هيكل إدارة المصفوفة: المخطط ، المبادئ الأساسية ، الكفاءة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

الهيكل التنظيمي هو نموذج للعلاقات بين المناصب والأشخاص في منظمة معينة.

الهيكل التنظيمي عبارة عن مجموعة من التبعيات المختلفة (على سبيل المثال وظيفية وهرمية) بين العناصر الفردية (مثل المناصب التنظيمية والخلايا والوحدات) للمؤسسات التي تسمح لك بإدارتها. يتمثل جوهر نظام التشغيل في الارتباط الصحيح للأهداف والغايات بالناس وطرق التأثير عليهم في عمليات العمل ، أي إنشاء أجزاء معينة في المنظمة ، ثم تكاملها لإدارتها بشكل أكثر فعالية.

بنية المصفوفة هي واحدة من أكثر الهياكل المرغوبة للمنظمات المعقدة التي تتميز بالتركيز على أنشطة المشروع.

يتميز هيكل المصفوفة بالخروج عن الافتراض التقليدي القائل بأن الهيكل التنظيمي الرسمي ككل يجب أن يكون نظامًا دائمًا وغير متغير. في هذا الهيكل ، كان من الممكن الجمع بين السمات الإيجابية لهياكل خط الموظفين مع خصائص الهيكل.

مفهوم

يشير شكل مصفوفة التنظيم الإداري إلى أحد أشكال الهياكل التنظيمية للمؤسسة ، والتي تنتشر على نطاق واسع في الظروف الحديثة. وهو يقوم على تداخل معيارين من معايير الدمج. تشكل الأقسام الوظيفية الأساس لإنشاء مصفوفة. بعد تعريفها ، يتم تحديد مجموعات المجموعات ورسمها. اعتمادًا على ملف تعريف المؤسسة ، فإن المعيار الرئيسي للتمييز بين المجموعات المذكورة سابقًا هو قسم الإنتاج أو القسم المؤقت الذي يتعامل مع مهمة محددة.

يرتبط هذا النوع من البنية بالمفهوم الرياضي للمصفوفة ، أي مصفوفة مستطيلة من الأرقام الحقيقية ، تتميز بمجموعة من الأعمدة والصفوف.

في بنية المصفوفة ، تكافئ الأعمدة وظائف التكرار المستمر. يحتوي كل عنصر من عناصر المصفوفة على مركزين لاتخاذ القرار - مدير وظيفة ومدير مهام. وتتمثل مزاياها في المرونة والانفتاح على التغييرات في البيئة ، وزيادة مسؤولية مدير المشروع عن المشروع ، وتحسين تدفق المعلومات ، وإتاحة الفرصة للموظفين لزيادة إبداعهم.

تم تقديم هذا النوع من الهيكل التنظيمي في الستينيات في صناعة الطيران. لعبت وكالة ناسا دورًا رائدًا في تطبيق هذا الإطار. غالبًا ما يتم بناء هيكل المصفوفة حول المشكلات أو المشاريع التي تشارك فيها المنظمة. يتم التعرف عليها عادة في صفوف المصفوفة. أعمدة المصفوفة هي نظائر للوظائف المستمرة والمتكررة.

التطبيقات

هيكل المصفوفةتستخدم عند الضرورة لأداء بعض الأنشطة الخاصة التي تتطلب تعيين فرق المشروع في نظام إدارة المؤسسة. أعضاء هذه المجموعات هم موظفون في الوحدات التنظيمية الدائمة للهيكل.

يمكن أن يحدث تكليف الموظفين في الحالات التالية:

• فصل كامل عن الخلية الأصلية (القسم) طوال مدة المهمة (المشروع) للمؤسسة وإكمال التبعية لمدير مجموعة المشروع المعينة (نحن نتحدث عن ما يسمى بفرق المشروع) ؛
• التبعية المزدوجة للموظفين: لكل من رئيس قسم الخلية الرئيسية ورئيس الفريق (يتوافق هذا الحل مع هياكل المصفوفة النموذجية).

كل موظف ، وهو أحد الروابط في هيكل المصفوفة ، هو عضو في فريق المشروع ، وكذلك القسم الوظيفي. نتيجة هذه الشراكة بين الحزبين هي حقيقة وجود العديد من القادة. الهيكل التنظيمي للمصفوفة هو مهمة معقدة إلى حد ما. لا يمكن لكل شركة تنفيذه بشكل فعال. يمكن أن يؤدي تطبيق هذا الهيكل إلى العديد من الأشياء الإيجابية والسلبية في المنظمة.

الفوائد

من بين الخصائص الإيجابية لاستخدام بنية المصفوفة:

• تهيئة الظروف للعمل متعدد التخصصات ؛
• تعزيز مهارات التعاون ؛
• المرونة
• عزز تحديد الموظفين بأهداف عالية ؛
• إنشاء آليات إدارة وتنسيق مستقلة ؛
• تعزيز ظهور ظاهرة التآزر
• تحرير الطاقات الإبداعية للموظفين
• إمكانية التركيز الشامل على مشكلة مفصلة
• مزيد من الانفتاح والمرونة في التكيف مع التغيرات في البيئة ؛
• زيادة مسؤولية مدير - منسق المشروع بسبب توسع كفاءاته لكامل دورة تنفيذ المشروع ؛
• تحسين تدفق المعلومات

عيوب

من بين الخصائص السلبية لاستخدام بنية المصفوفة:

• تكلفة إدارة عالية
• احتمال الفوضى ؛
• زيادة وقت إنجاز المهمة ؛
• انتهاك مبدأ وحدة القيادة واحتمال تنازع الاختصاصات بين رؤساء الوظائف ومنسقي المشاريع ؛
• الافتقار إلى الوئام والثقة من جانب قادة الوظيفة والمشروع ؛
• تتطلب مطالب عالية إلى حد ما على المديرين والمرؤوسين ، مما يسبب صعوبات في ملء مجموعات العمل ؛
• عدم اليقين والتهديد الذي يصاحب قائد الفريق والمشاركين في آلية إدارة المشروع ؛
• إثقال كاهل مديري المشاريع بقضايا التنسيق المستمرة.

ميزات الهيكل

يوصى ببنية المصفوفة على أنها حديثة بسبب السهولة التي تعمل بها المنظمة في مصفوفةنظام قادر على الاستجابة للظروف البيئية المتغيرة. تم بناء هذا النوع من الهيكل على مبدأ التجميع ثنائي الأبعاد: الأعمدة هي مكافئات وظائف التكرار المستمر ، وتمثل الخطوط المهام والمنتجات والمشروعات غير العادية والمتغيرة بشكل دوري.

إذا نفذت منظمة عدة مهام منفصلة (مشاريع) في نفس الوقت ، فإن الفرق التي تؤديها تتصرف كما لو كانت "تتخطى" هيكل "خط الموظفين" التقليدي ، مما يؤدي إلى إنشاء مصفوفة من المهام والوظائف.

كل عنصر من عناصر المصفوفة - منصب أو وحدة تنظيمية - هو مركزان لصنع القرار: مدير وظيفة ومدير مهمة (مشروع). يتقاطع كلا النظامين نتيجة لاختراق التقسيم القديم إلى وظائف مع التقسيم الجديد إلى مشاريع. يؤدي هذا إلى نقل المعلومات وتنسيق العمل بترتيب أفقي ، وعادة ما يؤدي التفريغ إلى زيادة التحميل على القنوات الرأسية (التقسيم الهرمي حسب الوظيفة).

في بنية المصفوفة ، التي تستخدم قاعدتي تجميع متداخلتين ، هناك ميزات هيكلية لإدارة المؤسسة مثل:

• درجة عالية من التخصص النوع المهني ؛
• لامركزية عميقة ؛
• درجة صغيرة من الصفة الرسمية.

بنية المصفوفة في الممارسة

استخدمت شركة فورد للسيارات الأمريكية المشهورة عالميًا نهج مصفوفة لإنشاء أحد أكثر موديلاتها شهرة ، وهو Ford Focus. المجموعة التي تم إنشاؤها لهذا الغرض كانت تسمى "الفريقيركز "، بما في ذلك المهندسين والمصممين والمتخصصين في التسويق والإنتاج. تم تنظيم عمل الرئيس بواسطة خبراء من مناطق أخرى من الشركة. وبفضل تنفيذ هذا الهيكل وجمع المتخصصين ، تم إنشاء المشروع لإنشاء كان النموذج الجديد ناجحًا قبل عام على الأقل ، مما كان يمكن تحقيقه باستخدام النهج السابق للشركة.

تستخدم الشركات التالية أيضًا بنية المصفوفة: Prudential و General Motors و NCR و American Cyanamid و Manhattan Bank. ومع ذلك ، فإن بنية المصفوفة ، على الرغم من كل الجهود المبذولة في التنفيذ ومحاولات التنفيذ ، لم تجد تطبيقًا في شركات مثل Philips أو Citibank. يفترض الموقف أعلاه أن بنية المصفوفة ليست بنية عالمية مناسبة للتنفيذ في أي مؤسسة.

مثال على بنية المصفوفة

يوضح الشكل أدناه مثالاً لهيكل تحكم مصفوفة ورسم تخطيطي للعلاقات داخلها.

كما يتضح من الشكل ، يحتوي الهيكل على مبدأ الفصل الوظيفي والتصميمي لروابط التبعية.

رئيس الشركة ضمن هذا الهيكل له عدة نواب. مدير المجالات: التسويق ، البحث والتطوير ، الإنتاج ، الاقتصاد والتمويل ، القسم الفني. قد تختلف هذه القائمة من شركة إلى أخرى. كل من هؤلاء النواب يتحمل أعضاء مجلس الإدارة مسؤولياتهم الوظيفية وفقًا للملف الشخصي.

في تبعية كل منهم تستطيع أن ترى وظيفيةالموظفين. إذا أخذنا قسم شؤون الموظفين ، فسيكون مدير شؤون الموظفين تابعًا لنائب شؤون الموظفين. إذا أخذنا مساعد تسويق ، فسيكون اختصاصي تسويق تابعًا ، إلخ.

يؤدي مدير الموارد البشرية واجباته الوظيفية في مجال عمل الموظفين ، ولكن في نفس الوقت لديه أيضًا مدير مشروع آخر (ليس وظيفيًا فقط). هذا الموظف يطيع ويفي بأوامر مدير المشروع الذي كان ملتزماً به. هذا يبرز جوهر سلسلة القيادة المزدوجة.

وبالمثل ، يمكنك أن تأخذ مثال أخصائي التوريد. من ناحية ، في إطار الهيكل التنظيمي ، يقدم تقاريره إلى رئيس قسم المشتريات ، ومن ناحية أخرى ، يشارك في المشروع ، ويتبع مدير المشروع في أداء وظيفة التوريد.

متى يجب تطبيق بنية المصفوفة؟

هيكل التحكم في المصفوفة ومخطط تطبيقها ممكن في المواقف التالية:

• عندما تمارس البيئة الخارجية للمؤسسة ضغطًا قويًا عليها ، على سبيل المثال ، في حالة المنافسة الشديدة في السوق. من خلال اعتماد مقاييس شاملة لجميع خلايا بنية المصفوفة ، يمكنك جذب انتباه المستهلكين بسرعة وفعالية.
• في موقف تقوم فيه المؤسسة بمعالجة كميات لا حصر لها من البيانات والمعلومات. إن استخدام هذا الهيكل يسهل بشكل كبير توزيع المسؤوليات وتنسيق المهام.
• في حالة محدودية الموارد التي توجد بها المنظمة ، يتضح أن هيكل المصفوفة يوفرقرار. من خلال استخدام الموارد المحدودة ، مثل المتخصصين في الإنتاج ، لا يمكن استخدام القسم الذي ينتج المنتج "أ" فقط ، ولكن أيضًا القسم الذي ينتج المنتج "ب".

على الرغم من الصعوبات التي ينطوي عليها إنشاء بنية مصفوفة نشطة ، إلا أنها تعمل في المؤسسات وغالبًا ما تساهم في نجاح وتسريع توقيت المشاريع.

المبادئ الأساسية للتكوين

في هيكل التحكم في المصفوفة ومخطط تشكيلها ، يتم تمييز جزأين منفصلين: ثابت ومتغير. يتكون الجزء الثابت من وحدات تنظيمية خاصة بهيكل الموظفين (الإدارة العامة) ، بينما يتكون الجزء المتغير من مجموعات من الموظفين المعينين لالتزام معين (مشروع). بعد الانتهاء من هذا المشروع ، يتم فصل هذه الفرق ويمكن إعادة إنشائها حسب احتياجات المؤسسة.

وهكذا ، فإن الجزء المتغير من الهيكل يشمل المناصب التنظيمية أو مجموعات من الوظائف التي تم إنشاؤها من الموظفين الملحقين ، كجزء من الوظائف التي تشكل عملية الإنتاج (على سبيل المثال ، البحث والتطوير ، التخطيط ، الشراء ، الإنتاج ، المبيعات) ، لتنفيذ المشاريع الفردية. اعتمادًا على نوع المؤسسة ، يتم تعيين مديري المشاريع والموظفين الآخرين في أقسام الصناعة. يتكون الجزء الثابت من هذا الهيكل من الوحدات التنظيمية الداعمة النموذجية (مثل الموظفين ، والتمويل ، والمحاسبة ، وما إلى ذلك) اللازمة لذلكالإدارة الفعالة للمؤسسات.

هيكل إدارة المصفوفة ومخطط هيكلها عبارة عن مصفوفة تكون فيها الأعمدة تسلسلًا هرميًا وظيفيًا ، وتكون صفوف الروابط عبارة عن تسلسل هرمي تقني. وبالتالي ، فإن الخلايا التنفيذية (الأقسام) ترفع تقاريرها إلى المدير الوظيفي في النظام الرأسي ، بينما في النظام الأفقي تعتمد على منسقي المشروع.

اسم بنية المصفوفة مشتق من الرياضيات: في العلوم ، يشير مصطلح "المصفوفة" إلى مصفوفة مستطيلة من الأرقام الحقيقية التي تميز ردود الفعل من الصفوف والأعمدة. معًا ، يؤدي هذا إلى إنشاء مصفوفة تحدد العلاقة بين عناصر الصف والأعمدة.

في المخطط التنظيمي للمصفوفة ، عادةً ما تمثل الصفوف تعهدات غير عادية ومتكررة للموضوع ، في حين أن الأعمدة تعادل الوظائف الدائمة والمتكررة التي تؤديها مجموعات من الموظفين. إذا تم تنفيذ عدة أو اثني عشر مشروعًا كبيرًا في وقت واحد ، فإن الفرق التي تؤدي هذه الأعمال تتصرف كما لو كانت "عرضية" لهيكل خط الموظفين التقليدي ، مما يؤدي إلى إنشاء مصفوفة من المهام الوظيفية للكائنات. السمة المميزة لهيكل المصفوفة هي الخروج من مبدأ التحكم الوحيد.

الخلاصة

يمكن اعتبار هيكل المصفوفة حلاً شاملاً ، لا سيما في تلك المؤسسات التي يتم فيها تنفيذ المهام الفردية المعقدة التي تتطلب التنسيق والتعاون من المتخصصين من مختلف الصناعات. لذلك ، المصفوفةالهيكل مفيد بشكل خاص في المعاهد العلمية والبحثية ، ومكاتب التصميم ، ومراكز البحث ، وما إلى ذلك. في الوقت الحاضر ، يتم استخدام مثل هذا الهيكل أيضًا في العديد من المؤسسات الكبيرة (المقتنيات والشركات) ، وكذلك في شركات الاستشارات التنظيمية ووكالات الإعلان. هيكل المصفوفة مرن ويسمح بالتفاعل بين الناس على جميع مستويات إدارة المنظمة.