مسؤوليات موظف الاستقبال: الوصف الوظيفي والحقوق والالتزامات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

من أكثر المهن المرغوبة في مجال صيانة المركبات مفتش خدمة السيارات. إن واجبات هذا الاختصاصي واسعة جدًا ، لكن أولاً وقبل كل شيء ، هو واجهة الشركة: يلتقي بعملاء خدمة السيارات ، وينظم استقبال الطلبات ، ويحسب تكلفة الخدمات المقدمة. لمثل هذا العمل ، يتم توظيف أشخاص مؤنسون وهادفون ، قادرون على التواصل بسرور مع العملاء ، الذين يتمتعون بمقاومة جيدة للتوتر والكلام.

بالنسبة لموظف الاستقبال ، المظهر الأنيق وحسن النية مهمان للغاية ، بحيث يثق العميل بعد الاجتماع به في الشركة ويتأكد من أنه يتجه إلى خدمة موثوقة. يعتمد ذلك على كيفية قيام المتقبل الرئيسي للسيارات بواجباته ، وما إذا كان العميل سيستخدم خدمات الشركة في المستقبل. مهم جدالجذب عملاء جدد وتثمين العملاء الحاليين ، لأن نجاح ونمو أرباح الشركة يعتمد عليها.

أحكام عامة

الموظف المعين لهذا المنصب هو خبير في مجاله ويمكن تعيينه أو فصله من قبل الرئيس التنفيذي. في حالة عدم وجود موظف لسبب وجيه ، يتم استبداله بشخص آخر يتم تعيينه في هذا المنصب ويتولى ليس فقط واجبات المستلم الرئيسي ، ولكن أيضًا حقوقه ومسؤولياته.

وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن هذا الاختصاصي ينتمي إلى موظفين مسؤولين ماليًا ، وهو ما يشار إليه في الاتفاقية المقابلة مع مدير الشركة ، والتي يجب على الموظف التوقيع عليها. يخضع الموظف مباشرة لرئيس قسم الخدمة. للحصول على هذا المنصب ، يجب أن تحصل على تعليم مهني عالي في تخصص مهندس فني. بالإضافة إلى ذلك ، يطلب أصحاب العمل من المتقدمين الحصول على خبرة سنة واحدة على الأقل في صناعة خدمات السيارات.

المعرفة

قبل البدء في أداء واجبات وظيفة رئيس العمال ، يجب أن يكتسب الموظف معرفة معينة. مطلوب من الموظف دراسة أهداف الشركة ومعايير الشركة وخطط العمل. يلتزم بالتعرف على الهيكل التنظيمي لمركز الخدمة ، ودراسة الأحكام الخاصة بالنظم الإدارية الموحدة. يجب أن يعرف الموظف جميع معايير وقواعد التعامل مع الشركاء والعملاء المعمول بها في الشركة.

أخرىالمعرفة

من أجل أداء واجبات مفتش خدمة السيارات بشكل نوعي ، يجب أن يكون الموظف قادرًا على إدارة الكمبيوتر الشخصي جيدًا ، بما في ذلك القدرة على استخدام Microsoft Word و Excel وأنظمة الملفات. مهارات الكمبيوتر مثل نسخ الملفات ونقلها وحذفها وإنشاء أدلة ومعرفة أخرى مطلوبة لإدارة الطلبات. من المهم أيضًا معرفة السيارات وتصميمها ومبدأ التشغيل.

يجب أن يكون لدى سيد القبول فهم للبيانات الفنية والتشغيلية للسيارات ، بالإضافة إلى ميزات تصميمها. لن يتمكن الموظف من أداء واجبات رئيس العمال إذا كان لا يعرف أنواع الأعطال وفئات الإصلاحات ، وكذلك أسعار الخدمات التي تقدمها الشركة. يجب أن يعرف كيف يتم تقديم الشكاوى حول عمل الشركة وكيفية الرد عليها. بالإضافة إلى ذلك ، يطلب العديد من أصحاب العمل من المتقدمين لهذا المنصب أن يكون لديهم معرفة بالتقنيات الحديثة لمبيعات المنتجات الناجحة.

تقييم الأداء

يجب أن يكون الموظفون الذين يتلقون هذا المنصب مستعدين لحقيقة أنه سيتم تقييم أدائهم. في أغلب الأحيان ، العوامل التي تؤثر على الصورة العامة لمدى جودة أداء الموظف لواجبات رئيس العمال هي التالية:

• ما إذا كان الموظف يكمل المهام الموكلة إليه بالكامل وفي الوقت المناسب
• هل تمكنت خدمة السيارة من متابعة نقاط خطة العمل.
• هل يقوم الموظف بالإبلاغ عن العمل المنجز في الوقت المناسب ،ومدى مصداقية البيانات التي تلقاها منه رؤسائه.
• هل يقوم الموظف بتحسين مهاراته و دراسة طرق جديدة لبيع البضائع
• مستوى انضباط الموظف
• ما مدى نجاحه في منع النزاعات ، وما إذا كان يتواصل بلطف مع عملاء وشركاء الشركة.

الواجبات الرئيسية للمتقبل الرئيسي

مطلوب موظف معين لهذا المنصب لأداء عمل معين. يجب أن يلتقي بعملاء القسم ، وأن يقوم ، بناءً على كلماتهم ، بعمل تشخيصي أولي يهدف إلى تحديد العيوب. بعد ذلك ، قام بتقدير مبدئي لتكلفة الخدمات التي يحتاجها العميل ليطلب إصلاح السيارة.

بعد ذلك ، إذا وافق العميل على التعاون ، يتم إجراء فحص كامل للسيارة ، ويحدد الموظف تكلفة أكثر دقة لتقديم الخدمات ويبلغ العميل بذلك. ثم يوافق مع رئيس العمال على الشروط التي سيتم إكمال الطلب من أجلها ، ويخطر العميل بالعمل بشأنها. بعد ذلك فقط يأخذ الموظف السيارة من العميل وينقلها إلى مركز الخدمة ، ويسلم السيارة إلى السيد لمزيد من أعمال الإصلاح.

الوظائف الرئيسية

تشمل واجبات مدير الاستلام إصدار أمر بناء على طلب عملاء المنظمة ، والاحتفاظ بسجل لتسجيل الطلبات المستلمة للإصلاحات ، ومراقبة توزيع الآلات حسب الأقسام ، ومراقبة الجودة وحسن توقيت الإصلاح العمل.

بالإضافة إلى ذلك ، عند التواصل مع عملاء الشركة ، يجب على موظف الاستقبال الرئيسي الحفاظ على المعايير وتقنيات الخدمة ، ومنع حالات الصراع بين عمال الخدمة والعملاء ، وتلبية احتياجات الأخير ومحاولة الحفاظ على موقف إيجابي تجاه المنظمة الذي يعمل فيه. إذا كان عطل في السيارة يمكن أن يؤثر على سلامة تشغيلها المستمر ، يجب على الموظف إبلاغ مالك السيارة.

واجبات أخرى

تشمل واجبات المستلم الرئيسي لمحطة الخدمة مراقبة عمل الرواد المرؤوسين. يجب عليه التأكد من أن جميعهم يؤدون مهامهم بجودة وفي الوقت المناسب ، ومراقبة انضباط العمل والقواعد الأخرى للمنظمة. يجب عليه خلق جو ودي في الفريق ، وتطوير المساعدة المتبادلة والمساعدة المتبادلة.

يلتزم الموظف بالاحتفاظ بسجلات لجميع السيارات التي تم إصلاحها والخدمات المقدمة ، للتحكم في صحة إعداد الطلبات ، لضمان سلامة السيارات التي تم توفيرها للشركة لأعمال الإصلاح.

تتمثل إحدى مهام السيد في تزويد السلطات بوثائق التقارير المتعلقة بالعمل المنجز ، بالإضافة إلى الإخطار بالمشكلات التي لا يستطيع المعلمون حلها بأنفسهم. بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليه التأكد من احترام الأسرار التجارية وعدم تسريب المعلومات السرية.معلومات وأخلاقيات العمل وثقافة التفاعل مع عملاء الشركة

حقوق

للموظف الذي تم قبوله لهذا المنصب الحق في التعرف على قرارات الإدارة المتعلقة مباشرة بأنشطته ، وطلب جميع المعلومات الضرورية التي يحتاجها للعمل ، بشكل مستقل أو نيابة عن الإدارة ، وكذلك اقتراح الإدارة طرق تحسين كفاءة قسمه. بالإضافة إلى ذلك ، يحق له التعاون مع العملاء والمؤسسات والخدمات الأخرى ، إذا لزم الأمر لحل المشكلات التشغيلية ولا يتعدى اختصاصه.

المسؤولية

يمكن تحميل الموظف المسؤولية إذا فشل في تقديم المستندات اللازمة لإنشاء التقارير المحاسبية في الوقت المناسب أو قدم معلومات خاطئة حول المهام المنجزة. وهو مسؤول عن سوء أداء واجباته وعدم الامتثال لأوامر وتعليمات القيادة. كما يمكن محاسبته على الجرائم المرتكبة أثناء القيام بالعمل ، والتسبب في أضرار مادية للشركة ، وفقًا لتشريعات العمل بالدولة.

الخلاصة

قد تختلف جميع العناصر الواردة في الوصف الوظيفي اعتمادًا على حجم الشركة واحتياجاتها ، ولكن يجب وضعها وفقًا للقانون المعمول به. لا يمكن ازدواج واجبات المستلم الرئيسي للأوامر إلا إذا تزامنت احتياجات الشركات وميثاقها والعوامل الأخرى التي تؤثر على عمل المنظمات.

الموظف ليس لديهالحق في بدء العمل حتى يتم الاتفاق على هذه التعليمات مع الإدارة. لا يمكن الحصول على هذا المنصب إلا من قبل متخصص مؤهل لديه خبرة في مجال خدمة السيارات.