إستراتيجية الكفاءة التشغيلية: المفهوم والنهج الشامل ومراحل التطوير والنتائج

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تذكر العبارة الشهيرة "سريع ، جودة عالية ، غير مكلفة: اختر اثنين." اعتبر تحقيق ثلاث رغبات متبادلة في نفس الوقت مستحيلاً من حيث المبدأ. الآن نحن بحاجة للتخلص من هذه الصورة النمطية

تهدف إستراتيجية الكفاءة التشغيلية تحديدًا إلى تحسين جودة المنتج دون إضاعة الوقت وبأقل تكاليف إنتاج. هذا خروج عن الوظائف المتسرعة والقوة القاهرة إلى حالة جديدة من الشركات ، لم يتم تأسيس اسمها جيدًا بعد. يشار إلى هذا أحيانًا باسم "الرشاقة" في الأعمال ، في إشارة إلى السرعة وخفة الحركة وخفة الحركة.

الكفاءة التشغيلية للمؤسسة هي تحسين جودة المنتج مع تقليل التكاليف. هذه ليست مهمة سهلة ، وتحقيق مثل هذه الأهداف الطموحة سوف يتطلب استراتيجيات وتغييرات كبيرة في الشركة.

لكن اللعبة تستحق كل هذا العناء ، لأن الميزة الرئيسية لأفضل الشركات الحديثة هي القدرة على الاستجابة السريعة والملائمة للتغيرات الخارجية ، والحفاظ علىهذه هي التكلفة المثلى. يجب أن تكون التكنولوجيا اللازمة لتحقيق مستوى عالٍ من الكفاءة التشغيلية مفهومة جيدًا.

حدث خطأ. كل شيء سار بشكل خاطئ

تعمل الشركة منذ عدة سنوات بأرباح جيدة وحصة سوقية مستقرة. لا شيء يتغير في نظام الإدارة ، لأن "الأفضل هو عدو الصالح" ، ولماذا ، عندما تسير مؤشرات الشركات جنبًا إلى جنب مع مخططات التضخم وإحصاءات السوق الإقليمية. كل شيء جيد

جيد ، ولكن ليس على ما يرام. لأنه في هذه الحالة ، ستظهر الأعراض المزعجة بالتأكيد:

• إجراءات إضافية وإجراءات تنظيمية عفا عليها الزمن ، لكن لم يقم أحد بإلغائها ؛
• ازدواجية العمل من قبل الإدارات المختلفة ؛
• نقص المعلومات الحالية الموثوقة حول حالة الموارد ، بما في ذلك الموارد المالية ؛
• نقص خطط تحسين التكلفة والتكلفة ؛
• معدات قديمة ، تكنولوجيا عفا عليها الزمن ؛
• انخفاض في النشاط الإبداعي للموظفين: ببساطة ليس لديهم وقت

مثل هذه الأعراض لا يمكن أن تؤدي إلى أي شيء جيد. لا يفعلون.

ها هي النتيجة:

• الدولة متضخمة ، جدول الرواتب ينمو بشكل كارثي - مقال عن الأجور ؛
• لا أحد يتحكم في التكاليف
• تظهر أوراق زائدة - مستندات التقارير غير الضرورية ، المواقف غير المربحة في التقارير ، وما إلى ذلك ؛
• في المستودعات - تكدس ، وفي البيانات المالية - تجميد الأموال في الأسهم ؛
• مزاج الموظفين يشبه متلازمة الاكتئاب العامة للشركة ،توقف أي دافع عن العمل ، ولم يتبق سوى أسلوب "تحت العصا".

التشخيص ، كما ترى ، ليس مهما. أفضل وسائل العلاج الحديثة هي زيادة الكفاءة التشغيلية. دعنا ننتقل إلى كيفية استخدامه والجرعة وموانع الاستعمال.

المفهوم والفروق الدقيقة والاختلافات

ما هو الفرق الجوهري بين الأساليب المعيارية لتحسين كفاءة الشركة ومبادرة المشروع "الكفاءة التشغيلية"؟

لا توجد أشياء تافهة في الكتلة التشغيلية لأنشطة الشركة. يمكن أن يؤدي الخلل الذي يبدو غير مهم في البداية أو في فرع جانبي من سلسلة العملية إلى عواقب سلبية خطيرة. عادة ما يكون القضاء على مثل هذه المواقف مكلفًا للغاية من جميع وجهات النظر: نفسية ، مالية ، تواصلية ، إلخ.

على سبيل المثال ، تبدأ في التصرف بطريقة تقليدية وتبدأ في حل مشكلة زيادة المخزون في المستودعات - لتقليل مستوى مخزون المنتجات النهائية. أنت تبحث عن حل داخل الشركة. وفي مثل هذه الحالة ، هناك خطر حدوث أثر جانبي سلبي في شكل صراع مع الشركات المصنعة ، الذين قدمت لهم طلبات مستحيلة لزيادة سرعة إطلاق المنتج.

لسوء الحظ ، فإن تأثير محاولة الفوز في منطقة ما مع تكبد الخسائر في منطقة أخرى واسع الانتشار: غالبًا ما تؤدي إستراتيجية تحسين المؤشرات الفردية إلى إدخال برنامج آخر لتكنولوجيا المعلومات ، مما يؤدي إلى تعقيد العمليات التجارية أو ببساطة زيادة التكاليف.

استراتيجية غرفة العملياتالكفاءة تعني اتباع نهج متوازن لإيجاد فرص للاحتياطيات الداخلية وتنفيذها. هو تكامل جميع الانشطه في الشركه

كفاءة تشغيل الأعمال ليست بأي حال من الأحوال استراتيجية ، فمن المهم جدًا فهم ذلك. تم تطوير الاستراتيجية مع تحديد مؤشرات الهدف ، وطرق تحقيقها ، والقوى الرئيسية للتنمية. الكفاءة التشغيلية هي في الأساس أداة تكتيكية ، إنها الحالة اليومية للشركة مع أداء مستقر في جميع المناصب.

كل شيء دفعة واحدة وبسرعة

أفضل نسبة بين التكاليف والنتائج النهائية للعمل هو الشرط الأساسي لتطبيق المفهوم. تقوم الشركات التي تعمل بهذا التنسيق بتنفيذ نفس الإجراءات بشكل أسرع وأفضل وبأقل عدد من العيوب. هذا المزيج من الخصائص هو ميزة تنافسية قوية في السوق. لأنه لن يكون من الممكن تحقيق مؤشرات أداء عالية بسرعة. انها مكلفة جدا. لتنفيذ المفهوم ، تحتاج إلى الصبر والتصميم ومهارات الاتصال العالية وبرنامج الكفاءة التشغيلية نفسه وغير ذلك الكثير. لا يمكن "سرقة" هذه المؤشرات - لن تعمل بأي شكل من الأشكال باستخدام مؤشرات شخص آخر. لذلك ، فإن الكفاءة التشغيلية لها خاصيتان أكثر قيمة - الاستدامة وطول العمر.

اثنان في واحد: نهج متكامل لتنفيذ الإستراتيجية

لا يوجد تصنيف واضح للمناهج الرئيسية لإدارة منظمة في الاقتصاد. ليس هناك شك في أنه يجب أن يكون نظاميًا. لكن الاختيارمن أساليب الإدارة المتاحة يمكن أن تسبب بعض الصعوبات. ما هو أفضل نهج لزيادة النشاط التشغيلي: هيكلي أم وظيفي أم ظرفية أم عملية أم مشروع؟

يبدو أن الحل المختلط سيكون مناسبًا ومنطقيًا: اجمع بين النهجين. نحن نتحدث عن تكامل نهج المشروع والعملية. لتنسيقها ، سيكون من الضروري تطوير هيكل الأنشطة التشغيلية ، وإنشاء وتنفيذ العمليات باستخدام التنفيذ الموحد لمشاريع الكفاءة التشغيلية. كل هذه الإجراءات ليست جديدة ولا لزوم لها ، فهي ضرورية على أي حال. لذلك ، يبدو اختيار نهج العملية والمشروع مقبولًا تمامًا.

مراحل التطوير والتنفيذ

تحسين العمليات التجارية للمنظمة. إذا لم يتم تنفيذ نهج العملية في الشركة أو تم تنفيذه رسميًا ، فسيتعين تغيير هذا الموقف. سيكون من الضروري حساب وبناء سلاسل الإجراءات المثلى التي ستؤدي إلى نتائج أفضل بأقل تكلفة في شكل موارد مادية وبشرية. يجب تعيين الموظفين المسؤولين عن عملية "الفلسفة" في الشركة على وجه التحديد مع وصف واضح للمسؤوليات الوظيفية. يجب أن يكون التبعية المباشرة عالية جدًا - أفضل من ذلك كله ، الرئيس أو النائب الأول

• أهم عنصر واعد للغاية هو الاستخدام الرشيد للموارد البشرية. هذا المبدأ لا يقتصر بأي حال من الأحوال على المعقولهيكل تنظيمي مع مسؤوليات وظيفية محددة جيدًا لكل موظف. نحن نتحدث عن تقنيات توظيف جديدة ، وإدارة المواهب ، وأشكال جديدة لتدريب وتطوير الموظفين. بعبارة أخرى ، يعني تحسين الموارد البشرية ، أولاً وقبل كل شيء ، الجودة العالية لهذه الموارد. هؤلاء موظفين أكفاء ومتعلمين.
• مبدأ "الموارد" - موقف دقيق تجاه الموارد. في الوقت الحاضر ، غالبًا ما يتم استخدام تعبير "lean manufacturing" ، والذي لا يبدو احترافيًا للغاية. والحقيقة هي أن نظام "التصنيع الخالي من الهدر" الياباني يتضمن متطلبات محددة وصارمة تمامًا لا يدركها الكثيرون. بطريقة أو بأخرى ، تتضمن كفاءة نظام التشغيل مشكلة "الموارد". من النقاط المهمة التي يجب وضعها في الاعتبار أن "الموقف الحذر" لا يعني توفير المال ، بل يعني الاستخدام الأمثل للموارد من جميع الأنواع.
• مراقبة التغيرات مهما كانت طبيعتها - داخلية وخارجية. هذا ليس بالبساطة التي قد تبدو للوهلة الأولى. معلومات عن المنافسين ، والتقنيات الجديدة ، والتغييرات في التشريعات ، والمشاجرات بين رؤساء الأقسام ، والحوادث في المستودعات البعيدة - يجب معالجة كل شيء ونقله من خلال القنوات القائمة. يجب كتابة مكون المعلومات بشكل جيد في عملية تجارية مخصصة.
• نظام الرقابة والمحاسبة. التدفق الكفء للتقارير بما يتوافق مع قواعد البيروقراطية الكلاسيكية. إن مفهوم البيروقراطية مشوه للمصداقية بشكل غير مستحق ، فهو يعني سير العمل الصحيح: "الحد الأدنى الضروري للأشخاص المناسبين". نهج العملية ، وكذلكيجب توثيق التغييرات الأخرى لسبب واحد: لتتبع النتائج والتغييرات في مؤشرات الأداء الرئيسية للعمليات.

مهام للشركات الروسية

على خلفية التنظيم الصارم للسوق ، والمستهلكين الأكثر تطوراً ، وتباطؤ نمو الناتج المحلي الإجمالي والعديد من الأحداث الأخرى التي لا تجعل نمو الشركات أسهل ، يجب تحديد النطاق بوضوح. يمكن حتى أن يطلق عليها القتال ، وتنفيذها العاجل - أنشطة الخطوط الأمامية. يمكنك الاستغناء عن النكات ، ولكن يجب أن تكون التفاصيل محددة بدقة:

• توفير الشفافية مع الشركاء ، وتحسين التكاليف ، وزيادة التغطية ، واستراتيجية قناة التوزيع المحدثة.
• بناء تحالفات استراتيجية مع شركاء رئيسيين من نوع جديد: بالتكامل وتغيير الشروط التعاقدية.
• خدمة عالية الجودة غير مشروطة: الطريقة الوحيدة للحفاظ على العملاء والحصول على ميزة تنافسية.
• تطوير وتنفيذ معايير جديدة للمبيعات المباشرة وغير المباشرة.

لدى الشركات الروسية كل الفرص لتحسين وظائف الأعمال وتحسين الكفاءة التشغيلية. يجب أن تتضمن الإستراتيجية أربعة مجالات على الأقل:

1. تحسين إنتاجية العمل
2. فعالية إدارة شؤون الموظفين
3. إدارة عقلانية لرأس المال ؛
4. علاقات منتجة مع العملاء.

إدارة الكفاءة التشغيلية

بالطبع هذا عمل القائد الأول. من بين أدوات التحكمأداء مجموعة المهام ، يتم تضمين بطاقة الأداء المتوازن أيضًا ، والتي تقوم بعمل ممتاز مع تحليل وحسابات الكفاءة التشغيلية.

هناك ثلاثة مجالات يجب التركيز عليها:

1. بناء وصيانة نظام تشغيل ضعيف ومستقر.
2. تشكيل هيكل تنظيمي جديد
3. دمج ثقافة الشركة ومشاركة الموظفين في جميع أنشطة التحسين.

عند التخطيط لأي إجراء فعال ، هناك أربعة أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك:

• كيفية تحسين الشروط والموارد اللازمة لهذا الإجراء؟
• من هم الأفراد الذين يجب إشراكهم؟ كيف سيتم التواصل مع الناس؟
• ما هو دافعهم وما الذي يجب فعله لزيادته؟
• هل الناس أكفاء بما فيه الكفاية ، أم أنهم بحاجة إلى التدريب؟

جميع أنواع العمليات والأنشطة تتناسب تمامًا مع مجموعات العمليات التجارية. إذا لم تكن موجودة بالفعل ، فستحتاج إلى وصفها من أجل تحسينها وفقًا لجميع قواعد علوم إدارة المؤسسات الحديثة. يختلف نهج العملية اختلافًا جوهريًا عن النهج الوظيفي ، وقبل كل شيء ، في قدرته على التغيير السريع والتركيز على النتيجة النهائية.

إذا كانت الشركة ، وفقًا للنهج الوظيفي التقليدي ، عبارة عن مجموعة من الأقسام ، فعند اتباع نهج العملية ، فهي عبارة عن مجموعة من العمليات في شكل عمليات. ستكون وحدة العمل الرئيسية لاستراتيجية التحسين بأكملها هي العملية - اللبنة الرئيسية للنجاح.

الناس

الآن يسمونها الموضةمصطلح الموارد البشرية "مشاركة الموظفين" ، وهو في الواقع أهم عنصر للنجاح. من المهم عدم استبدال هذه المشاركة بالعديد من استطلاعات الرأي الداخلية للموظفين ، كما يحدث للأسف في كثير من الأحيان. يعد الاستبيان أداة رائعة ستحتاجها بالتأكيد في سياق كل العمل. ولكن قبل إجراء الاستبيان ، يجب أن تعمل بجد حتى يفهم كل موظف على الإطلاق أين ولماذا تتحرك الشركة بأكملها وقسمها على وجه الخصوص. والأهم هو فهم دوره في هذه الحركة. مثل هذا الدافع لم يخذل أحداً أبداً ، فهو يستحق الكثير.

بالإضافة إلى الفهم العميق من قبل الموظفين لجميع التغييرات في الشركة ، من الضروري التنفيذ الجاد لنظام مؤشرات KPI الرئيسية. بعد كل شيء ، إذا نظرت إليها ، فإن المؤشرات الرئيسية الكلاسيكية هي أيضًا مؤشرات على الكفاءة التشغيلية.

النتائج: النجاح مطلوب اليوم

على الأرجح ، تحتاج الشركات اليوم إلى إعادة النظر في وجهات نظرها بشأن تحسين التكنولوجيا: لا يمكنها تجنب أنشطة المشروع لتحسين العمليات والعمليات. قبل بضع سنوات ، تم تشكيل المزايا التنافسية من خلال تركيز التحسينات في اتجاه واحد - على سبيل المثال ، تقليل تكاليف الإنتاج أو مراجعة برنامج ولاء العملاء. إن تأثيرات التغييرات التي تمت في أغلب الأحيان لم تأت على الفور ، بل على مدى عدة أشهر أو حتى سنوات.

اليومهذه المعدلات غير مقبولة. يتغير الوضع بسرعة كونية على جميع الجبهات ، والآن يعمل التثبيت "النجاح اليوم". لكن الأمر لا يتعلق بالسرعة فقط. بعد تحقيق زيادة في مؤشرات جودة الإنتاج على خلفية تحسين التكلفة ، فإن التوقف عند هذا يشبه الموت. بالفعل في الدورة الثانية أو الثالثة من العملية ، تحتاج إلى البدء في تحقيق أرباح أعلى. لا تنتظر الأعراض السلبية لبدء مشروع جديد للقضاء عليها - هذا النهج لم يعد يعمل بعد الآن.

اليوم ، لا توجد ولا يمكن أن تكون أي أسرار أو أسرار للشركة مرتبطة بمزايا محددة. التطورات الناجحة والمزايا المؤقتة لأي اتجاه في نشاط الشركة كميات ذات قيمة مشكوك فيها جدا.

لن يكون الحفاظ على الميزة التنافسية ممكنًا مع منتجات أو مجالات نشاط محددة ، ولكن مع قدرة الشركة على التكيف بسرعة وفعالية. القدرة على التغيير في جميع المجالات في وقت واحد - الموارد البشرية ، وإدارة المخزون ، وسير العمل ، وخط الإنتاج ، والعملاء الرئيسيين ، وإدارة المخاطر ، وغير ذلك - وهذا ما يجب أن تكون عليه إدارة الأداء التشغيلي كشركة دائمة.

بدلاً من الاستنتاج: أسلوب حياة صحي

الكفاءة التشغيلية للمؤسسة هي عملية ثابتة ومستمرة لا يجب أن تتوقف أبدًا. يجب أن يصبح هذا الشكل من العمل "أسلوب حياة صحيًا" للشركة - طريقة للوجود. بالحديث عن الاستعارات ، ليست هناك حاجة إلى اتباع نظام غذائي صارم من أجل إنقاص الوزن بشكل عاجل بحلول الصيف. أو اسقطارتفاع ضغط الدم مع الحبوب الصلبة.

إخبار الموظفين صباح يوم الاثنين ، "من الآن فصاعدًا ، سنكون أكثر كفاءة" ليس خيارًا ، والقادة المتمرسون يفهمون هذا جيدًا. قم بإشراك الجميع ، واشرح قدر الإمكان وقم بتوفير الأدوات اللازمة - هذه هي مهمة القادة الأوائل ، حتى يتبعه الناس.

لا حرائق أو قوة قاهرة. لكي تكون في حالة جيدة طوال الوقت ، تتبع أي تغييرات حولك ، وابحث عن حلول جميلة وذكية ، وتصرف بشكل استباقي … تمامًا هكذا. لا توجد طريقة أخرى.