الوظيفة الرئيسية للتحكم في الإدارة

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

يؤدي كل قائد الوظائف الأساسية للإدارة: التخطيط والتنظيم والتحفيز والسيطرة. العناصر الأربعة لوظيفة التحكم: تحديد المؤشرات وطرق قياس النتائج ، وقياس النتائج ، وتحديد ما إذا كانت النتائج على المسار الصحيح ، والإجراءات التصحيحية.

جميع وظائف الإدارة: التخطيط ، التنظيم ، التحفيز ، التحكم مترابطة بشكل وثيق. هم على نفس القدر من الأهمية للإدارة الفعالة. لا يمكن تقسيمها إلى رئيسي وثانوي. في الوقت نفسه ، وظائف الإدارة: التنظيم والتحفيز والتحكم تستند إلى تخطيط مدروس وفعال.

• التخطيط هو الوظيفة الأساسية الأساسية. بناءً على الأهداف الإستراتيجية ، يتم وضع خطة لتحقيقها ، تنص على تخصيص موارد معينة وربط هذا التخصيص في الوقت المناسب. يوثق التخطيط تخصيص الموارد ويوحد جهود الإدارات الفردية والموظفين لتحقيق هدف مشترك. لهذا ، يتم تنفيذهتحلل الأهداف المشتركة إلى أهداف شخصية. من الضروري توفير التخطيط والسيطرة على المنظمة. وظائف الإدارة ، بالإضافة إلى تحديد الهدف ، تنص أيضًا على تجميع قائمة الأعمال التي يجب القيام بها في تسلسل معين لتحقيق الهدف. في نفس الوقت ، يرتبط كل عمل بوقت بدايته ونهايته ، والموارد المخصصة له والعمل اللاحق (أو السابق) في الوقت المناسب.
• المنظمة ، كوظيفة للإدارة ، هي إنشاء هيكل يسمح للعناصر الفردية للنظام بالعمل معًا وفقًا لقواعد معينة وإنفاق الموارد المخصصة بشكل عقلاني لتحقيق الأهداف. يتم وصف الهيكل التنظيمي من خلال عدد من القواعد الرسمية - اللوائح ، واللوائح ، والتعليمات.
• الدافع ، كوظيفة للإدارة ، هو تشجيع الموظفين على جميع المستويات على العمل بفعالية معًا لتحقيق أهدافهم. هذه هي الوظيفة الأكثر إنسانية والأقل رسمية للحكم.
• التحكم ، كدالة ، تتكون عملية الإدارة من المحاسبة الكمية والنوعية لنتائج العمل ، وهي عملية تضمن تحقيق المنظمة لأهدافها

تعيين السيطرة

التحكم هو الوظيفة الرئيسية للإدارة. إنه من أجل:

• الحد من عدم اليقين في عملية الإنتاج وعملية الإدارة.
• التنبؤ ومنع الفشل.
• دعم العمل الناجح.

التحكم لا يمكن تصوره بدون قياس. لفهم ماذايسير العمل وفق الخطة ، فمن الضروري مقارنة المؤشرات الكمية التي تحققت في وقت التحكم مع بعض المؤشرات المخططة المعروفة سابقاً.

التحكم في العملية هو نظام يسمح لك بالتخطيط والقياس وتحديد الانحرافات وتصحيح أي نشاط تجاري ، مثل الإنتاج والتعبئة والتسليم إلى المستهلك وغير ذلك.

وظيفة التحكم في الإدارة جزء أساسي من عملية الإدارة.

في حالة عدم وجود وظيفة تحكم ، أي سيطرة تفقد معناها. لن تعرف ما إذا كان ما تم التخطيط له قد تم ، وبشكل عام ، إذا تم فعل أي شيء.

بدون وظيفة التحكم ، من المستحيل أيضًا إدارة الأفراد.

عملية الإدارة هي عملية وظيفية للرقابة التنظيمية ، يجب أن تنبثق من الأهداف والخطط الإستراتيجية للمؤسسة

أربعة عناصر لوظيفة التحكم

هناك أربع خطوات رئيسية في وظيفة التحكم في الإدارة:

1. تحديد المؤشرات وكيفية قياس النتائج
2. قياس النتائج.
3. تحديد ما إذا كانت النتائج كما هو مخطط لها.
4. تطبيق الإجراء التصحيحي.

"التحكم" تعني قائمة يتم الاحتفاظ بها في نسختين (عنصر التحكم الفرنسي ، من كونترولرول - ، من اللاتيني كونترا - مقابل والروتولوس - التمرير).

تحديد الأهداف وطرق قياس النتائج

من الضروري تشكيل مجموعة من المؤشرات المهمة للعملية الخاضعة للرقابة وتحديد القيم المخططة لكل منها في وقت معين. عندما في هذا الوقت الفعلينتيجة لذلك ، يتلقى المديرون إشارات حول كيفية سير الأمور ، وبالتالي لا يحتاجون إلى التحقق من كل خطوة من خطوات تنفيذ الخطط.

يجب أن تكون المؤشرات واضحة المعالم وقابلة للقياس ومادية يجب مراقبتها. في مصنع التصنيع ، قد تشمل المقاييس المبيعات والإخراج ، وكفاءة العمل ، وأداء السلامة ، وأكثر من ذلك.

في تقديم الخدمات ، من ناحية أخرى ، يجب أن تتضمن المقاييس ، على سبيل المثال ، عدد العملاء الذين يتعين عليهم الانتظار في طابور في البنك أو عدد العملاء الجدد الذين تم جلبهم نتيجة لحملة إعلانية محدثة

يجب أيضًا عدم اختيار نقاط القياس على الجدول الزمني بشكل عشوائي ، ولكن يجب أن ترتبط بأهميتها الحاسمة ، من وجهة نظر عملية مضبوطة أو فترات زمنية أو بداية / نهاية المراحل المهمة للعملية. يمكن أن يكون

• بداية أو نهاية فترة التخطيط - وردية ، يوم ، أسبوع أو شهر.
• بداية أو نهاية مرحلة مهمة: الانتهاء من مرحلة ما قبل الإنتاج ، وبدء التجميع النهائي للمنتج ، وشحن المنتج إلى العميل.
• إصدار منتج جديد أو تحقيق أحجام الخدمة المخطط لها.

وظائف التخطيط والتحكم في الإدارة مترابطة بشكل وثيق ولا تجعل أحدهما منطقيًا دون الآخر. لا أحد يتحول إلى خطة خاضعة للرقابة إلى قطعة فارغة من الورق. ترتبط وظائف إدارة التحفيز والتحكم أيضًا.

قياس النتائج

قياس النتائج في نقاط المراقبة ومقارنتها مع النتائج المخطط لهايجب تنفيذ المؤشرات بطريقة استباقية بحيث يمكن اكتشاف الانحرافات في أقرب وقت ممكن أو حتى التنبؤ بها قبل حدوثها ، وبالتالي تجنب الإجراءات التصحيحية أو التقليل منها.

إذا تم التخطيط لنقاط التفتيش بشكل صحيح وكانت الأدوات متاحة لتحديد ما يفعله المرؤوسون بالضبط ، فإن تقييم الأداء الحالي والمتوقع سيكون دقيقًا وسهلاً.

ومع ذلك ، هناك العديد من الأنشطة التي يصعب فيها تحديد نقاط التحكم بدقة ، وهناك أيضًا العديد من الأنشطة التي يصعب قياسها.

من السهل جدًا ، على سبيل المثال ، تحديد وقت قياسي لإنتاج المنتجات بالجملة ومن السهل أيضًا قياس القيم الفعلية لهذه المؤشرات

الوضع أكثر تعقيدًا مع أنواع العمل البعيدة عن التكنولوجيا. على سبيل المثال ، ليس من السهل مراقبة عمل مدير العلاقات الصناعية ، لأنه ليس من السهل وضع بطاقة أداء واضحة.

غالبًا ما يعتمد رئيس هذا النوع من المديرين على مؤشرات غامضة مثل العلاقات النقابية ، وحماس وولاء المرؤوسين ، ودوران الموظفين و / أو النزاعات العمالية. في مثل هذه الحالات ، تكون نتائج قياس المرؤوس من قبل المدير غامضة أيضًا.

امتثال النتائج للخطة

هذه خطوة بسيطة ولكنها مهمة للغاية في عملية التحكم. أنها تنطوي على مقارنة النتائج المقاسة مع أهداف محددة سلفا. في هذه المرحلة ، تعتبر تقنية المقارنة المطورة مسبقًا مهمة للغاية. في هذايجب أن تحدد الوثيقة بوضوح ما يتم قياسه على وجه التحديد ، وفي أي وقت وتحت أي ظروف. اتبع هذه التقنية بدقة ، وإلا فإن نتائج القياس والمقارنة مع الخطة لن تكون موثوقة.

إذا كان الأداء كما هو مخطط له ، فقد تعتقد الإدارة أن كل شيء تحت السيطرة. في هذه الحالة ، ليست هناك حاجة للتدخل في سير العمل اليومي للمؤسسة.

إجراء تصحيحي

تصبح هذه المرحلة الأهم في حالة عدم وصول المؤشرات إلى المخطط لها ويظهر التحليل الحاجة إلى الإجراءات التصحيحية. قد تتضمن هذه الإجراءات التصحيحية تغييرات في جانب واحد أو أكثر من جوانب العملية اليومية للمؤسسة.

على سبيل المثال ، يجب أن يقرر مدير فرع البنك أنه يجب شغل المزيد من الصرافين في القاعة من أجل تلبية الحد الأقصى المحدد مسبقًا للانتظار وهو خمس دقائق.

أو يقرر مدير المتجر إرسال مشغلي الماكينة للعمل الإضافي للوفاء بالمواعيد النهائية لتسليم المنتجات.

تساعد المراقبة أيضًا في تحديد الأهداف المحددة بشكل غير صحيح ، وفي هذه الحالة سيكون الإجراء التصحيحي هو تصحيح الأهداف ، وليس القتال لتغيير القيم الحالية المقاسة.

توقيت الإجراء التصحيحي

يجب عليك دائمًا تطوير طريقة بناءة لجلب المؤشرات إلى القيم المخططة ، وإلا فسيتعين عليك أن تدرك متأخرًا أن الفشل قد حدث بالفعل.كلما تم تحديد الخطأ أو الفشل في وقت مبكر ، زادت احتمالية إصلاحه أو اللحاق به. وكلما قل الوقت والموارد المادية والعمالة التي سيتم إنفاقها على تصحيحها.

قد يكون من المستحيل تمامًا تصحيح الانحرافات المكتشفة في وقت لاحق. في هذه الحالة ، تتكبد المنظمة خسائر مالية وخسائر كبيرة تتعلق بالسمعة ، حتى إنهاء عملها.

الأخبار السيئة اليوم أفضل من نفس الأخبار غدا

د. إس تشادويك

علاقة وظائف التحكم

وظائف الإدارة: الدافع والتحكم مرتبطان ارتباطًا وثيقًا ببعضهما البعض. لبناء نظام تحفيز فعال للمرؤوس ، يحتاج المدير إلى الوصول إلى نتائج تحكم دقيقة وفي الوقت المناسب.

يمكن إجراء التحكم من أجل الامتثال:

• مؤشرات مخططة
• معايير الجودة
• سياسات الشركة ؛
• متطلبات السلامة وحماية العمال ؛
• متطلبات السيطرة على الدولة أو المنظمات العامة.

يمكن أن يكون التحكم أيضًا دوريًا ومرة واحدة ومجدولًا وطارئًا ، خاصًا وكجزء من التدقيق العام للمؤسسة.

الخلاصة

الوظيفة الرئيسية للرقابة في الإدارة هي ضمان تنفيذ الخطة وبالتالي تحقيق أهداف المنظمة. ميزات إضافية - دعم التنظيم والتحفيز والتفاعل معهم. وظيفة التحكم في الإدارة هي الأهم. نقطة السيطرة ليست كذلكمن أجل القبض على الوحدة أو الموظفين في عدم تنفيذ الخطة ومعاقبتهم. الهدف هو اكتشاف الانحرافات عن الخطة في الوقت المناسب. ثم هناك فرصة لإتاحة الوقت لاتخاذ الإجراءات التصحيحية. التنظيم المدروس لعمليات التحكم هو المفتاح للتنفيذ الدقيق وفي الوقت المناسب للخطط وتحقيق الأهداف.