مصفوفة RACI كأداة لإدارة المسؤولية. RACI: نسخة طبق الأصل

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

أحد الأسباب الأكثر شيوعًا للمشاريع غير الناجحة هو التوزيع غير الصحيح للوظائف بين أعضاء الفريق. من المؤكد أنك واجهت هذا بالفعل: عند أدنى صعوبة ، يبدأ المشاركون في البحث عن المذنب وإلقاء المسؤولية على بعضهم البعض بدلاً من حل المشكلة. ولمجرد تجنب مثل هذه المواقف ، تم اختراع مصفوفة RACI - وهي أداة بسيطة وفعالة لتخطيط الموارد البشرية.

"تحت المجهر": 4 أدوار رئيسية في كل مشروع

توزيع المهام هو أحد المسؤوليات الرئيسية للمدير. ولكن من الناحية العملية ، يبدو كل شيء مختلفًا: يقوم المدير ببساطة بتعيين أعضاء الفريق على أمل أن يقرر المتخصصون أنفسهم من يجب أن يفعل ماذا. ولكن ماذا يحدث إذا فاتت المواعيد النهائية أو تم إصدار منتج منخفض الجودة؟ "أنا لا أفعل هذا" ، "لم يتم إخباري" … ولا يوجد عمل مفيد.

تحل مصفوفة مسؤولية RACI المصممة جيدًا العديد من المشكلات. وفقًا لهذه المنهجية ، وبغض النظر عن مدى تعقيد العمل ونطاقه ، يؤدي عضو الفريق في أي مشروع أحد الأدوار الأربعة.

R - المسؤول

ترجمه المسؤولتعني "المؤدي". هذا الموظف مسؤول بشكل مباشر عن تنفيذ مجال معين من العمل. في نفس الوقت ، في معظم الحالات ، لا يختار الحلول والتقارير لمدير المشروع.

يتم تعيين عاملين أكفاء ومتخصصين لهذا الدور - أشخاص يعرفون كيفية القيام بذلك. في RACI ، يؤدي المؤدون الوظائف التالية:

• تحديد ما يجب القيام به على وجه التحديد لتنفيذ المشروع والمدة التي سيستغرقها (ضمن الشروط المحددة "من أعلى") ؛
• قم بعمل قائمة بالموارد المطلوبة ؛
• المشاركة في التنسيق والموافقة على الوثائق الفنية ؛
• تحليل تقدم المشروع والنتائج الوسيطة
• تقديم تقارير مرحلية للمدير.

يمكن أن يكون هناك العديد من هؤلاء الأشخاص في الفريق. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن دمج هذا الدور مع الآخرين. التركيبة الأكثر شيوعًا هي Accountable + Resbonsible (تُرجمت كـ "مسؤول + منفذ").

A - مسؤول

"مسؤول" أو "مسؤول" هو مدير المشروع الرئيسي. إنه المسؤول عن ضمان إنجاز المهام في الوقت المحدد ، بالمستوى المطلوب من الجودة وضمن الميزانية المخصصة. أيضا ، أ:

• يختار المنفذين وفريق إدارة المشروع ؛
• يعين المهام لجميع المشاركين ؛
• يتحكم في سير العمل ؛
• يوزع الموارد بين المؤدين ؛
• يحتفظ بسجلات استخدام الموارد ، وسيبرر أيضًا للأمين الحاجة إلى تخصيص أموال إضافية ؛
• يأخذ بعين الاعتبار الأفكار والاقتراحات من أعضاء الفريق الآخرين ويمكن الموافقة عليها أو رفضها.

عادة ، يعمل مدير المشروع "كحلقة وصل" بين العميل أو الإدارة العليا والفريق.

C - تمت الاستشارة

الدور الثالث في مصفوفة RACI هو "المستشار" (يشار إليه أحيانًا باسم "الميسر"). جنبًا إلى جنب مع المدير ، يشارك في إدارة المشروع ، لكنه يتعامل بشكل أساسي مع القضايا الإستراتيجية:

• يوافق على أي تغييرات في نطاق وتوقيت العمل ؛
• يخصص الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع ؛
• إذا لزم الأمر ، اتفق مع العميل على الحاجة إلى زيادة الميزانية ؛
• يتلقى تقارير مرحلية من المدير ؛
• يتخذ قرارات في أي مواقف غير متوقعة ، في حالة حدوث تغييرات حاسمة قد تؤثر على توقيت وتكلفة المشروع.

عادة ما يتم تعيين دور المستشارين لكبار المديرين. هم الذين يحددون الأهداف العالمية ، ثم يعينون مدير المشروع الذي يوزع المهام بالفعل بين أعضاء الفريق.

أنا - على علم

بالإضافة إلى الأدوار المدرجة ، يشار إلى "المُبلغ" ("المراقب") في مصفوفة RACI. يؤدي وظائف المسؤول ويشارك بشكل أساسي في تنظيم إدارة المستندات. المراقب يقدم تقاريره إلى مدير المشروع ، على عكسالمشاركين الآخرين ، ليست مسؤولة عن نتائجه. بدلا من ذلك:

• يجمع وينظم جميع المعلومات عن المشروع والموارد والخطط ؛
• يستغرق دقائق من الاجتماعات ؛
• يقبل الوثائق من المشاركين في المشروع لنقلها بعد ذلك إلى الهياكل المناسبة ؛
• يراقب المواعيد النهائية للتسليم وصحة ملء التقارير.

لاحظ أن التواصل مع مراقب هو في الغالب في اتجاه واحد. وتتمثل مهمتها الرئيسية في إعفاء المدير من الحاجة إلى إضاعة الوقت في الإجراءات البيروقراطية و "رفع العبء" عنه.

تعلم بناء مصفوفة RACI باستخدام مثال

لنتحدث عن الجانب العملي للقضية. كيف ترسم مخطط لتوزيع الصلاحيات والمسؤوليات؟

1. التحويل إلى قائمة المهام

بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى تدوين كل ما يجب القيام به. يعتمد مستوى التفاصيل على المشروع المحدد. في بعض الأحيان ، لسهولة التحكم والإدارة ، يتم تطوير العديد من المصفوفات. أولاً ، قم بإدراج مجموعات العمل الرئيسية ، ثم قسّم كل منها إلى وظائف ومهام منفصلة. يشار إلى قائمة الأعمال في الجدول عموديا.

خطوات
الشروط المرجعية
النموذج
تصميم
رمز البرنامج
تقرير الاختبار
عرض الموقع

2. اختيار أعضاء الفريق

هنا تحتاج للإجابة على السؤال: "من الذي سيشارك في هذا المشروع؟". أفقيًا ، من الضروري سرد جميع الموظفين و / أو الإدارات المشاركة في التنفيذ في جميع المراحل - من التخطيط إلى عرض النتائج وتقديم التقرير.

خطوات	محلل	مصمم	أنظمة. مهندس معماري	المطور	فاحص	أنظمة. المشرف	مدير المشروع
الشروط المرجعية
النموذج
تصميم
رمز البرنامج
تقرير الاختبار
عرض الموقع

3. ملء الجدول

بعدثم يمكنك البدء في توزيع الوظائف. للقيام بذلك ، يجب أن يكون لديك فهم واضح لكل مرحلة من مراحل العمل وكيف يعمل العمل في فرق.

لنأخذ مثالنا كأساس ونتوقف عند مرحلة "التصميم". في هذه الحالة ، R - مؤدي - واحد فقط. في عملية العمل ، يركز على نموذج أولي مُعد مسبقًا للموقع. لذلك ، فإن مهندس النظام الذي طوره ، في هذه المرحلة ، يعمل كمستشار ج. كما يمكن للمحلل والمطور التعبير عن رغباتهم. تمت الموافقة على التصميم النهائي مع مدير المشروع (أ). لكن المختبرين ومسؤول النظام في هذه المرحلة لا يتخذون أي قرارات ، لكنهم يتلقون فقط معلومات حول كيفية سير العمل ، وبالتالي يتم تعيين دور المستنير لهم - I.

خطوات	محلل	مصمم	أنظمة. مهندس معماري	المطور	فاحص	أنظمة. المشرف	مدير المشروع
الشروط المرجعية	R	أنا	C	C	أنا	C	ا
النموذج	C	أنا	R	C	أنا	أنا	ا
تصميم	C	R	C	C	أنا	أنا	ا
رمز البرنامج	C	أنا	C	AR	أنا	أنا	أنا
تقرير الاختبار	C	C	C	C	AR	أنا	أنا
عرض الموقع	C	أنا	C	C	أنا	AR	أنا

اختلافات النموذج

في معظم الحالات ، يمكنك الحصول على مصفوفة قياسية. ومع ذلك ، عند العمل في مشاريع أكثر تعقيدًا ، هناك حاجة أحيانًا لأدوار إضافية. لذلك ، في السنوات الأخيرة ، ظهرت نسختان مطولتان من مخطط المسؤولية

RACI-VS

هنا يتم إضافة دورين آخرين إلى الأدوار القياسية:

• يتحقق (V) - موظف أو فريق خاص يتحقق مما إذا كانت نتيجة تنفيذ مهمة معينة تلبي المعايير المعتمدة.
• Signs off (S) ينسق تسليم المشروع مع العميل ، وإجراء عرض تقديمي وتقديم التقارير. عادةً ما يتم تنفيذ هذه الوظيفة بواسطة Accountable ، لكن RACI-VS تستأجر متخصصًا منفصلاً لهذا الغرض.

مع زيادة التحكم والتواصل الوثيق مع العميل ، يعد هذا النموذج مثاليًا للمشاريع المعقدة تقنيًا أو واسعة النطاق التي تشمل العشرات (أو حتى المئات) من الأشخاص.

راسي

في هذا المتغير ، يظهر دور جديد في المصفوفة - داعم (S). وتتمثل وظائفه الرئيسية في تزويد المشروع بموارد إضافية ، أي دعم المدير وفناني الأداء.

التوازن المثالي للأدوار

يتم تجميع مصفوفة RACI ليس فقط لمعرفة من "قمعه" في حالة حدوث أي مشاكل. حتى في مرحلة التخطيط ، باستخدام هذا الجدول ، يمكنك أن ترىنقاط ضعف في تنظيم سير العمل

يسمح لك التحليل العمودي بمعرفة مسؤوليات وصلاحيات كل من المشاركين في المشروع ، لتقييم مستوى عبء العمل بموضوعية:

• كثيرًا من R - على الأرجح ، يجب أن ينقسم الشخص بين عدة مهام ، مما سيؤثر سلبًا على سرعة ونتائج العمل ؛
• كثيرًا أ - الموظف "يتأرجح" للجميع ؛ يوصى بتوزيع المسؤولية بشكل أكثر عدالة
• لا توجد خلايا R و A - سبب للتفكير في مدى ملاءمة هذا المنصب على هذا النحو (في الواقع ، تدفع لأخصائي لا يفعل شيئًا) ؛
• لا توجد خلايا فارغة - مرة أخرى ، مشكلة التحميل الزائد ، ليس كل شخص قادر على أداء العديد من المهام في نفس الوقت.

التحليل الأفقي بدوره يوضح جودة تنظيم العمل في كل مرحلة. هنا ، أيضًا ، غالبًا ما تظهر المشكلات:

• الكثير من R - ربما يوجد تكرار للوظائف ، ويقوم أحد أعضاء الفريق بعمل غير ضروري ؛
• الكثير من أ - هناك "ضبابية" في المسؤولية والارتباك في تسليم المشاريع ؛
• الكثير من C - تؤدي المناقشات إلى إبطاء سير العمل بشكل كبير (عليك الانتظار حتى يقوم الجميع بتعديلاتهم وتعليقاتهم ، والعثور على حلول وسط ، وما إلى ذلك) ؛
• لا أنا - يمكن أن يكون إشارة إلى أن الكثير من المؤدين يعملون في مهمة واحدة ، مما يؤدي أيضًا إلى إبطاء المشروع.

مع RACI ، يمكن للمدير أن يحدد بسرعة العاملين فوق طاقتهم أو العاطلين عن العمل ، والوظائف عديمة الفائدة ، ومجالات العمل التي لا يتحمل أحد مسؤوليتها.يمكن لمصفوفة جيدة التصميم أن تحسن بشكل كبير من جودة التنظيم والتحكم في تنفيذ المشاريع ، بالإضافة إلى تقليل عدد التعارضات بين فناني الأداء ("أنا لا أفعل هذا على الإطلاق …" ، "كان يجب أن يفعل هذا … "، وما إلى ذلك).

نصائح مفيدة

هناك بعض الأشياء المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار لمصفوفة RACI لأداء وظائفها وضمان استمرارية الأعمال الفعالة في الشركة.

1. عند ملء الجدول ، ضع في اعتبارك مؤهلات الموظفين. لذا لا ينبغي تعيين محاسب كمستشار (C) في مرحلة تخطيط الموقع ، على الأقل لأنه لا يفهم هذا المجال.
2. يجب أن يكون هناك واحد فقط مسؤول (أ) لكل لوت. إذا كان هناك أكثر من واحد ، يرجى تحديد الشروط. على سبيل المثال ، A1 مسؤول عن اختبار إصدار سطح المكتب للموقع ، و A2 مسؤول عن اختبار إصدار الهاتف.
3. أي مهمة يجب أن تكون مسؤولة ومسؤولة (في الترجمة - "مسؤول" و "منفذ").
4. حاول صياغة كل مهمة على وجه التحديد قدر الإمكان. استخدم الأفعال - "نشر" ، "تحضير" ، "كتابة" ، "تحقق" ، "تحديث" ، إلخ. يُنصح بالإشارة إلى النتائج الضرورية فورًا - ليس فقط "تحقق من سرعة تحميل الموقع" ، ولكن "تأكد من سرعة تحميل الموقع لا تزيد عن 0.8 ثانية ".
5. يجب ألا تنطبق الإجراءات على موظف معين ، ولكن على المنصب ككل.
6. من الأفضل تجميع مصفوفة RACI في فريق ، بناءً على التحليلمواقف عمل حقيقية. من المهم أن يدرك كل مشارك دوره والمهام التي يواجهها