التسمية هي أساس العمل المكتبي في المؤسسة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

التسمية هي قائمة منهجية لأسماء معينة للحالات التي تم إدخالها في العمل المكتبي للمؤسسة ، مع الإشارة الإلزامية لشروط الحفاظ عليها. تصدر حسب النموذج المعتمد

مجال العمل المرتبط بتجميع المصطلحات هو الأرشيف ، والذي ، لغرض التوظيف عالي الجودة مع الوثائق الضرورية ، والضوابط ويوفر المساعدة العملية والمنهجية المطلوبة لإدارة المكتب خدمة المنظمة في تجميع المصطلحات. تقع مسؤولية تجميعها على عاتق خدمة الدعم الوثائقي للمؤسسة.

تسميات حالات المنظمة هي أساس تجميع قوائم الجرد لحالات فترات التخزين المختلفة ، وكذلك أحد الوثائق الرئيسية في العمل المكتبي. ويتم استخدام الأرشيف لتسجيل الحالات المخزنة مؤقتًا. تحدد التسمية تنظيم الحالات المستخدمة في تشكيل مخطط ملفات البطاقة لجميع المستندات القابلة للتنفيذ.

في العمل المكتبي ، يتم استخدام عدة أنواع من التسميات. هذا نموذجي وفرد ونموذجي لكل منظمة محددة. لذا،تحدد التسمية القياسية هيكل القضايا التي يتم طرحها في العمل المكتبي للمنظمات المماثلة. لها حالة الوثيقة المعيارية.

لكن التسمية التقريبية هي التكوين الثابت للحالات ذات الطبيعة النموذجية ، والتي بدأت في العمل المكتبي للمؤسسات التي تنطبق عليها ، مع الإشارة الإلزامية للمؤشرات. حالة هذا النوع من المستندات استشارية.

مجموعة التسميات النموذجية والنموذجية تشكل فردًا واحدًا.

يتم تمثيل هيكل هذه الوثائق بعناوين القضايا المقدمة للإدماج في العمل المكتبي للمشروع والمحددة مع مراعاة اتجاه المنظمة. وتنتقل مدة تخزين الحالات المصادق عليها بالتسمية التقريبية أو المعيارية للفرد دون تغيير.

Nomenclature هو مستند تم إعداده وفقًا لنموذج معتمد بناءً على التسميات المقابلة للأقسام ، والتي تم تطويرها في نموذج نموذجي ، يتم الاتفاق عليها مع أمين المحفوظات وتوقيعها دون إخفاق من قبل رؤساء هذه الأقسام. تم وضع هذا المستند على ترويسة الشركة.

تسميات الحالات المحاسبية هي بالضبط ذلك المكون من المصطلحات العامة التي تخضع لموافقة رئيس المؤسسة. يتم تشكيل المستند المعني خلال الربع الأخير من العام الحالي.

وتسمية الحالات المتفق عليها مع المؤرشف تخضع للتوضيح في نهاية كل عام بموافقة إلزامية على المدخلاتالتغييرات من قبل رئيس المؤسسة. دخل حيز التنفيذ اعتبارًا من 1 يناير من العام المقبل.

تخضع المصطلحات للتجميع بناءً على دراسة محتوى وتكوين المستندات التي تتم في أنشطة المؤسسة. عند تجميعها ، من الضروري الاسترشاد باللوائح الخاصة بالمؤسسة أو الميثاق ، واللوائح ذات الصلة المتعلقة بأقسامها الهيكلية ، وتسميات العام السابق ، وجدول التوظيف ، والمستندات المعيارية والإدارية مع الإشارة الإلزامية إلى تخزينها فترات.