نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS): ما هو ، مميزاته وتوصياته

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

منذ عدة سنوات ، تم الحديث عن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على أنها مستقبل مشرق. اليوم يتم استخدامها بالفعل بنشاط في المؤسسات الخاصة والعامة. لكن الشيء الأكثر أهمية هو أن الطلب على EDMS في تزايد مستمر. ما هو نظام إدارة المستندات الإلكترونية وكيف يعمل ، فلننظر إلى مثال الأنظمة العاملة في الاتحاد الروسي.

الخلفية

لفهم كيفية عمل برنامج EDMS بشكل أفضل ، من الضروري مراجعة المفاهيم والمهام الأساسية. العوامل الرئيسية هي تلك التي تحدد اختيار نظام معين.

إذا كان بإمكان المنظمة العمل في ظل ظروف الإدارة غير الرسمية ، فلا داعي لإدارة المستندات. مع ظهور العمليات التجارية ، هناك حاجة لإدارة الآلية بمساعدة التوثيق المنظم. إذا لم تتعامل مع الأوراق في الوقت المناسب ، فسوف تبدأ في التراكم والضياع.

يتم استخدام نظام تخزين ملفات خاص كبديل للوسائط الورقيةعلى الخادم. لكنها لا تعمل لفترة طويلة أيضًا. مع نمو حجم الشركة ، تزداد الحاجة إلى تخزين المعلومات ومزامنتها.

هناك معضلة: هل يجب استخدام وسائط ورقية قديمة أو EDMS لتخزين المعلومات. ما هو الشيء المهم الذي يمكنك الحصول عليه بفضل النظام الإلكتروني؟ زيادة كفاءة المنظمة

التأثير الاقتصادي

يمكن زيادة كفاءة العمل بطريقتين: تقليل التكاليف أو زيادة النتائج. تسمح لك وثائق EDMS بتحقيق هدفين في وقت واحد. أي أن تطبيق النظام يسمح للمؤسسة بإنفاق أقل ، لكن تكسب أكثر.

تقليل التكاليف من خلال خفض تكاليف الورق ، وإهدار الوقت ، وتسريع الاتصال ، وتغيير ثقافة الشركة.

لتقييم فعالية برنامج EDMS ، تحتاج إلى حساب الوقت الذي تقضيه في الأعمال الورقية. تقدر الشركات الاستشارية أن مثل هذه العمليات تستغرق 20٪ من وقت العمل. في نظام البيروقراطية الروسية ، يستغرق هذا أكثر - 60٪ من الوقت. سيؤدي إدخال نظام EDMS إلى تقليل هذه التكاليف بمقدار 10 مرات على الأقل.

عمل المكتب وتدفق المستندات

المصطلحان مرتبطان. حفظ السجلات هو مصطلح يشير إلى مجموعة رسمية من القواعد للعمل مع المستندات. يمكن تخصيص بعض أنظمة EDMS وفقًا لقواعد العمل المكتبي ، ولكن هناك أيضًا تلك الأنظمة على أساس العمل المكتبي الذي تم تشكيله بالفعل.

الوثيقة هي وحدة لتخزين المعلومات في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. يتشكل تدفق المستند منمصادر مختلفة: أنظمة أخرى ، تطبيقات ، بريد إلكتروني ، ولكن قبل كل شيء - من وسائط ورقية ممسوحة ضوئيًا. لذلك ، تعد الماسحات الضوئية والمعدات الأخرى جزءًا لا يتجزأ من نظام إدارة الوثائق الإلكترونية. يخزن النظام جميع المستندات ، ويحافظ على سجلها ، ويضمن التنقل عبر المؤسسة ، ويقوم بتنفيذ العمليات التجارية معهم.

في قاعدة البيانات هذه يوجد قرار وتعليمات وأمر من SED. من خلالهم ، تدار المنظمة. يتم توفير أي مستند مع "المساعدة". تعتمد مجموعة الحقول في النموذج على نوع المستند. يتم تخزين المعلومات في النظام في شكل قاعدة بيانات لكل حقل من هذه البطاقة.

وظائف ومهام EDMS

برنامج ادارة الوثائق مصمم لحل المهام التالية:

• تنظيم العمل بالوثائق
• إنشاء المستندات وفقًا للقوالب ، وتخزين التسجيل الخاص بهم ؛
• أتمتة المحاسبة
• تصنيف الوثيقة.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على وظائف SED. يستخدم برنامج سير العمل من أجل:

• إنشاء البطاقات.
• تشكيل نص الوثيقة
• حفظ البيانات بصيغة pdf أو ms word ؛
• إدارة حقوق وصول المستخدم ؛
• إنشاء المسارات ؛
• التحكم في تدفق المستندات ؛
• إرسال الإخطارات والتذكيرات ؛
• اليومية ، الدلائل ، المصنفات ؛
• ترتيب الجيل ؛
• البحث عن المستندات وتوقيعها ؛
• إنشاء تقرير.

تشمل وظائف النظام العامة:

• بعيدالعمل مع المستندات ؛
• استخدام DBMS لتخزين البيانات ؛
• العمل المتزامن مع EDMS ؛
• آمن من خلال الشهادات والباركود والتخصيص.

مزايا وعيوب

التحول إلى SED له مزايا أكثر من عيوبه. ومع ذلك ، فإن أي مشروع سيء التنظيم يمكن أن يدمر جميع مزايا الأتمتة. يجب أن تكون أهداف تنفيذ نظام إدارة الوثائق الإلكترونية قابلة للتحقيق. تشمل المزايا:

• تخزين منظم مركزي للمعلومات
• نفس النهج لتشكيل ومعالجة الوثائق ؛
• باستخدام القوالب ؛
• بحث ؛
• وصول التدقيق.

تشمل العيوب ارتفاع تكاليف بدء التشغيل وتدريب المستخدم الصارم.

عمليات المستند

في EDMS ، تمر إدارة المستندات الإلكترونية عبر سلسلة من المراحل ، يتم خلالها تعيين خصائص معينة للمستند. تتم المعالجة يدويًا وتلقائيًا. في الحالة الثانية ، اضبط:

• شروط للانتقالات بين المراحل ؛
• فصل المسار ؛
• دورات بالقطع ؛
• بدء العمليات الفرعية ، وأجهزة ضبط الوقت ، وإجراءات المعالجة ؛
• تم تعيينأدوار مستخدم.

أنواع العلاجات:

• إنشاء مستند.
• التحرير.
• إعادة تسمية.
• تحرك.
• حفظ.
• فهرسة
• حذف.

تكاليف SED

لا يمكن لإدارة المستندات أن تعمل بشكل كامل بدون ترخيص وخوادم وإعداد وتدريب كامل لجميع المستخدمين. كل عنصر من هذه العناصر يتطلب نفقات نقدية كبيرة. بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا ننسى تكامل EDMS مع الأنظمة الأخرى ، وتحديث قواعد البيانات والبرامج ، واستشارات الدعم الفني وتكاليف الصيانة الأخرى.

مقدمة EDMS

يمكن أن يستغرق تنفيذ المشروع عدة أشهر. تعتمد العملية على عدد عمليات التوثيق والقدرات المالية والتنظيمية والموارد. يتم التنفيذ وفق الخوارزمية التالية:

• إنشاء مجموعة عمل ، وتحديد القائد ؛
• تحديد الأهداف والغايات ؛
• التحقق من عمليات التوثيق الحالية ؛
• تطوير الاختصاصات ؛
• اختيار SED ؛
• إبرام عقد لتنفيذ EDS ؛
• تطوير واعتماد لوائح العمل
• التحقق من المحتوى الأولي للأدلة ؛
• EDS الاختبار المسبق ؛
• تدريب الموظفين على الوظيفة
• اختبار تنفيذ EDMS ؛
• تحليل نتائج الاختبار ؛
• تصحيح الخطأ
• التنفيذ الكامل لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية.

أخطاء التنفيذ

يجب إيلاء اهتمام خاص لتلك العمليات التي تتطلب مستندًا ورقيًا. الخطأ الرئيسي هو نسخ مستند ورقي بآخر إلكتروني. هذا يعقد العمل ويسبب موقفًا سلبيًا تجاه الأتمتة. لا أحد يدفع مبلغًا إضافيًا مقابل القيام بعمل مزدوج. من الضروري بناء عمليات أتمتة بدونالازدواجية. الخطأ الثاني هو عدم استعداد الأفراد. في أغلب الأحيان ، يُنظر إلى العمليات الجديدة بالعداء. لذلك ، من الضروري أن تشرح للموظفين سبب تقديم EDMS على الإطلاق ، بحيث يتعاملون بوعي مع عملية التعلم.

تقنيات تخزين المستندات

في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية ، تتكون إدارة المستندات الإلكترونية من سمات يتم على أساسها البحث والتصنيف والتجميع وإعداد التقارير. في بعض الأحيان يتم إنشاء مستند وفقًا لقالب ، وأحيانًا عن طريق نقل البيانات من قاعدة بيانات. يتم تخزين السمات في الجداول. يتم وضع الملف نفسه في مجلد التخزين ، ويتم وضع المعلومات منه في دليل DBMS. يمكن فقط لمستخدمي EDMS الوصول إلى البيانات.

ما هو المسح المضمن؟

تتم المعالجة الكاملة للمستندات مع وضع عيناتها لاحقًا في الأرشيف باستخدام الماسحات الضوئية. أثناء عملية المسح ، من الممكن إنشاء رمز شريطي تلقائيًا على المستند وتسجيله في قاعدة البيانات بالاتجاه اللاحق على طول المسار المحدد.

التعرف البصري على النص

هذا النظام الإلكتروني لإدارة المستندات EDMS يحول الصورة الإلكترونية لمستند في صورة أو تنسيق jpeg إلى تنسيق نصي. في هذه الحالة ، يتم استخدام برنامج خاص في شكل تطبيق مستقل أو ESCOM. BPM مدمج في EDMS. ما هو ESCOM. BPM؟ هذا برنامج للتعرف على المستندات المكتوبة بخطوط مختلفة. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أن التطبيقات المستقلة لديها المزيد من الميزات وتتعرف حتى على النص المكتوب بخط اليد.

الباركود

توفر هذه التقنية مجموعة من الإجراءات لإنشاء وتطبيق باركود رسومي على مستند. يتم إنشاء رمز شريطي فريد من خلال خادم النظام. كما يوفر تحديد المستندات ، والبحث السريع في قاعدة البيانات والتوزيع في مواقع التخزين. عند تسجيل مستند ، تتم طباعة رمز شريطي مطابق لمعرف البطاقة الإلكترونية على الملصق. يتم لصقها على النسخة الورقية من المستند.

EDS

التوقيع الرقمي يسمح لك بالتحقق من صحة الوثيقة وثبات البيانات. يتم التوقيع بمساعدة موفر التشفير ومفتاح البرنامج - الشهادة. هذا الأخير عبارة عن ملف بتنسيق خاص ، يتم تجديده في مركز إصدار الترخيص. لضمان سلامة المعلومات ، يجب عليك تخزين الشهادة على بطاقة ذكية أو مفاتيح I-Token. وهي محمية برقم PIN. إذا تم إدخال رمز PIN بشكل غير صحيح عدة مرات ، فسيتم حظر الشهادة تلقائيًا.

البحث عن النص الكامل والسمات

يتم إجراء البحث عن السمات من خلال نموذج خاص باستخدام عدة قيم من حقول البطاقة. على سبيل المثال ، يبحث معيار "الحساب" عن البيانات في حقل "المستلم" أو "المرسل". في نفس الوقت ، يقارن النظام المعايير المدخلة بالبيانات الموجودة في البطاقات ويدخل في النتيجة تلك البطاقات المتطابقة. يعتمد البحث على المطابقة الجزئية أو المطابقة التامة.

يتم إجراء البحث عن النص الكامل وفقًا للبيانات الموجودة في ملفالمستند ، بما في ذلك نماذج الكلمات من خلال أدوات DBMS المضمنة مثل MS SQL SERVER و ORACLE. لإجراء بحث كامل ، يجب إدخال الملفات في قاعدة البيانات بتنسيق مستند (مستند) ، جدول (xls) ، عروض تقديمية ، رسائل.