اللوائح الخاصة بتدفق المستندات الخاصة بالمنظمة. مثال على سير العمل في المؤسسة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

الوثيقة هي معلومات مقدمة في شكل يتناسب مع محتواها والغرض منها. يتم إنشاء المستند لغرض ما ، بواسطة شخص ما لشخص ما. ولكن ليس دائمًا مصدر المستند و / أو المرسل إليه سيكون شخصًا. المستوى الحديث - عندما يكون من الممكن والضروري تضمين الآلات والآليات بشكل فعال وعملي في حلقة التحكم.

تعتمد عملية وميزات وسرعة حركة المستند على شكله ومحتواه وعمل "بيئة الحركة". يعتمد النجاح والمؤشرات الاقتصادية والكفاءة الاجتماعية على مدى جودة إعداد تدفق المستندات في المنظمة ، وهذا هو: جودة وحياة الشركة.

حول المستندات وسير العمل

الإدارة ، وشكل وإجراءات سير العمل على سبيل المثال لمنظمة ، لا ينظمها القانون. هناك GOSTs واللوائح والتوصيات الإلزامية. كجزء من المستندات المحاسبية ، أوراق للحصول على قرض أوالتقارير الطبية هي اصول القانون

الوثيقة ليست دائمًا نموذجًا مكتوبًا صارمًا. يمكن أن يكون:

• نموذج يتم فيه ملء حقول محددة بطريقة معينة ، مع وجود المحتوى الدلالي والنحوي الدقيق ؛
• صفحة تم إنشاؤها وفقًا لنموذج محدد لتطبيق معين (خطاب ، طلب ، اختصاصات ، توظيف ، …) ؛
• شكل حر (ملاحظة توضيحية للموظف ، امتنان لإنجازات العمل ، قرار على التطبيق ، …)

يمكن تقديم جميع الإصدارات الثلاثة من المستندات على الورق أو إلكترونيًا ، وبسبب توفر الأدوات الفنية والقانونية ، فهي متكافئة تمامًا ، على الرغم من أنه لا تزال هناك حالات يكون فيها النموذج الورقي فقط ممكنًا.

على الرغم من عدم وجود تنظيم تشريعي لشكل ومحتوى المستند وسير العمل ، إلا أن هناك ممارسة صارمة ومقبولة بشكل عام ولم تتم مناقشتها لإنشاء المستندات أو نقلها أو تخزينها أو إتلافها ، والتي تتمتع كل منظمة بحرية تعديلها لنفسها بأي شكل من الأشكال.

مثال ممتاز لتدفق المستندات في منظمة

من المستحيل أساسًا تحقيق المثل الأعلى:

• في أي مجال من مجالات الحياة والنشاط ،
• في أي وقت ،
• في أي مكان في الفضاء ،

لأن كل نهج جديد يجعل من الممكن رؤية آفاق جديدة. هناك رغبة وحاجة لاتباعهم. التوثيق ليس استثناء. على العكس من ذلك ، فهو مثال توضيحي وحيوي للتثبيت الديناميكي لعملية حركة المعلومات.

لا يهم كيف يتم تسجيل المعلومات: على الورق أو في شكل إلكتروني. حاليًا ، كلا النموذجين لهما نفس القيمة القانونية ، على الرغم من أن النسخة الورقية لها مزايا في بعض الحالات.

دورة حركتهم من لحظة الظهور (الخلق) إلى لحظة الإيداع أو التدمير.

لا تدرك جميع المؤسسات أنه يمكن تنفيذ العديد من المستندات مباشرةً بواسطة الآلات والآليات دون تدخل بشري ، تمامًا كما لا ينبغي أن تكون جميع المصادر (المؤلفون) مجرد أشخاص.

الفهم المعتاد لأتمتة سير العمل في الغالبية العظمى من الحالات يكون على مستوى "فكرة الإشارة" البسيطة ، عندما يُعهد إلى البرنامج بالإبلاغ عن وقوع الأحداث فقط.

معدل دوران المستندات الداخلي والخارجي

كلا الدائرتين مهمتان لمنظمة ناجحة. الدوران الخارجي له قيمة ثابتة ، بينما الدوران الداخلي له قيمة ديناميكية.

كلما فهمت إدارة الشركة هذا الظرف بشكل أفضل ، كلما اختار نظام إدارة المستندات الإلكترونية الواعد. أولئك الذين يريدون أن يكونوا قدوة مثالية لحركة أوراق العمل في منظمة يكتبون نظام المعلومات الخاص بهم.

يمكن أن تكون المستندات أساسية وثانوي. هذا الأخير دائمًا لديه تاريخ من الحركة داخل المنظمة.

من خلال تحليل تطبيق المعرفة حول الوثيقة واستخدامها ، من الممكن تقييم الخصائص الوظيفية للشركة والمؤشرات الاجتماعية والاقتصادية ومعايير الوقت. هذا مهم لكل من الشركاء والمستهلكين.

ورقي ولكنه فعال أو إلكتروني لكن تم شراؤه

التفرد متأصل ليس فقط في الشخص ، ولكن أيضًا في المنظمة. علاوة على ذلك ، يقدر كل شخص فرديته ويسعى بكل طريقة ممكنة للتأكيد عليها بالملابس والسلوك والتعليم وما إلى ذلك.

الشركة التي تشتري نظام معلومات جاهز هي مثال ممتاز لسير عمل المنظمة الذي يحرمها من وجهها ويجبر الموظفين على ارتداء "ملابس شخص آخر".

من الأفضل أن تعهد لموظفيك بالعمل مع الوسائط الورقية بالطريقة القديمة بدلاً من أن تفرض عليهم طرفًا ثالثًا ، ولكن رأيًا حديثًا حول المستندات واستخدامها. يعد كل موظف عنصرًا مهمًا في وظائف المنظمة ، وليس باحثًا عن فعالية أفكار الآخرين وهياكل سير عمل الطرف الثالث.

الأولويات والديناميكيات والوظائف

دائمًا ما يكون المحيط الخارجي لسير العمل محدودًا ومتواضعًا ومستقرًا بشكل ثابت. بشكل عام ، يجب ألا تعطى أهمية أكبر مما تستحق. على سبيل المثال ، ما هو الهدف من "استثمار روحك" في العلاقات مع الضرائب أو الهيئات التنظيمية أو الشركاء. يمكنك بطريقة أو بأخرى تنويع عملية تبادل المعلومات معوكالات الدعاية والإعلان ، ولكن حتى هذا يتخذ في النهاية شكلًا ثابتًا ودنيويًا.

إن أولوية نظام معالجة المعلومات الخاص بنا ، والذي يتمثل جزء مهم منه دائمًا في إدارة المستندات الإلكترونية ، أمر لا شك فيه. لكن دائمًا والجميع آسف للوقت والمال لإنشاء نظام خاص بهم.

مجموعة من الخيارات الكلاسيكية "one es" أو "galaxy" التي لا تستغني عن xel واثنين من برامج المحاسبة أو الاقتصاد المحلي التابعة لجهات خارجية ، إلى جانب موقع الويب الخاص بهم للحصول على تعليقات ومستندات (أوامر ، الشكاوى والعروض …) من العملاء والشركاء - الوضع المعتاد ، الموظفون مشغولون باستمرار بالروتين ، ولا توجد تكاليف.

لا يمكن ضمان ديناميكيات عملية الإنتاج إلا من خلال التنفيذ الفعال لوظائفها. بهذه الصفة فقط ، تعد إدارة المستندات الإلكترونية في منظمة مثالاً جديرًا بالتقليد ، وفي سياق تنفيذ فكرة العمل الخاصة بالفرد ، ديناميكيات ممتازة للإنتاج والمؤشرات الاقتصادية والاجتماعية.

اللوائح الخاصة بنظام المعلومات بالمنظمة

أي منظمة هي نظام معلومات ينشأ ويوجد في بيئة مماثلة. تأتي المستندات إلى المنظمة من الخارج ، وداخلها مطلوب أيضًا لإنشاء مستندات ، بعضها منظم وإلزامي.

مخطط سير العمل التنظيمي البسيط هو مثال لما يفعله الجميع عادة. اللوائح علىقواعد العمل ، الروتين اليومي ، واجبات الموظفين - القاعدة المعتادة ، لكن قلة قليلة من الناس يشاركون في تطوير "اللوائح الخاصة بنظام المعلومات في المنظمة".

من وجهة نظر موضوعية ، يمكن أن يسترشد قادة المنظمة بأي شيء ، ويكتبون أي لوائح وتوصيفات وظيفية. لكن الفعالية والتطبيق العملي لوضع القواعد هذا يعتمدان فقط على مدى تلبية الترسانة التنظيمية الداخلية لمتطلبات الواقع.

اللوائح الخاصة بالمستندات وحركتها

يعتبر نظام إدارة المستندات الخاص بالمؤسسة جزءًا لا يتجزأ من مجال معلومات الشركة ، ونتيجة لذلك فإن "اللوائح الخاصة بإدارة المستندات" هي ملحق بـ "اللوائح الخاصة بنظام معلومات المنظمة" ، ولكنها شديدة الأهمية مهم وربط جميع العناصر المكونة له في كائن معلومات واحد.

إذا كانت الإدارة مصممة على إنشاء مثال مثالي لسير عمل المنظمة ، فهذا يعني أنها تشارك حقًا في تطوير عمل تجاري ناجح ، بهدف تحقيق ربح وتحسين رفاهية الموظفين.

ميزة للحالة الحالية لتطوير البرامج ، لا سيما في طليعة معالجة المعلومات الموزعة (أمثلة برمجة الإنترنت) ، هي أنه يكاد يكون من المستحيل إنشاء تطبيق للتكيف الذاتي للهاتف المحمول.

مهمة إدارة المستندات الإلكترونية في منظمة ما هي مثال بسيط ولكن توضيحي. هنا الديناميات غريبة:

• المستندات الواردة والصادرة ؛
• خوارزميات لمعالجة أوراق العمل الداخلية والخارجية.

كتابة التعليمات البرمجية التي يمكن أن تختلف مع تغير البيانات والخوارزميات صعبة للغاية. تكلفة الوقت والموارد غير متاحة لكل منظمة.

إدارة المستندات الإلكترونية في الديناميكيات

تنظيم سير العمل في المؤسسة على مثال مهمة النسخة الإلكترونية ملائم وبسيط وإرشادي وعملي. يأتي التعقيد من عملية تصميم التعليمات البرمجية التي يمكن أن تتغير ديناميكيًا. وقت التطوير هو أيضا مشكلة

استخدم منطق المعالجة المشترك.

ثم سير العمل في المنظمة=مثال + ميزات فكرة عملك. في التقريب الأول ، لن تكون النتيجة عملية ، ولكن بمجرد أن يتم تنفيذ أول تنفيذ للمهام ، ستصبح دورة حلها لا رجعة فيها ، ومع الاهتمام الواجب ، ستتحقق النتيجة.

إنشاء نظام معلومات قادر على معالجة المعلومات المتغيرة ديناميكيًا هو أولاً وقبل كل شيء ديناميكيات عملية الإنشاء نفسها.

حتى يتم إنشاء آلية لتغيير الوارد والصادر والداخلية ، ولن يكون الكود قادراً على التغيير بشكل مستقل دون مشاركة مبرمج ، فلن يكون من الممكن الحديث عن حقيقة إنشاء نظام إلكتروني لإدارة المستندات.

ومع ذلك ، فإن اختراع وتنفيذ نظامك الخاص لدعم عمليات معلومات المنظمة بشكل كامل هو نفسه جعل نجاحها رائعًا ومثاليًا.