تنظيم نظام رقابة داخلي في المنظمة: الإنشاء والغرض والمتطلبات والتحليل

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يهتم صاحب أي كائن اقتصادي دائمًا بجودة تنظيم نشاطه الاقتصادي. أي مشروع مربح يحمل ربحًا محتملاً لمالكه. أي رجل أعمال كفء لن يكون مهتمًا بظروف عمل نسله ، مما يجلب له مثل هذا الدخل الجاد؟ ربما تحتاج إلى أن تكون أحمقًا لتترك كل شيء يأخذ مجراه وتفترض أنه سيكون دائمًا كذلك ، وأن العمل في المنظمة سيستمر كما هو مخطط له وسيحقق نفس النتائج المالية الإيجابية إلى الأبد ، دون الخوض في ذلك ودون التدخل فيه عملية عمل مرؤوسيك. على وجه التحديد لأن كل رجل أعمال في عقله الصحيح وموقف موضوعي لإدارة شركته يخاف من خسارة أرباحه ويصبح يومًا مامفلسًا ، أدخل نظامًا للرقابة الداخلية على المنظمة. ما هذا؟ ماذا يعطي هذا النظام؟ كيف يتم تنظيمها؟ وما هي الاهداف؟ أول الأشياء أولاً.

ما هو نظام الرقابة الداخلية في المؤسسة

عينة من أي كيان تجاري نموذجي هي مؤسسة تمارس نشاطها الاقتصادي دون انقطاع وتفي بالشرط الرئيسي لوجودها - فهي تحقق ربحًا وتزيده بانتظام. يوجه صاحب الشركة دائمًا كل الجهود والاستثمارات فقط إلى ما يجعل مؤسسته أقوى وأكثر قوة ، مما يوسع مصادر العائد على شكل دخل. بالطبع ، أي مالك يريد أن تعمل شركته بسلاسة. وهو يتفهم أنه لهذا عليك اتخاذ الإجراء المناسب. هذا هو المكان الذي تنشأ فيه الحاجة العالمية لتنظيم نظام الرقابة الداخلية للمنظمة. هنا يمكن للمرء أن يرى بوضوح الحاجة إلى تشكيل مثل هذا الجهاز داخل المؤسسة لرصد وتحديد أوجه القصور في عملية الإدارة ، والتي ستشير إلى المالك بشأن أي انتهاكات وتناقضات. ماذا يجب أن يكون مثل هذا الجهاز؟

نظام الرقابة الداخلية في إدارة المنظمة عبارة عن مجموعة من الطرق لتتبع ومتابعة وفحص وتقييم وتحليل جميع الإجراءات والعمليات التجارية التي تجري في المؤسسة والتي ترتبط مباشرة بنتائج النشاط الاقتصادي للشركة ككل. بعبارة أخرى ، هؤلاء موظفون خاصون وطرق محددةالبحث ، قائمة بالمعدات التحليلية والتقنيات ذات الصلة ، والتي تعطي معًا التأثير المسيطر للغاية الذي يريد صاحب العمل أن يتم تزويده به. إنه يحتاج إلى مثل هذه السيطرة من أجل حماية نفسه من المرؤوسين غير الشرفاء أو الأداء الرديء لواجباتهم ، مما قد يؤثر في النهاية على النتيجة المالية للمشروع ككل. لكن كيف يتم تنظيم هذه العملية؟

تنظيم نظام رقابة داخلي في الشركة هو تشكيل مثل هذه الأرضية المواتية لعمل السلطات التنظيمية بالتزامن مع وصولها إلى المعدات التقنية وجميع المعلومات الضرورية لكيان تجاري يمكنه تقديم خدمات عالية - رقابة الجودة في مراقبة عمل العمال ومهامهم المباشرة وفق توصيفاتهم الوظيفية. ببساطة ، فإن إنشاء جهاز تحكم في مؤسسة ما ينطوي على أداء من قبل مدققي حسابات متخصصين في جميع المجالات الوظيفية للشركة.

الأهداف

لا يقوم رجل الأعمال المختص بأي شيء بلا هدف ، لذلك فهو يفكر في كل تفاصيل عمله أو ابتكاره أو أمره أو أمره المقدم من خلال المدير ويقوم بتنفيذها في الأنشطة التجارية لمؤسسته لتحقيق نتيجة محددة. وفقًا لذلك ، هو نفسه مع جهاز التحكم. هناك أربعة أهداف رئيسية لنظام الرقابة الداخلية في المؤسسة ، والتي توجه أي مالك لتجنبهاتحدث المشاكل:

1. التحقق من فاعلية النشاط الاقتصادي. إنه يعني الحاجة إلى مراقبة ومراقبة المعاملات الاقتصادية التي تتم في المؤسسة من أجل تحديد الانحرافات المحتملة وقمعها.
2. أمن المعلومات. إنه ينطوي على تنظيم الأداء الشفاف لقسم المحاسبة في تقديم تقارير موثوقة وموضوعية وكاملة وفي الوقت المناسب للإدارة والسلطات العليا.
3. قمع السرقة والأعمال غير القانونية للموظفين. يشير هذا إلى تشديد الرقابة على الحوادث المحتملة لغسيل الأموال والخداع من قبل الموظفين داخل المؤسسة.
4. الامتثال للوائح. يجب أن تتبع كل وحدة حكومية في جهاز الموظفين بدقة جدول العمل التنظيمي الداخلي.

في محاولة لحماية نفسه وثمار عمل شركته في شكل إيرادات ، يضع صاحبها لنفسه أهدافًا محددة. تتحقق هذه الأهداف بنجاح بفضل التنظيم الفعال لنظام الرقابة الداخلية في المنظمة.

هيكل

يتم تنفيذ آلية التحكم في أي مؤسسة من خلال التبعية الهرمية للهيئات المسيطرة. يوجد في كل موقع هيئات مسؤولة عن تنفيذ أنشطة المراقبة والتحقق. كيف يبدو نموذج نظام الرقابة الداخلية في مؤسسة من حيث التبعية الهيكلية والهرمية؟

بالطبعيعتمد الكثير على شكل الحكومة في المؤسسة. مع شركة صغيرة وموظفين من ثلاثة أو أربعة أشخاص ، كل شيء واضح ، لا يوجد شيء خاص للسيطرة عليه ، ويتم ذلك من قبل المشرف المباشر. لكن في المؤسسات الكبيرة ، كل شيء مختلف: فكلما كبرت الشركة ، يجب توزيع تدابير الرقابة الداخلية الأكثر صلة على إداراتها الهيكلية. على سبيل المثال ، يتم تنظيم الرقابة الداخلية في أنظمة الشركات في سياق عدة كتل هيكلية:

• الكتلة الأولى هي مجلس الإدارة ، الجهاز الإداري الرئيسي الذي لا يتزعزع ، والذي يتم إدارته والتحكم فيه مركزيًا.
• الكتلة الثانية تتضمن تفريع الرقابة من مجلس الإدارة إلى هيئتين رئيسيتين في شكل جهاز الإدارة ولجنة المراجعة.
• الكتلة الثالثة - تنص على تقسيم السيطرة من جهاز الإدارة إلى رؤساء جميع الأقسام الموجودة في الشركة ، والذين بدورهم يتحكمون في الأنشطة المباشرة لمرؤوسيهم في كل قسم.
• الكتلة الرابعة - تتضمن توزيع مسؤوليات الرقابة على لجنة التدقيق في وحدة إدارة المخاطر ووحدة الرقابة الداخلية.

استنادًا إلى الهيكل التنظيمي للهيئات الرقابية في الشركة ، يمكننا أن نستنتج أن هناك اتجاهين في أشكال الشركات الحكومية: هذه هيئات هيكلية منفصلة داخل المؤسسة ورؤساء الأقسام الذين يراقبون مرؤوسيهم. غالبا ما تكون هذه هي الطريقة التي يتم بها تنظيم النظام الداخليالسيطرة في المؤسسة.

هيكل الإشراف على المؤسسات المالية يبدو مختلفًا بعض الشيء. يوفر نظام الرقابة الداخلية لمؤسسة الائتمان ستة مصادر رئيسية لنشر التدابير ذات الصلة على مستويات معينة من التسلسل الهرمي:

• هيئات إدارة مؤسسة ائتمانية ؛
• رئيس و نوابه
• كبير المحاسبين ونائبه
• مراجعة عمولة أو مراجع حسابات في واحد ؛
• وحدات تحكم خاصة ؛
• الانقسامات الهيكلية الأخرى للهيئات الرقابية لمؤسسة الائتمان.

المشاهدات

تصنيف أنواع الرقابة الداخلية متعدد الأوجه تمامًا نظرًا للعدد الكبير من خصائص الوحدة. وبالتالي ، فإن إنشاء نظام الرقابة الداخلية في المنظمة يوفر عدة فروع في المجالات الرئيسية.

بترتيب التنفيذ:

• إداري ؛
• إداري ؛
• مالي ؛
• التكنولوجية ؛
• قانوني ؛
• محاسبة.

حسب استمارة التقديم:

• الفعلي ؛
• كمبيوتر ؛
• وثائقي.

مؤقتًا:

• أولي ؛
• الحالي ؛
• التالي

حسب التغطية:

• كامل وجزئي ؛
• صلبة أو انتقائية ؛
• معقد أو مواضيعي

طرق

بالإضافة إلى أنواع الإشراف المدرجة ، يمكن أن تتجلى إجراءات التدقيق المنفذة في المؤسسة في تنفيذ مناهج منهجية مختلفة للتحقق. لذلك ، فإن تنظيم نظام الرقابة الداخلية في مؤسسة ما ينطوي على استخدام مجموعة من ثلاثة مجالات منهجية رئيسية.

الطرق العامة:

• التدقيق - يتضمن مراقبة المحاسبة والتقارير المالية.
• المراقبة - تتضمن دراسة صحة الإجراءات المنفذة في مناطق محددة في أقسام محددة من المؤسسة.
• مراجعة - تتم من خلال التلاعب في التحقق مع الوثائق.
• التحليل - يحسب مؤشرات اقتصادية محددة ويقارنها بقيم القاعدة
• فحص موضوعي - يتم إجراؤه حول موضوع شيء محدد ، على سبيل المثال ، التحقق من السجل النقدي والنقد.
• تحقيق رسمي - يحدث عندما يتم الكشف عن عدم امتثال للوائح أو جريمة يرتكبها شخص مسؤول ماديًا.

الضوابط الوثائقية:

• التقييم القانوني - يشير مباشرة إلى صلاحيات القسم القانوني في المؤسسة مع أنشطة التحقق فيما يتعلق بالعقود والوثائق الأخرى.
• التحكم المنطقي - يتم إجراؤه للتحقق من ربحية العمليات التجارية الجارية ، والتي تنعكس في المستندات ذات الصلة.
• التحقق الحسابي - يتجلى في سوء تقدير محدد ومقارنة المؤشرات في المستندات مع المؤشرات الحقيقيةالبيانات.
• فحص العداد - يتضمن رفع المستوى الأساسي لفترة محددة وتحليلها: ويشمل ذلك فواتير الشحن ، وفواتير الضرائب ، والتعديلات على الفواتير الضريبية والمزيد.
• التحقق الرسمي - يوفر التحكم في توفر المستندات الإلزامية التي تم على أساسها تنفيذ عمليات معينة.
• فحص مقارن - يكشف عن عدم الدقة والتناقضات في البيانات الرقمية والملخصة والمعادلة.

تقنيات التحكم الفعلي:

• الجرد - ينص على التحقق من خلال نظام الرقابة الداخلية للمحاسبة في المنظمة من وجود وإعادة حساب هذه الممتلكات مثل الأصول الثابتة والأصول الملموسة وغير الملموسة والنقد في الصندوق والأموال غير النقدية في الحسابات المصرفية ، إلخ
• الخبرة - يتم إجراؤها من خلال جذب خبير أو أخصائي موظفين في قضية محددة بتركيز معين.
• الملاحظة المرئية - تتضمن مراقبة الموظف ونشاط عمله من الخارج. على سبيل المثال ، هذه هي الطريقة التي يمكن بها لمحاسب أول مراقبة أداء واجباته من قبل محاسب عادي.
• قياس التحكم - يتميز بقرار مفاجئ للتحقق من إعادة الإنتاج الكمي أو النوعي لعملية معينة في المؤسسة من أجل مقارنتها بالمعيار.
• تحليل المعلومات الإدارية - يحدد مسبقا دراسة الأوامر والأوامر والمراسيم ذات الطبيعة الداخلية والتحقق من نتائج تنفيذها

وظائف

يوفر تنظيم نظام الرقابة الداخلية في منظمة بأي شكل من أشكال الملكية أداء وظائف محددة من قبل الهيئات ذات الصلة. بعد كل شيء ، تتضمن كل عملية تحكم تحقيق نتيجة معينة. يجب أن تكون النتيجة العالمية هي التشغيل المستمر للمؤسسة ذات الدخل المنتظم والمستقر. ويبدو أنه من الممكن تحقيق ذلك فقط عند أداء مجموعة من الوظائف الإستراتيجية. وهنا بعض منهم:

• مراقبة أنشطة أعمال الشركة وبيئتها الخارجية - بما في ذلك تتبع اتجاهات السوق ، والتغيرات في احتياجات الطلب ، وكذلك المرافق التنافسية وسياساتها.
• تطوير التوجهات الاستراتيجية لأنشطة الشركة - ينص على تحقيق الهدف الرئيسي للشركة من خلال خطوات تكتيكية في الأنشطة التشغيلية والاقتصادية.
• إنشاء نظام لتقييم وإدارة المخاطر - يجب أن يكون لدى السلطات التنظيمية لأي مؤسسة فكرة عن العوامل السلبية التي تهددها ضمن أنشطتها.
• تقييم مشاريع الاستثمار والاستثمار الرأسمالي - يجب أن تقوم الرقابة الداخلية بعمل لتقدير إنتاجية وعقلانية وربحية المشاريع التي تستثمرها.

الانتقال من عام إلى خاص ، يمكننا تحديد الوظائف الحالية لنظام الرقابة المحاسبية الداخلية في المنظمة باعتبارها بيانات معلومات أساسية لإجراء عمليات داخلية عالية الجودةتفتيش المصنع:

• دراسة النظم المحاسبية الحالية ؛
• تقييم إنتاجية وربحية هذه الأنظمة
• التحليل المالي والرقابة المحاسبية ؛
• مراقبة طرق التحكم ؛
• الامتثال العالمي
• الامتثال للوائح الداخلية من قبل الموظفين ؛
• تقييم مستوى مصداقية بيانات المعلومات المقدمة ؛
• تقديم المشورة في المحاسبة والضرائب والمسائل القانونية ؛
• المشاركة في الأتمتة المباشرة للمحاسبة والإدارة والمحاسبة الضريبية ؛
• التحقق من تنفيذ المؤشرات المخطط لها

خطوات

مثل أي إجراء اقتصادي أو إجرائي آخر ، يوفر إجراء تدابير التحكم تسلسل مرحلي لأداء مهام محددة. فيما يلي أهم المراحل في تنظيم نظام الرقابة الداخلية التي يتميز بها هذا النوع من المواكب:

1. بدء التحقق. يتم تنفيذ أي إجراء رقابي إما بأمر من إدارة الشركة ، أو كحدث مخطط. يتم إجراء الفحص على أساس أمر المدير أو في الجدول الزمني المخطط لإجراءات المراقبة.
2. التحكم في التخطيط. يسبق كل تفتيش تحديد بعض التناقض في وظائف المؤسسة أو رغبة المديرين في تقييم حالة الأمور داخل الموظفين والعمل الذي يؤدونه. لذلك ، قبل إجراءات الرقابة المباشرةيتم إجراء مسح مخطط للمنطقة المراد فحصها وتطوير الاتجاهات التكتيكية في إعادة إنتاج الأحداث القادمة.
3. التحقق المباشر. في موقع محدد لفترة زمنية محددة ، يتم أخذ مستندات معينة للفحص ويتم تحليل المعاملات التجارية من حيث علاقتها بالعمليات ذات الصلة بالنشاط الاقتصادي في المؤسسة.
4. تحضير نتائج الاختبار. بناءً على نتائج جميع عمليات التحقق ، تخضع نتائج المراقبة لوثائق إلزامية من أجل توفير المؤشرات النهائية لإدارة الشركة.
5. القيام بالأعمال ذات الصلة بعد دراسة نتائج التفتيش. في سياق تنفيذ عمليات المراقبة ، يتم الكشف عن الجرائم التي يرتكبها الأشخاص المسؤولون ماديًا ، ويتم الكشف عن الانحرافات عن المعايير ، ويتم ملاحظة حالات الإهمال من جانب بعض الموظفين في العمل ، مما يؤدي ، إلى حد ما ، إلى الإضرار باقتصاد المؤسسة ككل. لذلك ، فإن مثل هذه السوابق الظرفية تعطي رد فعل من جهاز الإدارة في شكل توبيخ أو حرمان من المكافآت أو فصل المرؤوسين المهملين. بالإضافة إلى ذلك ، من الضروري تحليل البيانات التي تم الحصول عليها واستخلاص النتائج فيما يتعلق بالتحديث المحتمل لعملية العمل المطلوبة في هذه المرحلة من أجل زيادة كفاءة الشركة ككل.

تحليل

تحليل نظام الرقابة الداخلية في المنظمة لا يستهان به في الحفاظ على جودة وصحة التدقيق الداخلي علىمشروع - مغامرة. لماذا هو مهم جدا في نظام الأعمال الحديث؟ لأن تحليل وتقييم نظام الرقابة الداخلية في المنظمة هو الدافع لتطوير التوصيات لتحسينها وتحديثها للعملية التجارية ككل. لا يعد التحقق من العمليات الإجرائية للأنشطة الاقتصادية للمؤسسة مهمًا في حد ذاته فحسب ، بل إن مستوى فعالية تنفيذه يمكن أن يؤثر على ازدهار الشركة وأدائها المربح على هذا النحو.

تحليل نظام الرقابة المالية الداخلية للمؤسسة يتم تنفيذه من قبل الجهات ذات الصلة بالتبعية المركزية للشركة في المجالات التالية:

• تحليل عمليات التحكم كموضوع للبحث التحليلي ؛
• دراسة استقصائية عن إمكانات التأهيل والمهنية للموظفين الذين يؤدون أنشطة الرقابة ؛
• النظر في جودة تنظيم العمل المخطط الذي يقوم به المدققون في شكل التحضير لعملية التدقيق نفسها ؛
• التحقق من خطة العمل الاستراتيجية المحددة أثناء التدقيق الداخلي على مستوى المؤسسة ؛
• دراسة مدى توفر الخطط لعمليات التفتيش في المستقبل ، وكذلك تحليل مدى ملاءمتها وعمق القضايا التي ينظر فيها الجهاز الإشرافي.

التقييم

يرتبط مفهوم التحليل ارتباطًا وثيقًا بمفهوم التقييم. بمعنى واسع ، يتضمن هذا المصطلح إنشاء القيمة المطلقة أو النسبية للموضوع أو الموضوع أو الظاهرة محل التحقيق. من الناحية الاقتصاديةيتضمن تقييم النص الفرعي لنظام الرقابة الداخلية في المنظمة مقارنة مع المعيار الذي يقوم به المدققون أثناء تدقيق الإجراءات ، وكذلك النظر في جودة التدابير التي قاموا بتجميعها ، والتي تهدف إلى تحديد التناقضات وعدم الدقة والأخطاء في سياق الأنشطة التجارية. ببساطة ، هذا اختبار لجودة عمل المفتشين أنفسهم.

الجمع بين مفهومين مرتبطين - التقييم والتحليل - يحدد مسبقًا الحاجة إلى أنشطة إضافية بعد التدقيق. بعد كل شيء ، بناءً على نتائج تحليل نظام الرقابة الداخلية للمحاسبة في المنظمة ، فإن الحاجة إلى تشديد ، على سبيل المثال ، لوائح العمل المتعلقة بتنفيذ وتخزين تدفق المستندات ، أو اتخاذ قرارات بشأن أكثر شمولاً وتكراراً مخزون الأصول الثابتة للمؤسسة ، لأنه في هذا الجزء من المحاسبة غالبًا ما يكون هناك تناقضات مع الدرجات السابقة ، وما إلى ذلك. وهذا لا ينطبق فقط على قسم المحاسبة في المؤسسة. بمعنى آخر ، فإن تقييم النتائج التي تم الحصول عليها أثناء المراجعة يجعل من الممكن الحكم على الحاجة إلى تحسين نظام الرقابة الداخلية للمؤسسة أو ، على العكس من ذلك ، استخلاص استنتاجات حول جودة أدائها في هذه المرحلة بالذات. من خلال تقييم المؤشرات النهائية التي تم الحصول عليها أثناء المراجعة ، يمكن للمرء أيضًا تقييم عمل الهيئات التنظيمية نفسها ، بناءً على عمق ومحتوى تقريرهم في نهاية أنشطة الرقابة.

المتطلبات

مع كل هذا لا ينبغي لأحد أن ينسى أن نظام الرقابة الداخلية الذي تستخدمه المنظمةيجب أن تمتثل للمعايير واللوائح المعمول بها. علاوة على ذلك ، ينبغي تنفيذ هذا الامتثال على مستوى المؤسسة ومن حيث الامتثال للتشريعات الحالية. تنص خدمة الضرائب الفيدرالية على أن جميع المؤسسات الموجودة ككيانات تجارية تتبع الأمر الصادر في 16 يونيو 2017 "بشأن الموافقة على متطلبات تنظيم نظام الرقابة الداخلية". إليك ما هي هذه المتطلبات:

• إنشاء مثل هذا الجهاز المسيطر في الشركة ، والذي سيضمن الإدارة المنظمة والفعالة لأنشطة الأعمال ، وتحقيق نتائج مالية إيجابية ، وسلامة أصول وممتلكات المؤسسة.
• تكوين بيئة تتكيف مع رقابة عالية الجودة داخل الشركة.
• تطوير نظام إدارة المخاطر.
• القدرة على التحقق من الحقائق الحالية للتهرب الضريبي والرسوم وأقساط التأمين.
• الكشف عن المعلومات الضرورية حول المخاطر المحتملة وتقديمها للإدارة بالشكل المناسب.
• تنفيذ إجراءات الرقابة التي تهدف إلى تقليل وتقليل المخاطر.

بناءً على متطلبات تنظيم نظام الرقابة الداخلية ، يمكننا استخلاص استنتاجات حول جزء جاد من الأهمية يتم تعيينه على وجه التحديد للمخاطر - التهديدات المحتملة الحالية التي تعد عنصرًا أساسيًا للمخاوف المحتملة لرواد الأعمال.

مخاطر

نموذج الرقابة الداخلية القائم على المخاطر هو نموذج يسمح لك بتحليل التهديداتبسبب الحاجة إلى الحصول على معلومات موثوقة حول أصول والتزامات كيان اقتصادي معين. يشير توجيه المخاطر في تنظيم نظام الرقابة الداخلية إلى هدف إدارة الشركة للحصول على درجة معقولة من الثقة في أن الشركة ستحقق أهدافها بأكثر الطرق فعالية. وفي هذا السياق ، فإن الهدف الرئيسي للرقابة هو ضمان تحديد وتحليل مخاطر موثوقية البيانات المالية في الوقت المناسب ، وامتثال الموظفين للوائح وقواعد تنظيم عملية العمل التي تنص عليها السياسة المحاسبية للهيئة. المؤسسة ، وكذلك تنفيذ الخطط المالية والاقتصادية ، والاستخدام الفعال للموارد ، وصدق المعلومات المالية والإدارية. لذلك ، فإن الدرع الرئيسي لكيان تجاري في مكافحة التهديدات والمخاطر التي تمنعه من العمل في ظل الظروف العادية هو عنصر تحكم جيد البناء ومنظم بشكل صحيح.