مساعد المدير: الواجبات والصفات الشخصية

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

مساعد شخصي للرأس - المهنة مطلوبة بشدة حاليًا. بادئ ذي بدء ، يرجع هذا إلى تطور اقتصاد السوق ، لأنه في ظروف المنافسة الشرسة ، تعتمد الحالة المالية لأي شركة على قرارات الإدارة الصحيحة وفي الوقت المناسب. يعتمد نجاح المخرج إلى حد كبير على المهارات ومهارات العمل والصفات الشخصية للشخص الموثوق به. مساعد الرئيس ، الذي تتراوح مهامه على نطاق واسع من الشؤون المكتبية المبتذلة إلى القرارات التنفيذية ، سيصبح موظفًا لا غنى عنه ، "اليد اليمنى" للرئيس ، والأهم من ذلك ، الضامن لإنجاز المهام في الوقت المحدد.

الصفات الشخصية للمساعد

عند اختيار "اليد اليمنى" ، غالبًا ما يهتم مدير الشركة ليس بالتعليم ، ولكن بالصفات البشرية الشخصية. على الأرجح ، سيتم إعطاء الأفضلية لشخص لديه خبرة أقل ، ولكن برأي مماثل ، من المتخصص الذي لديه توصيات ممتازة ، ولكن معتقدات مختلفة في الحياة. مدير مساعد ، مهمته صياغة عمليامستحيل ، يجب أن يكون لديك القدرة على قراءة العقول وتحديد الحالة المزاجية للرئيس للوهلة الأولى. أداء جميع المهام ، بغض النظر عن التفاصيل - يمكن أن تكون هذه مهام ذات طبيعة شخصية. إذا كنت شخصًا عاطفيًا وتأخذ كل شيء دائمًا على محمل شخصي ، فهذه ليست الوظيفة المناسبة لك. يجب ألا ينتبه المدير المساعد إلى استياء الرئيس وانهياره. يجب أن يكون المساعد مخلصًا ومخلصًا لرؤسائه. عمله ، بالإضافة إلى المكافأة المالية ، يحركه هدف واحد - زيادة الرفاهية والقدرة التنافسية للشركة ككل. مساعد الرئيس ، الذي تتمثل واجباته في التفاوض وإبرام العقود في غياب الشخص الأول في الشركة ، هو إلى حد ما وجه الشركة. من خلاله يحكم المنافسون على الوضع ، ويتخذ العملاء والشركاء قرارات بشأن التعاون.

وظائف الوظيفة

لذا ، إذا كنت تنوي أن تصبح مساعدًا شخصيًا ، فيجب أن تتعرف على مجال النشاط وقائمة المهام التي يؤديها المدير المساعد بشكل يومي. مهامه ، كما سبق ذكره ، تتراوح من تنفيذي إلى نائب.

تشمل واجبات مدير المكتب:

• جدولة وجدولة اجتماعات العمل والمديرين القادمة ؛
• تذكير بالاجتماعات المجدولة والرحلات القادمة وتنظيم الأحداث وغداء العمل ؛
• التحكم و التخطيط لرحلات العمل: حجز التذاكر، حجز الفنادق،وظيفة المترجم
• توثيق ولحظات تنظيمية لترشيد مكان العمل.

تشمل واجبات نائب:

• البحث عن المعلومات الضرورية ، وحل سريع للقضايا الناشئة ، والتحكم في عمل الوحدات الهيكلية ؛
• تمثيل الشركة ورئيسها في اجتماعات العمل حسب الحاجة.

في شركة معينة ، قد تختلف الاختصاصات اعتمادًا على تفاصيل الشركة والصفات الشخصية للقائد.

آفاق

الموظفون ذوو المؤهلات العالية الذين يؤدون هذه الوظائف موضع تقدير كبير. في أغلب الأحيان ، المساعدون الشخصيون هم مديرو المكاتب ، والسكرتارية ، ورؤساء الأقسام الذين اكتسبوا سمعة ممتازة أثناء خدمتهم وتجاوزوا واجباتهم. يعتبر بعض الموظفين منصب المساعد الشخصي كنقطة انطلاق للارتقاء في السلم الوظيفي. في المستقبل ، تفتح الخبرة والمعرفة بهيكل الشركة وأنشطتها وتخصصها ومهارات التفاوض آفاقًا واسعة. يمكن للعاملين المتميزين وذوي الخبرة أن يشغلوا مناصب عليا وهو هدفهم النبيل وحلمهم الرئيسي