نائب المدير للشؤون العامة: الوصف الوظيفي والمسؤوليات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

ما هي متطلبات نائب المدير؟ ما هي مسؤوليات هذا الاختصاصي؟ سيتم الرد على هذه الأسئلة والعديد من الأسئلة الأخرى في المقالة.

الأهداف الرئيسية

نائب مدير الشؤون العامة لديه ، حسب الوصف الوظيفي ، عدة أهداف مهنية رئيسية:

1. وهذا يشمل ضمان أمن المعلومات والاقتصاد للمنظمة. يجب أن يساهم الاختصاصي المقدم في التطوير المستمر للشركة ، وكذلك تكوين احتياطيات الموظفين.
2. الموظف ملزم بالمشاركة بكفاءة وفعالية في اختيار وتدريب الموظفين. يقع توجيه العمال في مهام محددة أيضًا ضمن اختصاص المتخصص. لا تنسوا الهدف الرئيسي لنائب المدير: توفير ظروف عمل مريحة وحديثة للموظفين.
3. أخيرًا ، يجب على نائب مدير الشؤون العامة الحفاظ على المعايير والقواعد المعمول بها في جميع الأوقات. إذا لزم الأمر ، يجب إنشاء المعايير.

متطلبات التخصص

في الحال ، كما هو الحال مع أيمن قبل موظف آخر ، يتم فرض متطلبات معينة على المتخصص المعني. وأول شيء جدير بالذكر أن نائب المدير للقضايا العامة يجب أن يكون حاصلاً على تعليم عالٍ. يجب أن تكون إما قانونية أو فنية - اعتمادًا على اتجاه المنظمة.

يجب أن يتمتع الخبير بخبرة لا تقل عن 5 سنوات. بالإضافة إلى ذلك ، يعمل الوصف الوظيفي على إصلاح الأحكام الخاصة المتعلقة بمعرفة الموظف اللازمة للعمل:

• المهمات والمعايير واللوائح المحلية وخطط العمل المختلفة يجب أن تكون من مسؤولية الشخص الممثل.
• يجب على الموظف إتقان جميع نظريات إدارة شؤون الموظفين.
• يجب أن يعرف الموظف كل شيء عن طرق الدعم المعنوي للفريق.
• يجب أن يتمتع نائب مدير الشؤون العامة بمهارات متقدمة في استخدام الكمبيوتر.
• يجب أن يكون الموظف على دراية بجميع مبادئ المنظمة.

حول مكان العمل في المنظمة

يحتوي الوصف الوظيفي لنائب المدير للشؤون العامة على بنود تتعلق بمكان الموظف الممثل في هيكل المنظمة. ما الذي يمكن تمييزه هنا؟

أولاً ، يتم تعيين المتخصص المعني لمجموعة المديرين. يعين على وظيفة أو يقيل منها فقط بأمر المدير.

ثانيًا حسب المستند العاملهو مدير المستوى الثاني. لذلك ، لا يمتلك الاختصاصي طاقمه الخاص عندما يتعلق الأمر بالتبعية التشغيلية. ومع ذلك ، في كل ما يتعلق بموضوع سياسة وأمن الموظفين ، يجب على طاقم العمل طاعته.

عند تقييم عمل الاختصاصي

تعليمات نائب المدير العام للشؤون العامة تنص على معايير خاصة لتقييم مهام عمل الاختصاصي.

يتم التقييم من قبل مدير المنظمة. فيما يلي المؤشرات التي تبرز في المستند:

• إنجاز جميع وظائف العمل المحددة في الوصف الوظيفي ؛
• مستوى الانضباط وتركيز طاقم العمل ، والمستوى العالي لأداء واجباتهم من قبل طاقم العمل ؛
• الأمن في المنظمة ؛ درجة فعالية الطرق التي يمكن اتخاذها في حالة الطوارئ ؛
• التواجد في المنظمة لنظام فعال من الحوافز أو الحوافز المعنوية والمادية للعمال ؛
• تنفيذ سياسة موظفين تتسم بالكفاءة والاقتصاد ؛
• ضمان احتياطي موظفين عالي الجودة ، والذي يشمل العمال ذوي المؤهلات ؛
• وجود أجواء ودية داخل الفريق وغياب الخلافات والنزاعات

وبالتالي ، يتم تحديد الكثير من معايير التقييم من خلال تعليمات متخصصة (مهنية أو رسمية). يجب أن يؤدي نائب المدير للشؤون العامة واجباته بكفاءة وفعالية عالية ،حتى تقوم الإدارة بتقييمهم على المستوى المناسب.

المجموعة الاولى من الاختصاصيين

يحدد الوصف الوظيفي لنائب المدير للشؤون العامة المتطلبات والوظائف. إليك أكثرها شيوعًا:

تطوير وتنفيذ وتحديث خطط العمل المتعلقة بالأمن في المنظمة في الوقت المناسب (يعتمد عدد مرات تطوير مثل هذه الخطط على المنظمة نفسها ؛ كقاعدة عامة ، يحدث هذا مرة واحدة في السنة)

• تشكيل سياسة الموظفين التنظيميين ؛ وضع خطة الموظفين السنوية.
• تطوير وتنفيذ نظام فحص المتقدمين للوظائف الشاغرة. تنظيم نظام جودة لفحص المرشحين للوظائف
• تنظيم عمل مستمر وفعال على اعداد احتياطي افراد
• تنظيم مسابقات فاعلة لاستقطاب الواعدين و الأكفاء للعمل بالمنظمة

بطبيعة الحال ، تم عرض جزء فقط من الوظائف التي يجب على الأخصائي القيام بها أعلاه. سيتم عرض المجموعة الثانية من واجبات العمل للموظف أدناه.

المجموعة الثانية من مهام الاختصاصي

يحدد الوصف الوظيفي للموظف أيضًا الوظائف الرئيسية التالية:

تنظيم إجراء تكيف الجودة لكل شخص جديد في المنظمة ؛ تعيين كبار السن أو المرشدين لهذه الأغراض يساعدون الموظفين الجدد على التعود على مكان العمل في أسرع وقت ممكنالموقع

• السيطرة على توزيع المسؤوليات للعمل مع وثائق الموظفين.
• إعداد جميع المواد والمستندات اللازمة لتقديم بعض الموظفين للحصول على جوائز أو حوافز
• بحث وتنفيذ جميع الوثائق والمواد لفرض المسؤولية الإدارية أو التأديبية على الموظفين إذا لزم الأمر.

وبالتالي فإن واجبات نائب مدير الشؤون العامة واسعة ومعقدة للغاية. بشكل منفصل ، يجدر إبراز نظام الإجراءات الأمنية وطرق التفاوض مع مختلف أنواع السلطات.

متطلبات إضافية للموظف

تبقى إحدى المسؤوليات الرئيسية لنائب المدير لضمان الإجراءات الأمنية كنظام واحد.

هنا يمكننا إبراز ما يلي:

• تحليل حالة الأشياء في المنظمة للأمن ؛ تقييم هذه الأشياء
• اتخاذ تدابير لتحديث نظام الأمان في المؤسسة.
• منع المخاطر الأمنية.

بالإضافة إلى كل ما سبق ، يجب أن يتعامل الاختصاصي الممثل أيضًا مع حماية المعلومات في المنظمة. نائب المدير العام للشؤون العامة ينفذ:

• تحليل قاعدة معلومات المنظمة
• إعداد قائمة بالمعلومات والبيانات المتعلقة بالأسرار التجارية ؛
• العمل على حماية الأسرار التجارية بشكل فعال.

في مهام النائب. مدير،من بين أمور أخرى ، فإنه يشمل أيضًا حوارًا مع مختلف الهيئات والمؤسسات. على وجه الخصوص ، غالبًا ما يتم إجراء المفاوضات مع وكالات إنفاذ القانون وضرورية. يلتزم المختص في هذه الحالة بالرد على جميع الطلبات المرسلة منه والمشاركة في جميع الإجراءات القانونية اللازمة.

العمل مع الوثائق

يتم تنفيذ الكثير من الوظائف من قبل نائب المدير العام للشؤون العامة. ربما تكون مسؤوليات التوثيق هي الأكثر شيوعًا في وظيفة المحترف.

على وجه الخصوص يشترط على الموظف تقديم الأوراق التالية:

• خطة العمل للشهر التالي - في اليوم الخامس من كل شهر ؛ المتلقي هو الرئيسي.
• التقرير المالي الشهري - قبل اليوم الأول من كل شهر ؛ المتلقي هو كبير المحاسبين
• تقرير شهري نهائي عن العمل المنجز - حتى اليوم الخامس من الشهر. المستلم - الرئيس التنفيذي.
• التعليمات واللوائح - عند ورود الطلبات. المستخدمون هم موظفو المؤسسة أنفسهم.