ما هي مراقبة المخزون؟ طرق إجراء محاسبة المستودعات. تنظيم المحاسبة والمسؤولية والبرامج

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتكون التشغيل الناجح للمؤسسة من التأثير الكلي للعوامل المختلفة والأداء الكفء للوظائف الرئيسية. في الوقت نفسه ، تجدر الإشارة إلى أن المحاسبة الصحيحة للبضائع يمكن أن تُعزى إلى أحد الشروط الرئيسية للتشغيل المستقر للشركة.

إدارة المخزون

يستخدم هذا المفهوم لتعريف المحاسبة الكمية والمتنوعة الثابتة التي تتم في المستودع. بدون مراعاة البضائع الموضوعة في المستودع ، من الصعب ضمان سلامتها. لمثل هذه العملية ، يتم استخدام بطاقة جرد المواد ، وهي نموذج معتمد بموجب القانون لتسجيل حركة المواد من نوع وحجم ودرجة معينة في المستودع. يتم تعبئتها لكل رقم عنصر للمادة. يتم الاحتفاظ بها من قبل شخص مسؤول ماليًا ، مثل مدير مستودع أو أمين مخزن.

قبل أن تعهد إلى صاحب المتجر بالمخزون المادي للمشروع ، كقاعدة عامة ، يتم إبرام اتفاقية معه. يصف أنواع العمل الذي يؤديه الموظف ودرجة المسؤولية في حالة فقد أو تلف المنتجات المخزنة في المستودع.

تنظيم محاسبة المستودعات

عملية محاسبة جيدة التنظيمالمواد الموضوعة على أراضي المستودع هي جزء مهم وضروري للغاية من أنشطة المنظمة. من أجل التشغيل الفعال للمستودع ، يتم استخدام نظامين محاسبة شائعين: الدُفعة والفرز. ولكن بغض النظر عن الخيار الذي يتم اتخاذه ، سيحتفظ الموظفون المسؤولون ماليًا بسجلات منتجات الشركة العينية. يتم تنفيذ هذا الإجراء باستخدام أوامر السلع الواردة والصادرة.

إذا أخذنا في الاعتبار المعلومات الواردة في أدلة المحاسبة عن مخزونات الشركة ، يمكننا أن نستنتج أن المحاسبة التحليلية للسلع والمواد تتم باستخدام طريقة التوازن أو الفواتير القابلة للتداول. باستخدام هذه الأساليب ، يتم إجراء المحاسبة في سياق كل موقع تخزين ، وكذلك ضمنها مع تثبيت أرقام العناصر ومجموعات المنتجات المختلفة والحسابات الاصطناعية والفرعية.

باستخدام البطاقات

محاسبة جرد المواد ، والتي تستند إلى أوراق الدوران ، تتضمن في معظم الحالات استخدام الطريقتين المذكورتين أعلاه. يتيح لك هذا تحسين تشغيل المستودع وتحقيق مستوى أعلى من الإنتاجية.

في الخيار الأول ، يتم استخدام بطاقة محاسبة المستودع ، والتي يتم فتحها لكل نوع من أنواع عناصر المخزون المخزنة في المستودع. يعرض بيانات المجموع الكمي ، والتي في الواقع ، هي حركة المواد. أساس ملء هذه البطاقات هو المحاسبة الأساسيةالمستندات.

تتضمن محاسبة المستودعات باستخدام البطاقات أيضًا عرض الأرصدة في اليوم الأول وحساب معدل دوران الشهر. بمساعدة هذه الوثائق ، يتم تجميع أوراق الدوران لكل مستودع على حدة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم فحص بيانات تلك البطاقات الموجودة في قسم المحاسبة مقابل الوثائق الموجودة في المستودع.

من الممكن أيضًا ألا يتم الاحتفاظ ببطاقات المحاسبة في قسم المحاسبة. في هذه الحالة ، يتم تجميع الوثائق الصادرة والواردة حسب أرقام الأصناف. بعد ذلك ، بمساعدة هذه المستندات ، يتم حساب نتائج الشهر ، ويتم تسجيل بيانات المصروفات والإيصالات بشكل منفصل. علاوة على ذلك ، يتم عرض هذه المعلومات في ورقة التداول. تلك الأرصدة التي تم عرضها في هذه الكشوف يتم مقارنتها بالأرصدة المسجلة بالبطاقات المحاسبية بالمستودع.

حساب الرصيد

يختلف هذا النوع من محاسبة المستودعات عن سابقتها. الفرق الرئيسي هو أنه لا توجد محاسبة نوعية وإجمالية في سياق السلع والمواد في قسم المحاسبة. لا يتم أيضًا تجميع بيانات الدوران على التوالي.

مع هذا النوع من تنظيم المستودع ، يتم تنفيذ المحاسبة للسلع والمواد في سياق الحسابات الفرعية ومجموعات السلع والميزانيات العمومية ، والتي تُستخدم لحساب بنود المخزون حصريًا من الناحية النقدية. تتم المحاسبة من قبل أشخاص مسؤولين ماليًا. لهذه العملية ، يتم استخدام دفتر الأستاذ أو دفتر اليومية المناسب.

اما قسم المحاسبة فيعنى باستقبال ابتدائيالمستندات المحاسبية من الأشخاص المسؤولين ماليًا ثم يتحقق من البيانات المستلمة. عند اكتمال عملية التسوية ، يتم تحويل أرصدة المواد التي تم تسجيلها في اليوم الأول إلى الميزانية العمومية.

محاسبة الحزب

يتم تنظيم التجارة والمستودعات في هذه الحالة بطريقة يتم فيها تخزين دفعة محددة من البضائع بشكل منفصل. ولكل منها ، يكتب صاحب المتجر بطاقة دفعة من نسختين. يتم استخدام كتاب خاص لتسجيل هذه البطاقات. في هذه الحالة ، يكون رقم الدُفعة المقبولة هو رقم التسجيل في هذا الكتاب. بعد إدخال المعلومات اللازمة ، يتم نقل نسخة واحدة إلى قسم المحاسبة ، والأخرى تبقى في المستودع وتؤدي وظيفة سجل محاسبة المستودع.

تجدر الإشارة إلى حقيقة أن السلع والمواد التي تحمل الاسم نفسه يتم تحديدها كدفعة. يجب توفير هذا المنتج من قبل مورد واحد. بالنسبة لعدد الولادات ، فقد يكون هناك عدة.

عند ملء بطاقة الدُفعة ، يجب على عامل المستودع تحديد تاريخ التجميع ورقمه ووقت ملء فعل استلام البضاعة ونوع النقل وتفاصيل المورد ورقمه وتاريخه من الفاتورة واسم المنتج ومكان المغادرة والوزن والدرجة

محاسبة المستودع للمواد ، التي تستخدم طريقة الدُفعات ، تعني الانعكاس أثناء إصدار البضائع لتاريخ هذا الإجراء ، ورقم مستند السلع الاستهلاكية ، وطريقة النقل ، واسم المستلم وكمية ودرجة المنتجات المباعة. في نفس الوقت ، يشير مستند المصاريفرقم بطاقة الحزب

عند استخدام جميع مخزون دفعة معينة ، يضع مدير المستودع والتاجر توقيعاتهما على البطاقة ونقلها إلى قسم المحاسبة ، حيث سيتم فحصها لاحقًا.

من الممكن أن يتم الكشف عن النقص أثناء الشيك. في هذه الحالة ، تتضمن محاسبة المستودعات الإجراءات التالية: قبل الجرد التالي ، يكتب المحاسب النقص في تكاليف التوزيع ، ولكن بشرط أن يكون ضمن حدود الخسارة الطبيعية. إذا تم تجاوز المعايير ، فيجب تعويض النقص من هؤلاء الأشخاص المسؤولين مالياً عن المنتجات المخزنة في المستودع.

يجدر أيضًا النظر في المعلومات التي تفيد بأن نظام جرد الدُفعات يتضمن رسم عمل لمجموعة مستخدمة بالكامل من السلع والمواد.

كيف يتم استخدام دفاتر يومية المستودعات في الفرز؟

إذا تم استخدام طريقة المحاسبة هذه ، فسيقوم أمين المتجر بفتح صفحة واحدة أو أكثر في دفتر يومية السلع لكل صنف واسم منتج. يمكن أيضًا إدخال بطاقة منفصلة. يعتمد عدد الصفحات على حجم العمليات المنفذة عند الاستلام والاستهلاك.

في عنوان بطاقة أو صفحة من مجلة ، يجب أن تشير إلى المقالة والاسم والتنوع والميزات الأخرى التي تميز منتجًا معينًا. يتم استخدام المساحة المتبقية على الصفحة لعكس الإيصالات والنفقات وأرصدة المنتج.

دفتر الجرد (دفتر اليومية) مطلوب لتسجيل البيانات عند تسجيل كل إيصال أو مصروفالوثيقة

التشريع يسمح باستخدام أشكال مختلفة من المجلات. مثال على ذلك هو مجلة التجارة في شكل N MX-2. يجب أن يتم تنفيذها من قبل صاحب المتجر أو أي شخص مسؤول آخر. أساس ملئه هو المستندات الخاصة بقبول وإصدار البضائع والمواد المودعة مسبقًا. يحتوي هذا السجل على البيانات التالية:

- التاريخ الذي تم فيه قبول البضائع والمواد للتخزين ؛

- الوحدة التي نقلت أصناف المخزون إلى المستودع ؛

- الاسم والسعر والكمية ووحدات قياس السلع والمواد ؛

- رقم وتاريخ المستندات التي تم استخدامها أثناء إصدار واستلام المنتجات ؛

- موقع التخزين.

من أجل قبول البضائع للتخزين وإصدارها لاحقًا ، من الضروري المصادقة على الوثائق ذات الصلة بتوقيعي أمين المخزن ومدير المستودع.

تنظيم محاسبة المستودعات بشكل صحيح من النوع الكمي ، حيث يتم تسجيل حركة وأرصدة المنتجات ، وستساعد أنواع مختلفة من مجلات السلع ، بمساعدة عناصر المخزون التي يتم الاحتفاظ بها في أماكن التخزين ، وكذلك التثبيت استهلاكهم. يمكن أيضًا عرض هذه المعلومات في شكل بيانات.

كيف يتم تخفيض المخزون؟

ترتبط التجارة والتخزين حتماً بظواهر مثل تقادم البضائع ، فضلاً عن انخفاض الطلب عليها أو فقدان الجودة. لا يمكن تجاهل هذه القضايا ويتم استخدام عملية تخفيض السعر لمعالجتها بشكل فعال. لتسجيله ، ستحتاج إلى فعل إهلاك للأصول المادية.

يجب تحريره وتوقيعه من نسختين. يتم ذلك من قبل أشخاص مسؤولين يمثلون لجنة خاصة. تبقى نسخة واحدة مع مدير المستودع (يجب الاحتفاظ بها) ، ويتم إرسال النسخة الثانية إلى قسم المحاسبة. في بعض الحالات ، قد يتم إرفاق نسخة واحدة بسند التسليم. يتم ذلك من أجل النقل اللاحق لهذا المستند إلى مؤسسة تعمل في بيع البضائع المخفضة ، أو لغرض العودة إلى الشركة المصنعة.

أنظمة إدارة المستودعات

إحدى المهام الرئيسية لأي عمل هي أتمتة وتحسين جميع العمليات الداخلية للمؤسسة. سيوفر هذا الوقت ويحسن جودة الخدمة.

المستودع ليس استثناء. من أجل تسريع العمليات المختلفة المتعلقة باستلام واستهلاك البضائع ، يتم استخدام برنامج محاسبة المستودعات. قد يكون له شكل وهيكل مختلفان ، لكن وظائف مثل هذه البرامج تظل كما هي.

نتحدث عن الفرص التالية:

- توزيع المنتجات في المستودع عن طريق خلايا التخزين والدُفعات والأشخاص المسؤولين ؛

- إمكانية إعادة الحساب الديناميكي لأرصدة الأسهم ؛

- تتبع البضائع على طول طرق المرور ؛

- استخدام طرق مختلفة لتسعير البضائع ؛

- الجرد والتكوين اللاحق للتقارير ذات الصلة وفقًا لنتائجها ؛

- تكوين أوامر الاستلام والمستودعات ؛

- إعادة تقييم البضائع بسبب تأثير العوامل المختلفة التي تشكل قيمتها ؛

- إدارة المستودعات.

يسمح لك برنامج مراقبة المخزون المصمم جيدًا بإنشاء عملية فعالة لمستودع العبور ، بالإضافة إلى مستودعات الأغراض العامة. كما يتم ممارسة استخدام التناظرية الإلكترونية لبطاقة محاسبة المستودع ، والتي تحتوي على جميع المرشحات ذات الصلة. نحن نتحدث عن تتبع المعلومات في المجالات التالية:

- العملة المستخدمة لدفع ثمن البضائع (وفقًا لبيان التجميع ، فعل الفائض والنقص ، بيان التوافر الفعلي ، إلخ) ؛

- دفعة من المنتجات ، شروط تخزينها ، تاريخ انتهاء صلاحية الشهادات ؛

- أنواع مختلفة من العمليات مع السلع والمواد ؛

- الغرض ؛

- الفرز ؛

- الأشخاص المسؤولون ماليًا ؛

- عمليات التوظيف وتفكيك الأصول المادية في المستودع

كقاعدة عامة ، يتم الانتهاء من محاسبة المستودعات الآلية من قبل المطور ، مع مراعاة الخصائص الفردية لعمل عميل معين.

البرامج الحالية

يمكن استخدام برامج مختلفة لتنظيم عمل المستودع بشكل فعال. ولكن أحد أكثر الخيارات شيوعًا هو "1C Warehouse Accounting". يتمتع هذا البرنامج بمزايا معينة تجذب العديد من الشركات التي تدمج هذا البرنامج في مستودعاتها.

تبدو الوظائف الرئيسية كما يلي:

- محاسبة سريعة وفي الوقت المناسب للأصول المادية ، وصولها وحركتها ؛

- صيانة دقيقة لجميع وثائق المستودعات ؛

-صيانة مناسبة وفي الوقت المناسب لمجلة (بطاقات) المستودعات ؛

- توافر جميع الأدوات اللازمة للمخزون الصحيح ؛

- تمثيل و تجهيز نظام المستودعات

بمساعدة هذا البرنامج ، يمكنك تغطية العديد من مجالات النشاط الاقتصادي للمؤسسة نوعيًا. نحن نتحدث عن إدارة قواعد المبيعات والمخزون والتمويل والمشتريات وتسليم البضائع. تشمل المزايا الرئيسية لـ "1C" سهولة استخدام البرنامج ، وإمكانية تصحيحه مع مراعاة احتياجات منظمة معينة والامتثال الكامل لقواعد التشريع الروسي.

إذا كنت ترغب في ذلك ، يمكنك استخدام برامج أخرى: "Super Warehouse" و "Goods-money-goods" وغيرها.

الخلاصة

من الواضح أن عمل المستودع يلعب دورًا مهمًا في بناء شركة فاعلة. لذلك ، فإن جودة الخدمة وسرعة التسليم وحالة عملية البيع ككل تعتمد على مستوى تنظيم وظائف المستودع. وبالتالي ، يجب على أي شركة مهتمة ببناء دورة مبيعات وتسليم المنتج بنجاح تنظيم محاسبة البضائع بشكل صحيح.