توثيق الأنشطة الإدارية ومفاهيمها الأساسية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يشير التوثيق إلى تسجيل المعلومات وفقًا للقواعد المنظمة ، أي إجراء معالجة المستندات بطريقة خاصة. نظرًا لأن عملية تسجيل البيانات يمكن أن تتم بوسائل مختلفة ، فإن المستندات في ممارسة أنشطة الإدارة مختلفة تمامًا - مواد مكتوبة بخط اليد ، ورسوم بيانية ، وطباعية ، وصور وفيديو.

توثيق أنشطة الإدارة هو إجراء منظم ، مما يمنحها ضمانًا للقوة القانونية - وهي الجودة الموجودة في التشريع الحالي.

اليوم ، يتم استخدام وسائل مختلفة للتوثيق: من الوسائل البسيطة (مثل أقلام الرصاص وأقلام الحبر العادية) إلى الوسائل الكهروميكانيكية الأكثر تعقيدًا (بما في ذلك مسجل الشريط ، وكاميرا الفيديو ، وجهاز الفونو ، وما إلى ذلك) والآلية ، الحاسوب. تعتمد طرق التوثيق أيضًا على الوسائل المستخدمة. يمكن أن يكون نصيًا أو إلكترونيًا أو فيلميًا أو فوتوغرافيًا.

عادة ما يستخدم نشاط الإدارة المستندات النصية المكتوبة بخط اليد أو المنشأة على الكمبيوتر. لهذايطلق عليهم سجلات الإدارة.

التوثيق هو دائمًا تثبيت بعض المعلومات على ناقل معين ، بتفاصيل خاصة ، يتم من خلالها تحديدها. إن توثيق أنشطة الإدارة يخلق الوسائل والأسس لتنظيم أنشطة كل من المسؤول الفرد والإجراءات المالية أو التنظيمية للمؤسسة بأكملها.

قد تختلف الوثائق في وظائفها ، والغرض منها ، والمحتوى ، ودرجة السرية ، وتوافر المعلومات. تجعل عوامل المعالجة من الممكن تصنيفها إلى بين المنظمات والخارجية. الأولى ، التي لا تتعدى مؤسسة أو منظمة واحدة ، ويتم إجراؤها بين المشاركين فيها ، تسمى الخدمة. الثاني - التوثيق الخارجي - يتم بين المنظمات من مختلف الأنواع والمسؤولين الأفراد الذين لا يتبعون مباشرة بعضهم البعض.

يتم تنفيذ التوثيق الفني وفقًا للمعايير المعمول بها ، والتي تختلف عن أي نوع من المستندات. بالنسبة لأي نشاط إداري ، هذا مهم بشكل خاص ، لأن التوثيق بهذه الطريقة يكتسب قوة قانونية ، والتي تعد بمثابة دليل أكيد على صحة المعلومات الواردة فيه.

يفرض توثيق أنشطة الإدارة مسؤوليات محددة على المسؤولين أو الهيئات الإدارية التي تنفذها. لذلك ، أثناء إنشاء أي وثائق رسمية يجب مراعاتهاالقواعد التشريعية الحالية ، وقواعد التسجيل ، والتي هي على الصعيد الوطني. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون كل مستند مصحوبًا بتفاصيل عن المنظمة ، ذات أهمية قانونية: اسمها وفك تشفيرها ، وتوقيعات وأختام الإدارة أو قسم معين من المؤسسة ، وتاريخ التجميع والرقم في دفتر التسجيل ، وطوابع الموافقة ، إلخ. أخيرًا ، يجب أن يصدر توثيق أنشطة الإدارة المستندات بدقة ضمن اختصاصها.

تختلف المستندات في درجة المصداقية. تحتوي المسودات أو النسخ من الوثائق الرئيسية على نص معين فقط ، ولا تحتوي على نفس القوة القانونية مثل النسخ الأصلية. يعتبر المستند الأصلي هو المستند الذي يحتوي على المعلومات والتفاصيل المذكورة أعلاه لتأكيد صحتها وأصالتها.