ما هو التوثيق الأساسي في المحاسبة؟ تعريف الملء وأنواعه وخصائصه ومتطلباته

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

محاسبة أي شركة تتعامل مع التقارير الأولية. تتضمن قائمة الوثائق الأساسية في المحاسبة عدة أوراق إلزامية. كل منهم مرتبط بمراحل عملية الأعمال. إذا لم يحتفظ موظفو المنظمة بالوثائق الأساسية في "1C: Accounting" ، فستواجه الشركة عقوبات ملموسة.

ما هذا؟

محاسبة الوثائق الأساسية في المحاسبة هي أولوية قصوى. يتم تنظيم جميع الأنشطة المنفذة في هذا الاتجاه بموجب القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة". لذلك ، في الفقرة الأولى من الفصل التاسع ، يُقال إن أي ورقة تم تنفيذها بشكل صحيح ومعتمدة من قبل الإدارة ، والتي تعكس حلقات مختلفة من أنشطة أعمال الشركة ، يمكن الإشارة إليها على أنها وثائق أولية. بالمناسبة هذه الحلقات تسمى:

• تلقي الأموال مقابل السلع أو الخدمات المقدمةالمؤسسة ؛
• تحويل الأموال للسلع والمواد المستلمة.

وهكذا ، بالإضافة إلى القائمة الإلزامية للوثائق الأساسية في المحاسبة ، هناك قائمة إضافية. عادة ما يتم تجميعها بناءً على طلب إدارة الشركة. ويدخلون فيه نماذج تحتوي على معلومات حول التعويضات المتبادلة التي ليس لها أساس مالي.

ميزات العمل مع التوثيق الأساسي في المحاسبة

أول شيء يجب الانتباه إليه هو أن جميع النماذج "الأساسية" يجب أن ترتبط بتحويل الأموال. لذلك ، يجب عدم تضمين توكيل رسمي لاستلام المستندات في هذه القائمة.

يتم تخزين هذا النوع من الورق لمدة خمس سنوات على الأقل من تاريخ التوقيع. أثناء عمليات التدقيق الضريبي ، يطلب المفتش الوثائق الأولية لمدة سنة إلى ثلاث سنوات. وبالتالي ، يمكن إرسال الأوراق ذات الفترة الأطول إلى الأرشيف لتخزينها. بعد خمس سنوات ، يمكن التخلص منها تمامًا. يتم تدمير "الأساسي" وفقًا للميثاق الداخلي للشركة وتشريعات الدولة. هذا الإجراء معقد للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً. لذلك ، تحتفظ العديد من المؤسسات بـ "الأساسي" طالما كان هناك مكان في قسم المحاسبة. مدة تخزين الأوراق في الأرشيف في روسيا غير محدودة بأي شكل من الأشكال.

قائمة

لفهم ماهية الوثائق الأساسية في المحاسبة ، تحتاج إلى معرفة أنواع المستندات التي تتضمنها. يجب أن نتذكر ذلك الخطابتدور حول الأوراق المتعلقة بحركة الأموال. فيما يلي قائمة بما تم تضمينه في التوثيق الأساسي في المحاسبة:

1. عقد
2. فاتورة الدفع.
3. إيصالات النقد والمبيعات.
4. نماذج إبلاغ صارمة.
5. أعمال.
6. فواتير

يتم توفير مزيد من المعلومات حول كل من هذه المستندات الأولية في الفقرات التالية.

اتفاقية

هذا البند يسبب الكثير من الجدل بين موظفي قسم المحاسبة. الحقيقة هي أنه يجب تخزين الوثائق الأولية في قسم المحاسبة في أي حال ، لكن العقود تنتهي أحيانًا مع المحامين أو حتى في قسم شؤون الموظفين. لكن هناك وجه آخر للعملة. بعد كل شيء ، هو العقد هو أساس المعاملة المتعلقة بحركة التدفقات النقدية.

الفاتورة

يشير هذا النموذج إلى الوثائق الأساسية في قسم المحاسبة. ما هو الحساب ، يعرفه كل مشارك في عملية الأعمال. في الواقع ، هذا المستند هو الأساس لتحويل الأموال للسلع أو الخدمات المتلقاة. إذا قبل أحد الطرفين الحساب ، فهذا يعني أنه يوافق ضمنيًا على المعاملة. قد تحتوي أيضًا على معلومات تتعلق باتفاقية سابقة. الفاتورة لا تحتوي فقط على هذه البيانات ، بل تحتوي أيضًا على إجراءات إعادة الأموال في حالة الحاجة.

مذكرة شحنة

هذه الورقة هي واحدة من ألمع ممثلي التوثيق الأساسي في المحاسبة. النقطة المهمة هي أن فييشير إلى قائمة كاملة بالبضائع المشحونة إلى المشتري. في هذه الحالة ، نتحدث عن كل من المنتجات النهائية والمواد الخام. يتم تحرير مذكرة الشحن في عدد غير محدود من النسخ. هذه اللحظة ليس لها لائحة واضحة وهي في الواقع تقوم فقط على عدد الأطراف التي تحتاج إلى هذا النوع من الوثائق. وهذا يعني ، كم عدد المشاركين في الصفقة ، ينبغي تقديم العديد من النسخ. يجدر بنا أن نتذكر أن النماذج التي وقع عليها توقيع الشخص المسؤول فقط هي الصالحة. الختم أو الختم غير مطلوب في هذه الحالة

فعل القبول-التحويل

يشارك الموظفون العاديون في هذا القسم في معالجة الوثائق الأولية في قسم المحاسبة. في أغلب الأحيان ، يتلقون شهادات عمل (خدمات) يتم أداؤها كوثيقة داعمة. هذه الورقة ، كما يوحي اسمها ، يتم وضعها بعد تقديم الخدمات أو أداء العمل. يعتبر عقد القبول والتحويل الموقع ثنائيا صحيحا. هناك أوقات يرفض فيها أحد الأطراف الموافقة على المستند. في هذه الحالة ، يمكن اعتماد النموذج من قبل طرف واحد فقط ، ولكن بشرط أن يكون المراقبون حاضرين عند التوقيع عليه. بالإضافة إلى المعلومات الأساسية ، قد يتضمن فعل القبول والنقل بيانات ذات طبيعة توضيحية أو توضيحية. كقاعدة عامة ، يتم إدخالهم في جدول مكون خصيصًا. وأما اعتماد الختم فهو دائما موضع ترحيب ، ولكن إذا لم توجد مطبوعة فلا يبطل ذلك الورقة. تجدر الإشارة إلى أنه عند الحفاظ على الوثائق الأولية في المحاسبة ، فإن الفعل يعكس حركة الأصول الثابتةيجب أيضًا تضمين المؤسسات في قائمة المستندات الأولية.

كشوف المرتبات

يعكس هذا النوع من الوثائق الأولية حركة الأموال بين المؤسسة وموظفيها. بالإضافة إلى المبلغ الأساسي للأجور ، فإنه يشمل جميع المكافآت والتعويضات. في هذه الحالة ، يعمل كبير المحاسبين مع رئيس المؤسسة كشاهد على البيان. لكي تكون الوثيقة سارية المفعول ودخل حيز التنفيذ ، يجب ختمها. إذا لم يتم ذلك ، يمكن اعتبار النموذج غير صالح. وتجدر الإشارة إلى أن هذا الختم اختياري في الوثيقتين أعلاه

المستندات النقدية

تتضمن هذه القائمة الأشكال التالية:

• أمر استلام ،
• ملاحظة الصرف ،
• دفتر النقدية.

تحتوي هذه الوثائق الأولية على أكمل المعلومات المتعلقة بحركة الأموال. تنقسم الضمانات النقدية إلى عدة أنواع. لذلك ، في أغلب الأحيان في أعمال المحاسبة ، يتم استخدام KO-1 و KO-2 و KO-4. إنها تعكس جميع حقائق الحياة الاقتصادية للمنظمة. وبالتالي ، أثناء التدقيق الضريبي ، يكون المفتشون أكثر انتقائية بشأنهم. بالإضافة إلى هذه الأنواع ، هناك أشكال KO-3 و KO-5. الثالث هو سجل الطلبات النقدية ، والخامس يأخذ في الاعتبار حركة النقد في المؤسسة. كقاعدة عامة ، يولي المفتشون اهتمامًا أقل بكثير لهذه الأنواع من الوثائق الأولية. أما بالنسبة لتخزينها وتسجيلها ، فهذه العملياتنفذت وفقا للإجراء العام.

انفصال حسب مرحلة المعاملة

أي معاملة تنقسم إلى ثلاث مراحل. ولكل منهم وثائق محددة.

أولاً ، يتفق الطرفان دائمًا على شروط الصفقة. في هذه المرحلة ، يبرمون اتفاقية ويصدرون فواتير للدفع. بعد ذلك ، يقدم أحد الطرفين مساهمة عند الطلب. ودعماً لذلك ، فإن الدافع ملزم بتقديم الأوراق الداعمة. إذا تم إرسال الأموال من الحساب الجاري ، فيجب تقديم مستخرج. إذا تم السداد باستخدام النقد ، يتم إجراء التأكيد من خلال تقديم شيكات أمين الصندوق أو نماذج إبلاغ صارمة أو إيصالات. المرحلة الأخيرة من أي صفقة هي توفير السلع أو الخدمات المدفوعة. يجب تأكيد هذه اللحظة من خلال عمل تم إنجازه (خدمات) أو إشعار شحنة ، إذا كنا نتحدث عن أنواع مختلفة من المنتجات.

املأ المتطلبات

لسير العمل الصحيح ، لا يكفي مجرد معرفة ما هي الوثائق الأساسية في المحاسبة. من المهم مراعاة المتطلبات الأساسية لملئه. بادئ ذي بدء ، يجب أن يكون لكل نموذج اسم خاص به. أيضًا ، يلتزم مترجم الوثيقة بالإشارة إلى تاريخ تكوين هذه التقارير واسم المؤسسة. تشير المؤسسة إلى مورد أو مقاول أو مشتري. التفاصيل المصرفية،يتم أيضًا عرض الأحرف الأولى من المسؤولين واسم العملية في أعمدة منفصلة من الوثائق الأولية في قسم المحاسبة. يعلم الجميع ما هو اسم العملية ، فقط تذكر أنه يجب التعبير عن هذه القيمة في شكل كمي. اللحظة الأخيرة في إعداد هذا النوع من الورق هي توقيع وختم الأشخاص المسؤولين.

التحرير

عند التعامل مع عدد كبير من المستندات ، غالبًا ما يرتكب الموظفون أخطاء. يجب تصحيحها وفقًا للقواعد التي ينص عليها القانون. هناك نوعان من التعديلات:

1. للمساءلة الصارمة. إذا لزم إجراء تصحيح طفيف في النموذج ، فإن الشخص المسؤول ملزم بشطب السطر غير الصحيح بخط رفيع والإشارة إلى الإدخال الصحيح فوقه. لتأكيد دقة التغييرات التي تم إجراؤها على الورق ، من الضروري كتابة "الاعتقاد المصحح" والتصديق على النموذج بتوقيع وختم المسؤول. إذا تعذر تصحيح المستند بشكل نقطي ، فإن الشخص المسؤول ملزم بشطب النموذج المرسوم بشكل غير صحيح من زاوية إلى أخرى بخط أحمر رفيع. يجب أيضًا وضع علامة "ملغى" عليها. بعد إنشاء المثيل الصحيح ، يُحظر إتلاف المثيل الخاطئ.
2. للوثائق غير الصارمة. في هذه الحالة ، يتم إتلاف النموذج التالف وإنشاء ورقة بالمعلومات الصحيحة.

من الجدير معرفة أن يتوسطه خط يجب أن يتم فقط بخط رفيع للغاية. إذا كان الموظفيشطب النص بطريقة تجعله غير قابل للقراءة ، وهذا خطأ فادح.