نماذج لملء سند الشحن. قواعد لملء اشعار الشحنة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تخضع أنشطة المنظمات في العديد من الأمور لرقابة دقيقة وتنظمها العديد من القواعد. إحداها عبارة عن عينات لملء إشعار الشحن والفاتورة والوثائق الأولية الأخرى. لكي تتوافق أنشطة الشركة تمامًا مع متطلبات القانون ، عند ملء هذه المستندات ، يجب عليك اتباع التعليمات المعمول بها. تناقش هذه المقالة عينات من ملء مذكرة شحنة وغيرها من الوثائق المصاحبة والغرض منها وهيكلها ومعناها في أنشطة المنظمات.

التوثيق الأساسي والغرض منه

يجب توثيق جميع العمليات في أنشطة الشركة وإدراجها في سجلات الضرائب والمحاسبة والإدارة. في المستقبل ، يتم تنظيم كل هذه البيانات وتلخيصها وتحليلها واستخدامها من قبل مستخدمين مختلفين لأغراض مختلفة. أهم هذه التقاريرنتائج النشاط المالي والاقتصادي أمام الجهات الرقابية

تتضمن فئة التوثيق الأساسي عددًا من المستندات المعدة لتسجيل أحداث معينة في الحياة التجارية للشركة. السمة المميزة لها يتم ملؤها في وقت المعاملة أو بعد ذلك مباشرة. الوثائق الأولية هي دليل على أن العملية قد أجريت بالفعل. تتضمن هذه المستندات إشعار الشحن ، وبوليصة الشحن (TTN) ، والفاتورة ، والمواصفات ، والأمر النقدي الوارد والصادر وبعض المستندات الأخرى.

مذكرة التنازل عن الشحنة

مذكرة شحنة - مستند التحويل الأساسي ، الذي يتم تجميعه في وقت شحن البضائع إلى المشتري بواسطة المورد. دليل على بيع العنصر. يجب أن تصدر من نسختين أو أكثر. يتم إعداد أوراق إضافية إذا تم شراء البضائع بالائتمان أو الإيجار ، بمشاركة وكيل بالعمولة أو وكيل ، وكذلك باستخدام الإعانات الحكومية أو أموال الميزانية. من المفترض ترك نسخة واحدة مع المورد ، والثانية مخصصة للمشتري ، والثالثة - للبنك ، أو مؤسسة مالية أخرى ، أو وسيط ، أو مؤسسة الميزانية.

أي عملية تجارية للمنظمات القانونية ورجال الأعمال يجب أن تكون مصحوبة ببوليصة شحن. قد يختلف الشكل وملء العينة وميزات مظهر المستند قليلاً. ينص التشريع على عدة خيارات للتسجيل. ولكنهناك أيضًا متطلبات يجب أن تفي بها جميع قوالب فواتير المبيعات.

خيارات تصميم مذكرة الشحنة

يمكن للمنظمات تأطير الأحداث في أنشطتها اليومية بطرق مختلفة. ينطبق هذا أيضًا على عينات ملء سند الشحن. فيما يلي قائمة بالخيارات التي يمكن للشركة اتخاذها:

• استخدام النموذج الموحد الرسمي TORG-12. لماذا نعيد إنشاء العجلة إذا كانت قد اخترعت منذ زمن طويل؟ TORG-12 مناسب للمنظمات بأي شكل قانوني ، وتعمل في جميع المجالات ومع أي سلع. في الوقت نفسه ، تم تطوير النموذج الرسمي مع مراعاة جميع متطلبات الجهات الرقابية ، مع رغبات الشركات للراحة والبساطة. جميع إصدارات قواعد البيانات الإلكترونية 1C التي يستخدمها المحاسبون للعمل مع سجلات الشركة مجهزة بنماذج TORG-12 القياسية.
• تطوير واعتماد النموذج الخاص بك مع مراعاة احتياجات المنظمة وكافة المتطلبات القانونية. تقوم بعض المؤسسات ، من أجل راحة المستخدمين الداخليين ، بإجراء تعديلات على TN ، وتكملها بالأعمدة والجداول والتفاصيل اللازمة. هذا لا يحظره القانون إذا لم تغير التعديلات جوهر الوثيقة ، وما زالت ترضي المستخدمين بالمعلومات التي يبحثون عنها.
• استخدام نموذج UPD موحد (مستند التحويل الشامل) ، والذي يلعب في نفس الوقت دور إشعار الشحن والفاتورة ، مناسب للمنظمات التي تدفع ضريبة القيمة المضافة. الراحة تكمن في الاختفاءالحاجة إلى طباعة الفاتورة بشكل منفصل ، مما يوفر الوقت والمساحة المكتبية لتخزين الأوراق والأصول المادية (الورق والحبر) ، ويقلل من مخاطر الأخطاء والتناقضات في حزمة المستندات لعملية تجارية واحدة ، فضلاً عن خطر الضياع مكوناته اثناء التخزين.
• استخدم النسخة الإلكترونية من الوثائق. تحولت بعض الشركات الحديثة منذ فترة طويلة إلى إدارة المستندات الإلكترونية. متطلبات الفواتير الإلكترونية هي نفسها متطلبات الفواتير الورقية. لاستخدام هذا الشكل من سير العمل ، يجب أن تحصل على توقيع إلكتروني.
• استخدام كتب المجلات القياسية. تنتج دور الطباعة عددًا كبيرًا من الكتب التي تحتوي على أشكال من المستندات الأولية ، بما في ذلك مذكرات الشحن. يفضل رواد الأعمال الفرديون نمط التعبئة هذا ، لأنه لا يتطلب معرفة خاصة في المحاسبة واستخدام تكنولوجيا الكمبيوتر. وهذا ينطبق على رواد الأعمال الذين لا علاقة لعملية عملهم بأنشطة المكتب - تجار أجنحة السوق ، ورجال الأعمال المتجولون وغيرهم.

مذكرة شحنة: تعليمات لملء

يجب أن تمتثل TN بالضرورة لمتطلبات الخدمة الضريبية. يتم تنظيم عملية تسجيلها من خلال أحكام المحاسبة والإجراءات القانونية التنظيمية للسلطات الرقابية. يجب أن يحتوي هذا المستند على عدد من التفاصيل المطلوبة:

• رقم وتاريخ المستند ؛
• أسماء وعناوين (فعلية وقانونية) المرسل والمرسل إليه ؛
• TIN ،الحساب الجاري ، معلومات على أساس المعاملة الجارية (الاتفاق ، المواصفات ، رقمها وتاريخها) ؛
• قائمة العناصر المشحونة ، وكمية كل عنصر ، ووحدات القياس ، والتكلفة لكل وحدة ، والمبلغ الإجمالي لكل عنصر ، والمبلغ الإجمالي للقائمة بأكملها ، ونسبة ضريبة القيمة المضافة وقيمتها النقدية ؛
• أسماء العائلة والأحرف الأولى من اسم الأشخاص المسؤولين عن العملية الجارية: من قام بالشحن من المستودع ، ومن أعطى الأمر لهذا ، ومن استلمه ؛
• طباعة الجوانب إذا تم استخدامها في النشاط (بعض PIs تعمل بدون طباعة).

مذكرة شحنة

مستند آخر للحزمة القياسية للصفقة هو بوليصة الشحن. يتم استخدامه في حالة المشاركة في عملية البيع والاستحواذ على عناصر المخزون الخاصة بالنقل الخاص بالسيارات أو شركات النقل التابعة لجهات خارجية. من الضروري تسديد تكاليف الوقود وزيوت التشحيم ، والتأكيد على شرعية البضاعة في عملية نقل ضابط المرور ، وإثبات شرعية تقديم خدمات النقل.

تستخدم المنظمات حاليًا شكلين من وثائق الشحن بالتوازي. الأشكال ونمط التعبئة تختلف تمامًا. تكوين التفاصيل متطابق تقريبًا ، لكن ينعكس بشكل مختلف في المستند. الاختلاف الأكثر أهمية بين نماذج TTN و 1-T هو عدم وجود قسم به قائمة بالبضائع في الثاني.

قواعد لملء مذكرة الشحنة

سلعة-يحتوي بوليصة الشحن على قسمين. الأول يحتوي على المعلومات التالية حول الصفقة:

• التاريخ ورقم المستند ؛
• المرسل إليه والمرسل إليه ، عناوينهم الفعلية ، تفاصيل البنك ، معلومات على أساس المعاملة ؛
• مكان تسليم البضائع
• قسم جدول بقائمة البضائع ، تكلفتها ، عدد الأماكن ، التوافر ونوع التغليف ، وحدات القياس ، الوزن ؛
• الاسم الأخير والأحرف الأولى من المسؤولين الذين أذنوا وقاموا بالإفراج عن البضائع وتوقيعاتهم وختم الشركة المرسلة ؛
• المنصب واللقب والأحرف الأولى من اسم الناقل ؛
• المنصب واللقب والأحرف الأولى من الاسم وتوقيع الشخص الذي قبل البضائع وختم المستلم.

يحتوي القسم الثاني من TTN على معلومات حول السيارة التي تقوم بالنقل وسائقها. يجب أن يتضمن هذا الجزء من النموذج:

• الماركة ، الموديل ، رقم تسجيل السيارة
• الاسم الكامل للسائق توقيعه في العواميد الخاصة بقبول البضاعة للنقل مع بيان عدد المقاعد وعلى تسليم البضائع للمستلم
• معلومات أخرى توضح خصائص الشحنة - السمية والانفجار والنشاط الإشعاعي وما إلى ذلك.

الاختلافات في الشكل الجديد 1-T

عند النقل بمفردها ، تستخدم المؤسسات العينة الموضحة أعلاه لملء TTN. يتم استخدام نموذج بوليصة الشحن 1-T في الحالات التي يتم فيها نقل البضائع من قبل منظمة خارجية أو سائق خاص. بدونها ، من المستحيل إثبات الوجودالعلاقة التعاقدية مع سائق أو شركة نقل ، على التوالي ، من المستحيل شطب تكاليف الدفع مقابل خدماتهم في المحاسبة والمحاسبة الضريبية.

الاختلاف الرئيسي بين هذين النموذجين هو أن نموذج 1-T لا يحتوي على قسم للسلع ومعلومات مفصلة حول البضائع التي يتم نقلها. يمكنك فقط تحديد عدد الأماكن ، وخصائص البضائع والتغليف ، وكذلك القيمة المعلنة.

ما الذي يجب اتباعه عند التعبئة؟

فيما يلي قائمة بالقرارات التشريعية المتعلقة بتنفيذ المستندات أعلاه:

• المرسوم الحكومي رقم 272 المؤرخ 15 أبريل 2011 - الموافقة على نموذج 1-T.
• رسالة من وزارة المالية بتاريخ 6 نوفمبر 2014 - بشأن الاعتراف بالعلاقة التعاقدية بين الناقل والعميل ؛
• خطاب من دائرة الضرائب الفيدرالية بتاريخ 21 مارس 2013 - حول استخدام نماذج TTN عند حساب ضريبة الدخل ؛
• قرار لجنة الدولة للإحصاء رقم 132 بتاريخ 28 ديسمبر 1998 - الموافقة على نموذج TORG-12.

لماذا من الضروري ملء المستندات الأولية بشكل صحيح؟

أي منظمة تجارية تعمل من أجل الربح. من مبلغها ، فهي ملزمة بدفع الضرائب والاشتراكات الأخرى للدولة. يعتمد حساب مبالغها كليًا على صحة الوثائق الأولية. إذا تم ارتكاب أخطاء أو تم إثبات الانتهاكات ، فقد تخضع المنظمة لاحقًا لأخطاء كبيرةضرائب مما كان متوقعا. على سبيل المثال ، إذا تم تنفيذ المستندات التي تؤكد النفقات التي يحق للمؤسسة خصمها من القاعدة الخاضعة للضريبة بشكل غير صحيح ، فقد لا تتعرف عليها دائرة الضرائب الفيدرالية. في هذه الحالة ، سيتعين على المنظمة تحمل التكاليف من جيبها الخاص ، وليس من خلال تضمينها في التكلفة النهائية للإنتاج.

عقوبات لغياب أو ملء المستندات بشكل غير صحيح

يمكن أن يتسبب عدم وجود نسخ من المستندات الأولية في موجة من عمليات التفتيش غير المجدولة من قبل دائرة الضرائب الفيدرالية. كل انتهاك تم تحديده قد يخضع لغرامة. إذا لاحظت خدمة الضرائب وجود احتيال أو نية إجرامية أو محاولة التهرب من الضرائب عن طريق الخطأ أو نقص الوثائق ، فستواجه المنظمة المزيد من العواقب غير السارة - الغرامات والعقوبات الضريبية والمسؤولية الإدارية والجنائية المنصوص عليها في مواد القوانين ذات الصلة.