2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18
تتكون عملية الإدارة من خمس وظائف: التخطيط والتنظيم والتوظيف والتوجيه والتحكم. وبالتالي ، فإن التحكم جزء من عملية التحكم
التحكم هو الوظيفة الهدف الرئيسية للإدارة في المؤسسة: عملية مقارنة الأداء الفعلي بمعايير الشركة المعمول بها. يجب على كل مدير مراقبة وتقييم أنشطة مرؤوسيه. تساعد الرقابة الإدارية على اتخاذ الإجراءات التصحيحية من جانب المدير في الوقت المناسب لتجنب الظروف غير المتوقعة أو الخسائر المالية للشركة.
تتضمن عملية التحكم الأساسية ثلاث خطوات:
- وضع المعايير.
- قياس الأداء مقابل هذه المعايير
- تصحيح الانحرافات عن المعايير والخطط
كجزء من الخطة الإستراتيجية الشاملة للمنظمة ، وضع القادة أهدافًا لهاوحدات بمصطلحات تشغيلية محددة ودقيقة تتضمن التخطيط للأداء مقابل النتائج الفعلية.
يمكن اشتقاق المعايير التي سيتم مقارنة الأداء الفعلي بها من التجارب السابقة والإحصاءات والمعايير (بناءً على أفضل الممارسات الصناعية). إلى أقصى حد ممكن ، يتم تطوير المعايير على أساس ثنائي بدلاً من اتخاذ الإدارة العليا للقرارات من جانب واحد بناءً على أهداف المنظمة.
لماذا الرقابة الإدارية ضرورية؟
إذا فعل الموظفون دائمًا ما هو الأفضل للمنظمة ، فلن تكون هناك حاجة للرقابة والإدارة. لكن من الواضح أن الأشخاص في بعض الأحيان غير قادرين أو غير راغبين في التصرف بما يخدم مصالح المنظمة الفضلى ويجب وضع مجموعة من الضوابط لمنع السلوك غير المرغوب فيه وتشجيع الإجراء المطلوب.
حتى لو كان الموظفون مجهزين بشكل مناسب للقيام بعملهم بشكل جيد ، فإن البعض يختار عدم القيام بذلك لأن الأهداف الفردية والأهداف التنظيمية قد لا تكون متطابقة تمامًا. بمعنى آخر ، لا يوجد توافق في الأهداف. في مثل هذه الحالات ، يجب اتخاذ خطوات لزيادة تحفيز الموظفين وإنتاجيتهم.
المنظمة الفعالة هي المنظمة التي يفهم فيها المديرون كيفية الإدارة والتحكم. الغرض من التحكم كمفهوم وعملية هو المساعدة في تحفيز الموظفين وتوجيههم في الأدوار الموكلة إليهم. فهمتعد أنظمة التحكم في العمليات والإدارة ضرورية لفعالية طويلة المدى للمؤسسة.
بدون أنظمة تحكم كافية ، يمكن للارتباك والفوضى أن تطغى على المنظمة. ومع ذلك ، إذا أدت أنظمة التحكم إلى خنق منظمة ما ، فقد تعاني من نقص الابتكار في ريادة الأعمال.
يمكن أن يؤدي عدم كفاية الرقابة على تنفيذ القرارات الإدارية إلى انخفاض الإنتاجية أو زيادة مخاطر النتائج المالية السيئة على الأقل. في أقصى الحالات ، إذا لم تتم مراقبة الأداء ، فقد ينتج عن ذلك فشل تنظيمي.
ميزات نظام الإدارة الفعال
نظام إدارة الأعمال الفعال هو مجموعة متكاملة من العمليات وأدوات الإدارة التي تساعد في مواءمة استراتيجية الشركة والأهداف السنوية مع الأنشطة اليومية ، ومراقبة الأداء وبدء الإجراءات التصحيحية.
نظام الرقابة الإدارية هو عملية مستمرة لتحسين الأداء من خلال تحديد الأهداف الفردية والجماعية التي تتماشى مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة ، وتخطيط الأداء لتحقيق تلك الأهداف ، ومراجعة وتقييم التقدم ، وتطوير معارف الناس ومهاراتهم وقدراتهم.. يجب أن يركز نظام التحكم على النتائج.
يحتوي نظام الإدارة الفعال على الميزات التالية:
- يساعد في تحقيق الأهداف التنظيمية.
- يسهل الاستخدام الأمثل للموارد.
- يحسن بشكل عامأداء المنظمة.
- يحفز ويعزز معنويات الموظفين
- التحكم أيضًا يؤسس الانضباط والنظام.
- مقاييس أداء محددة بوضوح ومفهومة.
- يضمن التخطيط المستقبلي من خلال مراجعة المعايير.
- تنطبق الأهداف الإستراتيجية على جميع مستويات المنظمة.
- التحكم الفعال يقلل من الأخطاء.
- تعزيز الإدارة ومشاركة الموظفين
- تحقيق الأهداف ذات الأولوية بشكل أسرع.
تنظم عملية الرقابة الإدارية أنشطة الشركات بحيث يتوافق الأداء الفعلي مع الخطة الموضوعة مسبقًا. يسمح نظام التحكم الفعال للمديرين بتجنب الظروف التي تؤدي إلى خسائر للشركة.
18 وظائف الرقابة الإدارية
التحكم الإداري هو أي عملية أو أداة أو نظام تم إعداده لتمكين الإدارة من تنظيم أنشطة الشركة وفقًا لأهدافها.
يتم التحكم في المستويات الدنيا والمتوسطة والعليا للإدارة. في كل مستوى ، سيكون التحكم مختلفًا: ستشارك الإدارة العليا في التحكم الاستراتيجي ، والإدارة الوسطى في التحكم التكتيكي ، والمستوى الأدنى في التحكم التشغيلي.
فيما يلي وظائف التحكم في قرار الإدارة:
- استراتيجية التخطيط. عملية وضع خطة عمل لتحقيق الأهداف
- التحكمالمتطلبات. التوثيق الرسمي للخطط كمتطلبات وإدارة التغييرات على تلك الخطط حسب الحاجة.
- الرقابة المالية. مراقبة ومحاسبة موازنة الشركة
- إدارة الأداء. عملية الاتفاق على مجموعة من الأهداف مع الموظفين وتقييم أدائهم مقابل تلك الأهداف
- التحكم في العمل. مراقبة الموظفين لتحسين الإنتاجية والكفاءة وجودة العمل
- إدارة البرامج والمشاريع. تنفيذ التغيير.
- السيطرة على المخاطر. عملية متكررة لتحديد وتحليل والقضاء على المخاطر.
- مراقبة الأمن. تحديد التهديدات الأمنية والقضاء عليها ، وتنفيذ طرق تقليل المخاطر المختلفة.
- مراقبة الامتثال. تنفيذ العمليات والإجراءات والأنظمة والتدقيق والقياسات والتقارير وفقا للقوانين واللوائح والمعايير والسياسات الداخلية للمنظمة.
- المقاييس والتقارير. حساب وتواصل قياسات ذات مغزى للأداء التنظيمي
- قياس الأداء. عملية متكررة لقياس النتائج مقابل صناعة الشركة أو المنافسين أو أفضل الممارسات الحالية.
- التحسين المستمر. عملية قياس الاداء وتحسينه وقياسه من جديد
- مراقبة الجودة. التأكد من مطابقة منتجات المخرجات للمواصفات. على سبيل المثال ، تنفيذ عملية اختبار المنتج على خط الإنتاج.
- ضمان الجودة. ضمان الجودة هو عملية منع فشل الجودة في المستقبل. على سبيل المثال ، ممارسة التحقيق في الأسباب الجذرية لجميع حالات الفشلللبحث عن تحسينات الإنتاج.
- أتمتة. زيادة الإنتاجية والكفاءة والجودة من خلال الأتمتة
- إدارة البيانات. ممارسة جمع المعلومات التي قد تكون مفيدة في المستقبل ، وكذلك تحليل البيانات.
- إدارة المخزون. إدارة المخزون والمحاسبة لتلافي النقص أو الفائض
- إدارة الأصول. السيطرة على الأصول مثل مرافق التصنيع والبنية التحتية والآلات والبرمجيات والملكية الفكرية.
أنواع الرقابة وخصائصها
تحتاج المنظمات إلى ضوابط لتحديد ما إذا كانت خططها قد تحققت واتخاذ الإجراءات التصحيحية إذا لزم الأمر. الأهداف الرئيسية للسيطرة على القرارات الإدارية:
- التكيف مع التغيير. يمكن لنظام التحكم التنبؤ بالظروف البيئية المتغيرة ومراقبتها والاستجابة لها.
- تقليل الأخطاء. سيحد التحكم في الإدارة الإنتاجية والمحاسبة من عدد الأخطاء التي تحدث في أنشطة الشركة.
- تقليل التكاليف وتعظيم الأرباح. إذا تم تنفيذ تنظيم الرقابة الإدارية بشكل فعال ، فيمكنه تقليل التكاليف وزيادة الإنتاجية.
تقوم الشركات بتثبيت أنظمة التحكم في عدد من المجالات المختلفة وعلى مستويات مختلفة من الإدارة. مسؤولية التحكم في قرارات الإدارة واسعة النطاق. هناك تصنيفات وخصائص مختلفة لوظيفة التحكم هذه. يبدو أحد أكثر الأشياء شيوعًا كما يلي:
- التحكم الأمامي ، المعروف أيضًا باسم التحكم في التغذية ، يركز على الموارد التي تستخلصها المنظمة من بيئتها. يتحكم في جودة وكمية هذه الموارد قبل وصولها إلى المنظمة.
- تركز المراقبة على الحفاظ على معايير الجودة والكمية للمنتج أو الخدمة في عملية التحول.
- التحكم النهائي ، المعروف أيضًا باسم التحكم في التعليقات ، يركز على نتائج المؤسسة بعد اكتمال عملية التحول. على الرغم من أن عنصر التحكم النهائي قد لا يكون فعالاً مثل التحكم الأولي أو الحالي ، إلا أنه يمكن أن يوفر للإدارة معلومات للتخطيط المستقبلي.
وفقًا لتصنيف آخر ، تنقسم الرقابة إلى فئتين رئيسيتين - الرقابة التنظيمية والمعيارية ، وضمن هذه الفئات هناك عدة أنواع. أنواع الرقابة الإدارية موضحة في الجدول التالي.
| الرقابة التنظيمية | الرقابة التنظيمية |
|
|
تصف الأقسام التالية كل نوع ونوع فرعي من عناصر التحكم في أنشطة الإدارة.
الرقابة التنظيمية
تنبع الرقابة التنظيمية من إجراءات التشغيل القياسية ، مما أثار انتقادات لهذا النوع من تنفيذ الرقابة الإدارية باعتباره قديمًا وغير منتج. إنه يعني السيطرة الكاملة والشاملة علىجميع مجالات المنظمة
نظرًا لأن الشركات أصبحت أكثر مرونة في السنوات الأخيرة ، بفضل تسطيح التسلسل الهرمي التنظيمي وتوسيع الحدود ، يشير المنتقدون إلى أن الرقابة التنظيمية قد تعيق تحقيق الهدف بالأحرى. المفتاح من وجهة نظر التحكم في تنظيم قرارات الإدارة هو امتثال الرقابة لأهداف المنظمة.
تحكم بيروقراطي
تنبع السيطرة البيروقراطية من خطوط السلطة التي تعتمد على المنصب في التسلسل الهرمي التنظيمي. كلما ارتفع مستوى التبعية ، زاد حق الشخص في إملاء سياسته. لقد حصلت الضوابط البيروقراطية على سمعة سيئة ، وهي محقة في ذلك. المنظمات التي تعتمد بشكل كبير على سلسلة علاقات القيادة تعيق المرونة في حالة المواقف غير المتوقعة. ومع ذلك ، هناك طرق يمكن للمديرين من خلالها جعل الشركة مرنة ومستجيبة لمخاوف العملاء مثل أي شكل آخر من أشكال تنظيم التحكم في الإدارة.
كيف تحافظ على تسلسل القيادة مع الحفاظ على المرونة والاستجابة في النظام؟ هذا هو بالضبط السؤال الذي يجب أن تحله السيطرة البيروقراطية. أحد الحلول هو إجراءات التشغيل القياسية التي تفوض المسؤولية أسفل التسلسل الهرمي في الشركة.
الرقابة المالية
الضوابط المالية تحكم الأهداف المالية الرئيسية التي يخضع المديرون للمساءلة عنها. أنظمة التحكم في الإدارة هذه شائعة بين الشركات المنظمة كوحدات عمل إستراتيجية متعددة (SBUs). ادارة امن الدولةهو منتج أو خدمة أو خط جغرافي له مدراء مسؤولون وحدهم عن الأرباح والخسائر. إنهم مسؤولون أمام الإدارة العليا لتحقيق الأهداف المالية التي تساهم في الربحية الإجمالية للمؤسسة.
تفرض هذه الفئة من الرقابة على قرارات الإدارة قيودًا على الإنفاق. بالنسبة للمديرين ، يجب تبرير الزيادة في النفقات من خلال زيادة الدخل. بالنسبة لرؤساء الأقسام ، يعد البقاء على الميزانية عادةً أحد مؤشرات الأداء الرئيسية.
لذا فإن دور الرقابة المالية هو تحسين الربحية الإجمالية وكذلك الحفاظ على التكاليف معقولة. لتحديد التكاليف اللازمة ، ستقوم بعض الشركات بمقارنة نتائج الشركات الأخرى في نفس الصناعة ثم إجراء تحليل للرقابة الإدارية. يوفر هذا القياس المعياري بيانات لتحديد ما إذا كانت التكاليف تتماشى مع متوسطات الصناعة.
مراقبة الجودة
تصف مراقبة الجودة درجة التباين في العمليات أو المنتجات التي تعتبر مقبولة. بالنسبة لبعض الشركات ، المعيار هو عدم وجود عيوب ، أي عدم وجود أي تغييرات. في حالات أخرى ، يكون الانحراف غير ذي دلالة إحصائية مقبولاً.
تؤثر مراقبة الجودة على النتيجة النهائية للمنتج أو الخدمة المقدمة للعملاء. عندما تحافظ الشركة باستمرار على جودة ممتازة ، يمكن للعملاء الاعتماد على سمات منتج أو خدمة الشركة ، ولكنها أيضًايخلق معضلة مثيرة للاهتمام. يمكن أن تؤدي المراقبة المفرطة لجودة المنتجات الحالية إلى تقليل الاستجابة لاحتياجات العملاء الفريدة.
الرقابة التنظيمية
بدلاً من الاعتماد على السياسات والإجراءات القياسية للمؤسسة ، كما هو الحال في الأنواع السابقة من التحكم ، تحكم الرقابة التنظيمية سلوك الموظفين والمديرين من خلال أنماط السلوك المقبولة عمومًا.
التحكم المعياري يقرر إلى أي مدى يكون نوعًا معينًا من السلوك صحيحًا وآخر أقل. على سبيل المثال ، قد تكون البدلة الرسمية لباسًا مقبولًا لحفل توزيع الجوائز لرجال الأعمال الأمريكيين ، ولكنها غير مناسبة تمامًا في حفل توزيع الجوائز للاسكتلنديين ، حيث تكون النقبة الرسمية أكثر انسجامًا مع العادات المحلية. ومع ذلك ، لم يتم اعتماد قواعد لباس مكتوبة.
وهكذا ، فإن الاختلاف بين النظام التنظيمي والمعياري للتحكم في القرارات الإدارية هو إجراء شكلي. الرقابة التنظيمية هي نظام غير رسمي للحوكمة ، على عكس الرقابة التنظيمية.
التحكم في القيادة
أصبح تنظيم التحكم في قرارات الإدارة أمرًا شائعًا في العديد من الشركات. قواعد الفريق هي قواعد غير رسمية تجعل أعضاء الفريق على دراية بمسؤولياتهم تجاه زملائهم.
بينما يتم عادة توثيق مهمة الفريق رسميًا ، عادة ما يتم تطوير الطرق التي يتفاعل بها المشاركون في العملية بمرور الوقت بينما يمر الفريق بمراحل النمو. حتى القيادة متفق عليها بشكل غير رسمي: في بعض الأحيانقد يكون للقائد المعين تأثير أقل من القائد غير الرسمي. على سبيل المثال ، إذا كان قائد الرأي لديه خبرة أكثر من قائد الفريق الرسمي ، فمن المرجح أن يلجأ أعضاء الفريق إلى قائد الرأي للحصول على إرشادات تتطلب مهارات أو معرفة محددة.
تميل معايير الفريق إلى التطور تدريجيًا ، ولكن بمجرد تشكيلها يمكن أن يكون لها تأثير قوي على سلوك الشركة.
الرقابة التنظيمية
القواعد المستندة إلى الثقافة التنظيمية هي أيضًا نوع من الرقابة المعيارية. تشمل الثقافة التنظيمية القيم والمعتقدات والطقوس المشتركة لمنظمة معينة. وبالتالي ، فإن هذا النوع من التحكم يكمن في التوافق الصحيح للقواعد والأهداف.
أنظمة الحوكمة الرسمية وغير الرسمية
لقد ذُكر سابقًا أن الرقابة التنظيمية وجميع أنواعها الفرعية تنتمي إلى نظام الرقابة الرسمي ، بينما تنتمي الرقابة المعيارية إلى النظام غير الرسمي. يوضح الجدول أدناه الاختلافات بين نظامي التحكم.
| نظام إدارة رسمي | نظام الحوكمة غير الرسمي |
|
|
| مثال على النظام الرسمي هو القواعد والمبادئ التوجيهية المستخدمة من قبل الموارد البشرية لوظائف مثل التوظيف وتطوير الموظفين. | مثال على نظام التحكم غير الرسمي هو الولاء للمنظمة واحترام الثقافة التنظيمية كأسلوب سلوك للموظفين. |
الفئات الواسعة من الرقابة التنظيمية والتنظيمية موجودة في جميع المنظمات تقريبًا ، لكن التركيز النسبي لكل نوع يختلف. ضمن الفئة التنظيمية توجد ضوابط بيروقراطية ومالية وضوابط الجودة. تشمل الفئة المعيارية القواعد القيادية والتنظيمية. كلا الفئتين من المعايير يمكن أن تكون فعالة. تتمثل مهمة الإدارة في جعل سلوك الموظفين يتماشى مع أهداف المنظمة.
لذلك ، يمكن تحقيق الرقابة الإدارية الفعالة بعدة طرق مختلفة. تم تصميم أنظمة التحكم لجمع البيانات واستخدام هذه المعلومات لمساعدة المنظمة على تحقيق أهدافها. يركز النظام على فعالية العناصر التنظيمية المختلفة ، منالنشاط البشري إلى النتائج المالية.
يمكن لنظام المراقبة الراسخ أن يحقق فوائد حقيقية للشركة - حدد المشاكل ، وخطط لاستراتيجيات جديدة ، ويضمن تنسيقًا أفضل بين الإدارات والأقسام المختلفة.
موصى به:
كائنات ووظائف المحاسبة الإدارية
ممارسة الأعمال التجارية ، والقيام بأنشطة الإنتاج من قبل مشارك في العلاقات بين السلع والمال هو عملية معقدة ومتعددة الأوجه تتطلب اهتماما ورقابة مستمرين. تم تصميم الوظائف الرئيسية للمحاسبة الإدارية لمساعدة المالك على اتخاذ قرارات مستنيرة في الوقت المناسب بناءً على معلومات موثوقة وحديثة
أنواع البلاستيك وتطبيقاتها. أنواع مسامية البلاستيك
توفر الأنواع المختلفة من البلاستيك فرصًا كبيرة لإنشاء تصميمات وأجزاء معينة. وليس من قبيل المصادفة أن يتم استخدام هذه العناصر في مجالات مختلفة: من الهندسة الميكانيكية وهندسة الراديو إلى الطب والزراعة. الأنابيب وأجزاء الماكينة ومواد العزل وعلب الأجهزة والمنتجات المنزلية ليست سوى عدد قليل من الأشياء العديدة التي يمكن إنشاؤها من البلاستيك
أنواع المحاسبة. أنواع الحسابات المحاسبية. أنواع أنظمة المحاسبة
المحاسبة عملية لا غنى عنها من حيث بناء إدارة فعالة وسياسة مالية لمعظم المؤسسات. ما هي مميزاته؟
أنواع وأساليب وأشكال الرقابة المالية
ما هي الرقابة المالية؟ كم عدد التصنيفات الرئيسية لأنواعها؟ التدرج في الرقابة المالية حسب تكوين الموضوع وحسب مجال النشاط. أشكال الرقابة المالية: أولية ، جارية ، لاحقة. ما هي أساليبه؟
بنوك الاستثمار - ما هو؟ أنواع ووظائف البنوك الاستثمارية
ما هي البنوك الاستثمارية؟ ما هي ميزات أنشطتهم؟
