كيفية إعداد تقرير مسبق؟ النمط والقواعد

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

تقرير المصاريف هو الوثيقة الأساسية في سير العمل المحاسبي. والغرض الرئيسي منه هو تأكيد المبلغ الذي ينفقه الشخص المسؤول

نموذج ثنائي موحد رقم AO-1 - نموذج واحد لكل كيان قانوني من أي شكل من أشكال الملكية. الاستثناءات الوحيدة هي موظفي الدولة الذين يستخدمون نموذجًا خاصًا "0504049" منذ عام 2002.

تقرير المصاريف هو مسؤولية كل موظف يتلقى أموالًا لرحلة عمل أو شراء أي مادة أو منتج (مثل اللوازم المكتبية أو الطعام).

تقرير مصاريف المسافر

كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح إذا تم إرسال موظف من قبل منظمة لأداء بعض المهام في مدينة أخرى؟

رحلة العمل هي رحلة الموظف لأداء واجبات وظيفته خارج موقع الشركة. فهي لا تخلو من المصاريف التي تخضع لتعويض الموظف وفق الحاليالتشريع.

تشمل نفقات السفر:

• ذهابًا وإيابًا ، ولكن فقط إذا كان لدى العامل تذاكر.
• سكن للإيجار (مطلوب شيكات أو إيصالات).
• مصاريف إضافية مشمولة في كل يوم.
• المكالمات الهاتفية ، والبريد ، وتحويل العملات ، ورسوم العبور والعمولة ، وتذكرة الأمتعة وأي حدث آخر ، والذي بدونه لن يتحقق الغرض الرئيسي من الرحلة.

يجب توثيق جميع النفقات المذكورة أعلاه. إذا تحدثنا عن البدلات اليومية ، فعادة ما يتم تحديد حجمها بالترتيب أو في المنصب في رحلة عمل صادرة عن كل مؤسسة. قد يختلف المبلغ حسب المكان الذي ذهب إليه الموظف: داخل المنطقة ، إلى موضوع آخر من الاتحاد الروسي أو في الخارج.

لا يحدد التشريع حدًا أقصى للعلاوة اليومية ، ولكن إذا تجاوزت قيمتها داخل الدولة 700 روبل ، وخارجها - 2500 روبل ، فيجب أن تخضع لضريبة الدخل الشخصي. لا ينبغي أن تنشأ مشاكل في كيفية إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح بعد العودة من رحلة عمل. الموعد النهائي لتسليم الوثيقة - لا يزيد عن ثلاثة أيام من تاريخ الوصول. إذا لم يتم إنفاق المبلغ الخاضع للمساءلة بالكامل ، فيجب إعادة الفرق إلى أمين الصندوق عن طريق أمر نقدي وارد ، وعلى العكس من ذلك ، كان هناك تجاوز ، يتم تعويض الموظف عن كل شيء باستخدام نقد صادر طلب

ما هي عواقب التقرير المسبق غير الصحيح؟

إعداد تقرير مسبق بشكل صحيح عنيجب أن يسافر الموظف في رحلة عمل في غضون ثلاثة أيام ، وإلا فقد تعتبر السلطة الإشرافية هذا المبلغ كدخل ، حيث يجب أن تُستحق ضريبة الدخل الشخصي وأقساط التأمين.

بالمناسبة ، أدى اعتماد الإصدار الجديد من القانون رقم 290-FZ المؤرخ 3 يوليو 2016 إلى إدخال بعض التعديلات ، على سبيل المثال ، غرامة كبيرة لتقديم شيك غير لائق. ومن المخطط أيضًا البدء في استخدام بطاقات مصرفية خاصة تتوافق مع المعايير الدولية فيزا وماستركارد لدفع نفقات السفر.

القواعد العامة

كيفية إعداد تقرير مسبق؟ ما عليك سوى اتباع كل من النقاط التالية:

1. يجب إعداد التقرير في موعد أقصاه ثلاثة أيام عمل من اللحظة:

• انتهت الفترة التي أشار إليها الموظفون في طلب إصدار الأموال ؛
• ذهب موظف إلى العمل إذا سقطت انقضاء الفترة التي تم فيها صرف الأموال في إجازة أو مرض ؛
• عاد موظف من رحلة عمل.

2. لإعداد تقرير ، استخدم النموذج الموحد رقم AO-1 أو النموذج المعتمد من قبل المؤسسة.

3. يجب على الموظف ، جنبًا إلى جنب مع المحاسب الذي يعرف كيفية إعداد التقارير المسبقة بشكل صحيح (يتوفر مثال واضح في البرنامج المستخدم) ، ملء المستند.

4. المدير مسؤول عن الموافقة على ورقة الإبلاغ.

5. يجب أن تكون أي وثيقة مسبقة مصحوبة بشيكات وفواتير ،تذاكر وأوراق أخرى تؤكد أن الشخص قد أنفق بالفعل الأموال الخاضعة للمساءلة.

طلب التعبئة

كيفية عمل تقرير مسبق

يجب إكمال الجزء الأول أو الأمامي من قبل محاسب. من المستحيل الاستغناء عن تحديد تفاصيل المستند (الرقم والتاريخ) ، ومعلومات حول المؤسسة والأشخاص المسؤولين ، ومبلغ الدفعة المقدمة ، والمعلومات الموجزة: الأموال التي تم إنفاقها والحسابات المحاسبية ، والتي يمكن على أساسها احكم على الحركة وشطبها. بالإضافة إلى ذلك ، يجب الإشارة هنا إلى زيادة الإنفاق أو السلفة غير المستخدمة.

الجزء الثاني عبارة عن إيصال مقطوع ينص على قبول التقرير المسبق للتحقق. بعد الملء يجب على المحاسب قطعها وتسليمها للموظف المسؤول

يجب إكمال الجزء الثالث (الجانب الخلفي من النموذج AO-1) بشكل جماعي. تتمثل مهمة الموظف المسؤول في عكس التفاصيل وإرفاق كل إيصال مبيعات تم تنفيذه بشكل صحيح للتقرير المسبق. سيتعين على المحاسب ملء المبلغ والحساب ، والذي سيعكس الأموال التي تم إنفاقها.

يجب توقيع المستند من قبل الموظف والمحاسب وكبير المحاسبين. فقط بعد ذلك يمكن الموافقة عليه من قبل الرئيس

الإنفاق الزائد المعقول

كيف تقدم تقرير المصاريف الزائد؟ تحتاج أولاً إلى التأكد من أنه مبرر:

• الإنفاق أعلىتم تخصيصه لإكمال المهمة نيابة عن السلطات ؛
• موظف لديه أوراق داعمة.

إذا لم يتم استيفاء شرط واحد على الأقل ، فإن مبلغ المال غير قابل للاسترداد.

إجراء لتعويض الإنفاق الزائد عند السداد

في حالة الإنفاق الزائد ، يواجه المحاسب السؤال: كيفية إعداد تقرير المصروفات بشكل صحيح. يمكن العثور بسهولة على عينة من نموذج الضمان النقدي رقم KO-2 على مساحات شاسعة من الإنترنت. يجب الإشارة إلى تفاصيل هذا المستند في التقرير - السطر "التجاوز الصادر بأمر نقدي".

مصطلح تعويض الأموال الزائدة من قبل الموظف غير منصوص عليه في القانون. لذلك ، إذا لم يشر المحاسب على الفور إلى معلومات حول أمر الإصدار في التقرير المسبق ، فلن يترتب على ذلك أي عقوبات.

شروط تعويض الانفاق الزائد على بطاقة الراتب

في الوقت الحالي ، تقوم جميع المنظمات تقريبًا بتحويل رواتب الموظفين باستخدام بطاقة مصرفية. هل يمكن إعادة المبلغ الزائد حسب تقرير المصاريف للموظف بنفس الطريقة؟

التشريع ليس لديه إجابة واضحة. يقترح المستند نفسه شكلاً واحدًا فقط من أشكال السداد للمبلغ الخاضع للإنفاق الزائد - نقدًا.

شارك البنك المركزي الروسي الرأي نفسه في عام 2006 في رسالته رقم 36-3 / 2408. في الوقت نفسه ، تحتوي رسالته ، ولكن بتاريخ 24 ديسمبر 2008 ، رقم 14-27/513 ، على معلومات حول السؤال: هل من الممكن استخدام بطاقة مصرفية لدفع ثمنالمبلغ الخاضع للمساءلة ليس من اختصاص البنك المركزي. يجب أن تتعامل مؤسسة الشبكة هذه بشكل مستقل مع مشاكلها في هذه الحالة. وحتى لا يكون لدى الوكالة المسيطرة أسئلة غير ضرورية ، يوصى باستخدام مكتب الدفع النقدي.

كيفية تعويض الأموال الشخصية للموظف؟

يمكن للموظف في منظمة أن يذهب بنفسه لشراء السلع الضرورية (أعمال ، خدمات) على نفقته الخاصة. في هذه الحالة ، ليست هناك حاجة لملء تقرير مسبق. كيف ترتب الخطوات أعلاه

الطلب والمستندات التي تؤكد الشراء (الإيصالات النقدية ، الفواتير ، نماذج التقارير الصارمة ، مستندات السفر ، إلخ) ستكون كافية تمامًا.

إصدار تقرير مسبق في 1С

يجب أن يكون كل محاسب على دراية بمستند مثل تقرير المصاريف. كيفية الترتيب في 1C؟ مكان المستند في البرنامج هو قسم "البنك والصراف الآلي".

في النافذة التي تم إنشاؤها ، يجب عليك أولاً تحديد معلومات حول المنظمة والأشخاص المسؤولين. سيتيح الزر "إضافة" جدولاً تحتاج فيه إلى إظهار كافة المعلومات حول الأموال التي تم إصدارها.

هناك ثلاثة أنواع من الدفعة المقدمة:

• مستندات مالية. يأخذ هذا في الاعتبار تذاكر الطيران والسكك الحديدية والقسائم والطوابع البريدية وما إلى ذلك.
• نقدا. الغرض الرئيسي من المستند هو شطب النقود.
• حساب التسوية. المستند ضروري لمراعاة شطب مبلغ غير نقدي من التسويةحسابات الشركة

لإنشاء معلومات السحب النقدي ، يجب أن تبدأ بإنشاء أمر نقدي صادر جديد. بعد الملء ، يجب طباعة المستند وتسليمه إلى الشخص المسؤول ، بحيث يملأ الأخير السطر عند استلام الأموال والعلامات. عندها فقط يمكنك حفظ المستند ونشره.

في القسم الجدولي من إيصال النقد ، يجب الإشارة إلى المعلومات المتعلقة بالسلع والمواد التي اشتراها الشخص المسؤول. إذا كان شراء البضائع مصحوبًا بإصدار فاتورة ، فمن الضروري وضع علامة SF واختيار المورد وملء بياناته.

يتطلب قسم "العبوة القابلة للإرجاع" ملء معلومات حول العبوة التي ينتظرها المورد.

يسجل قسم "الدفع" المبالغ المدفوعة للمورد مقابل البضائع المشتراة مسبقًا. تنعكس الدفعة المقدمة في الترحيل D 60.02 K 71.01.

تم تصميم علامة التبويب "أخرى" لحساب النفقات الأخرى لشخص مسؤول (رحلة عمل ، سفر ، نفقات الوقود ، إلخ).