الاتصال الأفقي: المفاهيم الأساسية ، الأنواع ، طرق الإدارة في المنظمة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يشار إلى الاتصال بشكل عام على أنه مجموعة متنوعة من أشكال نقل المعلومات. بالنسبة لبيئة الأعمال ، من المعتاد التمييز بين الاتصالات الرأسية والأفقية. كل واحد منهم له خصائصه الخاصة ، وخصائصه المميزة لتفاعل المشاركين. سوف تستكشف هذه المقالة هذا بمزيد من التفصيل. دعونا نسلط الضوء على الاختلافات الرئيسية بين هذه الأنواع من الاتصالات.

ما هذا؟

أولاً ، فكر في المفهوم الأساسي. إذن ، الاتصال هو عملية نقل المعلومات التي يستخدمها الأشخاص. يمكن أن تظهر بعدة أشكال:

• صريح. هذا هو استخدام اللغة المنطوقة أو النص أو نوع من الصور الرسومية والمرئيات وما إلى ذلك.
• ضمني. التواصل من خلال الإيماءات غير اللفظية وتعبيرات الوجه وتعبيرات وجه معينة.

أما بالنسبة للوسائل الرئيسية للاتصال التجاري فهي كالتالي:

• اجتماع
• مؤتمر بالفيديو
• البريد الإلكتروني.
• محادثات هاتفية.
• نقل المذكرات
• شخصيمحادثة
• استخدام تقنيات الإنترنت (دردشات ، مراسلات فورية).
• تقديم التقارير

من المعتاد تحديد عناصر الاتصال التالية:

• مرسلين. هؤلاء هم الأشخاص الذين يقومون بتكوين البيانات وتشفيرها ونقلها إلى مشاركين آخرين في العملية.
• الرسائل. المعلومات المشفرة الخاصة بالمرسل.
• قنوات. هنا تبرز وسائل الاتصال ، والبيئات التي يمكن فيها نشر المعلومات.
• المستلم. الشخص الذي تم إرسال المعلومات إليه. عنصر يفسر المعلومات.

المجموعات الداخلية والخارجية

الاتصالات الرأسية والأفقية في المنظمة هي فئات فرعية بطبيعتها.

تنقسم اتصالات الأعمال عمومًا إلى خارجية وداخلية. يتم تمثيل الأخير من خلال الاتصال الذي يحدث مباشرة داخل المنظمة ، على وجه الخصوص ، بين الموظفين الأفراد ، والإدارات ، وورش العمل ، وأقسام الشركة. الاتصال الخارجي هو التواصل مع الكيانات الخارجية. يمكن أن يكونوا مقاولين ، وموردين ، وعملاء ، ومؤسسات خدمية ، وممثلين عن وكالات حكومية ، إلخ.

بدورها يتم تمثيل الاتصالات الداخلية في المنظمة بالشبكات الأفقية والعمودية وكذلك شبكات الاتصال. يتم تقسيم الفئات العمودية أيضًا إلى فئتين أخريين:

• عكسي (مبدأ من أسفل إلى أعلى).
• هرمي (مبدأ من أعلى إلى أسفل).

ميزات هذهالأصناف المعروضة ستناقش بالتفصيل في المقال

الاتصال الأفقي

ماذا تقصد؟ الاتصال الأفقي هو تبادل المعلومات التجارية الرسمية بين الموظفين الذين يشغلون نفس المكانة المتساوية في الشركة. هنا يمكن أن يكون الاتصال وثيق الصلة بين العاملين في نفس ورشة العمل ، والشعبة ، والفرع ، وبين العاملين في الإدارات المعادلة في ورش العمل والفروع.

الاتصال الأفقي هو الاتصال بين المديرين الذين لديهم نفس نطاق الكفاءات ، وكذلك بين الموظفين الذين لديهم نفس الفئة ، في وظائف معادلة ، ولديهم مجموعة متساوية من الصلاحيات والمسؤوليات.

الاتصالات الأفقية في المنظمة ضرورية في المقام الأول لخلق جو عمل صحي وودي ومريح. هذا هو تنظيم اتصالات تجارية كاملة ومثمرة. يتيح لك نظام الاتصالات الأفقية المنظم بشكل صحيح تحقيق نتائج إيجابية بناءً على نتائج عمل كل عضو في الفريق.

مشاكل محتملة

يمكن أن تطغى بعض المشاكل على هذا النوع من الاتصالات التجارية. فيما يلي أهم ما يميز الاتصالات الأفقية في الإدارة:

• باستخدام المصطلحات المهنية. قد يكون غير مفهوم للموظفين المعينين حديثًا ، وموظفي قسم آخر.
• الخلافات حول أهمية موقعهم المحدد ، ونوع النشاط الخاص بهم.
• الحد من الاتصالات التجارية لالمنزلية ، مناقشة المشاكل الشخصية. الظهور على هذا الأساس للشائعات ، والمحادثات من خلف ظهرك ، والمناقشات التي تصرف الانتباه عن عملية العمل.
• قد تنخفض فعالية الاتصالات التجارية بسبب ظهور الإعجابات ، والكراهية الشخصية ، وما إلى ذلك.

حل المشكلة

للحفاظ على الاتصالات الأفقية الداخلية في الشركة من مثل هذه المشاكل ، يجب على المدير القيام بما يلي:

• اطلب من المرؤوسين والزملاء التواصل بلغة مفهومة للجميع لفك رموز المصطلحات المهنية.
• تنظيم الاتصال بين مرؤوسيك ، وتحييد الخلافات وسوء التفاهم بينهم.
• عقد اجتماعات عامة ، بما في ذلك الاجتماعات غير الرسمية ، حتى يتمكن الموظفون من التواصل مع بعضهم البعض.

النوع العمودي

الاتصالات الأفقية هي اتصالات بين موظفي نفس المنظمة ، اتصالات تجارية بين عمال نفس القسم ، ورشة عمل ، يشغلون مناصب متساوية. الاتصال العمودي في بيئة الأعمال هو نقل المعلومات بين الإدارة والمرؤوسين. وتتضمن الأشكال التالية:

• أوامر.
• توصيات
• أوامر.

يتم إرسال هذا من الرئيس إلى مرؤوسيه. يرسل الموظفون التقارير والرسائل والتقارير وما إلى ذلك ردًا على المدير.

ينقسم الاتصال العمودي إلى نوعين:

• بين الأقسام والأقسام وورش العمل الموجودة على مستويات هرمية مختلفةفي الشركة.
• مباشرة بين المرؤوسين وسلاح القيادة

نقل المعلومات هنا متاح في شكلين - المصب (هرمي) والمنبع (عكسي). دعونا نقدمهم على وجه التحديد.

مجموعة من أعلى إلى أسفل

هنا ستأتي المعلومات من المستويات الأعلى من التسلسل الهرمي إلى المستويات الأدنى. أي من الرئيس إلى مرؤوسيه. ضمن هذه المجموعة ، يمكن تمييز الأشكال التالية من الاتصالات التجارية:

• أوامر وأوامر. قد تكون مصحوبة بشرح حول تحقيق الأهداف وتنفيذ المهام وتطبيق تقنيات وطرق معينة.
• وثائق - تقييمات لجهود المرؤوسين
• الدعم والتحكم.
• حوافز للموظفين

قضايا الأنواع الفرعية الهرمية

مشاكل الاتصال التجاري من النوع "أعلى لأسفل" (اتصال المدير مع مرؤوسيه) تشمل ما يلي:

• سوء تفاهم. قد يكون هناك موقف يتحدث فيه الرؤساء وفناني الأداء بلغات مختلفة - بالمعنى الحرفي والمجازي. حتى لو تم اختيار اللغة الروسية بوضوح كلغة اتصال ، فإن المستويات المختلفة من التدريب المهني ستظل تترك مجالًا لسوء الفهم. على سبيل المثال ، إذا أساء المدير استخدام المفردات المهنية والتقنية في التواصل مع الموظفين ذوي المهارات المنخفضة. مثال آخر: لا يستطيع رئيس شركة دولية دائمًا العثور على لغة مشتركة مع الموظفين الذين يمثلون ثقافة وطنية مختلفة.إنهم ، حتى يعرفون لغة أجنبية ، قد لا يفهمون خصوصيات خطاب المتحدث الأصلي - نفس الاختصارات ، المصطلحات ، التلاعب بالكلمات.
• كمية المعلومات. لا يرسل المديرون دائمًا المعلومات اللازمة بالقدر المناسب. في بعض الحالات ، يصعب على المرؤوس إكمال المهمة المعينة بسبب نقص المعلومات الضرورية. وفي حالات أخرى ، يعاني المؤدي من الحاجة إلى دراسة المعلومات الزائدة عن الحاجة وغير ذات الصلة.

مجموعة من أسفل إلى أعلى

هذه هي المعلومات التي يتم إرسالها من المرؤوسين إلى القائد. تبرز الأشكال التالية هنا:

• نصب تذكاري.
• تقارير
• رسائل بمراحل العمل المنجز
• تقارير عن حدوث مشاكل غير متوقعة أثناء حل مهمة خدمة.
• مقترحات بأفكار مبتكرة ، وطرق لتحسين الإنتاج ، وإدخال تقنيات وأساليب نشاط جديدة في الشركة.

مثل هذه التعليقات لا تقل أهمية للمديرين عن إعطائهم الأوامر بأنفسهم. يمكنك الحصول على أحدث المعلومات حول حالة الأمور في الشركة من المرؤوسين. تتيح لنا هذه المعلومات تقييم الحالة المزاجية الجماعية ، وتحديد عدم الرضا المتزايد للموظفين في مهدها.

مشاكل الأنواع الفرعية العكسية

ردود الفعل بين فناني الأداء والإدارة يمكن أن تشوبها المشكلات التالية:

• نادرا ما يرسل المرؤوسون ردود فعل سلبية ، شكاوى إلى إدارتهم حتى حول تلك الجوانب التي هي تماماجدي. السبب بسيط - الخوف من الطرد
• في كثير من الأحيان ، حتى التعليقات والاقتراحات المرسلة من قبل الموظفين تظل دون إجابة. والسبب هو إما التوظيف المفرط للمدير ، أو عدم احترامه لموظفيه. يعتبر أنه ليس من المهم تحليل رسائلهم. رداً على ذلك ، فإن العمال مقتنعون بأن مثل هذه التعليقات عديمة الفائدة.
• النقد المقدم قد لا يصل إلى وجهته النهائية على الإطلاق. على سبيل المثال ، في حالة قيام موظف بإرسال خطاب إلى الرئيس التنفيذي مع شكوى بشأن إدارته المباشرة. قد يمنع الرئيس المرؤوس مثل هذه التعليقات ، لأنها ستؤدي إلى عواقب سلبية عليه.
• لتوضيح الموضوعات الغامضة ، ساعد في حل المشكلات التي ظهرت فجأة ، في معظم الحالات ، يفضل الموظفون اللجوء إلى الزملاء بدلاً من المديرين. قد يكون السبب أنهم لا يأملون في الحصول على مساعدة كاملة ومؤهلة ، فهم يخشون أن يتم اتهامهم بعدم الكفاءة.
• غالبًا ما يكون هناك سبب إقليمي وجغرافي لاستحالة مثل هذا الاتصال. يمكن أن توجد المكاتب التي يوجد بها المرؤوسون والموظفون القياديون في مناطق مختلفة من المستوطنة ، وحتى في مدن والولايات المختلفة.

طرق حل المشكلات

يمكن حل جميع المشاكل المذكورة أعلاه على النحو التالي:

• تحديد البريد المجهول وصناديق البريد الإلكتروني للموظفينسيتمكن من إرسال شكاوى واقتراحات متخفية.
• تطوير نظام لمكافأة الموظفين الذين يستخدمون الملاحظات من الإدارة.
• أنشئ مخططات اتصال بين عامل بسيط ورئيس رفيع المستوى بدون حواجز وسيطة في شكل توجيه مباشر للموظف.
• تقديم تسجيل جميع الطعون التي يتلقاها المديرون من المرؤوسين مع الحاجة إلى الإبلاغ عن التدابير المتخذة استجابةً لذلك