الدفع للوقود وزيوت التشحيم: تنفيذ العقد ، إجراءات الحساب ، قواعد وميزات التسجيل والاستحقاق والدفع

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تظهر المواقف غالبًا عندما يُجبر الموظف على استخدام ممتلكاته بسبب احتياجات الإنتاج. في أغلب الأحيان يتعلق الأمر باستخدام الجهاز. علاوة على ذلك ، فإن صاحب العمل ملزم بالتعويض عن هذا: دفع ثمن الوقود وزيوت التشحيم (POL) ، والإهلاك والتكاليف الأخرى. كيف تجعلها فعالة قدر الإمكان؟

الإطار التشريعي

لا يفهم الكثير من الناس ما يعنيه دفع ثمن الوقود ومواد التشحيم والتعويض عن استخدام المركبات الشخصية. ويستفيد أرباب العمل من هذا. على الرغم من أن التزامهم بتعويض الموظف عن التكاليف منصوص عليه في المادة 188 من قانون العمل. ومع ذلك ، كما سنرى أدناه ، فإن استخدامه ليس هو الخيار الأفضل. يوجد الكثير من المعلومات المفيدة في القوانين المدنية والضريبية. للاستفادة من جميع المزايا التي يقدمونها ، تحتاج إلى التعامل مع المشكلة بشكل صحيح.

كيف يعمل عمليا؟

غالبًا ما يُعطى الموظف خيارًا: إما أن تذهب 300 كيلومتر إلى مدينة أخرى في الحر على متن حافلة ،أو قيادة سيارتك الخاصة. لم يخطر بباله أبدًا أن نفقات دفع ثمن الوقود ومواد التشحيم وليس فقط يمكن ويجب تعويضها له. تستفيد الشركات من الأمية القانونية للموظفين. معظمهم لا يعرفون ما هو الوقود في العمل وتعويض التكلفة.

بالمناسبة ، هذا لا ينطبق فقط على السيارة ، ولكن أيضًا على أي ممتلكات شخصية أخرى يستخدمها الموظف في أداء واجباته الرسمية. يتم استخدام النقل الشخصي فقط في أغلب الأحيان. وفقًا لذلك ، فإن دفع الوقود ومواد التشحيم للموظفين على حساب صاحب العمل هو القاعدة. على الرغم من عدم موافقة جميع أرباب العمل على الدفع.

زوجان من الأمثلة

كل شخص حاول العمل كمندوب مبيعات قد واجه هذا الأمر. مثال آخر حيث يستخدم الموظفون في أغلب الأحيان وسائل النقل الخاصة بهم هو سيارات الأجرة. للحصول على تعويض ، يجب على الموظف استخدام سيارة أو ممتلكات أخرى فقط بمعرفة وتصريح الإدارة. ويجب توثيق كل شيء.

دفع ثمن الوقود وزيوت التشحيم للموظفين - ما هو؟

في كثير من الأحيان ، حتى موظفي المحاسبة لا يعرفون الإجابة على هذا السؤال ، ناهيك عن الموظفين العاديين. يعتقد الكثير من الناس أن الوقود ومواد التشحيم هي وقود فقط: البنزين أو وقود الديزل. هذا ليس صحيحا تماما في الواقع ، يشار إلى العديد من الأشياء بالوقود ومواد التشحيم (الوقود ومواد التشحيم):

• زبدة ؛
• التجمد - في الشتاء ؛
• المواد الاستهلاكية الضرورية الأخرى.

وفقًا لذلك ، لا يشمل الدفع مقابل الوقود ومواد التشحيم تكلفة الوقود فقط.

كيف تجعلها رسمية؟

هناك 3 طرقإضفاء الطابع الرسمي على اتفاقياتك مع صاحب العمل:

• اتفاقية إضافية لعقد العمل ؛
• اتفاقية تأجير السيارات ؛
• عقد تقديم خدمات النقل

لكل منهم إيجابياته وسلبياته. دعونا ننظر إليهم بالتفصيل أدناه.

اتفاقية إضافية لعقد العمل

أبسط شيء هو إبرام اتفاقية إضافية مع صاحب العمل لعقد العمل. ومع ذلك ، فإن الأبسط لا يعني المزيد من الكفاءة: فلن يكون من السهل على الموظفين الحصول على مدفوعات مقابل الوقود ومواد التشحيم على حساب صاحب العمل. يوجد أدناه مثال على مثل هذه الاتفاقية.

يجب أن يذكر بوضوح:

• ماركة وخصائص السيارة ؛
• مبلغ التعويض الشهري والتكاليف التي يعوضها صاحب العمل أيضًا: دفع الوقود وزيوت التشحيم ، والإصلاحات الحالية والرئيسية ، والتشخيص والصيانة ، والتأمين ؛
• الموعد النهائي الذي يجب تقديم تقرير التكلفة الفعلية بحلوله ؛
• الشروط التي بموجبها يقوم صاحب العمل بتعويض مصاريف الموظف

يجب أن يسافر الموظف في كثير من الأحيان بناءً على تعليمات من الإدارة ، أو أن طبيعة السفر للعمل توفر لأداء واجباته الرسمية. في الواقع ، وفقًا للقانون ، لا يمكن الدفع مقابل الوقود وزيوت التشحيم عند استخدام المركبات الشخصية ، وكذلك التعويض عن النفقات الأخرى ، إلا إذا كانت هناك حاجة للإنتاج.

كل شهر يقوم الموظف بتقديم تقرير عن رحلاته حيث يشير إلى:

• تاريخ السفر ؛
• وقت المغادرةوالعودة ؛
• وجهة ؛
• الغرض من الرحلة.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يحتوي هذا المستند على تاريخ التجميع وتوقيع الموظف.

إيجابيات وسلبيات اتفاقية إضافية

يعد تعويض نفقات الموظف بموجب عقد العمل مفيدًا بشكل أساسي لصاحب العمل. بعد كل شيء ، يمكنك دائمًا قصره على الحجم المنصوص عليه في المرسوم الحكومي رقم 92 الصادر في 8 فبراير 2002: 1200 روبل - للسيارات التي تقل سعة محركها عن 2000 سم³و 1500 روبل - للسيارات التي تزيد سعتها عن 2000 سم^3.

ومع ذلك ، من غير المرجح أن يناسب هذا التعويض الموظف - بأسعار البنزين الحالية ، يكاد يكون من المستحيل الوفاء به. وفقًا لذلك ، يتعين على صاحب العمل التنازل والدخول في اتفاقية إيجار أو عقد لتوفير خدمات النقل ، أو الدفع من جيبه الخاص - لن يكون من الممكن تعويض التعويض من خلال التخفيضات الضريبية.

كيف تستأجر سيارة؟

في هذه الحالة ، ستخضع العلاقة بين الطرفين للقانون المدني. في الممارسة العملية ، يتم استخدام تأجير قوارب عارية. أدناه يمكنك رؤية العقد النموذجي.

إلزامي التحديد في عقد الإيجار:

• خصائص السيارة: العلامة التجارية ، سنة الصنع ، اللون ، رقم الهيكل والمحرك ، رقم الحالة ؛
• شروط إيجار من الباطن - من المستحسن منع صاحب العمل من تأجير سيارة لشخص آخر ؛
• ترتيبات أخرى - من وفي أي إطار زمني ينفذ MOT ومن يدفعالمواد الاستهلاكية والصيانة ، لأي أغراض يمكن استخدام السيارة - على سبيل المثال ، نقل الركاب فقط.

عند إبرام اتفاقية إيجار ، يجب أن تفهم أنك بذلك تنقل سيارتك إلى الشركة ، وإن كان ذلك مؤقتًا ، ولكن للاستخدام. بينما بموجب عقد العمل ، يمكنك أنت فقط استخدام السيارة.

لذلك ، يجب أن تنص اتفاقية الإيجار بالضبط على كيفية استخدام صاحب العمل لسيارتك. خلاف ذلك ، لا تتفاجأ أنك ستضطر إلى نقل بضائع مختلفة أو نوع من القمامة - بعد كل شيء ، تمتلك الشركة الآن السيارة ، وإن كان ذلك مؤقتًا.

هام: تأكد من تثبيت تكلفة السيارة وقت الاستئجار في العقد

غالبًا ما تكون هناك مشكلة في حقيقة أن الأطراف لا تعرف كيفية وصف دفع الوقود وزيوت التشحيم في عقد الإيجار. حتى المحامين يجادلون حول هذا. يتم حساب الدفع مقابل الوقود ومواد التشحيم على أساس سندات الشحن - وفقًا للأميال الفعلية. لهذا ، هناك قواعد خاصة ، على أساسها يتم الشطب.

لا يزال الخبراء يوصون بإبرام اتفاقية تأجير سيارات بدفع مقابل الوقود وزيوت التشحيم. ومع ذلك ، هذا بالاتفاق. إذا كان عقد الإيجار لا ينص على الدفع مقابل الوقود ، يتم إبرام اتفاقية منفصلة للدفع مقابل الوقود ومواد التشحيم مع المورد ، ويتم إصدار بطاقة وقود للسائق بحد معين.

من المهم أيضًا تحديد الفروق الدقيقة الأخرى مقدمًا: هل تدفع لك الشركة مبلغًا ثابتًا كل شهرأو الدفع بالساعة - اعتمادًا على ساعات العمل الفعلية ، ومن يدفع تكاليف التأمين.

عقد تقديم خدمات النقل

يتم استخدامه كثيرًا - بشكل أساسي إذا تم نقل البضائع عن طريق النقل الشخصي. تخيل شركة متحركة. بدلاً من الحصول على سيارة أو استئجارها ، كان بإمكانها الدخول في عقد مع محمل يمتلك السيارة المطلوبة لتوفير خدمات النقل.

وهكذا ، فإن المحمل سوف يؤدي واجباته الفورية (التحميل والتفريغ) بموجب عقد العمل. وسيقدم خدمات خاصة لنقل هذه البضائع من النقطة أ إلى النقطة ب. ومع ذلك ، سيتعين عليه إصدار IP لهذا الغرض ، لأن نشاط ريادة الأعمال محظور في الاتحاد الروسي بدون تسجيل.

كيف يمكن لمالك السيارة تحسين الضرائب؟

لاستئجار سيارة أو تقديم خدمات النقل ، سيحتاج الموظف إلى إصدار IP. بالمعنى الدقيق للكلمة ، يمكنه تأجير سيارته دون أن يكون رائد أعمال. ومع ذلك ، إذا كان هناك العديد من هذه السيارات ، فلا يزال يتعين عليك إصدار IP. بالإضافة إلى ذلك ، في هذه الحالة ، يدفع ضرائب أقل - 6٪ على الدخل الضريبي المبسط ، بدلاً من ضريبة الدخل الشخصي بنسبة 13٪. ومع ذلك ، ستظل ضريبة الدخل الشخصي البالغة 13٪ مستقطعة من راتبه الرسمي.

هناك فارق بسيط آخر مهم هنا. بغض النظر عن أداء رجل الأعمال الفردي ، يجب عليه دفع أقساط التأمين ، حتى لو لم يكن لديه موظفين. المبلغ ثابت وفي عام 2018 هو 32385 روبل. ومع ذلك ، إذا تجاوز دخل رجل الأعمال الفردي 300000 روبل في السنة ، إذندفعة إضافية بنسبة 1٪ من الفرق "الدخل ناقص 300000 روبل".

ومع ذلك ، لا يمكن أن يتجاوز مبلغ أقساط التأمين مبلغًا معينًا. في عام 2018 ، كان هذا هو 212،360 روبل لصندوق المعاشات التقاعدية (هذه الأموال "لا تختفي" ، لكنها تذهب إلى تكوين المعاش التقاعدي المستقبلي لرجل الأعمال) و 5840 روبل في شكل مساهمات في التأمين الصحي. في المجمل ، لا يمكن أن تتجاوز أقساط التأمين لأصحاب المشاريع الفردية 218200 روبل في السنة.

للوهلة الأولى ، تعتبر أقساط التأمين تكاليف إضافية غير ضرورية. ولكن هل هو حقا كذلك؟ ليس صحيحا. والحقيقة هي أن أصحاب المشاريع الفردية لهم الحق في تقليل الدفعة المقدمة بموجب النظام الضريبي المبسط "الدخل" بمقدار أقساط التأمين المدفوعة. وبالتالي ، عند استئجار سيارة ، لا يمكنك دفع الضريبة على الإطلاق (من غير المحتمل أن يتجاوز مبلغ الضريبة المساهمات المدفوعة) ، وهو قانوني تمامًا. ويذهب الجزء الرئيسي من الاشتراكات المدفوعة إلى معاشك المستقبلي.

هام: وضع صاحب المشروع الفردي والنظام الضريبي المبسط لا يعفي صاحب المشروع من دفع ضريبة النقل. يجب أن تدفع على أي حال. لكن ضريبة الأملاك في هذه الحالة لا يلزم دفعها.

مثال على كيفية قيام رجل أعمال فردي بزيادة الدخل من استئجار سيارة

لنتخيل أن إيفان استأجر سيارته لشركة Romashka LLC ، التي يعمل فيها ، مقابل 100،000 روبل شهريًا. في الوقت نفسه ، تهتم الشركة بالإصلاحات الحالية والرئيسية للسيارة ، بالإضافة إلى دفع ثمن الوقود وزيوت التشحيم والمواد الاستهلاكية الأخرى.

بدون تسجيل رجل أعمال فردي ، سيحصل الموظف على 1044000 روبل فقط في السنة. صاحب العمل ، بصفته وكيل الضرائب في إيفان ، سيقتطع بشكل مستقل 13 ٪ من ضريبة الدخل الشخصي من هذا المبلغ. في نفس الوقت ، بعد أن أصدر IP على نظام الضرائب المبسط"الدخل" ، سيدفع إيفان الضرائب التالية:

• اشتراكات التأمين في صندوق التقاعد: 32385 + 1٪ × (100،000 × 12 - 300،000)=41385 روبل ؛
• اشتراكات التأمين الصحي: 5840 روبل ؛
• USN 6٪: 100،000 × 12 × 6٪ - 41385 - 5840=24775 روبل.

وفقًا لذلك ، كان دخله الصافي 100،000 × 12 - 41385 - 5840 - 24775=1128000 روبل. علاوة على ذلك ، كان سيذهب 41385 روبل إلى معاش إيفان المستقبلي ، وليس إلى خزينة الدولة. وبالتالي ، فإن الوفورات الضريبية ستصل إلى 125385 روبل في السنة. أو أكثر بقليل من 10000 روبل في الشهر.

علاوة على ذلك ، في الحالة الأولى ، يدفع إيفان ضريبة الدخل الشخصي على الفور. في الواقع ، إنه لا يرى هذه الأموال حتى - يقوم صاحب العمل بتحويل الضريبة إليه. في الثانية ، يتلقى إيفان كامل المبلغ "في يديه". وبعد ذلك يدفع الضرائب. علاوة على ذلك ، يمكنه توزيعها كما يشاء خلال العام - الشيء الرئيسي هو دفع كل شيء في موعد أقصاه 31 ديسمبر.

توفر القدرة على إدارة توقيت مدفوعات الضرائب ميزة كبيرة. لنفترض أن إيفان قرر توزيع العبء الضريبي بالتساوي ودفع المبلغ المستحق كل ثلاثة أشهر.

وبالتالي يمكنه أيضًا الإفراج عن المبالغ التالية:

• يناير - 100،000 × 13٪=13000 روبل ؛
• فبراير - 100000 × 13 ٪ +13000=26000 روبل ؛
• مارس - 100000 × 13 ٪ + 13000 + 13000=39000 روبل.

حتى نهاية شهر مارس ، يمكنه استخدام هذه الأموال على النحو الذي يراه مناسبًا. وعندها فقط دفع الدفعة المقابلة لأقساط التأمين ، وبالتالي تقليل الدفعة المقدمة بموجب نظام الضرائب المبسط "الدخل".

تشغيلللوهلة الأولى يبدو أن المبالغ صغيرة. لكن إذا زاد إيفان دخله بمقدار 10 مرات - استأجر عدة سيارات أو اختار التأجير بدلاً من الاستئجار ، فستصبح المدخرات رائعة.

كيف يمكن للأعمال التوفير في الضرائب؟

إذا كانت الشركة تعمل بنظام DOS (نظام الضرائب العام) أو النظام الضريبي المبسط "الدخل مطروحًا منه النفقات" (أحد أنواع نظام الضرائب المبسط) ، فإن تكلفة استئجار سيارة أو تقديم خدمات النقل أو يمكن أن يؤخذ دفع التعويض بموجب عقد العمل في الاعتبار لتقليل القاعدة الضريبية. صحيح ، في الحالة الأخيرة ، بالنسبة للسيارات ، يكون مبلغ الخصم مقيدًا بالقانون.

في حالة استئجار سيارة بنظام DOS ، لا يتم تعويض الإيجار فقط ، ولكن أيضًا:

• وقود ومواد تشحيم ومواد استهلاكية أخرى ؛
• صيانة و اصلاح السيارات
• صيانة وغسيل وركن ومواقف سيارات
• تأمين
• أجور سائق.

علاوة على ذلك ، يتم الاعتراف فقط بالنفقات الموثقة كمصروفات قابلة للخصم. في نفس الوقت يجب أن تكون مبررة اقتصاديا.

هام: الشركة ليست مالكة السيارة المستأجرة ، وبالتالي فهي غير ملزمة بدفع ضرائب الأملاك والمواصلات.

عادة ما تجني الشركات أموالًا أكثر من تكاليف تأجير السيارات. وفقًا لذلك ، من خلال تخفيض ضريبة الدخل ، من الممكن تعويض جميع التكاليف المتكبدة بالفعل.

تلخيص

تلزم المادة 188 من قانون العمل صاحب العملتعويض الموظف عن استخدام وسائل النقل الشخصية للأغراض الرسمية. إذا كان من المفترض أن يكون هذا الاستخدام عرضيًا ، فيكفي فقط إبرام اتفاقية تكميلية مناسبة لعقد العمل وتقديم التقرير في الوقت المحدد.

ومع ذلك ، إذا كان الموظف دون استخدام وسائل النقل الشخصية لا يمكنه أداء واجباته واضطر إلى استخدام سيارته لأغراض تجارية طوال الوقت ، فلن يكون هذا التعويض قادرًا على تغطية معظم التكاليف الفعلية المتكبدة. هل هذا فقط على حساب أرباح المشروع. ستكون المنظمة قادرة على استخدام هذا التعويض لخفض ضريبة الدخل فقط بالمبلغ الذي يحدده القانون ، والذي لن يغطي حتى عُشر التكاليف الفعلية.

وفقًا لذلك ، هذا النهج ليس مفيدًا للموظف أو الشركة. وكل ذلك بسبب خصائص الضرائب: يدفع الموظف كفرد الكثير من ضرائب الدخل الشخصي ، ولا تستطيع الشركة تحسين الضرائب بشكل صحيح. من المربح أكثر لكلا الطرفين إبرام اتفاقية إيجار أو تقديم خدمات النقل (إذا كان سيتم نقل ركاب أو بضائع أخرى).

فقط في هذه الحالة ، سيتعين على الموظف إصدار IP - الإجراء ليس معقدًا ولا يستغرق الكثير من الوقت. يعتقد بعض الناس أنه بعد أن أصبحوا رواد أعمال فرديين ، لن يتمكنوا من العمل كفرد خاص. ومع ذلك ، في الواقع هذا ممكن - القانون لا يحظر