي 2.5 ألف روبل ؛
• اليوم الذي تم فيه عبور الحدود الروسية في فترة رحلة العمل ؛
• الأجور المدفوعة لمواطن موجود في بلد آخر من أجل العمل هي الدخل المستلم من مصدر روسي.

إذا كانت مدة هذه الرحلة قصيرة ، وبالتالي يظل الشخص مقيمًا ضريبيًا ، فسيتم استخدام المعدل القياسي البالغ 13٪ لحساب ضريبة الدخل الشخصي. إذا فقدت حالة المقيم ، فسيتم تطبيق معدل 30٪ أثناء الحساب.

الفروق الدقيقة في إرسال الموظفين في رحلات عمل

يجب على جميع أصحاب العمل والموظفين المباشرين فهم ماذامثل هذه الرحلة التجارية ، وكيف يتم إصدارها ودفعها. السمات الرئيسية لهذا الإجراء تشمل:

• إذا اضطر مواطن إلى العمل في رحلة في أيام الإجازات أو عطلات نهاية الأسبوع ، فيحمله دفع مضاعف ؛
• مع المدفوعات المحولة إلى الموظف ، يجب دفع ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين ، لكن هذا لا ينطبق على البدلات اليومية إذا كان مبلغها لا يتجاوز 750 روبل. عند السفر في روسيا ؛
• ليس مطلوبًا تحويل البدل اليومي إلى أخصائي تم تعيينه في رحلة عمل ليوم واحد ، ولكن فقط إذا ذهب إلى مدينة أخرى في البلد ، وليس إلى ولاية أخرى ؛
• إذا كانت الرحلة بالخارج ، فعندها يتم دفع 50٪ من البدل اليومي حتى لو تم قضاء يوم واحد فيها ؛
• يتم التفاوض على روتين اليوم والعمل في عطلات نهاية الأسبوع بين المشاركين في علاقة العمل بشكل منفصل.

في كثير من الأحيان ، يؤدي سفر العمل إلى التقدم الوظيفي وتجارب ممتعة للموظفين.

الخلاصة

رحلات العمل هي رحلات عمل هادفة تعالج قضايا مهمة لأي شركة. يجب أن يعرف أصحاب العمل كيفية ترتيب هذه الرحلة ودفع ثمنها.

يمكن للموظفين المطالبة بتعويضات من مديري الشركة عن جميع التكاليف المتكبدة. للقيام بذلك ، يقومون بإعداد تقرير خاص ، وكذلك إعداد مستندات الدفع الداعمة.