الوصف الوظيفي لمدير المكتب: الواجبات والوظائف والحقوق

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

في معظم الأماكن العامة ، يكون أول شخص تقابله بمجرد عبور العتبة هو موظف الاستقبال. يتم تعيين هؤلاء المتخصصين من قبل الفنادق وصالونات التجميل والمطاعم ، وبالطبع المؤسسات المكتبية. لديهم العديد من المسؤوليات ، من التواصل مع الضيوف والشركاء لمعالجة الوثائق.

الميزات

من الجدير بالذكر أن المدير مهنة متعددة الاستخدامات ، ويمكن أن تشمل واجبات متنوعة. ميزة للمبتدئين أنها لا تتطلب أي معرفة متعمقة في منطقة معينة.

يولي أصحاب العمل المحتملون المزيد من الاهتمام للصفات الشخصية. يجب أن يكون المرشح المحتمل لمنصب مسؤول المكتب اجتماعيًا إلى حد ما ، وأن يكون قادرًا على إقامة اتصالات مع أشخاص مختلفين ، والتعبير عن أفكارهم الخاصة بشكل صحيح. سيكون من المفيد أيضًا أن يكون لديك اهتمام بالمجال المختار.الأنشطة والقدرة على التعامل مع الإجهاد. ستكون الجودة الأخيرة في متناول اليد بالتأكيد للمسؤول المستقبلي. سيتعين عليه التواصل مع عدد كبير من الزوار ، ومن بينهم بالتأكيد ستواجه النزاعات. ومع ذلك ، حتى في مثل هذه المواقف ، يجب أن يكون المدير مهذبًا.

وتجدر الإشارة إلى أنه اعتمادًا على سياسة التوظيف في الشركة ، قد تكون هناك متطلبات للتعليم العالي ، والقدرة على العمل مع المعدات المكتبية ، وما إلى ذلك.

عادة ما يتم تحديد جدول العمل لهذه الوظيفة من خلال ساعات عمل المنشأة ، حيث أن المدير هو الذي يفتحه في الصباح ويغلقه في المساء. ومع ذلك ، عند العمل على مدار الساعة للموظفين ، يتم وضع جدول المناوبة. كقاعدة عامة ، المكاتب لا تعمل في هذا الوضع

يجدر أيضًا الانتباه إلى حقيقة أن المسؤول ومدير المكتب هما مهنتان مختلفتان. يشرف مدير المكتب بالفعل على الموظفين الآخرين. المسؤول ، على عكسه ، لا يؤدي هذه الوظيفة. إنه يؤدي وظائفه الخاصة فقط ، ويتفاعل مع الموظفين الآخرين في المكتب إذا لزم الأمر.

المسؤوليات الرئيسية

يجب على مدير المكتب ، في مكان العمل ، أداء عدد كبير من المهام التي تكلفه بها الإدارة. دعونا نذكرها بإيجاز.

• استقبال وتوزيع المكالمات الهاتفية اللاحقة. أثناء المفاوضات ، يجب على المسؤول تسجيل المعلومات ونقلها إلى الموظفين. إذا لزم الأمر ، يجب أن تكون المكالمةإعادة التوجيه إلى قسم آخر.
• تتضمن واجبات مسؤول المكتب بندًا يتطلب من الموظف تقديم المشورة الأولية للعملاء المحتملين.
• الحاجة إلى معالجة الوثائق الواردة والصادرة.
• نشر إعلانات الوظائف على البوابات المتخصصة ووكالات التوظيف. تتضمن واجبات مدير المكتب أيضًا إجراء مقابلات أولية مع المرشحين المحتملين.
• شراء القرطاسية والمواد الاستهلاكية اللازمة لضمان التشغيل السلس للمعدات المكتبية.

بالإضافة إلى الواجبات المذكورة أعلاه ، يتفاعل مسؤول المكتب في الواقع باستمرار مع الأشخاص. هؤلاء هم عملاء محتملون وموظفون حاليون في الشركة. هذا الاختصاصي هو المسؤول عن جدولة الموظفين.

حقوق

عدد الحقوق ، على عكس الواجبات ، أقل بكثير. إذن ، ماذا تفعل تعليمات مسؤول المكتب؟

• التصرف نيابة عن الشركة ، وتمثيل مصالحها في التفاعل مع المؤسسات الأخرى.
• للتفاعل مع الموظفين الآخرين داخل السلطة المعينة.
• تقديم مقترحات للنظر فيها لتحسين أداء المنظمة.

وظائف مسؤول المكتب

يجب على هذا الاختصاصي التواجد في مكان العملأداء عدد كبير من المهام الموكلة إليه:

• تجهيز المكتب
• الحفاظ على النظام.
• خدمة الزوار
• خدمة الهاتف.

في الواقع ، قد يكون عدد الوظائف أكثر. يعتمد على قائمة المسؤوليات الوظيفية لمدير المكتب في مؤسسة معينة.

تجهيز المكتب

إتمام المهام المسندة ، كقاعدة عامة ، يبدأ بالتحضير ليوم عمل جديد. عند وصوله إلى مكان عمله ، يتحقق المسؤول من عمل المعدات المكتبية وتوافر المواد الاستهلاكية والقرطاسية. بعد ذلك ، يجب أن يتعرف المتخصص على قائمة الزوار ويهيئ الظروف لاجتماعهم.

الحفاظ على الطلب

لا ينبغي أن يشارك المسؤول بشكل مباشر في التنظيف والأنشطة الأخرى للحفاظ على النظام في المكتب. ومع ذلك ، من بين واجباته الحاجة إلى تنسيق عمل أفراد الصيانة. يجب عليه تحديد موعد التنظيف وبيان مدته.

خدمة العملاء

تتمثل واجبات المسؤول أيضًا في التفاوض مع الزوار حول وقت الزيارة ، والتنسيق معهم. يجب وضع جدول الزيارات بحيث لا يكون هناك تداخل ولا يضطر أحد لإضاعة الوقت في الانتظار. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على المسؤول مقابلة الزوار. هو الذي يخلق الأولالانطباع

خدمة الهاتف

تم تعيين هذه الوظيفة للمسؤول لتحرير المدير من المفاوضات وعدم تشتيت انتباهه عن سير العمل. يمكن للموظف حل بعض المشكلات بنفسه أو تحديد موعد للزائر وفقًا لجدول المدير. عند أداء هذه الوظائف ، يجب على الموظف بالتأكيد الحفاظ على السرية ، وعدم الكشف عن المعلومات المتاحة له للغرباء.

عينة

قد يتضمن الوصف الوظيفي لمدير المكتب عناصر مختلفة اعتمادًا على متطلبات منظمة معينة. ومع ذلك ، كقاعدة عامة ، سيتم تحديد الشروط القياسية فيه ، والتي يتم أخذها كنموذج.

• أحكام عامة
• متطلبات التأهيل. كقاعدة عامة ، التعليم الثانوي المتخصص كافٍ لمدير محتمل. ستكون التجربة بالتأكيد أحد الأصول.
• المسؤوليات. لا يكتمل وصف الوظيفة بدون هذا العنصر.
• حقوق. للمسؤول ، على سبيل المثال ، الحق في تقديم مقترحات لتحسين أنشطة المؤسسة.
• أحكام إضافية قد تتضمن عناصر غير مدرجة في الأقسام الأخرى.

من المعتاد تقديم وصف وظيفي لموظف جديد لمراجعته ، وهذه الحقيقة يجب أن يؤكدها بتوقيعه الخاص.

مكان العمل

تعليمات حول حماية العمل لمدير المكتب تجعل بعض المتطلبات لظروف العمل. على سبيل المثال ، يجب أن يقع مكان العمل بطريقة تجعل الموظف مرتاحًاالقيام بواجباتهم الخاصة. كقاعدة عامة ، يقع بجوار مكتب المدير ويسمح لك بمراقبة الموظفين الآخرين.

عليك أن تفهم أنه عند أداء الواجبات ، غالبًا ما يتعين على المسؤول ، وكذلك الموظفين الآخرين ، استخدام المعدات المكتبية. لهذا السبب يجب وضعه بطريقة تجعله متاحًا للاستخدام قصير المدى.

إحدى المهام المهمة التي لم يتم توضيحها بوضوح في الوصف الوظيفي للمسؤول هي العمل كحلقة وصل بين المشرف المباشر والمرؤوسين. لذلك ، يجب على الموظف محاولة خلق بيئة مواتية وإقامة اتصالات مع متخصصين آخرين. من المهم ليس فقط نقل تعليمات القائد بشكل صحيح ، ولكن أيضًا لتكون قادرًا على التحكم في دقة تنفيذها.

لهذا السبب ، تصبح القدرة على التواصل مع الآخرين عاملاً مهماً في تحقيق النجاح في هذا المنصب. هذا ينطبق على كل من القادة والمرؤوسين. أما بالنسبة للصفات الشخصية ، فإن التنظيم ومقاومة الإجهاد تعتبر مهمة للغاية ، مما يسمح لك بإدارة الموظفين الآخرين والبقاء هادئًا حتى عند التعامل مع زوار الصراع.