المراسلات الصادرة: سجلات التسجيل ، المحاسبة ، العينات ، قواعد الملء

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

في أي مجال من مجالات الاقتصاد الوطني هناك أوراق تتضمن العديد من الوظائف. من بينها ، تعد محاسبة المراسلات الواردة والصادرة واحدة من أهمها. لا توجد مؤسسة واحدة تعمل بمعزل عن المنظمات الأخرى. التواصل والتعاون مع العملاء والموردين والمؤسسات المالية وغيرها أمر إلزامي. لذلك ، لا يمكن لعملية الإنتاج الاستغناء عن المراسلات. من يتولى تسجيل الرسائل الواردة والصادرة؟ كيف تحسب لهم بشكل صحيح؟ من يحتاجها ولماذا؟ سننظر في هذه القضايا في المقال.

فئات المراسلات. ميزات الوثائق الصادرة

هناك العديد من أشكال وأنواع المستندات ، لكنها جميعًا تندرج في فئتين رئيسيتين فقط:

• إرسال (بريد صادر).
• مستلم (بريد وارد).

دعونا نلقي نظرة على معنى كل فئة.

يمكن إرسال المراسلات ، تسمى صادرة ، إلى المستلمين التاليين:

• جهات عليا.
• المرؤوسينالمنظمات.
• مؤسسات شريكة
• الإدارات وورش العمل والأقسام الهيكلية الأخرى للمؤسسة.

ما هي المستندات التي يتم إرسالها إلى السلطات العليا؟

عمليًا كل مؤسسة تابعة لأي منظمة (مقاطعة ، إدارة ، إقليمية ، وكذلك وزارات). قد تكون المراسلات الصادرة إلى هذه المؤسسات عبارة عن تقارير وتقارير وخطط للشهر والربع والسنة والردود على الطلبات. كقاعدة عامة ، يتم إصدارها على نماذج قياسية معتمدة أو على أوراق عادية تحمل شعار الشركة.

مستندات للمنظمات المعلقة

ليس كل شيء ، ولكن العديد من المؤسسات تتعاون مع المنظمات التابعة لها. يمكن أن تكون هيئات تنفيذية وفروع وشركات صغيرة وغيرها. قد تكون المراسلات التي يرسلها توجيهات أو أوامر أو إخطارات أو لوائح أو تعليمات أو مواد تدريبية. يتم إصدارها أيضًا على أوراق رسمية أو أوراق عادية عليها شعار الشركة. بالإضافة إلى ذلك ، قد تتخذ التعليمات والمواد التدريبية شكل كتيبات وأدلة ، ولكن يجب أن تكون مصحوبة بتعليمات على النماذج القياسية أو خطابات غلاف مع الأختام والتوقيعات. إذا لم يكن هناك أي شيء ، فيجب أن تحمل الكتيبات والكتيبات نفسها ختم المؤسسة المرسلة وتوقيعات الأشخاص المسؤولين.

توثيق للشركات الشريكة

كقاعدة عامة ، في هذه الحالة نتحدث عن الموردين والموزعين والعملاء. المراسلات التي يرسلها هي أوامر وإشعاراتاستلام البضائع ، والمطالبات ، والكتيبات الإعلانية ، والإخطارات حول التغييرات في أي من شروط الاتفاقية أو العقد ، ومقترحات الأعمال.

وتجدر الإشارة إلى أن المواد الإعلانية ، وقوائم الأسعار ، والتهنئة ، والدعوات ، على سبيل المثال ، إلى عرض تقديمي لا تحتاج إلى التسجيل.

التوثيق داخل نفس المنظمة

هذا النوع من المراسلات الصادرة يحدث في المؤسسات التي يوجد بها 2 أو أكثر من الأقسام وورش العمل والأقسام. في مثل هذه الحالات ، تصدر القيادة الأوامر والقرارات والمبادئ التوجيهية والتعليمات والوثائق المماثلة ، والتي يتم إرسالها إلى الإدارات وورش العمل. ثم بالنسبة للمديرين والإدارة ، ستكون هذه المراسلات صادرة ، ولورشة عمل أو قسم - وارد.

قواعد تصميم المجلة

بغض النظر عن مكان إرسال المستند ، يجب حسابه. للقيام بذلك ، توجد سجلات لتسجيل المراسلات الصادرة. في وقت لم تكن فيه أجهزة الكمبيوتر والإنترنت موجودة ، كانت هذه المجلات تُحفظ باليد. يمكن أن تكون تعسفية. يمكن استخدام دفتر ملاحظات مشترك وكتاب محاسبة ومفكرة. والأهم من ذلك ، كان على المجلة أن تُخيط الملاءات حتى لا يتمزقها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب ترقيمها. أشارت صفحة عنوان المجلة إلى التاريخ الذي بدأت فيه. في السابق ، كان مطلوبًا خياطة الصفحات بخيوط ، وختم نهاياتها بورقة ، كان من الضروري وضع ختم وتوقيع الشخص المسؤول. في هذه الورقة أيضًا تم وضع العدد الإجمالي للصفحات المرقمة. التصحيحات غير مسموح بها.

الآن يتم حفظ خياطة المجلة بالخيوط عندماتسجيل المستندات الهامة بشكل خاص ذات القيمة المالية أو القانونية.

الصفحات في المجلة مرقمة في معظم الشركات.

عندما يتم ملء السطر الأخير من المجلة ، يتم وضع تاريخ انتهائها. يتم تخزينه من 3 إلى 5 سنوات. يعتمد على نوع المراسلات المسجلة فيه. تعتبر أوامر المحكمة والحسابات المالية والعقود طويلة الأجل وما شابهها ذات أهمية خاصة. لا يمكنك التخلص من المجلة إلا إذا فقدت كل من المستندات المسجلة فيها قوتها القانونية.

مساعدة الكمبيوتر

في عصر تكنولوجيا الكمبيوتر هذا ، من الصعب العثور على كاتب يتتبع سجل المراسلات الواردة والصادرة يدويًا. يوجد الآن برنامج معين يسمح لك بطباعة النماذج أو الاحتفاظ بالسجلات على جهاز الكمبيوتر. لاستخدامه ، يجب أن يكون لديك:

• كمبيوتر مزود ببرامج MS Office و MS Excel.
• طابعة.
• ماسح ضوئي.
• البريد الإلكتروني للكمبيوتر.
• ختم مثل هذا: "المدخل. رقم _ ، "_" _20_ " يمكن كتابتها يدويًا أو شرائها جاهزة.

بعد ذلك ، عليك الدخول إلى البرنامج وتنزيل النموذج المطلوب والبدء في العمل معه. يمكنك طباعة النموذج وعمل الكثير من النسخ وخياطتها. ستحصل على دفتر يوميات تحتاج فيه إلى تدوين الملاحظات يدويًا. لا يمكنك الطباعة والتسجيل مباشرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. كقاعدة عامة ، هذه هي الطريقة التي يتم بها الاحتفاظ بالمستندات التي لا تحتاج إلى التوقيع عليها.

كم عدد المجلات التي تحتاجها؟

في كثير من الأحيانفي المجموع ، تحتفظ الشركات بسجل واحد للمراسلات الصادرة. ومع ذلك ، قد يكون لدى بعض المنظمات التي لديها العديد من الشركاء والمستلمين الآخرين العديد من هذه المجلات ، مثل:

• لتسجيل المراسلات المرسلة لأطراف ثالثة وللوثائق داخل المؤسسة.
• للرسائل المرسلة إلى الشركات المحلية والأجنبية
• للوثائق المخصصة لمنظمات معينة (على سبيل المثال ، المكتب المركزي والوزارة وما إلى ذلك) وأي شخص آخر. يتم ذلك لتسهيل إدارة المستندات ، ولكن يتم وضع أي مجلة وفقًا لمعيار واحد.

بالإضافة إلى ذلك ، لدى بعض المنظمات مجلات منفصلة لكل نوع من أنواع الوثائق. على سبيل المثال ، لتسجيل الطلبات الصادرة وأوامر المحاسبة والإخطارات والأدلة وشكاوى العملاء والبروتوكولات وما إلى ذلك. لحساب مثل هذه المستندات ، يمكن استخدام النماذج مع أعمدة أخرى.

كيفية الاحتفاظ بإدخالات دفتر اليومية

يجب أن يقال أن أشكال النماذج هي نفسها تقريبًا لمحاسبة جميع أنواع المراسلات الصادرة. تم إعطاء عينة توضح الشكل الذي يجب أن يبدو عليه التصميم في مقالتنا.

في أعلى كل صفحة يوجد "رأس" بأعمدة:

• الرقم التسلسلي للإدخال ، تم لصقها أيضًا على المستند.
• تاريخ المغادرة.
• عنوان المستند (مثل "تقرير التقدم").
• ملخص (حرفيا بضع جمل ، يمكنك أيضًا تدوين رقم المستند).
• اسم المؤسسة التي يتم إرسال المراسلات.
• توقيع المسجل المسؤول.
• طريقة المغادرة (عادية أو بريد إلكتروني ، فاكس). تمت إضافة هذا العنصر مع ظهور التقنيات الجديدة. في السابق لم يكن في سجلات المراسلات
• إذا تم إرسال رد على طلب أو تقرير تنفيذ ، يجب أن تشير المجلة إلى رقم المستند الذي تم على أساسه إنشاء الرسالة المرسلة. من الضروري أيضًا الإشارة إلى البيانات حول المؤدي (الاسم ، المنصب).
• عدد النسخ. في بعض الأحيان يتم تخصيص عمود بشكل منفصل ، حيث يشار إلى عدد الصفحات في النسخة.
• ملاحظة. يشار هنا إلى المعلومات التي لم يتم تضمينها في الأعمدة السابقة.

إذا لم يكن المستند الصادر استجابة لطلب أو تقرير ، يتم وضع الشرطات في أعمدة التنفيذ والشخص المسؤول.

في عصرنا هذا ، لم يتغير محتوى وملء سجل المراسلات الصادرة. العينة الموضحة أعلاه.

البريد الوارد

يمكن استلام الرسائل والوثائق من قبل المؤسسة من المصادر التالية:

1. جهات عليا.
2. المرؤوسين.
3. الشركات الشريكة.
4. مؤسسات أخرى غير مذكورة أعلاه (الشرطة ، البنوك ، المحاكم ، المواطنون العاديون ، إلخ).
5. داخل المؤسسة ، قد تأتي المراسلات الواردة من الإدارة أو من وحدة هيكلية أخرى ، على سبيل المثال ، من قسم المحاسبة.

فوقنانظر في الأوراق التي يمكن أن تشكل مراسلات من المنظمات المشار إليها في الفقرات الثلاث الأولى.

المستندات من المؤسسات الأخرى يمكن أن تكون أمر استدعاء لموظف أو أمر تنفيذ أو قرار محكمة أو دعوى قضائية أو شكوى أو إفادة من شخص خاص ، وما إلى ذلك.

يمكن أن تكون الأوراق التي تمثل سير العمل داخل المؤسسة مختلفة تمامًا: أوامر الإدارة ، والأوامر ، والتعليمات ، واللوائح ، والمعايير ، ولوائح السلامة ، والإشعارات ، وما إلى ذلك.

التعامل مع المستندات الواردة

من الضروري الاحتفاظ بسجلات ليس فقط المراسلات الصادرة ، ولكن أيضًا الواردة. المجلة ، حيث يتم تسجيل الرسائل التي تتلقاها المؤسسة ، يتم وضعها وفقًا لنفس القواعد المطبقة على المستندات المرسلة.

الاختلاف في "الغطاء" على النماذج. يجب أن يحتوي على الأعمدة التالية:

• رقم ترتيبي. يتم لصقها أيضًا على المستند.
• تاريخ الاستلام.
• المنظمة التي أرسلت المستند.
• كيف تم استلامها (عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني أو البريد العادي).
• اسم المستند.
• عدد النسخ.
• مكان إرسال المستند (اسم ورشة العمل أو القسم أو المجلد)

يتم تقديم عينة من أحد أشكال مجلة المراسلات الواردة أدناه.

إذا كان المستند الوارد أمرًا أو تعليمات منهجية للإدارة تلقتها ورشة العمل (القسم) للتنفيذ ، فيجب أن يشير سجل التسجيل إلى الشخص المسؤول ، وكذلك إلصاقملاحظة الأداء والتاريخ وتوقيع الفنان.

من يحتفظ بالسجلات؟

يمكن لأي شخص مسؤول يعينه الرئيس تسجيل المراسلات الواردة والصادرة. في هذه الحالة ، يجب تضمين هذا النوع من النشاط العمالي في وصف وظيفته أو الموافقة عليه بأمر من رئيس المؤسسة. كقاعدة عامة ، يتولى السكرتير العمل المكتبي في المنظمات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لموظف المكتب أو المسؤول (في الشركات الصغيرة) تسجيل المراسلات. في بعض المنظمات ، يتم التعامل مع المراسلات من قبل موظفين اثنين - المترجم والسكرتير.

تحتفظ المتاجر والإدارات أيضًا بسجلات للوثائق الواردة والصادرة. يتم ذلك من قبل موظف مكلف بهذا النوع من النشاط بأمر من الإدارة.

كيف يمكنني تسجيل الوثائق الواردة بشكل صحيح؟

تسجيل المراسلات الواردة والصادرة ليس بالمهمة الصعبة ، لكنه مسؤول. تخضع جميع المستندات التي تتلقاها المؤسسة للمحاسبة. إذا جاءوا من منظمات ، فيجب ختمهم وتوقيعهم من قبل الرئيس. أحيانًا يكون توقيع الأشخاص المسؤولين مطلوبًا أيضًا ، على سبيل المثال ، كبير المحاسبين ، إذا كانت هذه فاتورة صادرة للمؤسسة. الرسائل الواردة من الأفراد ، مثل التفسيرية أو المطالبات ، يمكن أن تحمل توقيع الشخص الذي قام بتجميع هذا المستند فقط.

في معظم المؤسسات ، يجب مراجعة جميع المراسلات الواردة من قبل المدير من أجل مواكبة عمليات الإنتاج. نفسهيقرر ما يجب فعله بالوثائق المستلمة - لقبولها للتنفيذ ، أو لتعريف الأشخاص المعنيين بالمعلومات ، أو لمجرد حفظ الورقة في مجلد. لذلك ، بعد أن سجل السكرتير المراسلات الواردة في المجلة ، يقدمها إلى الرئيس. يضع علامة على كل مستند إلى القسم الذي يجب إرساله.

بناءً على هذا "الحكم" ، يقوم السكرتير في سجل المراسلات الواردة بتدوين "مصير" كل حرف في العمود المناسب. على سبيل المثال ، يمكن إرسال لائحة جديدة بشأن حساب قسط التأمين إلى قسم المحاسبة ، وإرشادات السلامة إلى القسم الفني ، ومطالبة من المواطن إيفانوف إلى قسم مراقبة جودة المنتج. هذا يكمل عمل السكرتير بالوثائق الواردة

كيف أتتبع البريد الصادر؟

أعلاه ، قمنا بفحص الأوراق التي قد تتعلق بهذا النوع من الوثائق. في بعض المنظمات ، يجب الرد على الطلبات الفردية من قبل مساعد السكرتير أو المترجم. وفقًا لـ GOST R 6.30-2003.12 ، يتم وضع مثل هذا المستند في نموذج خاص أو على ورقة بيضاء تحمل شعار الشركة. يجب ختم أي خطاب عمل يتم إرساله إلى مؤسسة أو فرد وتوقيعه من قبل المدير. كقاعدة عامة ، يجب على السكرتير عمل نسخة من الوثيقة ، والتي يجب أن تودع في المجلد الصحيح.

يتم تسجيل المراسلات الصادرة في المجلة المقابلة. يجب على السكرتير التحقق مما إذا كانت جميع الأختام والتوقيعات اللازمة وتفاصيل شركته والمنظمة التي تم إعداد المستند من أجلها ، ضع عليها الرقم المقابل للرقم الذي تم إدخاله بموجبه في المجلة ، وتاريخ المغادرة ، واسم المجلد الذي تم إيداع النسخة فيه. إذا كانت المراسلات المرسلة عبارة عن رد على خطاب وارد ، فيجب عليك أيضًا كتابة الرقم الذي تم تسجيله تحته. يجب إرسال المستندات في اليوم المحدد في سجل التسجيل.

لماذا نحتاج محاسبة المراسلات؟

يعتقد بعض الأشخاص البعيدين عن الإنتاج أن التسجيل الدقيق للمراسلات الواردة والصادرة هو عمل إضافي ، أو ما يسمى بالأعمال الورقية. في الواقع ، تؤدي محاسبة المراسلات الوظائف التالية:

• ينظم سير العمل.
• يضمن الاستجابة في الوقت المناسب للإشارات الواردة
• يبسط تبادل المعلومات داخل الإنتاج.
• يضمن المشاركة الفعالة للشركة في الحياة الاقتصادية الخارجية
• يساعدك في العثور بسرعة على المستند الذي تحتاجه.

أهمية هذا العمل واضحة ، لذلك تحتاج إلى التعامل مع تنفيذه بمسؤولية.