نموذج لتنظيم التفاعل بين الأقسام ، أمثلة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

لكل مؤسسة وثائق محلية تنظم أنشطتها. من أهمها تنظيم التفاعل بين الأقسام (سيتم وصف وثيقة عينة أدناه). بالنسبة لرئيس المنظمة ، فهي أداة إدارة فعالة. دعونا نفكر بالتفصيل في نموذج تنظيم التفاعل بين الإدارات.

المتطلبات

ماذا يجب أن تكون اللائحة؟ التفاعل بين إدارات المحاسبة والخدمات الاقتصادية ، وموظفي شؤون الموظفين ووحدة التسوية والتخطيط ، والوحدات الهيكلية الأخرى للمؤسسة أمر لا مفر منه في عملية النشاط. في الوقت نفسه ، يجب أن يضمن الاتصال بالموظفين تنفيذ المهام المحددة في أقصر وقت ممكن. يجب أن تكون عينة من تنظيم التفاعل بين الأقسام متاحة لفناني الأداء أولاً. إذا كتب الشخص المسؤول عن تطويره جميع الأحكام ، لكن المرؤوسين لا يستطيعون فهم أي شيء ، فلن يكون هناك معنى في المستند. في هذا الصدد ، تشكيل عينة التنظيمالتفاعلات بين الإدارات ، يجب مراعاة ثلاثة مبادئ رئيسية:

1. يتم تجميع المستند بناءً على نموذج عملية الأعمال. ستعتمد جودة اللوائح بشكل مباشر على دقة المخطط.
2. يتم تحديد هيكل الوثيقة من خلال نموذج العملية. يجب أن تكون جميع نقاط المخطط موجودة في اللوائح.
3. يتم عرض المعلومات بلغة رسمية جافة. يوصى باستخدام جمل بسيطة قصيرة في نص الوثيقة. يجب صياغة الأحكام بشكل لا لبس فيه. يجب توضيح جميع الاختصارات والمصطلحات.

الأهداف

نموذج لتنظيم التفاعل بين الإدارات يوفر:

1. إنشاء والحفاظ على النظام في إعداد الوثائق ، والاتصال الفعال بين الوحدات الإنشائية.
2. منع حالات الصراع في الفريق. إذا تم تحديد مخططات التفاعل للعمل مسبقًا ، فلن تنشأ أي نزاعات.حصة مشاركة موظف واحد أو آخر في العمليات
3. دخول سريع إلى فريق الوافدين الجدد. تساعد اللائحة على فهم بنية التفاعلات ، وتشير إلى المستندات التي سيستخدمها الموظف ، والخدمات التي سيتصل بها.
4. ضبط الانضباط.
5. نقل أسرع للقضايا إلى موظف آخر (عند المغادرة أو الذهاب في إجازة).
6. منع ضياع الموارد المالية والبشرية والوقتية

هيكل

ما هو تنظيم التفاعل بينيمكن اعتبار الإدارات بشكل صحيح؟ عادةً ما يتضمن المستند الأقسام التالية:

1. أحكام عامة
2. تعريفات ومصطلحات واختصارات.
3. أوصاف العمليات.
4. المسؤولية.
5. التحكم.

يمكن أن تعمل الإجراءات التشريعية و GOST والوثائق الأخرى كمصادر للتعريفات. وتشمل الأخيرة ، على وجه الخصوص ، أوامر الوزارات والإدارات والمراسيم الحكومية. في الوقت نفسه ، يجب تضمين المراجع إلى الوثائق التنظيمية ، التي تم استخدام أحكامها ، في اللوائح الخاصة بالتفاعل بين الإدارات. العينة الخاصة بالمنشآت الصحية على وجه الخصوص تحتوي على دلالات أوامر وزارة الصحة والتنمية الاجتماعية ، وزارة الصحة بالمنطقة.

التطبيق

يحتوي عادة على نموذج رسومي لعملية الأعمال. تم تصويره على شكل رسم تخطيطي يتكون من عدة كتل. يمكن إنشاء الصورة الرسومية باستخدام منتجات برامج الكمبيوتر. تعكس المخططات إجراءً محددًا لتنفيذ مهام معينة. التصور أكثر ملاءمة من النص. يوضح الرسم البياني بوضوح بداية العملية وكل مرحلة والعلاقة بينهما والنتيجة النهائية. غالبًا ما يستخدم هذا النموذج من قبل مطوري اللوائح الخاصة بالتفاعل بين أقسام الشركة وفقًا لـ 223-FZ. يسلط المخطط الضوء على المعلمات الرئيسية مثل المخرجات والمدخلات والمشاركين والعملاء. إذا تعرف المبتدئ على مثل هذا النموذج ، فسوف يفهم على الفور تفاصيل العملية وسيكون جاهزًا لتنفيذ مهمة محددة.

تعليمات

في المرحلة الأولى ، تحتاج إلى تحديد موضوع الوثيقة والأشخاص المسؤولين ، أي منيضع وما هي اللوائح. ويتم التفاعل بين أقسام المحاسبة على وجه الخصوص وفق مخطط واضح منصوص عليه في التشريع. في هذه الوحدة الهيكلية ، يوجد دائمًا أهم شخص مسؤول عن الامتثال لمتطلبات الإبلاغ. يمكن أن يصبح الشخص المسؤول عن وضع اللوائح للتفاعل بين الإدارات. يجب مناقشة نموذج الوثيقة من قبل جميع الموظفين. لهذا ، يتم تنظيم اجتماع عام. إذا كانت الوثيقة تنظم عملية تتعارض فيها مصالح أكثر من قسمين ، فمن المهم إشراك الموظفين الرئيسيين في المناقشة. يجب على الشخص المسؤول عن التطوير أن يشرح للزملاء أهمية تنفيذ القواعد.

وصف العمليات

سيعتمد حجمها على مدى تعقيد التفاعل. إذا كانت العملية بسيطة ، وكان الموظف المسؤول عنها يفهم جميع مراحل التنفيذ جيدًا ، فيمكنه هو نفسه وضع مخطط عمل مع الوحدات الهيكلية الأخرى. بعد ذلك ، عليه مناقشة الوثيقة مع بقية المشاركين. إذا كانت عملية العمل معقدة ، فإن كل موظف يطور الجزء الخاص به من النموذج. بعد ذلك ، يتم تجميع جميع المشاريع ومناقشتها. في سياق التعرف على المستند الأساسي ، يمكن لجميع الموظفين المهتمين اقتراح تصحيحات وإضافات معينة. بعد ذلك تنقل قواعد التفاعل بين إدارات الشركة إلى الرئيس

بيان

يمكن القيام به مباشرة. في هذه الحالة ، يوقع الرئيس نفسه على قواعد التفاعل بينأقسام الشركة. يمكن أيضًا الموافقة على نموذج مستند بشكل غير مباشر. في هذه الحالة ، يصدر القائد أمرًا. يتم إدخال بيانات التسجيل الخاصة بالقانون الإداري في ختم الموافقة.

تفاصيل عمل الشخص المسؤول

في بعض المنظمات ، يتم توفير منصب مدير الجودة في الدولة. في الممارسة العملية ، تم تطوير مراحل معينة من إعداد الوثيقة. يجب أن يلاحظها المدير الذي يضع قواعد التفاعل بين الإدارات. مثال على الخطوات الأساسية:

1. تحديد العمليات.
2. بناء مخطط.
3. وصف مفصل.
4. تأليف النص.

متخصص مسؤول يدرس جدول الموظفين في الأقسام المختلفة. يعد هذا ضروريًا لتجميع وصف للحالات القياسية المدرجة في اللوائح الخاصة بالتفاعل بين الإدارات. مثال: "يتم فحص محطة الوقود باستخدام وسائل فنية مثل … يتم إنشاء تقرير عند الانتهاء من الفحص."

تحديد الهدف النهائي

يجب أن يكون لدى الشخص المسؤول عن وضع اللوائح فكرة عن جميع العمليات ، ومعرفة واجبات الموظفين ، ولديه المؤهلات المناسبة ومستوى الاحتراف. يجب أن يكون الغرض من المستند واضحًا للموظفين. وإلا فإن تنفيذ اللوائح سيكون عبئًا إضافيًا على الموظفين.

التحسين والتصميم

دراسة شاملة للعمليات التي تجري في المؤسسة ، تسمح لك بالتعرف عليهانقاط ضعف. يتيح تحليل المواقف والنتائج والعمليات تحسين الأنشطة. وهذا بدوره يسمح لنا بتشكيل عدة سيناريوهات لمزيد من التطوير. لذلك ، يمكن للمؤسسة ترك كل شيء كما هو ، أو إنشاء نموذج عمل جديد أو تصحيح النموذج القديم.

الفروق الدقيقة

من المهم أن يفهم كل موظف بوضوح ما يحتاج إليه وكيف ستؤثر النتائج المحققة على أرباحه. لذلك من الضروري مناقشة اللائحة قبل الموافقة عليها. يتم تعيين الدور الرئيسي في إعداد الوثيقة ، بالطبع ، إلى رئيس مجموعة العمل (المشروع). مهمة هذا الاختصاصي هي طرح أسئلة حرجة. يجب أن يكون قادرًا على تقديم نموذج عملية واضح. يرى كل مشارك الصورة بأم عينيه. يجب أن يكون هناك فهم مشترك. يحتاج كل مشارك إلى شرح المسؤولية في وضع اللوائح. في معظم الحالات ، تكون الفرق متشككة بشأن تنفيذ مثل هذه الوثيقة. اعتمادًا على مدى تعقيد العملية ، يستغرق إدخال اللوائح من 4 إلى 12 شهرًا.

ميزات مقدمة

لتقديم لائحة جديدة ، يجب:

1. التعرف على المستندات السابقة على أنها غير صالحة.
2. استحداث أعمال محلية جديدة لتفعيل اللائحة.
3. تطوير المستندات اللازمة لتطبيق القواعد المعتمدة.
4. جيد أو تنفيذ وحدات جديدة من قواعد المعلومات الآلية.
5. عمل نماذج من المستندات غير المعيارية.
6. تغيير أو استكمال التوظيفالجدول الزمني.
7. ابحث عن مرشحين للمناصب الجديدة ، قم بتعيين أو نقل العمال.
8. علم فناني الأداء القواعد الجديدة.
9. قم بالتواصل مع الموظفين.
10. تنفيذ تجريبي للائحة
11. تصحيح النص بناءً على نتائج التنفيذ التجريبي.
12. ضع النسخة النهائية من الوثيقة موضع التنفيذ.
13. تحديد إجراءات مراقبة جودة التنظيم

بعد تحديد إجراءات تنفيذ المستند ، يصدر المدير أمرًا. وتجدر الإشارة إلى أنه بسبب مدة الأحداث ، سيختلف تاريخ الموافقة ودخول اللائحة حيز التنفيذ المباشر. لنفكر أكثر في الأخطاء الرئيسية التي يرتكبها الموظفون عند تجميع المستندات.

تضارب مع الممارسة

من المهم أن نعهد بوضع اللوائح إلى موظف يرتبط ارتباطًا مباشرًا بأنشطة العمل في المؤسسة. لنفترض أن المنظمة أصبحت كبيرة جدًا. يمكن للقيادة أن تتحمل تكاليف تشكيل خدمة خاصة ، تشمل مهامها حل قضايا التنمية. وفقًا لذلك ، سيحدد القسم المهمة لوصف جميع عمليات المؤسسة. لكن الغرض من هذا الحدث ليس مهمًا بالنسبة لهم. إذا تم وضع اللوائح من قبل أشخاص لا يشاركون في أنشطة حقيقية ، فلن يقوم الموظف الذي يديرها بتنفيذ المخطط. وفقًا لذلك ، لا معنى للعمل المستند.

نقص المرونة

العديد من الأشخاص المسؤولين يسعون لتحقيق الحد الأقصىالتفاصيل. هذا الموقف ناجم عن الجهل بالاختلافات بين إعداد اللوائح ووصف عمليات الإنتاج الحقيقية. إذا كانت المهمة هي أتمتة العمليات ، فإن تفصيلها يهدف إلى مساعدة الموظفين. تنشأ الحاجة إلى اللوائح عندما يشارك العديد من الأشخاص في الإنتاج. غالبًا ما تتكرر أفعالهم ، لكن كل شخص يفسر هذه العملية أو تلك بطريقته الخاصة. تهدف اللائحة إلى حل النزاعات. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن موظفي المنظمة يجب أن يتمتعوا بحرية عمل معينة ، مما يسمح لهم باتخاذ قرار أو آخر حسب الموقف. على سبيل المثال ، يمكن الرد على العميل على الفور بدلاً من الرد بعد فترة.

حجم كبير وتعقيد النص

اللوائح المكونة من 5-7 صفحات تعتبر الأمثل. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون محتواها واسعًا ، لكن موجزًا. لا يوصى باستخدام جمل معقدة ومتعددة الأجزاء. يجب أن يكون النص مفهوما. بالإضافة إلى ذلك ، يجب الانتباه إلى الشروط. يجب ألا تستبدل المفاهيم بالمرادفات ، استخدم الاختصارات دون فك التشفير.

التفاعل بين أقسام أمن المعلومات وتقنية المعلومات

حاليًا ، في العديد من المؤسسات ، تعتبر جهات الاتصال الخاصة بهذه الخدمات صعبة للغاية. ترتبط الصعوبات بالصراعات الداخلية لإدارات تكنولوجيا المعلومات وأمن المعلومات. هناك عدة خيارات لضمان تعاونهم الفعال. الأول والأبسط هو وجود موظفين (واحد أو أكثر) متخصصين في أمن المعلومات ضمن خدمة تكنولوجيا المعلومات. قواعد التفاعل بين أقسام تقنية المعلومات وتعكس البكالوريا الدّوليّة IB في هذه الحالة مناهج نموذجيّة للتعاون. يتم تنظيم العمل على أساس الصورة النمطية السائدة بأن أمن المعلومات جزء من توفير تكنولوجيا المعلومات. إذا لم يكن هناك تعارض بين هذه الخدمات في المؤسسة ، فقد يفكر المدير في ترتيب خدمة أمن المعلومات كهيكل منفصل لقسم تكنولوجيا المعلومات. وفقًا لذلك ، سيكون من الضروري تخصيص المزيد من الموارد ، بما في ذلك الموارد المالية ، لضمان مثل هذه الأنشطة.

عينة نموذجية

تحدد الأحكام العامة:

1. الغرض من الوثيقة. كقاعدة ، هناك مثل هذه العبارة: "اللائحة الحالية تحدد الإجراء …".
2. النطاق. قد تنطبق اللائحة على العمال أو المنشآت.
3. المستندات التنظيمية التي تم تطوير القانون على أساسها.
4. قواعد الموافقة والتعديل وإلغاء اللوائح.

في قسم "المصطلحات والاختصارات والتعريفات" يتم تقديم المفاهيم المستخدمة في المستند. يجب توضيح جميع الاختصارات. يجب إعطاء المصطلحات بالترتيب الأبجدي. يشار إلى كل مفهوم في سطر جديد بالوحدات. ح- يُعطى تعريف المصطلح بدون كلمة "هذا" من خلال شرطة. في قسم "وصف العملية" ، يتم تقديم وصف تفصيلي. من المستحسن تقديم فقرات فرعية. كل واحد منهم سوف يتوافق مع مرحلة معينة. يشير نفس القسم إلى الموظفين المشاركين في أداء عمليات معينة.لم يتم وصف الإجراءات فقط ، ولكن أيضًا نتيجتها.

المسؤولية والسيطرة

يجب أن تحتوي اللوائح على إشارة إلى إمكانية تطبيق العقوبات على الأشخاص الذين لا يمتثلون للأحكام. المسؤولية مسموح بها بموجب القانون. يمكن أن تكون جنائية أو إدارية أو تأديبية. لا بد من ذكر الاسم الكامل وموقع الموظف الذي يراقب تنفيذ اللوائح.