مخطط جانت هو مساعد التخطيط الخاص بك. ما هو مخطط جانت وكيفية صنعه؟

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

مخطط جانت هو أحد أكثر الأدوات شيوعًا لتوضيح الجدول الزمني بصريًا في إدارة المشروع.

ما هذا؟

مخطط جانت مصمم لتوضيح مراحل العمل المختلفة في مجال الأعمال الصغيرة والمتوسطة. بصريا ، هو عبارة عن مجموعة بسيطة من الشرائط تتكون من محورين رئيسيين: العلب والوقت. يتم تعيين مهمة محددة لكل فترة زمنية يجب إكمالها.

في الرسم التخطيطي ، بالإضافة إلى الكتل الرئيسية ، قد يكون هناك عمود إضافي خاص يوضح النسبة المئوية للعمل المنجز. تُستخدم العلامات الخاصة - المعالم - لإبراز مهمتين أو أكثر وإظهار تسلسل تنفيذها.

مخطط جانت هو نوع من المعايير في مجال إدارة المشروع ، لأنه بمساعدته يصبح من الممكن إظهار هيكل تنفيذ جميع مراحل المشروع بوضوح.

ما هو مخطط جانت؟

نظرًا لأن معظم الأشخاص مرئيون ، يوفر الرسم التخطيطي فرصة لحل إحدى المهام الرئيسية وإظهار للموظفين ما يجب العمل عليه ، وما هي الموارد التي يجب تطبيقها في العملية ومعهامدى سرعة أداء مهام معينة. يتم تقديم جميع المعلومات بشكل مضغوط ، دون استخدام جداول محيرة وكمية ضخمة من النصوص. في الوقت نفسه ، فإن الجوهر واضح ومفهوم للجميع ، دون استثناء ، المشاركين في المشروع.

يؤدي استخدام الرسم البياني إلى تبسيط إدارة المشاريع الصغيرة إلى حد كبير ويجعل من الممكن دائمًا إبقاء أنشطة الموظفين تحت السيطرة.

تاريخ ظهور الرسم البياني الأول

تم تطوير واختبار تنسيق الرسم البياني الأول بواسطة Henry L. Gant في أوائل القرن العشرين. تم التعاقد مع العالم لإدارة بناء السفن لاستخدامها في الحرب العالمية الأولى. سمح له جدول خاص بتنسيق عمل العديد من المهندسين ، والتحكم في إنجاز المهام في الوقت المحدد. بدأ جانت مباشرة بإدراج جميع المهام المطلوبة وجدولتها وفقًا للموارد المتاحة.

كانت إحدى المراحل المهمة هي إظهار اعتماد بعض المهام على أخرى. بالإضافة إلى ذلك ، خصص جانت لكل شخص فترة من الوقت كان عليه خلالها إكمال نوع معين من النشاط ، وأشار إلى الشخص والمهمة التي سيتم تنفيذها ، مع مراعاة الوقت المخصص للمشروع.

يتم رسم جانت باستخدام محور عمودي يمثل مهام مختلفة ومحور أفقي يمثل الوقت.

مخطط جانت في العالم الحديث

لا تفقد طريقة التخطيط هذه أهميتها اليوم ، لأنها تتيح لك تقديم عرض رسومي لخطة الإنتاج ، وتبسيط مراقبة التقدم في التنفيذالمهام المعينة. أصبح مخطط جانت أداة تحليلية قوية لم يطرأ عليها أي تغييرات منذ ما يقرب من 100 عام. فقط في التسعينيات من القرن الماضي ، من أجل وصف العلاقات بمزيد من التفصيل ، تم إدخال خطوط الاتصال بين المهام المختلفة:

• "finish-start" - لا يمكن بدء النشاط B حتى اكتمال النشاط A ؛
• "start-finish" - لا يمكن أن يبدأ الإجراء B حتى يبدأ الإجراء A ؛
• "start-start" - لن يبدأ الإجراء B قبل الإجراء A ؛
• "finish-finish" - يجب ألا ينتهي الإجراء B قبل انتهاء الإجراء A.

هناك دليل على استخدام مخطط جانت في بناء مثل هذه الهياكل الهندسية العملاقة مثل سد هوفر (لاس فيجاس ، 1939) ونظام طريق أيزنهاور السريع (يربط معظم المدن الكبرى في الولايات المتحدة).

التعليمات: كيفية إنشاء مخطط جانت في 5 خطوات؟

بعد ذلك ، سننظر في قواعد إنشاء مخطط جانت ونحاول إنشائه بأنفسنا في جدول بيانات Microsoft Excel.

الخطوة 1. جمع البيانات

من أجل إنشاء رسم بياني ، نحتاج إلى البيانات التالية:

• إحداثيات جميع مجموعات البيانات (حيث يجب أن يبدأ كل عمود) ؛
• اسم كل مرحلة ؛
• مدة كل مرحلة.

للراحة ، نقوم بإدخالها على الفور في الحقول المقابلة بالجدول. بعد إدخال جميع المعلومات المطلوبة ، يمكننا المضي قدمًا في إنشاء المخطط نفسه.

هام: تأكد من أن جميع تنسيقات البياناتصواب: على وجه الخصوص ، هذا ينطبق على التواريخ.

الخطوة 2. تشكيل التخطيط

إذن ، نحن نعرف الغرض من التخطيط والبيانات الأساسية التي على أساسها سنبني جدولاً. الآن في نافذة جدول البيانات ، نحتاج إلى الانتقال إلى قسم "إدراج مخطط ->" ، ثم النقر فوق عنصر "سطر". لا نحتاج إلى المعتاد ، ولكن مع التراكم ، لأنه فقط يوفر للصف الثاني من البيانات ، والذي سيكون في حالتنا هو الرئيسي.

الخطوة 3. محو كل شيء آخر

من أجل القيام بذلك ، يوفر البرنامج أدوات خاصة. في الرسم البياني الذي يظهر على الشاشة ، تحتاج إلى تحريك مؤشر الماوس فوق الشريط الأزرق ، والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه وتحديد "تنسيق سلسلة البيانات" من القائمة التي تظهر. سيتم عرض نافذة نحتاج فيها إلى الانتقال إلى عنصر "تعبئة" وتحديد عنصر "بدون تعبئة". بعد ذلك ، سيبدو الرسم البياني كما يلي:

الخطوة 4. اللمسات الأخيرة

نظرًا لأن جميع البيانات الموجودة في الرسم البياني بشكل افتراضي مرتبة من أسفل إلى أعلى ، فسيتعين علينا تعديلها قليلاً. للقيام بذلك ، نضغط بزر الماوس الأيمن على محور الفئة (المحور المجاور الذي لدينا قائمة مهام) ، انتقل إلى نافذة "تنسيق المحور". يتم فتح علامة التبويب التي نحتاجها على الفور - "معلمات المحور". حدد المربع بجوار ترتيب الفئات العكسي. في الواقع ، مخطط جانت جاهز بالفعل ، ولم يتبق سوى عدد قليل من الأشياء الصغيرة المفيدة.

الخطوة 5. التنسيق

إذن ، نواصل العمل على الرسم البياني. كما ترى ، لا يزال يبدو قبيحًا ، والآن سنصلحه باستخدام جدول البيانات نفسه:

1. قم بتمديد الرسم البياني إلى الحجم المطلوب باستخدام السهم الموجود في الزاوية اليمنى العليا.
2. حدد جميع التواريخ في الجدول ، وانقر على منطقة التحديد بزر الفأرة الأيمن وانتقل إلى "تنسيق الخلايا - > رقم". يقدم هذا القسم تنسيقات الأرقام الرئيسية التي نعمل معها. حتى لا تتداخل النقوش مع بعضها ، ننصحك باختيار نسخة أقصر من الإدخال. ثم ، مرة أخرى ، انقر بزر الماوس الأيمن على المحور الذي يحتوي على التواريخ على الرسم البياني ، وحدد "تنسيق المحور -> رقم" وحدد المربع بجوار "ارتباط بالمصدر".
3. حدد وسيلة الإيضاح (الرمزان "التاريخ" و "المدة" على اليمين) واضغط على الزر "حذف" على لوحة المفاتيح.
4. افتح "Format Axis -> Parameters" وقم بتعيين الحد الأدنى والحد الأقصى للقيم (قمنا بتعيين 15 ديسمبر ، منذ يوم الاثنين ، و 3 يناير). هنا يمكننا تحديد سعر الأقسام الرئيسية (وهذا مناسب في الحالات التي يستمر فيها ، على سبيل المثال ، العمل في مشروع ما لعدة أسابيع أو أشهر). في حالتنا ، من الأنسب ترك القيمة الافتراضية (2.0).

المزيد من التجريب مع التنسيق - وهذا هو الجمال الذي نحصل عليه في النهاية. هنا مخطط جانت النهائي. المثال الذي قدمناه ، بالطبع ، بسيط للغاية - لكن يكفي أن نفهم جوهر طريقة التخطيط وعرض مرئي لعملية أداء مهام معينة.

برامج الرسوم البيانية الأخرى

بالطبع ، هناك العديد من البرامج الأخرى الأفضل التي تجعل إدارة المشروع أسهل. يمكن إنشاء مخطط جانت لأي تعقيد بسهولة باستخدام تطبيقات مثل:

• SchedRoll ؛
• مصمم جانت ؛
• Mindjet JCVGantt برو ؛
• Microsoft Project والعديد من الآخرين.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك عدد من الخدمات عبر الإنترنت التي تتيح لمستخدميها الفرصة ليس فقط لتخطيط شؤونهم ، ولكن أيضًا لتلقي تقارير منتظمة وإشعارات حول الوضع الحالي للمهام عبر البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، لا يمكن لأحد أن ينكر حقيقة أن سرية البيانات المخزنة على الشبكة معرضة للخطر ، وأن البرامج الثابتة المثبتة مباشرة على كمبيوتر المستخدم ، كقاعدة عامة ، لها وظائف أوسع بكثير وأكثر موثوقية في التشغيل.

مزايا وعيوب الطريقة

أخيرًا ، يجدر النظر بالتفصيل في المزايا والعيوب الرئيسية لطريقة التخطيط والإدارة الموصوفة.

الميزة الرئيسية ، بلا شك ، هي العرض الرسومي للمادة. كقاعدة عامة ، من الملائم لرجال الأعمال العمل باستخدام مخططات جانت - فهم يحبون القدرة على تحديد وتعيين مراحل العمل في المشروع بوضوح. من خلال تقديم المهام في شكل أشرطة ملونة مختلفة ، يمكن لجميع أعضاء الفريق تحديد مهامهم حرفيًا في لمحة.

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن مخططات جانت هيأداة عرض ممتازة قادرة على إظهار الأولويات الرئيسية للمشروع. أي بمجرد أن يقوم القادة بتخصيص وتوزيع كل من الموارد المتاحة ، يتعلم الفريق على الفور عنها ويتبع المزيد من التعليمات. هذه الميزة في مخطط جانت مفيدة للغاية لكبار المديرين - باستخدامها ، من الأسهل بكثير إعداد تقرير مفصل وواسع عن حالة المشاريع المختلفة.

ومع ذلك ، مثل أي طريقة تخطيط أخرى ، فإن مخطط جانت له عيوبه. واحد منهم هو مهمة التبعية. في كثير من الأحيان ، في عملية تقديم المشاريع ، يحتاج المديرون إلى إظهار أي من هذه المهام مرتبطة ببعضها البعض. ولكن ، لسوء الحظ ، فإن تنسيق الرسم البياني نفسه لا يسمح بذلك. من أجل الالتفاف على هذا القيد ، يلجأ المديرون إلى حيل مختلفة: على سبيل المثال ، يضيفون خطوطًا عمودية خاصة إلى المخطط الذي يوضح التبعيات الرئيسية. ومع ذلك ، هذا مجرد حل مؤقت ، غير قادر على نقل المعلومات بالكامل.

عيب آخر في مخططات جانت هو عدم مرونتها. في الوقت الحاضر ، المشاريع ليست ثابتة - فهي تخضع باستمرار لبعض التغييرات والتحولات ، والتي من المستحيل ببساطة أخذها في الاعتبار في الرسم التخطيطي. قبل البدء في إنشاء رسم بياني ، يتعين على المديرين حساب كل شيء بأدق التفاصيل ، لأنه مع أدنى تغيير في التقدير ، يجب إعادة رسم المخطط بأكمله من البداية. ناهيك عن القدرة على توضيح عدة طرق مختلفة للتخطيط في وقت واحدأيضا في عداد المفقودين.

بغض النظر عن سبب احتياجك إلى مخطط جانت ، لن يتمكن البرنامج (حتى الأكثر "تقدمًا") من عرض أهمية وكثافة موارد بعض الأعمال وجوهرها. لذلك ، نادرًا ما يتم استخدامه للمشاريع الكبيرة بشكل خاص.

ومع ذلك ، من المستحيل إنكار أن هذه الطريقة شائعة للغاية في ممارسة إدارة المشاريع - لأكثر من قرن من استخدامها ، أتيحت الفرصة للناس للتحقق من كفاءتها وكفاءتها العالية.