تحديد الحاجة للموظفين: المفهوم وطرق التخطيط وطرق تغطيته

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

أحد أكثر الموارد قيمة في أي شركة هو موظفوها. ومع ذلك ، فهو مكلف للغاية. لذلك ، من المهم للغاية تحديد عدد الموظفين الذين يمكنك من خلالهم تحقيق أقصى تأثير اقتصادي بأقل تكلفة. لهذا ، يتم استخدام طرق وأساليب خاصة. تحديد الحاجة إلى الموظفين هو أحد المهام ذات الأولوية للإدارة. سيتم مناقشة كيفية تنفيذ هذه العملية لاحقًا.

أنواع احتياجات العمالة

عملية تحديد الحاجة إلى الموظفين هي نظام مدمج شامل للإجراءات. مهمتها هي تحقيق أهداف محددة لعملية الإنتاج. هذا إجراء معقد إلى حد ما ، لأنه من الضروري تحديد ليس فقط عدد الموظفين الذين سيؤدون ما يلزمالمهام ، ولكن أيضًا لإنشاء نظام الإنتاج الأكثر كفاءة. لذلك ، يتم اختيار الموظفين أيضًا وفقًا لمؤهلاتهم وخبراتهم. يتم توفير التدريب حسب الحاجة.

في المنظمة ، يجب أن يغطي التخطيط عدة مجالات مختلفة من التنمية. في هذه الحالة ، ستكون عملية التخطيط في مجال موارد العمل فعالة قدر الإمكان.

هناك أساليب وطرق مختلفة لتحديد احتياجات التوظيف. غالبًا ما يتم تقسيمها إلى نوعين رئيسيين:

• واعد. هذا النهج يسمى أيضا استراتيجية. يتعلق بمستقبل المنظمة. يتم تحديد الحاجة إلى الموظفين في هذه الحالة وفقًا للدورة المختارة للمنظمة. في الوقت نفسه ، على المدى الطويل ، لا يتم حساب عدد موارد العمل فقط ، ولكن أيضًا مستوى تأهيل الموظفين.
• الظرفية. يسمح هذا التخطيط بتزويد الإنتاج بالكمية اللازمة من الموارد على المدى القصير. مع هذا النهج ، يتم إيلاء الاهتمام لدوران الموظفين ، وكذلك مؤشرات عدد الإجازات والإجازات المرضية وإجازات الأمومة وإجازات طويلة الأجل والتخفيضات وما إلى ذلك.

يتم تنفيذ إجراء التخطيط بشكل مستمر في فترات زمنية مختلفة. لذلك ، يمكن أن يكون الإجراء المماثل:

• قصير المدى - يصل إلى 12 شهرًا
• منتصف المدة - من سنة إلى 5 سنوات.
• طويل الأمد - أكثر من 5 سنوات.

أيضًا ، يحدد المديرون ذوو الخبرة الاحتياجات النوعية والكمية للموظفين. فيفي الحالة الثانية ، يمكنك تعيين العدد الدقيق لموظفي الشركة. في التقييم النوعي ، يتم تحديد الحاجة إلى موظفين من مؤهل معين.

الحاجة الكمية

يختلف تعريف احتياجات التوظيف النوعية والكمية اختلافًا كبيرًا. التخطيط يسير في كلا الاتجاهين. عند تحديد المؤشرات الكمية ، يتم اختيار طريقة يمكن من خلالها حساب العدد الأمثل للموظفين في الدولة. يتم تحديد هذه القيمة ضمن إطار زمني معين.

يتم تحديد الحاجة الكمية للأفراد بمساعدة عدة مؤشرات أساسية:

• العدد العادي للموظفين. هذا هو عدد الموظفين في القائمة لتاريخ محدد. يأخذ هذا في الاعتبار عدد الموظفين الذين غادروا ووصلوا في يوم التحليل.
• رقم المرفق. عدد الموظفين الموجودين في دولة الشركة والذين يجب عليهم القدوم إلى العمل في ذلك اليوم لأداء واجباتهم الوظيفية. إذا وجدنا الفرق بين متوسط العدد ورقم الحضور ، نحصل على مؤشر لوقت التوقف عن العمل طوال اليوم بسبب الإجازة ، ورحلة العمل ، ومرض الموظفين.
• متوسط عدد الموظفين. يستخدم هذا المؤشر لتتبع عدد الموظفين لفترة معينة. يتم استخدامه في سياق حساب متوسط الراتب ، وإنتاجية العمل ، ونسب الدوران ، ودوران الموظفين ، وما إلى ذلك. إذا كنت بحاجة إلى العثور على متوسط عددموظف لمدة شهر أو فترة أخرى ، يتم إضافة عدد الموظفين لكل يوم مقسومًا على عدد الأيام. وهذا يشمل عطلات نهاية الأسبوع والعطلات. إذا كنت بحاجة إلى تحديد متوسط العام ، فقم بتلخيص متوسط عدد الموظفين لكل شهر. النتيجة مقسومة على 12.

لتحديد المؤشرات المقدمة ، يسجل الإنتاج كشوف المرتبات والحضور. في الوقت نفسه ، مصدر المعلومات هو أوامر التوظيف والفصل من الوظيفة ، والنقل ، والاستبدال ، والغياب المؤقت للموظف لسبب وجيه ، وما إلى ذلك.

لحساب عدد الموظفين في تاريخ محدد ، يتم استخدام طرق مختلفة لتحديد الحاجة إلى الموظفين:

1. طريقة كثافة اليد العاملة. يفترض استخدام المعلومات حول وقت عملية العمل.
2. طرق الحساب. استخدم البيانات المتعلقة بأسعار الخدمة والوظائف والأرقام وسهولة الإدارة.
3. الأساليب العشوائية. يسمح لك بتحديد الخصائص العددية باستخدام تحليل الارتباط أو الانحدار.
4. طريقة تقدير الخبراء. يتضمن حسابات بسيطة أو موسعة (فردية ، متعددة)

مؤشرات الجودة

يتميز تحديد الحاجة النوعية للأفراد بصعوبات كبيرة. يجب على المحلل أن يحدد في سياق هذه الدراسة ليس فقط عدد الموظفين ، ولكن أيضًا درجة الاحتراف ومؤهلات العمال التي تحتاجها المنظمة.

الصعوبة تكمن في حقيقة أنه في الوقت الحالي لا يوجد نظام واحد لتحديد جودة العمل وإمكانيات الموظفين. لا يوجد سوى قائمة أساسية بالخصائص والصفات التي تحدد درجة التأهيل ومهارات الموظف:

• اقتصادي. إنهم يحددون مدى تعقيد العمل الذي يؤديه الموظف ، ومؤهلاته ، وظروف العمل ، ومدة الخدمة ، والانتماء الصناعي.
• شخصي. وجود مهارات معينة وانضباط وكفاءة وأداء واعي لواجباتهم وإبداع وإبداع.
• التنظيمية والتقنية. المعدات التقنية للعمالة ، جاذبيتها ، مستوى تنظيم تكنولوجيا الإنتاج ، الترشيد
• اجتماعي ثقافي. النشاط الاجتماعي ، الجماعية ، التطور الأخلاقي والثقافي العام.

يعتمد تحديد الحاجة إلى موظفي المنظمة على أسس نوعية على البيانات التالية:

• الهيكل التنظيمي
• تقسيم الموظفين حسب مستوى التأهيل المهني (المشار إليه في الإنتاج والوثائق الفنية).
• متطلبات الوظائف.
• ملاك الانقسامات الهيكلية للشركة
• لوائح العمليات التنظيمية والإدارية.

لكل ميزة جودة ، يتم تحديد الحاجة إلى عدد الموظفين. يتم تحديد إجمالي عدد الموظفين المطلوب للتشغيل السليم للمؤسسة من خلال جمع النتائجلكل معيار. لهذا ، يتم تطوير الوثائق التنظيمية التالية:

• أهداف النظام التي على أساسها تم بناء الهيكل التنظيمي للشركة.
• الهيكل التنظيمي العام للمنشأة وأقسامها
• التوظيف.
• الأوصاف الوظيفية. كما أنها تستخدم في حساب كثافة العمالة لوظائف الموظفين الرئيسيين والإداريين.

العوامل المؤثرة على الحاجة إلى موارد العمل

هناك عوامل معينة تؤثر على عمليات تخطيط القوى العاملة ومتطلبات التوظيف.

يمكن أن تكون مباشرة أو غير مباشرة ، داخلية أو خارجية. العوامل التالية لها التأثير الأكبر:

• ظروف سوق العمل. يتم تحديدها من خلال العديد من الميزات. وتشمل الشروط الوضع الديموغرافي ، والبطالة ، وجودة التعليم ، والعرض والطلب على العمالة في مختلف القطاعات ، وإشراك خدمة التوظيف في عمليات تدريب المتخصصين.
• الابتكارات التكنولوجية. يؤدي التقدم النشط في العالم الحديث إلى تبسيط العمل البشري وتغيير محتواه. هذا يتطلب إعادة تدريب المتخصصين المؤهلين في الوقت المناسب.
• تغييرات في مجال التشريع. هذا العامل يصعب التنبؤ به. يشير هذا إلى التشريع في مجال حماية العمال والتوظيف.
• نهج تجنيد المنافسين. يجب على المنظمة مراقبة ودراسة طرق وأساليب العمل مع الموظفين باستمرارالمنافسين. بناءً على هذه المعلومات ، يتم تعديل سياسة الموظفين الخاصة بالمنظمة.
• أهداف الشركة. يمكن أن تكون قصيرة الأجل أو طويلة الأجل وتتبع استراتيجية مشتركة.
• التمويل. كل منظمة لديها قدرات مالية معينة. بناءً على ذلك ، يتم أيضًا تحديد سياسة شؤون الموظفين في المنظمة.
• إمكانيات الموظفين. هذا هو أساس نجاح تنفيذ خطة التسويق. إذا كان بإمكان قسم شؤون الموظفين في المؤسسة النظر في منطقة التطوير ، وقدرات الموظفين ، فهذا يسمح لك بإغلاق الوظائف الشاغرة في الوقت المناسب.

مراحل العمل

هناك عدة خطوات أساسية لتحديد احتياجات التوظيف. في أغلب الأحيان ، تبرز ثلاث عمليات كبيرة أثناء أداء مهمة مماثلة.

في المرحلة الأولى ، تقوم الشركة بتحليل مواردها الخاصة. هذا ضروري لتحديد ما إذا كان من الممكن في المستقبل تلبية هذه الاحتياجات بأنفسهم. في هذه الحالة ، المؤشرات المهمة هي الربح ودوران الشركة. يجب أن يكون لديها ما يكفي من الموارد لدفع رواتب موظفيها.

بعد ذلك ، في المرحلة الثانية ، يتم إجراء تحليل للحاجة إلى الموظفين في الفترة الماضية. يتم الاستنتاج حول ملاءمة وكفاءة استخدام موارد العمل. يحدد المحلل نقاط الضعف في هذه العملية. يجري تطوير خطة طويلة الأجل تتيح لك القضاء التام على التأثير السلبي للعوامل الرادعة أو تقليله.

في المرحلة الثالثة يتم قبولهاقرار بشأن إجراءات محددة في مجال سياسة شؤون الموظفين في الوقت الراهن. هذا يأخذ في الاعتبار الأهداف والغايات العامة للمنظمة. يتم اتخاذ القرارات بشأن الاحتفاظ وتخفيض عدد معين من الموظفين. بعد تحليل تحديد الحاجة إلى الموظفين ، يمكن اتخاذ عدة قرارات:

• تخفيض عدد الموظفين ؛
• جذب موظفين من الخارج ؛
• تدريب وإعادة تدريب الموظفين

علاوة على ذلك ، يمكن تنفيذ الإجراءات المدرجة في وقت واحد. هذا يعتمد على الوضع الذي تطور في المنظمة.

طرق تحديد الحاجة

يتم تحديد احتياجات المؤسسة من الأفراد وفقًا لطرق معينة.

هناك عدة تقنيات شائعة:

1. تصوير يوم عمل. هذه طريقة فعالة ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً. الموظف لديه مجموعة من المسؤوليات. أثناء إعدامهم ، يتم تسجيل الوقت. يتيح لك هذا الأسلوب تحديد الإجراءات الزائدة عن الحاجة. في بعض الحالات ، يتم اتخاذ قرار بشأن الحاجة إلى عمل موظف معين في عملية الإنتاج الإجمالية أو الوظيفة الشاغرة على هذا النحو. قد يكون من الضروري بالنسبة لكميات صغيرة من العمل الجمع بين وحدتين من الموظفين في وحدة واحدة.
2. الحساب حسب معايير الخدمة. لكل موظف ، يتم وضع مؤشرات أداء معينة بناءً على معايير وقواعد مختلفة. من خلال الحصول على معلومات حول المعدل اليومي للإنتاج ، يمكن للمديرين حساب الحاجة إلى الموظفينفترة من الزمن.
3. تقييمات الخبراء. هذه واحدة من أكثر الطرق شيوعًا. يتم استخدامه من قبل شركات مختلفة. رأي المديرين حاسم في تحديد الحاجة إلى الموظفين. ولكن في الوقت نفسه ، يجب أن يتسم المديرون بمستوى عالٍ من التدريب والاحتراف. من المهم أن يكون لديك فهم واضح لتطور هذه الصناعة في المستقبل.
4. استقراء. بناءً على البيانات الحالية ، يتم عمل توقعات طويلة الأجل. هذا يأخذ في الاعتبار التغييرات المحتملة. قد يكون هذا ارتفاعًا في الأسعار ، وإجراءات مخططة للدولة في هذه الصناعة ، وتطورها في المستقبل ، وما إلى ذلك. يتم استخدام هذا النهج إذا كانت الظروف الداخلية والخارجية للمنظمة مستقرة. في بلدنا ، يمكن استخدامه فقط للتخطيط قصير المدى.
5. بناء نموذج حاسوبي. ينقل رؤساء الأقسام المعلومات ، والتي على أساسها يتم بناء توقعات الكمبيوتر لاحتياجات المنظمة من القوى العاملة لمنظور معين. هذه طريقة جديدة نسبيًا ، لذا لم يتح لها الوقت لتحقيق توزيع كبير. يتطلب تكاليف مالية كبيرة ، فضلا عن إشراك المتخصصين ذوي الصلة في العمل. هذه التقنية مناسبة أكثر للمؤسسات الكبيرة

صيغ الحساب

يتم تحديد الحاجة إلى الموظفين باستخدام حسابات خاصة.

قبل اختيار الصيغة ، تحتاج إلى تحديد ما تميل إليه الشركة أكثر في عملية تنفيذ سياسة الموظفين:

• لزيادةحجم الإنتاج ، الأمر الذي يتطلب إشراك موظفين إضافيين.
• لتقليل كمية الإنتاج مما يؤدي إلى تحرير موارد العمالة
• حجم الإنتاج ليس من المخطط أن يتغير. يتم تحديد الحاجة إلى الموظفين من خلال الحركة الطبيعية للأفراد في حالة الفصل ، أو إصدار مرسوم ، أو سن التقاعد ، وما إلى ذلك.

لذلك ، في أقسام التخطيط في المؤسسات ، يتم حساب وتبرير نمو الإنتاج. لزيادة الإنتاجية ، يتم أخذ جميع العوامل في الاعتبار. لتحديد العدد المخطط للموظفين ، قم بتطبيق الصيغة:

Chpsp=ChbpI + OI ،

حيث Nspp هو متوسط عدد الموظفين المخطط له في فترة التخطيط ، Nbp هو عدد الموظفين في الفترة (الأساسية) الماضية ، I هو مؤشر التغيير في حجم الإنتاج في المستقبل ، OI هو إجمالي التغيير في عدد الموظفين في فترة الأساس.

متوسط عدد الموظفين

يمكن تحديد الحاجة إلى الموظفين باستخدام صيغة أخرى. يمكنك تحديد متوسط عدد الموظفين على النحو التالي:

Chss=ChyavKss،

حيث Nss هو عدد متوسط عدد الموظفين ، Nyav هو عدد الموظفين المطلوبين لإكمال المهمة خلال وردية واحدة ، Kss هو معامل متوسط عدد الموظفين.

طرق تغطية الحاجة

عندما يتم تحديد الحاجة إلى موارد العمل ، حدد طرق تغطيتها:

• خارجي. في هذه الحالة ، يتم الاهتمام بخريجي المؤسسات التعليمية المتخصصة ومراكز إعادة تدريب الموظفين وكذلك المقترحاتوكالات التوظيف ، سوق العمل المفتوح.
• المحلي. يخضع موظفو الشركة لإعادة التدريب وتحسين مهاراتهم. لهذا الغرض ، يتم تنفيذ التطوير المهني لإمكانية النمو الوظيفي. هذا النهج يقلل من دوران الموظفين.

عدد موظفي الدعم

يتم تحديد الحاجة إلى موظفين مساعدين أيضًا وفقًا لصيغة بسيطة:

Chsvr=KrmRSKss،

حيث Nvvr هو عدد موظفي الدعم المدرجين ، Krm هو عدد الوظائف لموظفي الدعم ، RS هو عدد نوبات العمل في يوم واحد.