سيسمح إجراء إحاطة لرجل الأعمال بالاستجابة بسرعة للمواقف المتغيرة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

بالمقارنة مع المؤتمر الصحفي ، يعد الإحاطة وسيلة أكثر فاعلية لإعلام الجمهور ، وبالتالي العملاء المحتملين ، بعملك وفرصه وآفاقه وفوائده. يخلق الملخص الماهر انطباعًا أوليًا إيجابيًا ، ويعرض المستجدات بشكل إيجابي ، ويسلط الضوء على الاتجاهات ، ويسمح لك بالاستجابة بسرعة للأحداث التي حدثت قبل ساعات قليلة فقط.

يتم وصف جوهر هذا الحدث ببلاغة من خلال الكلمة الإنجليزية موجزة (قصيرة ، موجزة) الكامنة في جذورها. في ممارسة العلاقات العامة ، هذا يعني أن الحد الأقصى لمدة الإحاطة لا يمكن أن يتجاوز 30 دقيقة. هناك أيضًا حالات ناجحة تصل إلى ربع ساعة ، ولكن في هذه الحالة يجب أن يتم تنفيذها بواسطة محترف علاقات عامة حقيقي لديه خبرة كبيرة في هذا المجال.

يتيح لك الوقت القصير للغاية الاستغناء عن غرفة مكيفة بشكل خاص ، مما يسمح لك بتنظيم حدث حرفيًا "باستخدامعجلات "،" أثناء التنقل "، توفر مساحة وقوف فقط للمتحدثين والصحفيين. لذلك ، يمكن تقديم إيجاز في أي ردهة تقريبًا في مبنى إداري أو فندق أو مطار. وفي نفس الوقت ، مياه معدنية ، قهوة ، شطائر ، إلخ.

لتحويل الإحاطة إلى نوع من إجراءات العلاقات العامة التي تجذب انتباه المجتمع ، يجب عليك أولاً وقبل كل شيء الالتزام الصارم بمخطط السلوك المقبول عمومًا. نظرًا للجدول الزمني الضيق للغاية ، يتخطى برنامج الإحاطة العرض التقديمي الإلزامي للمؤتمر الصحفي ويقفز مباشرة إلى قلب الموضوع كما قدمه المتحدثون في بيان إعلامي قصير.

يتم إعداد نص البيان مسبقًا ، ويجب إعداده وصقله مسبقًا. هدفها هو بيان المعلومات أو الموقف بوضوح بحيث لا يمكن تقديمها بشكل غير دقيق أو تحريفها في وسائل الإعلام. يجب أن يكون البيان موجزًا ومفهومًا للصحفيين حتى لا يتبعوا الأسئلة التوضيحية التي تعقد الإحاطة.

توقيته ينقسم إلى جزأين غير متكافئين. يخصص ما يقرب من ثلث الوقت لبيان أو رسالة معلومات. الثلثان المتبقيان عبارة عن هجوم خاطيء: يطرح الصحفيون أسئلة قصيرة ويتلقون نفس الإجابات القصيرة ولكنها غنية بالمعلومات. في الوقت نفسه ، من المستحسن للغاية أن يحضر المتحدثون أشخاص لديهم رد فعل سريع وواضح على أي أسئلة والقدرة على الإجابة عليها بشكل مناسب.

من أجل أن يكون الإحاطة ناجحًا ، قدمهايجب أن يدير الموقف طوال الوقت ، ومثل راكب الأمواج ، "يحافظ على الموجة". مهمته هي ضمان أقصى عرض للمعلومات من قبل المتحدث وفي نفس الوقت التقيد الصارم بالإطار الزمني حتى لا يتحول الحدث إلى مؤتمر صحفي.

إجراء إحاطة أمر غير وارد دون عمل تحضيري يتسم بالكفاءة وفي الوقت المناسب من قبل المديرين في العلاقات العامة. ويشمل إخطار وسائل الإعلام بمكان وزمان الحدث ، وتحديد خطه الرئيسي ، وتوضيح القضايا الرئيسية ، وتخطيط ترتيب الكلمات. قبل بدء الإحاطة ، من الضروري التحقق مرة أخرى من مدى استعداد المكان لذلك وما إذا كانت معدات الصوت والفيديو في حالة جيدة. يُنصح ، إن أمكن ، بإزالة مصادر الضوضاء المشتتة وتأثيرات الإضاءة من المكان.

من الضروري تحضير حزمة من المواد مسبقًا ، يتم فيها تقديم موضوع الإحاطة في شكل ملخص أو ملخص بدون آراء واقتباسات شخصية.