الموظفون الإداريون هم رابط ضروري في سلسلة الأعمال

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

حتى الآن ، يعتقد بعض رواد الأعمال أن الموظفين الإداريين مضيعة للمال وبيروقراطية غير ضرورية. ومع ذلك ، يمكن أن يكون مثل هذا البيان عادلاً فقط بالنسبة للشركات الصغيرة جدًا ، حيث يتولى الرئيس جميع المسؤوليات. في الواقع ، يعد الموظفون الإداريون رابطًا مهمًا في سلسلة الأعمال. هو الذي ينظم عمل المؤسسة ، وهو مسؤول عن تواصلها مع العالم الخارجي ، وعن تنفيذ العقود والأوامر في الوقت المناسب ، ويراقب استلام المدفوعات.

حتى غياب السكرتير ومدير المكتب والمساعد الشخصي ليوم واحد يوضح مقدار الموظفين الإداريين المطلوبين في العمل. المناصب التي ذكرناها أعلاه هي الوظائف الرئيسية من هذا النوع. ومع ذلك ، فهي لا تقتصر على هذه الأنواع من الأنشطة. من ينتمي إلى الجهاز الإداري مع السكرتير؟ كاتب ، موظف مركز اتصال ، مدير مكتب ، مساعد شخصي ، سكرتير - مترجم. من الخطأ الاعتقاد أن أي شخص يمكنه القيام بمثل هذه الوظيفة.بعد دورات قصيرة. من أجل تنظيم أنشطة المؤسسة نوعيًا ، ليست هناك حاجة إلى الصفات الشخصية فقط ، مثل الدبلوماسية والموضوعية والالتزام بالمواعيد.

الموظفون الإداريون هم أشخاص لديهم إمكانية الوصول إلى معلومات مهمة للغاية ، والتي يعتمد عليها عمل الشركة بأكملها في كثير من الأحيان. لذلك ، فإن العمل المكتبي المختص والطباعة السريعة والدقة والضمير والمهارات التنظيمية ضرورية ببساطة. بالإضافة إلى ذلك ، المعرفة الخاصة مطلوبة أيضًا. من الناحية المثالية ، الموظفون الإداريون هم موظفون حاصلون على تعليم عالٍ ، وليسوا بالضرورة متخصصين. سيكون المطلب الرئيسي هو القدرة على التعامل مع المعلومات والمستندات المهمة.

يجب على مدير المكتب ، بالإضافة إلى المظهر والأخلاق الأنيقة ، التواصل بكفاءة مع زوار المؤسسة ، لأن من بينهم سيكون هناك شركاء وعملاء محتملون. في بعض الأحيان يتم تكليف مثل هذا المتخصص أيضًا بالترويج لسلع أو خدمات الشركة. على أي حال ، هو الذي ينسق عمل جميع الخدمات والتواصل مع الرئيس. كما أنه مسؤول عن الالتزام بجدول العمل وجدول الاجتماعات والمفاوضات. يساعد المساعد الشخصي المدير في تنظيم رحلات العمل في جميع أنحاء البلاد وخارجها. يحاول رواد الأعمال أن يختاروا لهذا المنصب شخصًا لديه معرفة باللغات الأجنبية وآداب العمل وكفاءة ودقة في المواعيد. كقاعدة عامة ، تعمل النساء كسكرتيرات ومساعدين ، على عكسوفقًا للاعتقاد الشائع ، ليست السيدات الشابات ، ولكن المتعلمات فوق سن 25 عامًا. لكن مدير المكتب يمكن أن يكون رجلاً ، كل هذا يتوقف على الصناعة. الميزة الإضافية لن تكون الخبرة العملية فحسب ، بل أيضًا المعرفة المهنية في مجال إدارة المستندات. والمثير للدهشة ، ولكن مع وفرة المتخصصين الأكفاء والمتعلمين وخريجي الجامعات الشباب ، ليس من السهل العثور على موظفين إداريين مؤهلين. بعد كل شيء ، ليس فقط المعرفة المتخصصة مهمة ، ولكن أيضًا الصفات الشخصية: عدم الصراع ، والموضوعية ، والقدرة على الانصياع والقيادة ، والمهارات التنظيمية.