السيطرة الحالية والأولية والنهائية: لماذا وكيف يتم تنفيذها

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يتم تحديد كفاءة الإدارة من خلال تحقيق الهدف ، في جميع مراحل التحرك نحو النتيجة ، يجب على المدير ممارسة الرقابة والإشراف على العملية والموارد والبيئة. السيطرة هي واحدة من أهم الأغراض الوظيفية للقائد.

مفهوم السيطرة في الإدارة

الإدارة ضرورية من أجل تنظيم الأنشطة بشكل فعال وإنفاق الموارد بعقلانية وتحقيق الأهداف. تمتلك الإدارة تقليديًا خمس وظائف أساسية: التخطيط والتنظيم والتحفيز والتحكم والتنسيق. كل منهم له خصوصيته وأهميته. لذا ، فإن التحكم ، الحالي أو الاستراتيجي ، هو نشاط مهم للمدير لمقارنة نتائج العمل مع الخطة في جميع مراحل عملية الإنتاج ، والتحقق من النتائج للامتثال للمعايير والقواعد ، والقضاء على الانحرافات الناشئة.

تفسر أهمية الرقابة بالحاجة إلى إزالة عدم اليقين بشأن حالة الأمور في الشركة وسير عملية الإنتاج. أيضًا ، التحكم شرط أساسي للنشاط الناجح. هويسمح لك بتقييم الموقف ومنع حدوث الأزمات. الرقابة والإشراف ضروريان ، لكن يمكن أن يتخذوا أشكالًا عديدة ويؤدون مجموعة متنوعة من الوظائف. اعتمادًا على أسلوب القيادة في المؤسسة ، قد تتركز السيطرة في يد مدير واحد ، عادة ما يكون مديرًا كبيرًا ، أو يتم تفويضه إلى عدة موظفين.

وظائف التحكم

التحكم هي لحظة عمل غير سارة لكل من القائد والمؤدي ، لكنها ضرورية. في الإدارة ، من المعتاد التحدث عن العديد من وظائف التحكم الأساسية:

- تقييم البيئة الخارجية والداخلية. في سياق السيطرة ، يقوم المدير بجمع المعلومات وإزالة عدم اليقين في فهم العملية الحالية. يسمح لك إجراء التحكم باكتشاف العوامل السلبية أو المهددة في البيئة الخارجية والداخلية وإيجاد فرص للتخلص منها أو أخذها في الاعتبار عند أداء الأنشطة.

- الاستجابة للانحرافات. يتحكم المدير ليكون على دراية بجميع تفاصيل عملية الإنتاج ولديه الوقت للاستجابة للتغييرات والانحرافات. يتيح لك التحكم ملاحظة الأخطاء والتهديدات في الوقت المناسب وإعادة بناء عملية الإنتاج بسرعة.

- تخصيص الموارد. يسمح التحكم التكتيكي والفني بالاستخدام الأكثر عقلانية للأموال والمعدات المتاحة ، وإيجاد المكان المناسب لكفاءات الموظفين. في نفس الوقت ، يتيح لك التحكم تحديد الاحتياطيات واستخدامها بشكل منتج.

- الحفاظ على الملاحظات. الوظيفة التفاعلية للتحكم هي أنه في سياق تنفيذهيتم إنشاء التفاعل بين جميع عناصر النظام ، بين المدير والمنفذ.

- تقييم أداء الموظفين. من أجل تحفيز الموظفين بكفاءة ودفع مقابل عملهم بشكل فعال ، من الضروري بناء نظام تقييم واضح ، حيث يساعد المدير في التحكم في جميع مراحل الإنتاج.

أنواع السيطرة

يؤدي تعقيد عملية الرقابة إلى مؤهلات رقابة متعددة.

حسب وتيرة الإجراءات فهي مميزة:

- التحكم الأولي. حتى قبل بدء العمل ، يجب اتخاذ إجراءات لتتبع وتقييم الموارد الرئيسية: المادية والبشرية والإنتاجية. والغرض منه هو منع احتمال حدوث عواقب سلبية لأفعال فناني الأداء. يسمح لك بإجراء تعديلات على الخطة حتى قبل أن يبدأ تنفيذها وقبل ارتكاب الأخطاء.

- التحكم الحالي. يتم تنفيذه أثناء تنفيذ العمل ، والغرض منه هو تحديد مرحلة حدوثه ومنع الأخطاء والانحرافات. يهدف إلى مراقبة الامتثال للقواعد والمعايير. يتطلب التحكم الحالي تدفقًا ثابتًا للمعلومات وتصحيحًا سريعًا للأخطاء.

- التحكم النهائي. يتم تنفيذه في مرحلة تلخيص وتقييم تحقيق النتائج. الغرض الرئيسي من هذا النوع من التحكم هو منع حدوث أخطاء مماثلة في المستقبل. تصبح البيانات التي تم الحصول عليها خلال هذه المرحلة أساسًا لإنشاء خطط جديدة.

بناءً على تواتر إجراءات التحكم والاستراتيجية والتكتيكية والسيطرة على العمليات. من خلال الانتماء الوظيفي ، يطلق الخبراء على أنواع الرقابة المالية والإنتاجية والتسويقية والموظفين. يمكنك أيضًا التمييز بين أنواع التحكم الخارجية والداخلية بناءً على اتجاه العمل.

التحكم الاستراتيجي والتكتيكي

أهم أداة لتنفيذ خطط المؤسسة هي التحكم الاستراتيجي والتكتيكي. مهمة هذه الأنواع من الأنشطة الإدارية هي مراقبة صحة الخطط والإجراءات الجارية. الرقابة الإستراتيجية هي فحص منهجي للامتثال للأهداف العالمية والبرامج والإجراءات الاستراتيجية. أهداف هذا النوع من النشاط هي: تحديد مدى صحة الأهداف طويلة المدى المختارة وصحة طريقة تحقيقها ، وتحديد الفرص المحتملة للشركة. يرتبط التحكم التكتيكي بالتحقق من تحقيق الأهداف قصيرة المدى والفورية. أداته هي الرقابة الفنية ، والتي تهدف إلى تحديد الامتثال الصارم لعملية الإنتاج مع اللوائح والمعايير واللوائح.

التحكم في مراحل التحضير

تتخلل عملية الإدارة بأكملها مراحل التحكم. هناك تقليد لتصنيف المرحلة ، في هذه الحالة ، هناك: تحكم أولي وحالي ونهائي. كل منهم يؤدي وظائفه وله سمات مميزة. التحكم الأولي يسبق بدء العمل ، فهو جزء لا يتجزأ من التخطيط. والغرض منه هو تهيئة الظروف للانطلاق الفعال للإنتاج. على هذافي المرحلة ، يتم تقييم جاهزية وكفاءة الموظفين ، وتوافر الموارد اللازمة ، وتوثيق الأنشطة.

التحكم الحالي ، على عكس الأولي ، يتزامن مع مراحل الإنتاج في الوقت المناسب. وظيفتها الرئيسية هي تحسين سير العمل. يراقب المدير باستمرار امتثال جميع عمليات الإنتاج وإجراءات فناني الأداء للخطط والمعايير المعتمدة. في بعض الأحيان تسمى هذه المرحلة أيضًا "التحكم الوسيط" ، والتي تؤكد على ميزتها الرئيسية - تحديد أوجه القصور والانحرافات في الطريق إلى الهدف. يتم تطبيقه لتقييم حل كل من المشاكل الحالية والاستراتيجية. أهمية خاصة هو السيطرة النهائية أو النهائية. وهي تختلف كثيرا عن المراحل الأخرى في مهامها وانسيابها.

التحكم النهائي: المواصفات

تتضمن المرحلة الأخيرة من عملية الإنتاج حل العديد من المهام الهامة. هذا هو تحديد درجة الامتثال للأهداف والنتائج المحددة ، وتقييم عمل الموظفين ، وتجميع قائمة بالحسابات الخاطئة والأخطاء من أجل الانتقال إلى مرحلة جديدة من التخطيط القائم عليها. يجب تنفيذ الرقابة النهائية وفقًا للمعايير المعمول بها ، بحيث يفهم فناني الأداء كيفية فحص عملهم وكيف سيؤثر ذلك على أجورهم. يرتبط هذا النوع من الإشراف بتقييم إنفاق الموارد ، مع تحديد فعالية الاستراتيجيات والتكتيكات ، وتقييم صحة القرارات المتخذة في وقت سابق. نتائج هذه المرحلة مهمة للغاية بالنسبة لمستقبل المنظمة ، حيث يمكن لنتائجهاتجنب الأخطاء عند وضع الخطط للمستقبل.

إجراء التحكم

التحكم ، الحالي والنهائي ، يتم تنفيذه وفقًا لخوارزمية واحدة.

في المرحلة الأولى ، يتم جمع المعلومات ، ثم يتم صياغة معايير التقييم لكل عملية وعملية ، ثم يتم تحديد أهداف وطرق التحكم. هذه هي المرحلة التحضيرية. علاوة على ذلك ، يدخل عنصر التحكم مرحلة التقييم الفعلي للعملية والإجراءات. المرحلة الأخيرة هي تحليل المعلومات الواردة وصياغة الاستنتاجات ، فهي مرادفة للتحكم النهائي. نتيجة كل هذه الإجراءات ، يجب أن يولد قرار إداري.

مبادئ السيطرة

يجب أن يتذكر المدير الذي يمارس الرقابة ، الحالية أو الاستراتيجية أو النهائية ، المبادئ الأساسية لتنفيذه. وتشمل هذه:

- حسن التوقيت. يجب أن يكون هناك بعض الوقت بين إجراءات المراقبة ، ولا ينبغي أن يكون ذلك متكررًا جدًا حتى لا يشعر الموظف أنه غير موثوق به. لكن لا ينبغي أن يتم ذلك بشكل متكرر حتى لا يشعر الموظف بفقدان السيطرة.

- المرونة. يجب أن تتكيف مع الظروف الحالية.

- الربحية. هدفها توفير الموارد فلا تتطلب استثمارات كبيرة