دورة PDCA - فلسفة التحسين المستمر للأعمال

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

دورة PDCA (دورة دمينغ) هي واحدة من المفاهيم الأساسية في نظرية الإدارة الحديثة. كما أنه يدعم سلسلة معايير ISO 9000 ، والتي يتم استخدامها في جميع أنحاء العالم لإدارة الجودة في المؤسسات من جميع الأحجام والأنواع.

التعريف

PDCA دورة Deming هي تقنية للتحسين المستمر للعمليات في الأعمال وفي أي مجال آخر من مجالات النشاط. اسم هذه الطريقة هو اختصار من 4 كلمات إنجليزية ، مما يعني التسلسل المنطقي لمراحل التحسين:

• P - خطة (خطة) ؛
• D - افعل (فعل) ؛
• C - تحقق (تحقق ، حلل) ؛
• أ - فعل (فعل).

كل شيء منطقي وبسيط: عليك أولاً التفكير في الإجراءات. ثم يتم تنفيذها حسب الخطة. الخطوة الثالثة هي تحليل النتائج التي تم الحصول عليها. وأخيرًا ، تتضمن المرحلة الأخيرة - الفعل - إدخال تغييرات محددة لتحسين العملية و / أو تحديد أهداف جديدة. بعد ذلك تبدأ مرحلة التخطيط من جديد ، وعندها يجب مراعاة كل ما تم إنجازه من قبل.

بشكل تخطيطي ، تظهر دورة التحكم PDCA كـعجلة مما يدل على استمرارية هذه العملية

الآن دعونا نلقي نظرة على كل خطوة بالتفصيل

الخطة (الخطة)

الخطوة الأولى هي التخطيط. من الضروري صياغة المشكلة بوضوح ، ثم تحديد المجالات الرئيسية للعمل والتوصل إلى الحل الأفضل.

خطأ شائع هو تطوير خطة تستند إلى التخمينات الذاتية وافتراضات الإدارة. بدون معرفة الأسباب الكامنة وراء المشكلة ، من الممكن ، في أحسن الأحوال ، تحييد عواقبها ، وبعد ذلك بشكل مؤقت فقط. ما هي الأدوات التي يمكن استخدامها للقيام بذلك؟

الطريقة "5 أسباب"

تم تطويره مرة أخرى في الأربعينيات ، لكنه اكتسب شعبية بعد 30 عامًا ، عندما بدأت تويوتا في استخدامه بنشاط. كيف يتم إجراء مثل هذا التحليل؟

تحتاج أولاً إلى صياغة المشكلة وتدوينها. ثم اطرح السؤال: "لماذا يحدث هذا؟" واكتب كل الأسباب. بعد ذلك ، عليك أن تفعل الشيء نفسه لكل إجابة. ثم نتبع نفس النمط حتى طرح السؤال "لماذا؟" لن يطلب 5 مرات. كقاعدة فإن الإجابة الخامسة هي السبب الحقيقي.

مخطط إيشيكاوا

تسمح لك هذه الطريقة بتمثيل علاقات السبب والنتيجة بشكل بياني لأي ظاهرة في العمل. سميت على اسم مبتكرها الكيميائي كاورا إيشيكاوا ، وتستخدم على نطاق واسع في الإدارة.

عند إنشاء رسم تخطيطي ، هناك 5 مصادر محتملة للمشكلات: الأشخاص ، المواد ، البيئة (البيئة) ، المعدات والطرق. كل واحد منهم ، بدوره ، قد يحتوي على أسباب أكثر تفصيلاً. فمثلا،يعتمد عمل الموظفين على مستوى المهارة والصحة والمشاكل الشخصية وما إلى ذلك.

تسلسل بناء مخطط إيشيكاوا:

1. ارسم سهمًا أفقيًا إلى اليمين ، واكتب مشكلة محددة جيدًا بالقرب من طرفها.
2. مائل نحو السهم الرئيسي ، تصور 5 مؤثرات رئيسية تحدثنا عنها أعلاه.
3. استخدم الأسهم الصغيرة لإظهار الأسباب التفصيلية. يمكن إضافة فروع أصغر حسب الحاجة. يتم ذلك حتى يتم كتابة جميع الأسباب المحتملة.

بعد ذلك ، يتم كتابة جميع الخيارات الواردة في عمود ، من الأكثر واقعية إلى الأقل.

"العصف الذهني"

مناقشة جماعية مع الخبراء والموظفين الرئيسيين ، حيث تتمثل مهمة كل مشارك في تحديد أكبر عدد ممكن من الأسباب والحلول المحتملة للمشكلة ، بما في ذلك أكثرها روعة.

بعد التحليل النظري ، من الضروري العثور على بيانات واقعية تؤكد أن أسباب المشكلة قد تم تحديدها بشكل صحيح. لا يمكنك التصرف وفقًا للحدس ("على الأرجح …").

بالنسبة للتخطيط نفسه ، فإن التفاصيل مهمة أيضًا هنا. من المهم تحديد المواعيد النهائية ، وتحديد تسلسل واضح للإجراءات والنتائج القابلة للقياس (بما في ذلك الوسيطة) التي يجب أن تؤدي إليها.

افعل (افعل)

المرحلة الثانية من دورة PDCA هي تنفيذ الخطة وتنفيذ التغييرات. غالبًا ما يكون من الأفضل تنفيذ القرارات التي يتم اتخاذها في البدايةعلى نطاق صغير ، قم بإجراء "اختبار ميداني" وتحقق من كيفية عمله في منطقة أو كائن صغير. إذا كان هناك تأخيرات أو تأخيرات ، فمن المهم فهم السبب (التخطيط غير الواقعي أو عدم الانضباط من جانب الموظفين). بالإضافة إلى ذلك ، يتم إدخال نظام تحكم وسيط ، والذي لا يسمح فقط بانتظار النتائج ، بل بمراقبة ما تم إنجازه باستمرار.

تحقق

بعبارات بسيطة ، نحتاج الآن للإجابة على سؤال واحد: "ما الذي تعلمناه؟". تتضمن دورة PDCA تقييمًا مستمرًا للنتائج المحققة. من الضروري تقييم التقدم المحرز مقابل الأهداف المحددة ، وتحديد ما يعمل بشكل جيد وما يحتاج إلى تحسين. يتم تنفيذه بشكل أساسي عن طريق التحقق من التقارير والوثائق الأخرى الخاصة بالمؤسسة.

من أجل التنفيذ الناجح لدورة Shewhart-Deming (PDCA) في الأعمال ، من الضروري إعداد تقارير منتظمة عن العمل المنجز ومناقشة النتائج مع الموظفين. الأداة المثالية لذلك هي إدخال مؤشرات الأداء الرئيسية KPI ، والتي على أساسها يتم بناء نظام التحفيز والمكافآت للموظفين الأكثر إنتاجية.

قانون

الخطوة الأخيرة هي فعلاً فعل. قد يكون هناك عدة خيارات هنا:

• تنفيذ التغيير ؛
• رفض القرار إذا تبين أنه غير فعال ؛
• كرر جميع مراحل دورة PDCA مرة أخرى ، لكن قدم بعضًاالتعديلات.

إذا كان هناك شيء يعمل بشكل جيد ويمكن تكراره ، فيجب أن يكون الحل موحدًا. للقيام بذلك ، يتم إجراء التغييرات المناسبة على وثائق المؤسسة: لوائح العمل ، والتعليمات ، وقوائم المراجعة للتحقق من أداء العمل ، وبرامج تدريب الموظفين ، وما إلى ذلك. بالتوازي ، يجب تقييم إمكانية إدخال تحسينات على العمليات التجارية الأخرى حيث قد تنشأ مشاكل مماثلة

إذا لم تحقق خطة العمل المطورة النتائج المتوقعة ، فأنت بحاجة إلى تحليل أسباب الفشل ، ثم العودة إلى المرحلة الأولى (الخطة) ومحاولة استراتيجية أخرى.