الوصف الوظيفي: مساعد رئيس المنظمة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

منظمة كبيرة - أعمال روتينية كبيرة. لن يكون لدى رئيس الشركة الوقت في كل مكان ، حتى بمساعدة النواب. من أجل التخطيط لليوم بشكل صحيح ، وعدم نسيان أي شيء ، وتوزيع العمل والتحكم فيه ، يحتاج المدير إلى مساعد. ماذا يفعل الموظف في هذا المنصب ، وماذا يجب أن يكون قادرًا على معرفته؟

مساعد تنفيذي: دوره في التنظيم

وفقًا لمنطق مصنف المهن المعتمد على مستوى الدولة ، ينتمي المدير المساعد إلى فئة المديرين ، لأنه يشرف تقريبًا على جميع القضايا التي تدخل في اختصاص الشخص الأول.

في نفس الوقت ، تفسر بعض المنظمات منصب مساعد المدير كمسؤول أو مدير أو سكرتير: أول وظيفتين تعنيان وظائف تنظيمية وإدارية ، والثالث - العرض والدعم. يصنف مصنف المهن هذه الأنواع من العمل إلى فئات مختلفة.- المتخصصون والموظفون الفنيون ولكن المساعد فقط يصنف كمدير.

كيف تحدد نطاق مسؤوليات العمل؟

عند تعيين مدير مساعد أو سكرتير ، يجب على المنظمة أن تقرر حالة وحقوق ومسؤوليات هذا الموظف ، لأن متطلبات المستوى التعليمي والمؤهلات والخبرة العملية للمرشح تعتمد على هذا.

• يكفي موظف الاستقبال أن يكون لديه تعليم ثانوي كامل ، ويتم تدريس آداب وتقنيات العمل مع المعدات المكتبية لمقدم الطلب مباشرة في مكان العمل.
• يجب أن يكون المسؤول حاصلاً على درجة البكالوريوس على الأقل ، ولديه مهارات تنظيمية وشخصية نشطة ، ولديه بعض الخبرة في العمل ، اعتمادًا على متطلبات الشركة.
• يتطلب المدير ، كممثل للمحترفين ، على الأقل تعليمًا عاليًا كاملًا ، وخبرة العمل اختيارية ، لكن الشركة تضع هذا المعيار وفقًا لتقديرها.
• مساعد للرأس. يتضمن هذا المنصب نفس متطلبات التأهيل للمدير: التعليم العالي الكامل ، خبرة العمل في التخصص لمدة سنتين على الأقل. من المحتمل أيضًا أن تكون الخصائص الشخصية الخاصة لمقدم الطلب مطلوبة ، وربما تدريبًا متقدمًا.

لماذا أحتاج إلى وصف وظيفي؟

المدير المساعد ، بصفته مسؤولاً ، ملزم بالتصرف في إطار حقوقه الوظيفية وأداء الوظائف المحددة بشكل كامل. ومع ذلك ، ولا حتىكمدير ، الموظف ملزم بأداء واجباته العمالية بضمير وفي الوقت المحدد.

لا يحتوي أمر التوظيف على بيان تفصيلي لهذه الكفاءات ، وحتى في حالة وجود عقد ، فإن قائمة الوظائف ليست شاملة دائمًا. لتجنب التناقضات في تحديد اختصاصات الموظف ، يجب أن يحتوي الوصف الوظيفي لمساعد رئيس المنظمة على واجبات مفصلة ، وحقوق لديه ، بالإضافة إلى مقياس المسؤولية عن انتهاك عقد العمل ، داخليًا. لوائح العمل ، إلحاق الضرر بصاحب العمل ، إلخ.

مساعد شخصي للمدير

تم تصميم الوصف الوظيفي للمساعد بناءً على تعليمات مماثلة لمدير أو نائبه ، باستثناء بعض الوظائف ذات الأولوية للتخطيط الاستراتيجي والإدارة. على الأرجح ، لن يُعهد إلى المساعد أيضًا بتوظيف وفصل الموظفين ، والحق في إدارة الموارد المالية للمؤسسة ، وإصدار التوكيلات والكفاءات الأخرى التي تخص الرئيس شخصيًا.

ومع ذلك ، يسمح التشريع بتفويض أي وظائف إلى موظف موثوق به ، بشرط أن يكون لديه المؤهلات والمعرفة والخبرة والسلطة الكافية لحل هذه المشكلات. من المهم فقط إصدار سلطة الموظف بشكل صحيح - بأمر أو توكيل رسمي.

في نفس الوقت ، يجب أن يعكس الوصف الوظيفي لمساعد رئيس المؤسسة العمل الذي قام به بالفعل.

أقسام نموذجية

هيكل التوصيف الوظيفي ثابت في دلائل تأهيل الدولة ويحتوي على جميع المتطلبات الأساسية للموظف والفروق الدقيقة في الوظيفة ، وكذلك مكانه في الهيكل التنظيمي للمنظمة.

الوصف الوظيفي "Assistant Manager" ، مثل أي وصف آخر ، يجب أن يتضمن الأجزاء التالية:

1. شروط عامة. يشير إلى إجراءات التوظيف والفصل والتبعية وإجراءات استبدال الموظف.
2. وظائف العمل. من أهم الأقسام التي يجب أن تنعكس بالتفصيل
3. الحقوق الممنوحة للموظف.
4. حدود المسؤولية عن الانتهاكات.
5. مؤهلات، خبرة مهنية، مستوى تعليمي
6. ما يجب أن يعرفه الموظف في هذا المنصب
7. العلاقات بينه وبين أجزاء أخرى من المنظمة.

لايمكن اقتطاع الاقسام المحددة و لكن يجوز توسيعها و اضافة العناصر الضرورية.

نموذج الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي

المعتمد:

مدير (اسم المنظمة)

توقيع

(الاسم الكامل)

تاريخ الموافقة

الوصف الوظيفي "مدير مساعد"

1. الشروط الأساسية

1.1. فئة المحترفين "القادة".

1.2. تم قبول وفصل من العمل بأمر من المخرج

1.3. تقديم التقارير: مباشرة إلى المخرج.

2. ميزات

مساعد تنفيذي:

2.1. ينسق عمل الإدارات والأقسام والأقسام الأخرى بالمنشأة وفق تعليمات وقرارات وأوامر المدير.

2.2. يحتفظ بسجلات عن المواعيد النهائية لتنفيذ أوامر مراقبة المدير من قبل الأقسام الهيكلية.

2.3. يرسم خطة عمل للمدير ليوم العمل التالي ويقدمها للمدير في الوقت المناسب.

2.4. ينظم ويتحكم في العمل المكتبي في المؤسسة ، ويتحقق من امتثاله للمتطلبات القانونية.

2.5. يضمن محاسبة وتسجيل جميع التوكيلات الصادرة عن المدير.

2.6. إدارة الكتبة والتحكم في نتائج أنشطتهم.

ملحق اعتمادًا على احتياجات منظمة معينة وملف تعريف الوظيفة.

3. سلطات

المساعد التنفيذي لديه الحق في:

3.1. تعرف على القرارات التي تتخذها المؤسسة.

3.2. شارك في اجتماعات طاقم الإدارة

ملحق اعتمادًا على احتياجات منظمة معينة وملف تعريف الوظيفة.

4. المسؤولية

المشرف المساعد:

4.1. لعدم الوفاء أو الوفاء غير السليم بواجباتهم بموجب هذه التعليمات والأوامر والأوامر الصادرة عن المدير ، التشريع الحالي الذي يحكم أنشطة المؤسسة.

4.2. لعدم كفاية السيطرة على أنشطة الموظفين المرؤوسين

4.3. للكشف عن المعلومات مع وصول مقيد.

ملحق وفقًا لـعلى احتياجات منظمة معينة والموقف الشخصي.

5. المؤهل

يجب أن يتمتع المدير المساعد بتعليم عالٍ كامل وخبرة عملية في الملف الشخصي لا تقل عن سنتين.

6. يجب أن تعرف

التشريع الحالي ، الميثاق ، الاتفاق الجماعي (يشير إلى الأفعال والمعايير التي يجب أن يعرفها الموظف).

7. التفاعل

يشير إلى من وعلى أي قضايا يتعاون مساعد المدير.

متفق عليه:

رئيس الموارد البشرية

التوقيع

(الاسم الكامل)

مستشار قانوني

التوقيع

(الاسم الكامل)

مألوف:

توقيع

(الاسم الكامل)

كفاءات محددة لمساعد مدير المشروع

من المفترض أن إدارة المشروع هي وظيفة مؤقتة ، على التوالي ، والمساعد يفترض التزامات معينة حتى الانتهاء من المشروع. ستعتمد مسؤولياته الوظيفية على تفاصيل المشروع وموضوعه ، وكذلك على احتياجات منظمة معينة.

سيكون الوصف الوظيفي لمدير المشروع المساعد للوظائف أكثر تخصصًا ، ولكن مع تلوين إداري وتنظيمي. يمكن الاطلاع على المسؤوليات النموذجية لهذا المنصب في دليل المؤهلات ومن ثم تعديلها لتناسب الموقف.

هل تختلف مسؤوليات مساعد المدير العام؟

مسؤوليات المساعدسيكون الرئيس التنفيذي ومساعد المدير للشؤون العامة مختلفين. بالطبع ، في الحالة الثانية ، ستكون الصلاحيات أكثر تركيزًا ، لأن رئيس الشؤون العامة ليس مسؤولاً عن جميع أنشطة المنظمة ، بل عن قطاع منفصل فقط.

يتم وضع الوصف الوظيفي لمدير مساعد للشؤون العامة بناءً على وظائف الرئيس "الذي يتم مساعدته". وعليه فإن نطاق مسؤوليتها ووظائفها سيكون الأساس.

الوصف الوظيفي "Assistant Manager" في هذه الحالة مناسب كأساس ، يمكنك البناء عليه عند تطوير مستندات جديدة للوظائف ذات الصلة.