إدارة المعرفة: المفهوم والأنواع والوظائف

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

في الأدبيات العلمية حول الاقتصاد ، أصبح مفهوم "إدارة المعرفة" شائعًا بشكل متزايد. يستخدم هذا المصطلح على نطاق واسع في البحث والعمل العملي ، وتستخدمه الشركات في مختلف مجالات النشاط. إدارة المعرفة هي إدارة عملية التعرف على البيانات وتخزينها وتطبيقها ونقلها والتي يمكن تحسينها لاحقًا واستخدامها للغرض المقصود.

التعريف

إدارة المعرفة هي فرع مستقل لعلم الإدارة. يعتبره بعض الخبراء أحد أنواع الإدارة التي يجب استخدامها في أي نشاط يتطلب إدارة كفؤة للمعلومات والعمليات التحليلية.

إدارة المعرفة تعني وجود إستراتيجية يمكنها تحويل جميع الأنواع الفرعية لرأس المال الفكري إلى إنتاجية عمل محسنة ، وقيمة أفضل للمنتج النهائي والقدرة التنافسية المستدامة. مفهوم إدارة المعرفة ينطوي على معقدمزيج يتكون من عدة عناصر لإدارة المنظمة ، بما في ذلك إدارة سجلات الموظفين ، والتطوير المبتكر والاتصال للمؤسسة باستخدام تقنيات المعلومات الحديثة.

إذا كشفت عن مفهوم هذا المصطلح من وجهة نظر علمية ، فستحصل على نوع من مزيج من التخصصات الاقتصادية والتوجهات والنهج والمفاهيم المختلفة. تم استخدام نموذج إدارة المعرفة نفسه في النظرية والتطبيق في جميع الأوقات ، ولكن لم يُعرف عنه سوى القليل ، حيث تم تسميته بشكل مختلف. نظام إدارة المعرفة قريب من حيث المفهوم للتسويق الشخصي ، ونظرية علاقات المستهلك ، وإعادة الهندسة ، والإدارة ، وإدارة موظفي المؤسسة ، وما إلى ذلك.

في الوقت الحالي ، من المهم ملاحظة ظهور فرص جديدة فيما يتعلق بتطوير مشاريع المعلومات ، وتشكيل الشبكات المحلية والإنترنت. من ناحية أخرى ، لا يتم تحديد إدارة الأصول الفكرية باستخدام تقنيات المعلومات الجديدة في بيئة الإدارة. جزء مهم من إدارة المعرفة هو اختيار التكنولوجيا المناسبة لتكييف البيانات وتوزيعها وتحويلها.

ما الذي يتضمنه هذا المفهوم؟

من الصعب المبالغة في تقدير دور تخصص "إدارة المعرفة" ، خاصة في المرحلة الحالية ، عندما يكون هناك تحول واضح من التنمية الداخلية إلى التطوير الخارجي. لا يتعامل فرع إدارة المعرفة ، المرتبط بمبادئ الإدارة التقليدية في مجال الابتكار التكنولوجي ، مع التطورات العلمية والتقنية والتصميمية فحسب ، بل يتطلب أيضًا مراعاة سياسة التسويقالمؤسسات والتفاعلات مع العملاء وبرامج تبادل المعرفة والخبرة مع الشركاء ، إلخ.

نظرًا لأن الهدف الرئيسي لإدارة المعرفة هو تعزيز مراكز السوق وتحسين القدرة التنافسية ، فإن هذه الصناعة تغطي عدة مجالات في وقت واحد. يتضمن هيكل هذا المفهوم العناصر التالية:

• تكوين معرفة جديدة ؛
• تحفيز نمو المعلومات
• تصفية البيانات ذات المغزى القادمة من الخارج ؛
• باستخدام مصادر موثوقة ومثبتة للبحث عن معلومات جديدة ؛
• التخزين والتوزيع والمعالجة وزيادة توفر المعرفة ؛
• نشر المعلومات وتبادلها ، بشكل أساسي داخل المؤسسة ؛
• دمج البيانات في عمليات الإنتاج ؛
• دمج الرؤى في القرارات المهمة ؛
• محتوى المعلومات في المنتج النهائي ، الخدمة ، المستندات ، البرامج ، إلخ ؛
• تصنيف حماية البيانات.

وبالتالي ، من أجل إدارة المعلومات ، هناك حاجة إلى عدة شروط في وقت واحد ، لأن هذه الصناعة ليست مستقلة ولا توجد بمفردها. تلعب عملية إدارة المعرفة دورًا مهمًا في تشكيل استراتيجية التنمية لأي منظمة. تجمع هذه الأداة المعلومات الواردة وتصنفها وتوزعها في المناطق الصحيحة وتستخدمها للغرض المقصود منها. في هذا النموذج من إدارة المؤسسة ، يحدث الابتكار وإدارة التعلم.

في تفسير آخرتعني إدارة المعرفة التأثير على تكلفة الإنتاج ، وجعلها أكثر ربحية ، والدور الرئيسي في تكوينها يجب أن تلعبه الأصول غير الملموسة للمؤسسة. يعد الحفاظ على شعبية العلامة التجارية وتطويرها كمؤشر على مكانة الشركة مهمة صعبة تتطلب اتباع نهج شامل. بدون الرغبة في تحويل المعرفة إلى قيمة ، يكاد يكون من المستحيل نقل الأعمال إلى مستوى جديد. إنها إدارة المعلومات التي يمكن أن تغير طريقة التفكير وتساعد على الابتعاد عن الأشكال القديمة لتطوير المشاريع.

تاريخ التنمية

اكتسحت إدارة المعرفة الأعمال في أوروبا الغربية والولايات المتحدة والصين منذ عدة عقود. تشير شعبية هذا الاتجاه إلى مدى أهميته في الاقتصاد العالمي. وصلت معايير إدارة المعرفة إلى روسيا. وعلى الرغم من استخدام هذه المعلومات والأداة الاقتصادية من قبل الشركات المحلية مؤخرًا نسبيًا ، يمكننا بالفعل أن نستنتج أن هذا المجال مطلوب في بلدنا.

يمكن العثور على أول ذكر لإدارة المعرفة والمهارات في أعمال أفلاطون ، المؤرخة بالقرن الرابع قبل الميلاد. حتى منتصف القرن الماضي ، لم يتطور هذا الاتجاه العلمي بأي شكل من الأشكال ، فقد كان في وضع "النوم". كان الدافع وراء الاهتمام بإدارة المعرفة هو الحلقات المتكررة للأزمة العالمية والتغيرات الجذرية في أشكال وأساليب ممارسة الأعمال التجارية التي أصبحت عواقبها. بمرور الوقت ، توصل اللاعبون الرئيسيون في قطاع الأعمال إلى استنتاج مفاده أن المعلومات هي المورد الرئيسي للتنمية الاقتصادية وازدهار. تعتمد جميع العمليات التجارية على المعرفة الصناعية ، مما يزيد من حصتها في تكوين تكلفة المنتجات النهائية.

في الواقع ، تستند جميع فروع الاقتصاد الحديثة التي ظهرت وانتشرت على نطاق واسع على مدى العقود الماضية على إدارة المعرفة. لا يشمل تطوير المستحضرات الصيدلانية والهندسة الوراثية والصناعات الكيماوية ومجالات أخرى إنتاج المنتجات النهائية فحسب ، بل يشمل أيضًا نشر المعرفة حول الخصائص الجديدة للمواد الكيميائية وطرق أبحاثها وحماية براءات الاختراع والمزيد من الترويج.

وتجدر الإشارة إلى الصناعات التي لا تنتج أي سلع استهلاكية. يتمثل نشاطهم في توفير المعلومات بطرق مختلفة - تصوير الأفلام والمسلسلات التلفزيونية وتقديم الخدمات الطبية والتعليمية وإجراء التدريبات والندوات بالإضافة إلى الصناعات التي تكون فيها المنتجات في الغالب نتيجة معالجة المعلومات (تطوير المشاريع المعمارية وبرامج الكمبيوتر والإبداع التكنولوجيا الرقمية). إلخ).

شروط الإدارة الفعالة

إدارة بيئة المعلومات هي إحدى الأنشطة المحددة للمؤسسة في الظروف غير المستقرة للاقتصاد الخارجي. يسمح لك بالالتزام بنهج متكامل لإدخال التقنيات الحديثة والفعالة في مجال التسويق والمشاريع المبتكرة وإدارة العلاقات العامة. تعني إدارة المعلومات علاقة تكافلية بين جوانب الإنتاج والتنفيذ. إدارة المعرفة- هذا عمل مستمر على رأس المال الفكري ، علاوة على ذلك ، على جميع أصنافه وعلى كل شكل على حدة. يوفر المزيج الضروري من رأس المال البشري والتنظيمي لتحسين طلب المستهلك.

تكنولوجيا إدارة المعرفة المختارة بعناية ستحقق النتائج التالية:

• إنشاء بنية تحتية تكنولوجية جيدة التنسيق من شأنها أن تجعل من الممكن نشر المعرفة المتراكمة واكتساب الخبرة اللازمة ؛
• إنشاء ثقافة نقل المعرفة والمهارات من الموظفين السابقين داخل المؤسسة وعند التفاعل مع الشركات الشريكة ؛
• تنظيم نظام تدريب مستمر وتدريب متقدم للأفراد.

الكفاءة الفردية للموظفين

لإدارة المعرفة الكاملة ، هذا العنصر له أهمية خاصة. إحدى الطرق القياسية والمعروفة لتحسين الأداء الفردي للموظفين هي التدريبات والندوات وأنواع أخرى من التدريب وكذلك تناوب الموظفين. يمكن زيادة الكفاءة الشخصية للموظفين من خلال تنفيذ تقنيات التسويق المختلفة من خلال الاستخدام الفعال للمعرفة والمعلومات من العملاء والمشترين وتطوير قواعد البيانات المحلية وأدوات التغذية الراجعة.

تُستخدم بعض مكونات الكفاءة الفردية لتنمية رأس المال التنظيمي. هذا المفهوم يعني إنشاء عدد قليل من الفرق الإبداعية ، وتقسيم الموظفين إلى مجموعات ،مما يساعد في الحصول على استخدام أكثر فعالية للكفاءة الفردية من خلال تحويلها إلى مهارات جماعية. في مفهوم إدارة المعرفة ، يهدف تشكيل أنظمة تكنولوجيا المعلومات للمؤسسة إلى تعزيز التفاعل بين مختلف عناصر الكفاءة الشخصية وإعطاء الأصول الفردية شكلاً تنظيميًا موحدًا.

وظائف إدارة المعرفة

بشكل عام ، تعد إدارة المعلومات تعبيرًا عن شكل متعدد الأوجه من النشاط يمكن اعتباره من وجهة نظر الاقتصاد والأعمال وتكنولوجيا المعلومات والبرمجة والعلوم الإنسانية (علم النفس وعلم الاجتماع). في هذا التخصص ، يتم دمج مكونات إدارة شؤون الموظفين ، والإعلان ، والتطوير الشامل للمنظمة ، وإدخال أنظمة مبتكرة ، وما إلى ذلك بنجاح.إن إدارة المعرفة هي نتيجة تفاعل جميع الصناعات المذكورة أعلاه. الوظائف الرئيسية لإدارة المعرفة هي:

• تحويل المعلومات لتحسين كفاءة ممارسات المنظمة ؛
• التعلم المستمر واكتساب الخبرة والمهارات اللازمة لتنفيذ استراتيجية التطوير الرئيسية للشركة ؛
• إنشاء قاعدة بيانات للعملاء واستخدام المعرفة لجذب عملاء جدد وبالتالي تحسين المبيعات ؛
• تطوير نظام مبيعات مستقر ؛
• استخدام رأس المال الفكري للشركة (بشري ، تنظيمي ، استهلاكي) ؛
• تحسين العوائد على أي أصول غير ملموسة ، ونشر النتائج علىتطوير المشاريع
• تهيئة الظروف لترسيخ المعرفة الحالية ودعم مشاريع ابتكارية محددة.

كيف تتكون المعرفة

عندما تقرر تنفيذ نظام إدارة المعلومات في مؤسستك ، فأنت بحاجة أولاً إلى تحديد ما هو مطلوب والنتيجة التي سيساعد في تحقيقها. لا يمكنك إدارة المعرفة فقط لأن المنافسين يفعلونها. يتبع نظام إدارة المعرفة الخطط الإستراتيجية الموحدة وأهداف المنظمة ، ويجب أن ترتبط بالتخطيط في مجالات النشاط المختلفة. تساهم إدارة المعلومات في التوليد الفعال للأفكار الأصلية والمفيدة وتطويرها.

لكي تحقق عملية استخدام المعرفة النتيجة المتوقعة ، من الضروري صياغة الاستعلامات بشكل صحيح. يجب أن يتم إنشاؤه بطريقة يمكن فيما بعد تدوينها لإرسالها إذا لزم الأمر. بالنظر إلى هيكل الطلب ، يجب إنشاء فهرس لكل جزء منه وتحديد الغرض من استخدامه.

لإدارة المعرفة الفعالة للمؤسسة ، يتم لعب دور مهم من خلال وجود تعليقات من المستهلك ، الذي يجب أن يكون قادرًا على صياغة طلب بشكل صحيح وإدخال المعلومات بشكل صحيح. يجب أن تضمن أساليب البرامج توفير البحث السريع عن المعلومات وفك تشفيرها وإصدارها ، وإذا لزم الأمر ، حمايتها ، وجعلها سرية.

في سياق تصميم برامج الكمبيوتر للتحكم في عملية نقل البيانات ، من الضروري تحديد نموذج قياسي وتقديم المعلومات عند الطلب. تعتمد إدارة المعرفة على مبدأ ضمان المراجعة والموافقة على المعلومات والبيانات بطريقة يتم فيها إزالة البيانات غير الضرورية أو القديمة أو تصحيحها في الوقت المناسب ، لتصبح مطلوبة وذات صلة.

طرق لتحفيز الموظفين

تلعب المعرفة بأساسيات الإدارة دورًا حاسمًا في عمليات إنشاء المعلومات وتوزيعها ، ومع ذلك ، لا توجد منظمة قادرة على العمل بشكل منتج وفعال دون إجراءات منسقة من المستوى الإداري.

في مرحلة تطوير وتنفيذ نظام إدارة المعلومات ، يجب أن يتولى دور المسؤول الفريق الذي يمول هذا المشروع ويراقب تقدم العمل. من الناحية المثالية ، يجب أن تحدد على الفور المسؤول المسؤول - عادة ما يكون هذا هو الشخص الذي يتعامل مع التكنولوجيا والبرمجيات. لكي تتم عملية تنفيذ نظام إدارة المعلومات بنجاح ، ستحتاج إلى:

• تعيين مسؤول رسميًا ؛
• أعطه الكفاءة الوظيفية فيما يتعلق بالموظفين المرؤوسين ؛
• تحديد قواعد المراقبة ؛
• تطوير معايير تقييم الأداء ؛
• إدخال طرق تحدد مقدار رأس المال الفكري

عند إنشاء إستراتيجية إدارة المعرفة في مؤسسة ما ، من المهم تحديد كيفية ارتباط التغييرات الثقافية بآليات تحفيز الموظفين على تنفيذ أعمال التطويرنظام المعلومات واستخدامه المثمر في الأنشطة الأخرى للمؤسسة.

إدارة المعرفة تعني الرغبة في مضاعفة المعلومات المتاحة ، والسعي لتحقيق تأثير تآزري وتتطلب حافزًا أعلى من الرسوم النقدية. للتحفيز الفعال ، يتم استخدام طرق مختلفة للتحفيز تساهم في تحقيق الذات.

تطوير الموظفين والنمو الوظيفي هو أول أداة تحفيزية توفرها الإدارة للمرؤوسين. باستخدام أي طريقة لإدارة المعرفة ، يحصل الموظفون على فرص غير محدودة تقريبًا للترقية واكتساب خبرة قيمة في مجال معين. في هذه الحالة ، يمكن تقديم دورات تدريبية داخلية خاصة للموظفين لتحسين مؤهلاتهم ونظام الامتحانات ، بما في ذلك عبر الإنترنت. من المهم التأكد من أن الموظفين لديهم وصول مستمر إلى المعلومات وتخصيص موارد إضافية حتى تتاح لهم الفرصة لتلقي التعليم خلال ساعات العمل.

عنصر آخر لتحفيز الموظفين هو ضمان الطلب. نظرًا لأن عملية التعلم تتطلب تكاليف ، يجب أن يعرف الموظفون أن هذه التكاليف مخططة ومضمنة في ميزانية المؤسسة ، وبالتالي يتم تشجيع استخدامها في ظروف معينة ، وإلا فلن يكون هناك من يدعم نظام إدارة المعرفة. لاستخدام معرفتهم في إدارة المعلومات ، يجب أن يكافأ الموظف ، ويجب أن يكون اختراعه مسجلاً ببراءة اختراع أو تحصل عليه الشركة بشروط تعاقدية منصوص عليها في اتفاقية العمل. خلاف ذلكتفقد المكافأة عنصرها التحفيزي وتصبح غير مناسبة.

عامل تحفيزي قوي بنفس القدر هو الاعتراف. تتضمن وظائف إدارة المعرفة قدرة الموظفين على التعبير عن أنفسهم ومشاركة آرائهم والتعرف على النقد. على الرغم من أن الناس غالبًا ما يحجمون عن إعطاء معارفهم الخاصة لصالح الجمهور ، إلا أنهم إذا لم يفهموا المكافأة التي يمكن أن يحصلوا عليها مقابل ذلك. وفي هذا السياق ، فإن تنظيم نوادي المناقشة العلمية ومكافأة التشجيع على المشاركة الفعالة فيها سيصبح أداة فعالة لتطوير إدارة المعرفة. يجب أن تضمن إدارة الشركة دعم المطبوعات الخارجية والاعترافات الرسمية. عنصر تحفيزي مفيد هو القدرة على الوصول إلى الإنترنت. عادة ما يكون إدخال نظام إدارة المعلومات من مسؤولية المدير المشارك في اختيار الموظفين وتدريبهم.

بما أن العملية التعليمية تتطلب تكاليف وموارد معينة ، فيجب أن تخضع باستمرار لسيطرة إدارة الشركة. يجب أن تكون الإدارة قادرة على تقييم فعالية الوسائل المستخدمة والفوائد التي تم الحصول عليها من إدارة المعرفة ومراقبة وتحليل أنشطة الموظفين في هذا الاتجاه. إن تطوير وتنفيذ وتحسين نظام إدارة المعلومات لن يحقق أرباحًا على الفور - بل سيستغرق وقتًا. لا داعي للتنازل عن الإدارة ، فالنتائج الأولى لن تتحقق إلا بعد فترة.

الفروق الدقيقة في تنفيذ النظام

كل منظمة اكتشفت جدوى استخدام نظام إدارة المعلومات كان عليها أن تواجه عددًا من الصعوبات. عادة ما تستغرق عملية إدخال آلية الإدارة عدة سنوات. إذا أخذنا بيانات الدراسات المختلفة حول التنفيذ الفعلي لإدارة المعرفة في أنشطة المؤسسات الاستشارية كأساس ، فيمكننا تسليط الضوء على النقاط الإشكالية الرئيسية التي كان على الشركات مواجهتها في هذه العملية.

المشكلة الأكثر شيوعًا هي عدم القدرة على تحديد الشخص المسؤول. بغض النظر عن نوع إدارة المعرفة ، كان على المنظمات قضاء الكثير من الوقت في تدريب الموظفين. من المهم أن نفهم أن هذا الاستثمار سيؤتي ثماره فقط على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتعلق مشكلة التنفيذ بحقيقة أن الإدارة العليا للشركة لا تجد إدارة المعلومات مناسبة ، وبالتالي فهي غير مستعدة لاتخاذ الخطوات اللازمة لتنفيذها.

يخلق صعوبات في تطوير إدارة المعرفة وقلة الأجر ، وعدم الاعتراف. تلعب المكافأة دورًا كبيرًا وتجعل من المهم تحويل العمل الفردي إلى عمل جماعي.

وبالتالي ، فإن المشكلة الرئيسية في إدخال إدارة المعلومات هي الافتقار إلى تحديد هدف محدد وعدم وجود نهج معقول في إهدار الموارد المتاحة. أظهرت استطلاعات الرأي التي أجريت في الولايات المتحدة في نهاية القرن الماضي أن غالبية المستجيبين يؤخذون بعين الاعتبارالعقبة الرئيسية في تحسين نظام إدارة المعلومات هي ثقافة المنظمة. يجب أن تكون إدارة المعرفة ، باعتبارها علامة فارقة جديدة في أنشطة الشركات التي تهدف إلى تراكم الأصول الفكرية واستخدامها الفعال ، الأداة الرئيسية لتعزيز قدرتها التنافسية ومكانتها في السوق.

الاستنتاجات

تهدف الإستراتيجية الرئيسية لإدارة المعرفة (الإدارة) إلى إنشاء قيمة جديدة للمنتجات والأشخاص والعمليات التي يتم بيعها من خلال التكوين العقلاني لبيانات المعلومات وتنفيذها في استراتيجية تطوير المؤسسة. تتمثل المهمة الأساسية في الحصول على عائد منطقي من استخدام الموارد المستهلكة ، وتطوير تقنيات مبتكرة أكثر فاعلية ، وتحسين آليات خدمة العملاء ، وتقليل الخسائر من رأس المال الفكري غير النشط.

يمكن تطبيق الأحكام المفاهيمية لإدارة المعرفة ليس فقط في شركات التجارة والإنتاج ، ولكن أيضًا في المؤسسات ذات الميزانية ، والجمعيات غير الربحية والعامة. بالإضافة إلى ذلك ، ترتبط معظم الشركات غير الربحية ارتباطًا مباشرًا بإدارة المعلومات. وتستند أنشطتهم على وجه التحديد إلى إنشاء وتنظيم ونشر ومعالجة مختلف تدفقات المعلومات والبيانات. كما تستخدم السلطات نموذج إدارة المعرفة في المرحلة الحالية.

إذا نظرنا إلى العقلانية المحتملة لإدارة المعلومات من وجهة نظر نظرية ، فقد تبدو عالية. ولكن ، على الرغم من فعالية هذا العنصر من عملية الإدارة ، وتطبيقه علىالممارسة تؤدي إلى عدد من الصعوبات. لم يحظ هذا المجال باهتمام كبير في الأدبيات المحلية حتى الآن. لا توجد خبرة كافية في تطبيق نظام إدارة المعرفة في الممارسة العملية. في الإدارات العامة ، تُستخدم تقنيات إدارة المعلومات في كثير من الأحيان أكثر من الشركات التجارية ، لكنها لا تزال لا تولي اهتمامًا كافيًا لهذا الجانب المهم من جوانب التطوير مثل تدريب موظفي المنظمة.