مثال على الغرض من رحلات العمل للتسجيل السليم

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

من المعروف أنه يمكن العثور بسهولة على مثال لغرض رحلات العمل في المجلات المتخصصة للمحاسبين. يبدو أنه ليس من الصعب استخدام الخبرة الجاهزة. ومع ذلك ، إذا تمت صياغة الغرض من الرحلة بشكل غير صحيح ، فلا يمكن أخذ تكاليفها في الاعتبار في النفقات لتقليل الربح الخاضع للضريبة للمؤسسة. لذلك ، من الضروري تبرير "رحلة" عمل الموظف بشكل مدروس وحذر.

ما المستندات للتحضير

من المريح جدًا أن يعمل أخصائي يعرف كيفية ترتيب رحلة عمل في منظمة. ولكن في أوقات التسريح الجماعي للعمال ، يتعين على العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة الاحتفاظ بسجلاتهم الخاصة والقيام بمعظم الأعمال الورقية الرسمية.

رواد الأعمال الخاصون والموظفون الذين لم يكملوا دورات المحاسبة ، إذا لزم الأمر ، مهتمون بكيفية معالجة بدل السفر.

ليس سرا أن هذا الإجراء يتضمن عدة خطوات.

1. مشرفتصدر الشركة أمر رحلة عمل في نموذج T9. تحتوي على:

• الاسم الكامل موظف ؛
• رقم موظفيه
• موقف ؛
• تقسيم الشركة (قسم ، قطاع ، قسم) يعمل فيه الموظف ؛
• أهداف وغايات الرحلة ، وتوقيتها ، ومصادر التمويل (عادة أموال صاحب العمل) ؛
• وجهة.

وثيقة مرفقة بالطلب - سبب الرحلة (مذكرة أو دعوة).

حتى عام 2013 ، كان مطلوبًا أيضًا إعداد مهمة خدمة وشهادة سفر. هذه النماذج لم تعد مطلوبة. انخفضت تكاليف العمالة للمحاسبين ، ولكن ظهرت أسئلة جديدة: كيف يمكن تأكيد حقيقة رحلة العمل وكيفية إثبات أن الغرض من رحلة العمل قد تحقق؟

في هذا الصدد ، يواصل الموظفون في العديد من المنظمات إصدار شهادات السفر. هذه وثيقة صغيرة وفي نفس الوقت غنية بالمعلومات. الغرض في شهادة السفر هو نفسه في الترتيب

2. صاحب العمل يشتري تذاكر سفر ، ويحجز غرفة في فندق

3. يوقع الموظف المعار على اطلاعه على الأمر ويستلم تذاكر سفر ومعلومات عن محل إقامته

4. يتم احتساب البدلات اليومية. بموجب القانون ، هم:

- 700 فرك. في اليوم - عند السفر داخل أراضي الاتحاد الروسي.

- 2500 فرك. في اليوم - لرحلات العمل إلى الخارج.

يجوز لصاحب العمل ، من تلقاء نفسه ، زيادة المدفوعات ، ولكن في هذه الحالة سيكون ملزمًا بالمساهمة في الميزانيةضريبة الدخل الشخصي المفروضة على مبالغ تتجاوز القيم المحددة.

5. يحسب راتب الموظف عن مدة إقامته خارج مكان العمل الرئيسي. هو متوسط الدخل اليومي مضروبًا في عدد أيام رحلة العمل. إذا كان الوقت الذي تقضيه في رحلة عمل يقع جزئيًا في عطلات نهاية الأسبوع أو الإجازات ، يتم احتساب الراتب لهذا اليوم بمعدل مضاعف.

6. عند العودة من الرحلة ، يملأ الموظف تقريرًا مسبقًا عن النفقات المتكبدة في النموذج رقم AO-1 ويرفق المستندات الداعمة: تذاكر السفر ، وقسيمة الإقامة بالفندق ، وقائمة السفر ، والشيكات لدفع ثمن الوقود ، إذا لزم الأمر

7. تلخيص: هل تحقق الغرض من الرحلة؟ يقوم الموظف بإعداد تقرير مكتوب أو تقديم مستندات تؤكد الانتهاء من مهمة العمل.

ماذا لو لم يتحقق الغرض المعلن للرحلة

هل يمكن مراعاة نفقات السفر في هذه الحالة لتقليل الوعاء الخاضع للضريبة؟ لا تزال هذه القضية تثير الجدل بين المحاسبين وممثلي دائرة الضرائب الفيدرالية. يجادل الأخير بأن تكاليف رحلة فاشلة غير مقبولة لمحاسبة الضرائب.

قدم المحاسبون وأصحاب الشركات بدورهم مطالبات بالاعتراف بأن رحلة عمل الموظف ذات طبيعة إنتاجية ، بغض النظر عن نتيجتها. غالبًا ما يتمكنون من الدفاع عن وجهة نظرهم في المحكمة.

على وجه الخصوص ، مثال شائع جدًا لغرض رحلات العمل - "توقيع عقد مع العميل." هنالكاحتمال عدم إجراء المعاملة. في هذه الحالة ، تعتبر السلطات الضريبية أنه من غير المعقول أن تنسب تكاليف رحلة العمل إلى النفقات لتقليل الأرباح. ومع ذلك ، فقد نجح رؤساء الشركات مرارًا وتكرارًا في إثبات أنه خلال المفاوضات تم إنشاء علاقات تجارية قوية مع العملاء المحتملين ، مما قد يؤدي إلى إبرام عقد في المستقبل. أقرت المحكمة بحق دافع الضرائب في قبول نفقات السفر لحساب الضرائب.

صياغة "عالمية" لتعيينات الوظيفة

حاليًا ، يوصي المدققون المتمرسون: إذا كان هناك أي شك في أن الغرض من الرحلة سيتحقق ، فمن الأفضل الإشارة إليه بالترتيب بشكل عام. عند تحديد الأهداف ، يُسمح باستخدام الصيغ المجانية. فيما يلي أمثلة على أغراض رحلات العمل التي لا تلزم الموظف بتوثيق حقيقة إكمال المهمة:

Ivanov I. وهو متجه إلى مدينة N-sk من أجل:

• حل مشكلات الإنتاج
• مفاوضات حول التعاون المحتمل ،
• إنشاء جهات اتصال تجارية ،
• ابحث في السوق عن إمكانية شراء البضائع ".

لم يكمل العامل المعار المهمة الموضحة بالترتيب

إذا تم تحديد هدف معين ولم يتم تحقيقه ، فيجوز طلب ملاحظة توضيحية من الموظف تحتوي على معلومات حول:

• لماذا فشلت مهمة الخدمة ،
• ما هي نتيجة الرحلة
• من "الرحلة" مفيدة اقتصاديا للشركة

إذا كان هناك خطاب من مسئول الضرائبتعترف السلطات ، كقاعدة عامة ، بأنه من الشرعي قبول نفقات السفر لحساب الضرائب.

ما هي الشروط التي يجب تلبيتها عند تعيين تعيين الخدمة؟

لسوء الحظ ، لا تقدم الوثائق المعيارية الأمثلة الصحيحة لأغراض رحلات العمل كعينة. المهام التي يجب على الموظف حلها أثناء الرحلة ، يحددها صاحب العمل بشكل مستقل. ومع ذلك ، عند إعداد طلب ، من المهم مراعاة بعض النقاط:

1. من أجل قبول نفقات السفر لحساب الضرائب ، يجب أن يكون الإنتاج واضحًا لنقل الموظف إلى مدينة أو بلد آخر. على سبيل المثال ، لا يمكن تضمين تكلفة السفر إلى حدث الشركة أو حفل توزيع الجوائز في النفقات لتقليل الأرباح.
2. يجب أن تتوافق أهداف وغايات رحلة العمل مع واجبات الوظيفة للموظف.
3. لا يمكن أن يتعارض تاريخ ومسيرة "الرحلة" مع سببها. على سبيل المثال ، إذا تم إرسال موظف في رحلة عمل للمشاركة في معرض ، فيجب عليه المغادرة في الاتجاه المعاكس في غضون 24 ساعة بعد نهاية الحدث.

سفر كبار الموظفين

يسافر الأشخاص الأوائل من الشركات ونوابهم إلى مدن ودول أخرى كقاعدة ، من أجل:

• إجراء مفاوضات رئيسية مع الشركاء ،
• مشاركة في المناسبات الرسمية
• إنشاء اتصالات مع العملاء المحتملين.

غالبًا لا تصدر رحلة عمل للمدير بأمر في النموذجT9 ، ولكن بأمر يحتوي على العبارة: "سأغادر من أجل _ لغرض …". بالترتيب ، كما في الترتيب ، من الضروري الإشارة إلى الاسم الكامل. وموقع الموظف ووجهته والغرض منها وأهداف رحلة العمل

فيما يلي أمثلة على التعيينات الوظيفية التي يمكن للشخص الأول في الشركة تعيينها لنفسه أو لنوابه:

• التفاوض مع Komplekt LLC ؛
• عرض توضيحي لعينات من منتجات Standard LLC ؛
• المشاركة في معرض "المواد الكهربائية لروسيا" موسكو 27 سبتمبر 2016 ؛
• عقد عرض تقديمي للمشاركين في اجتماع Cosmotechnics في 20 يوليو 2016 ؛
• المشاركة في ندوة "كيفية النجاة من الأزمة المالية" في 21 أغسطس 2016 ، التي عقدها مركز التدريب LLC "Consultation" في موسكو ؛
• محاضرة للطلاب وطلاب الدراسات العليا في جامعة موسكو الحكومية حول موضوع "دعم الدولة للمنتجين المحليين" ؛
• تبادل الخبرات مع المشاركين في مؤتمر "العمل سهل و ممتع" المنعقد في الفترة من 10 إلى 15 أكتوبر 2016 ؛
• التطوير المهني
• تجربة تقنيات جديدة.

قد تكون رحلة العمل للمدير ونائبه أيضا مرتبطة بفحص جودة عمل فروع الشركة. فيما يلي بعض الأمثلة:

• تلخيصًا لنتائج الأنشطة المالية والاقتصادية للشركة التابعة Our Firm LLC للنصف الأول من عام 2016 ؛
• المشاركة في تدقيق العمليات المالية والتجارية لفرع OOO "Enterprise" في N-sk ؛
• تحليلجودة العمل واعتماد موظفي المكتب الإضافي رقم 0233 في A-sk من 02 سبتمبر إلى 10 سبتمبر 2016

إذا لزم الأمر ، يمكن تقسيم الغرض من الرحلة إلى عدة مهام أضيق. عادة لا يشار إليها بالترتيب ، لكنها تنعكس في المستندات الداخلية للشركة.

لذلك ، على سبيل المثال ، يمكن تعيين المهام التالية لهدف "التفاوض مع شركة Perspektiva LLC حول التعاون المحتمل":

التعارف والاجتماع الشخصي مع المدير العام لشركة Perspektiva LLC: عرض توضيحي للمواد الترويجية ، وعينات من المنتجات ، ومناقشة شروط التسليم

النتيجة المخطط لها:

• لإقامة اتصال مع رئيس شركة Perspektiva LLC ،
• لتزويده بمعلومات حول المزايا التنافسية لمنتجات شركتنا وفوائد التعاون
• التفاوض على عقد توريد الدفعة الأولى من البضائع.

2. المشاركة في لقاء مع قسم المشتريات في شركة ذات مسؤولية محدودة "المؤسسة" ، مناقشة شروط العقد.

النتيجة المخطط لها:

• الحصول على الحق في توريد السلع وفقًا لشروط الدفع المسبق بنسبة 100٪ ، مع مراعاة توفير شركة Perspektiva LLC بخصم جملة لا يزيد عن 20٪ من السعر المحدد في قائمة الأسعار (الخيار 1) ؛
• أوافق على توريد بضاعة بكمية طن واحد من الخامات شهريا بدون خصم مع الدفع بالتقسيط لمدة لا تزيد عن 3 أسابيع (الخيار الثاني).

بعد العودة من الرحلة ، يلخص المخرج ما إذا كان الغرض من الرحلة قد تحقق أم لا.

رحلات عمل لمديري المبيعات

كيفية حجز رحلة عملموظف مسؤول عن خدمة العملاء والمبيعات؟ عادة ما يضع مديرو المبيعات أهدافًا واضحة ، معبرًا عنها من الناحية الكمية. يعتمد مدى جودة وكفاءة الموظف في تنفيذ خطة العمل على أرباحه وآفاقه المهنية.

إذا فشل الموظف المسؤول عن العمل مع العملاء في إكمال المهمة الرئيسية لرحلة عمل (إجراء عملية بيع) ، فلا يزال صاحب العمل يريد الحصول على أكبر قدر من المعلومات حول العميل المحتمل ، وآفاق التعاون معه ، فضلا عن الأسباب التي دفعتهم لإغلاق الصفقة.

بالإضافة إلى ذلك ، من المهم لرئيس شركة تهدف إلى توسيع قاعدة العملاء لفهم أي من الشركات المنافسة التي يتعاون معها العميل المحتمل وعلى أي شروط يتم إبرام العقود.

لذلك ، عندما يذهب مدير المبيعات في رحلة عمل ، يتم إعطاؤه هدف متعدد المستويات ، والذي يتضمن المهام المتعلقة ليس فقط بالمفاوضات مع العميل ، ولكن أيضًا بجمع معلومات السوق.

قد تبدو مهمة المهمة الرئيسية كما يلي:

• التفاوض وإنشاء اتصال أولي مع Future Client LLC ؛
• إبرام عقد توريد مواد لشركة JSC "الزبون" ؛
• توسيع قاعدة العملاء ، واستكشاف فرص السوق في N-ska ؛
• المشاركة في معرض "مواد البناء اليوم" 01 آب 2016 ؛
• تبادل الخبرات مع مديري المبيعات بالفرع الغربي للشركة. المشاركة في الشركاتمؤتمر الصفقات المربحة
• تدريب موظفين جدد في قسم مبيعات فرع الغرب
• تنظيم و عقد ندوة عمل ناجح

"إبرام عقد لتوريد البضائع" هو الغرض الأكثر شيوعًا لرحلات العمل للموظفين المسؤولين عن العمل مع العملاء. يمكن الكشف عنها في المشاكل:

• لقاء مع ممثل قسم المشتريات في Future Customer LLC ، وتحديد وتحليل الاحتياجات ؛
• زيارة للمؤسسات المتنافسة LLC "Rival 1" و JSC "Rival 2" بصفتها "المتسوق الخفي": الحصول على قوائم الأسعار ، وجمع المعلومات حول شروط التعاون مع العملاء ، وإعداد تقرير لقسم التسويق ، وتحديد نقاط القوة في "Rival 1" و JSC "Rival 2" ؛
• مفاوضات مع رئيس قسم المشتريات في Future Client LLC ، عرض عينات من المنتج ، الاتفاق على شروط العقد ؛
• لقاء مع الرئيس التنفيذي لشركة Future Client LLC ، توقيع العقد.

بعد العودة من الرحلة ، يجب على مدير المبيعات تقديم تقرير عن تنفيذ كل مهمة والنتائج التي تم الحصول عليها. ويكون مصحوبًا بمحاضر المفاوضات ، وتحليل لاحتياجات العميل المحتمل ، ومواد لأبحاث التسويق ، ونسخ من العروض التجارية ، وعقد موقع (إن وجد).

وبالمثل ، يمكن صياغة الغرض من رحلة العمل لرئيس قسم العملاء أو مدير قسم المبيعات.

يمكن تعيين المهام التالية لفريق الإدارة:

• تنفيذ داخليتدقيق معاملات المبيعات
• السيطرة على عمل فرع الشركة
• المشاركة في اجتماع لجنة تحسين تجربة العملاء
• تقديم تقرير مبيعات لأعضاء مجلس الإدارة في الاجتماع السنوي.

السفر لشراء الإمدادات

مديرو المؤسسات ، وكذلك موظفو الأقسام المشترية ، غالبًا ما يذهبون في رحلات عمل من أجل شراء السلع لاحتياجات المؤسسة.

في هذه الحالة ، يمكن للأمر تحديد أي مثال على الغرض من رحلات العمل من التالي:

• التفاوض مع Possible Provider 1 LLC و Possible Provider 2 LLC ، ومناقشة شروط التعاون ؛
• إنشاء اتصالات تجارية مع Zavod LLC ، ودراسة عملية الإنتاج وعينات المنتج ؛
• إبرام عقود لشراء المواد الخام والمكونات مع "تفاصيل" شركة LLC "Material" و JSC ؛
• التفاوض على شروط العقد مع المورد Producer LLC.

سفر عمال الإنتاج

في كثير من الأحيان حساب "سفر" للمهندسين لتركيب وتركيب المعدات والبنائين والعمال. بالنسبة لهؤلاء المتخصصين ، أي مثال على مهمة رحلة عمل مما يلي مناسب:

• تركيب واختبار مبدئي لمعدات الإنتاج "Line-1" في ورش عمل JSC "Customer" ،
• تركيب وتعديل وتشغيل المعدات "Conveyor-100" ،
• خدمة ضمان الجهاز "A-2" ،
• عمل صيانةخط إنتاج JSC "العميل" ،
• إصلاحات غير مجدولة ، إصلاح أعطال الآلة ،
• صيانة المعدات

سائقي رحلات العمل

غالبًا ما يضطر "عمال الدفة" إلى السفر إلى مدن أخرى لنقل البضائع والوثائق وتسليم المتخصصين إلى أماكن عملهم.

عادة ما ترتبط رحلة عمل موظف من هذه الفئة بالمهام التالية:

• تسليم المدير التجاري لشركة Standard LLC إلى مكان المفاوضات مع Client LLC ،
• استلام المواد في مستودع المورد ، تسليم البضائع إلى أراضي شركة Our Firm LLC ،
• تصليح سيارات، شراء قطع غيار،
• تشخيصات تقنية للسيارات في خدمة سيارات معتمدة.

الخلاصة

الآن أنت تعرف النقاط التي من المهم الانتباه إليها عند ترتيب رحلة عمل للموظف. في هذا المقال يمكنك اختيار مثال لغرض رحلات العمل التي تناسب حالتك الشخصية.