شجرة أهداف المنظمة: التكوين ، المخطط

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2024-01-17 18:39

يوجد اليوم أداة تخطيط تسمى شجرة الهدف. ستتم مناقشة أمثلة وطرق إنشائه لمؤسسة في هذه المقالة.

كل نشاط يبدأ بالتخطيط. للقيام بشيء ما ، يجب أن يكون لديك أولاً نموذج عمل معين.

التخطيط الكفء لأنشطة المنظمة هو أكثر من نصف نجاح العمل بأكمله.

المفهوم العام للمصطلح

يمكن للجميع تقريبًا شرح هذا المفهوم. الهدف هو النتيجة المرجوة التي تخطط المنظمة لتحقيقها في سياق أنشطتها. يجب على كل مؤسسة تريد أن تكون ناجحة في العمل أن تسعى جاهدة لتحقيق ذلك. مجموعة الأهداف لا تعمل فقط كمعيار لنشاط المنظمة ، ولكنها تستخدم أيضًا لتحديد معاييرها وتقييم الأداء.

غالبًا ما يعتمد تحديد الأهداف لتحقيق ما هو مقصود على افتراضات حول التنمية المستقبلية المحتملة ، لذا فإن حقيقة تنفيذها ومدى كفايتها تستند إلى الدقةالفرضيات

الأهداف لها موعد نهائي. كلما زاد حجمها ، زاد عدم اليقين بشأن المستقبل المحتمل. وفقًا لذلك ، يتم تحديد الأهداف ذات الفترة الأطول المحددة مسبقًا بشكل أكثر عمومية.

العبارة الأكثر عمومية التي تبرر ظهور وتشغيل منظمة تسمى مهمة.

ما هي الاستراتيجية

تركز الشركات الناجحة كثيرًا على الإستراتيجية. هذه خطة رئيسية لتنفيذ مهام معينة تحدد أهميتها بالنسبة للمؤسسة.

بمعنى آخر ، الإستراتيجية هي سلسلة من الأهداف تؤدي إلى نتيجة معينة مخططة للأحداث.

ما هي المهمة

يستخدم هذا المصطلح في مختلف المجالات - الطبية والدينية وغيرها. مهمة المنظمة هي التبرير الفلسفي لأنشطة الشركة ، ومكونها الأيديولوجي ، والمثل الأعلى الذي يجب على الشركة أن تسعى جاهدة لتحقيقه في مسار وجودها.

المكونات الرئيسية لرسالة المنظمة:

• التركيز على العملاء
• الصدق. يجب تحديد المهمة بصدق ، وعدم وجود أي تفسيرات غامضة ، وأن تتوافق أيضًا مع الوضع الحقيقي للأمور.
• التفرد. يجب أن تكون المهمة شيئًا يجعل شركتك فريدة من نوعها ويميزها عن المنافسين

إذا حددت المهمة مبادئ توجيهية عامة لجميع أنشطة المنظمة ، فإن الهدف يكون أكثر شمولية وتحديدًا.

مبادئ الصياغة

عند صياغة الهدف ، من المهم مراعاة المبادئ التالية:

• محدد.من الضروري صياغة الأهداف بأكبر قدر ممكن من الوضوح والدقة حتى يفهم الجميع ما هو على المحك.
• قابلية القياس. إنها فرصة لتحديد ما إذا كانت النتيجة قد تحققت. يتم ذلك عن طريق مقارنته بالهدف المعلن مسبقًا. يمكنك قياسه من خلال معايير مثل عدد المراجعات الإيجابية ، والنسبة ، وتكرار ما يحدث ، والوقت ، والمتوسطات ، وما إلى ذلك.
• يمكن الوصول إليها. يجب أن يتماشى الهدف مع القدرات الحالية للشركة.
• أهمية. يجب ألا يتعارض الهدف مع الرسالة وكذلك تطلعات المنظمة الأخرى.

مبادئ إدارة المنظمة

تعتمد الإدارة على المبادئ التالية:

• تطوير الأهداف وصولا إلى مستوى كل موظف على حدة. في نفس الوقت يجب ألا تتعارض خطط الموظفين والمنظمات مع بعضها البعض.
• تزامن وتعديل أهداف الموظفين في المراحل المتوسطة من التقييم.
• التفاعل بين المدير والموظف في صياغة الأهداف وتنسيقها.
• إجراء تقييمات أداء منتظمة وتعليقات الموظفين.

طرق تحديد الأهداف في المنظمة

التخطيط في أي شركة يمكن أن يكون مركزيًا ولا مركزيًا.

• التخطيط اللامركزي هو تحديد الأهداف من قبل كل وحدة هيكلية للشركة على حدة.
• التخطيط المركزي للأنشطة في المنظمة ينطوي على وجود سلطة مركزية أوالشركة الأم التي تحدد الأهداف بشكل مباشر للشركات التابعة لها. يتم أيضًا توزيع جميع الموارد التي تهدف إلى حل المهام المحددة بشكل مركزي.

أنواع الأهداف

يمكن تقسيمها بشروط إلى إستراتيجية وتكتيكية.

• استراتيجي - هذه هي تلك التي سيؤدي تحقيقها إلى وصول المنظمة إلى مستوى مالي أو هيكلي جديد. الأمثلة الكلاسيكية للأهداف الاستراتيجية هي: الابتكار وتخطيط العمل ، والاستحواذ على حصة معينة من السوق. ومع ذلك ، كل منظمة لديها استراتيجيتها الخاصة.
• تكتيكي - هذه هي تلك التي تعكس مراحل معينة من تحقيق المراحل الإستراتيجية. إنها تعمل (أهداف لفترة زمنية معينة ، ربع سنة ، سنة ، وما إلى ذلك).

أيضًا ، يمكن تقسيم جميع الأهداف إلى بسيطة ومعقدة. يتم تنفيذ الأشياء البسيطة في خطوة واحدة. تتضمن الأنشطة المعقدة مجموعة كاملة من الأنشطة لتنفيذها. اعتمادًا على مدى تعقيد المهام وتركيزها ، يتم إنشاء تسلسل هرمي للأهداف.

كما أنها قصيرة الأجل ومتوسطة الأجل وطويلة الأجل. هذا يعتمد على الموعد المحدد.

• قصير المدى - هذه هي الأهداف التي يتم استكمالها في غضون فترة تصل إلى عام واحد. تتطلب أقصى قدر من الدقة والوضوح في الصياغة.
• متوسط المدى - هذه هي الأهداف التي يتم التخطيط لتنفيذها من سنة إلى خمس سنوات.
• طويل المدى - يتطلب تنفيذه أكثر من خمس سنوات

كما يمكن أن يكونوا:

• تشغيلية - يتم إجراؤها بانتظام على مدى فترة طويلةالوقت
• تصميم - تم تنفيذه لمرة واحدة.

من أجل بناء هيكل وتسلسل هرمي للأهداف بشكل صحيح ، اعتمادًا على إلحاحها وأهميتها بالنسبة للشركة ، غالبًا ما يتم استخدام طريقة شجرة الهدف. هذا النهج هو أحد أكثر الأدوات فعالية لتخطيط المهام.

ما هي شجرة الهدف

ظهر هذا المصطلح منذ وقت ليس ببعيد ، لذلك لم يكن الجميع على دراية بجوهره. شجرة أهداف المؤسسة عبارة عن هيكل هرمي لجميع أهداف المؤسسة ، ويتم عرضها كمخطط أو جدول.

لتنفيذ الخطط الإستراتيجية للشركة ، يمكن استخدام كل من الأهداف التشغيلية وأهداف المشروع بمستويات مختلفة.

تتضمن طريقة شجرة الهدف تقسيم المهام الإستراتيجية للمنظمة إلى مهام أبسط بحيث تصبح المهمة الأقل ، التي يتم تنفيذها ، أداة لتنفيذ المهمة الأعلى. في الوقت نفسه ، يتم تقسيم كل مهمة مهمة إلى عدة مهام أبسط من أجل تحقيق أقصى قدر من التبسيط للهيكل.

كيفية بناء شجرة الهدف

دعونا نفكر بمزيد من التفصيل في الخوارزمية لتشكيل شجرة أهداف المنظمة.

• أولاً ، يتم تحديد الهدف الاستراتيجي الرئيسي للمنظمة. تمت صياغته في جملة أو جملتين ويجب أن يشرح ما يجب أن يحدث في النهاية.
• بعد ذلك ، يتحلل الهدف - ينقسم إلى مهام أبسط ، سيؤدي تنفيذها معًا إلى تحقيقها. هذه العملية ينبغييفي بالمتطلبات التالية:

-يجب أن يكون التقسيم كاملاً ، ولا يجب تفويت أي مكون ؛

-يجب أن يكون القسم حصريًا. لا توجد مهمة بسيطة يمكن أن تحتوي على مهمة أخرى ؛

-يجب أن يكون للقسم أساس مشترك لجميع المشاكل البسيطة.

-يجب أن يكون التقسيم موحدًا. يجب أن يتكون كل مستوى من مهام بنفس المقياس والأهمية.

• يتم تشكيل القيود المطبقة على كل منظمة محددة.
• تحليل الخيارات لكل مهمة. يمكن عمل أي منها بطرق مختلفة. يتم تحليل جميع خيارات التنفيذ الممكنة واختيار أفضلها.
• بعد ذلك ، يتم إنشاء المهام والوظائف للموظفين والإدارات.

مخطط شجرة الهدف

كما تعلم ، من الأفضل دائمًا فهم المعلومات بصريًا. لذلك ، يتم تصوير شجرة أهداف المنظمة في شكل جدول أو مخطط متعدد الطبقات ، حيث يكون المستوى الأعلى هو الهدف الرئيسي للمنظمة.

المستوى الفرعي التالي سيكون تلك الأهداف ، والتي سيؤدي تنفيذها إلى تحقيق الهدف الرئيسي.

فيما يلي الأهداف التي ستؤدي إلى تنفيذ تلك الأهداف على مستوى أعلى. كل واحد منهم عرضة للتحلل طالما أنه منطقي. يعتمد عدد المستويات في شجرة الهدف على مدى تعقيد المنظمة وحجمها.

كلما كبرت المؤسسة ، زاد تعقيد هيكلها ، زادت مستويات التحلل في الشجرة. وبالتالي ، فإن التسلسل الهرمي لأهداف المنظمة يرتبط ارتباطًا مباشرًا بهيكلها والميزات

من أجل الوضوح ، يجب أن يظهر الرسم البياني بأكمله على ورقة واحدة.

أثناء قراءة الرسم التخطيطي ، يجب أن يكون واضحًا كيفية تحقيق أي من الأهداف المعروضة ، سواء الرئيسية أو البسيطة.

وضوح فهم كيفية تحقيق الأهداف المحددة هو معيار لتقييم الشجرة من حيث ملاءمتها لمزيد من العمل.

وظائف شجرة الهدف

مخطط تفصيلي معروض بصريًا لجميع الأهداف ضروري ليس فقط للشركات الكبيرة التي يوجد بها العديد من الإدارات والموظفين والمهام.

تعمل شجرة أهداف المؤسسة على تبسيط أي نشاط ، وتعمل كدليل في جميع الخيارات الممكنة ، وتجعلك تضع في اعتبارك جميع العناصر الضرورية لممارسة الأعمال التجارية.

شجرة أهداف على مثال فندق

مهمة هذه المؤسسة هي توفير إقامة عالية الجودة لضيوف المدينة في جو من الراحة والراحة والسهولة.

جميع الفنادق تسعى جاهدة لتحقيق أقصى قدر من الأرباح

يمكن بناء شجرة الهدف لفندق صغير على النحو التالي:

المستوى المستهدف	الوصف
الهدف الرئيسي	الحصول على أعلى ربح ممكن
الأهداف الرئيسية	تحسين جودة الخدمة				توسيع نطاق الخدمات الممكنة			مقدمة للدعاية والتسويق
الأهداف الفرعية للمستوى الأول	تحسين جودة عملية الإنتاج		تحسين التفاعل مع الموظفين		خدماتمؤتمرات ومآدب		تقديم خدمات التموين	الإعلان وجذب عملاء جدد		زيادة ولاء العملاء
الأهداف الفرعية للمستوى الثاني	شراء معدات جديدة لتدبير منزلي أكثر كفاءة	إنشاء CRM - أنظمة للحجز السريع والخدمة	تدريب الموظفين	نظام تحفيز الموظفين الجدد	تخصيص وتجديد غرفة الاجتماعات	إنشاء غرفة اجتماعات	مقهى أو مطعم في الموقع	الإعلان عبر الإنترنت	توزيع العروض التجارية لرحلات العمل للموظفين للمنظمات	بطاقات النادي للعملاء المنتظمين بمكافآت وخصومات

في نفس الوقت ، يتم عمل قائمة بالمهام والموارد لتنفيذها لكل هدف من أهداف المستوى الثاني.

على سبيل المثال ، لتخصيص غرفة اجتماعات وإصلاحها ، يتم إنشاء قائمة المهام التالية:

الحالة - يجب أن يكون هناك غرفة مجانية في مباني الفندق أو فرصة لتحرير وتحويل إحدى الغرف. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون هذا الابتكار ممكنًا من الناحية المالية. لذلك ستكون المهام:

1. احسب الربح المحتمل من وجود غرفة اجتماعات.
2. احسب تكلفة الإصلاحات
3. اتفق مع فريق الإصلاح وحدد الإطار الزمني المطلوب.
4. ترتيب المفاوضات للعملاء.

الغرض من وجود مطعم أو مقهى في إقليم الفندق أقل تحديدًا ، يجب تقسيمه بشكل أكبر إلىمستويات متعددة. لماذا لم نفعلها؟

الحقيقة هي أن فتح وحدة تقديم الطعام مهمة صعبة للغاية. إنه مرتبط عمليا بافتتاح عمل آخر. لذلك ، تمت كتابة جميع الطرق الممكنة لتحقيق هذا الهدف أولاً. عادة ما يكون له بديلان:

• دعوة للتعاون مع شريك مطعم
• افتتاح مطعم من قبل مؤسسي الفندق

بناءً على نسبة الفوائد والمخاطر ، يتم اختيار مسار واحد. بناءً عليه ، يتم وضع شجرة أهداف جديدة لفتح مطعم على أراضي الفندق.