الوصف الوظيفي لمدير مكتب مع وظائف سكرتارية: الميزات والمتطلبات

2024 مؤلف: Howard Calhoun | [email protected]. آخر تعديل: 2023-12-17 10:18

حتى مع وجود عدد قليل من الموظفين ، بما في ذلك رئيس الشركة وموظفيه فقط ، هناك حاجة إلى موظف مسؤول يكون قوة تنظيمية قادرة على توجيه والتحكم في عملية العمل - هذه هي الفكرة التي تحدد النص من الوصف الوظيفي لمدير المكتب

يتطلب هذا الموقف أن يكون لدى مقدم الطلب مجموعة من المهارات المحددة والتعليم ذي الصلة ، بالإضافة إلى القدرة على التفاعل مع الناس. ومع ذلك ، فإن قائمة المتطلبات لا تقتصر على هذا.

الوصف الوظيفي

بالفعل في مرحلة التقدم لوظيفة ، يمكن للمرشح أن يتعرف على القانون المعياري الذي ينظم حقوقه وواجباته ومسؤولياته في الشركة. يسمى هذا المستند وصفًا وظيفيًا. يتكون من خمسة أقسام رئيسية:

1. أحكام عامة. تحتوي على جميع المعلومات التنظيمية: اسم المؤسسة والوظيفة والوحدة الهيكلية التي تنتمي إليها. كما يشير إلى التبعية ، وإجراءات ملء الوظيفة والفصل ، وكذلك متطلبات التعليم والمؤهلات.
2. المسؤوليات. يقدم هذا القسم قائمة بمسؤوليات الموظف وطرق تنفيذها.
3. حقوق الموظف أي جميع الفرص الإضافية التي تساهم في الأداء الفعال للواجبات.
4. المسؤولية. وفقًا لهذا القسم ، تتخذ الإدارة قرارات بشأن تقييم الأداء أو الترقية أو العقوبة.
5. العلاقات. يحكم هذا القسم جميع الاتصالات مع الأقسام الخارجية والداخلية التي قد يكون لدى الموظف أثناء أداء وظائفه.

مبادئ صياغة الوصف الوظيفي

الأساس المعياري لإعداد مثل هذه الوثائق هو دليل التأهيل لمناصب المديرين والمتخصصين وغيرهم من الموظفين (1998). أثناء تطويره ، تم إيلاء اهتمام كبير لوصف الوظيفة وشروط الموظف لأداء واجباته. يتم تضمين تفاصيل العمل في عنوان المستند ، على سبيل المثال ، "الوصف الوظيفي للسكرتير" (مدير المكتب أو كبير المحاسبين).

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان هناك موقعان لهما نفس العنوان ولكن لهما مهام مختلفة ، فيجب إعداد مستندات مختلفة لتعكس هذه الاختلافات. التوصيفات الوظيفية لمدير مكتب ضابط شؤون الموظفين لها اختلافات معينة عن نفس اللائحة للسكرتير.

متطلبات مدير مكتب

سيتعين على المرشح للمنصب بطريقة أو بأخرى إدارة الأشخاص. قد يكون هذا مجرد شخصين في شركة صغيرة أو جميع الموظفين الإداريين في مؤسسة كبيرة. بطبيعة الحال،يجب أن يكون مقدم الطلب مستخدمًا موثوقًا للكمبيوتر الشخصي وأن يكون قادرًا على العمل مع معدات مكتبية أخرى (ماسح ضوئي أو طابعة أو فاكس). غالبًا ما يكون مدير المكتب ممثلاً عن شركة ، لذا فإن حسن الكلام والقدرة على كتابة خطابات العمل شرط أساسي. في كثير من الأحيان ، تطلب الشركات من هؤلاء الموظفين معرفة أساسيات العمل المكتبي وقوانين العمل. لا تزال معرفة لغة أجنبية واحدة على الأقل مهارة مرغوبة ، ولكن عند التقدم لمؤسسة كبيرة ، يعد هذا بالفعل أحد المتطلبات الإلزامية.

في بعض الحالات ، يجب على مدير المكتب الجمع بين واجباته ووظائف الموظفين الآخرين. هذا يؤدي إلى زيادة في المهارات المطلوبة. لذلك ، يجب أن يكون لدى مدير المكتب بوظائف المحاسب التعليم المناسب والبرامج الخاصة.

المسؤوليات الرئيسية

الوصف الوظيفي النموذجي لمدير مكتب بوظائف السكرتارية يتضمن العناصر التالية:

• التعامل مع البريد الوارد والصادر ؛ إعادة توزيعهم داخل الشركة ؛
• التحكم في توقيت الوفاء بالالتزامات بموجب العقود والاتفاقيات ؛
• إجراء المكالمات الصادرة والواردة ؛
• العمل مع العملاء وممثلي الشركات الشريكة ؛
• مراقبة توافر القرطاسية الضرورية ؛
• صيانة المعدات المكتبية في حالة صالحة للعمل واستدعاء المتخصصين في حالة الأعطال ؛
• توزيع الوقت ضمن جدول العمل (في بعضوقضايا للزعيم) ؛
• تنظيم الأحداث الضرورية (اجتماعات ، مؤتمرات ، رحلات عمل ، حفلات الشركات) ؛
• دقائق من الاجتماعات ؛
• تحديث وإضافة محتوى جديد إلى موقع الشركة.

تتضمن هذه القائمة المتطلبات الأساسية فقط. يمكن إضافة عناصر أخرى وفقًا لتفاصيل عقد العمل الجاري إبرامه. الوصف الوظيفي لمدير مكتب مع وظائف ضابط شؤون الموظفين ، على سبيل المثال ، يوجه الموظف للحفاظ على وتقديم جميع وثائق التقارير في الوقت المناسب أو استبدال رئيس قسم شؤون الموظفين في حالة غيابه.

مسؤوليات إضافية

بالإضافة إلى الوظائف الأساسية ، يحتوي الوصف الوظيفي لمدير المكتب على قائمة بالواجبات المختلفة التي قد تختلف باختلاف أنشطة الشركة. قد يُطلب من مدير المكتب العمل مع السلطات الإدارية ، أي الحصول على إذن لممارسة التجارة ، وفتح فرع لشركة أو شركة تابعة ، وما إلى ذلك.

من أكثر المهام مسؤولية هي الإدارة الفعلية للشركة في غياب مديرها. بالطبع ، هذا ممكن فقط إذا كان الموظف قد أثبت نفسه كشخص مسؤول وموثوق يمكن الاعتماد عليه. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يحتوي الوصف الوظيفي لمدير المكتب على بند بشأن الحاجة إلى إصدار توكيل عام. يجوز لمثل هذه الوثيقةمطلوب ، على سبيل المثال ، لاستلام بريد ذو أهمية عالية

المتطلبات غير الرسمية

عادة ما تسمح الشركات الكبيرة للمرشحين لهذا المنصب بالتعرف على نموذج لوصف وظيفة مدير مكتب مقدمًا حتى يكونوا على دراية كاملة بقائمة المتطلبات والمسؤوليات.

ولكن حتى مع وجود مثل هذه الصلاحيات ، يجب على مقدم الطلب أن يفهم أنه لا يزال واحدًا من العديد من موظفي المؤسسة. في هذا الصدد ، لا ينبغي لأحد أن ينسى ما لم يتم توضيحه في الوصف الوظيفي. يجب أن يكون مدير المكتب بوظائف السكرتير شخصًا حساسًا للوقت حتى يتمكن من توزيعه حسب الضرورة.

مهام سير العمل

أهم متطلبات عمله هي الكفاءة ، لذلك فإن الشخص الذي يشغل مثل هذا المنصب ملزم بإنفاق المواد المكتبية اقتصاديًا ، والتحكم في كمية الكهرباء المستهلكة.

بالنسبة للموظفين الآخرين في الشركة ، يكون مدير المكتب مسؤولاً على قدم المساواة تقريبًا مع الرئيس. لهذا السبب ، يجب عليه التأكد من أن ظروف العمل تتوافق مع المعايير الصحية وقواعد السلامة المقبولة. أخيرًا ، عند قيامه بواجباته المباشرة ، يحصل مدير المكتب على وثائق سرية ، لذا فإن أحد المتطلبات هو توقيع اتفاقية عدم إفشاء الأسرار التجارية أو أي معلومات أخرى من شأنها الإضرار بمكانة الشركة في السوق.

المكتب الأيمن-مدير

بالطبع ، فإن أداء مثل هذا العدد من الواجبات يسمح للموظف بالتمتع بحقوق خاصة. يتم توضيحها أيضًا في الوصف الوظيفي لمدير المكتب. ينبع جوهر بعضها ، مثل القدرة على الوصول إلى المعلومات السرية ، مباشرة من الحاجة إلى الوفاء بمسؤوليات وظيفتهم. البعض الآخر مرتبط بامتيازات السلطة. لذا يحق لمدير المكتب أن يطالب باقي الموظفين بتصحيح الأخطاء التي ارتكبوها من خلال الإهمال في مستندات الإنتاج ، أو تحديد مقدار التشجيع لهم أو تطبيق العقوبات على المتقاعسين.

في كثير من الأحيان ، يكون مدير المكتب هو الرابط بين الموظفين والمديرين التنفيذيين. يسمح له هذا المنصب بالسعي من أجل تحسين ظروف العمل وتقديم رغبات جماعية لتحسين جودة العمل في كل من قسم واحد والمؤسسة ككل.

ملامح الوصف الوظيفي لمدير مكتب قسم المبيعات

منذ فترة طويلة لا غنى عن مديري المكاتب في الشركات الكبيرة والصغيرة ، لذلك فهم بحاجة إلى بعض المهارات الخاصة لملء مثل هذا الشاغر. الحالة الشائعة هي عندما يعمل العديد من مديري المكاتب في نفس المؤسسة بوظائف خاصة ، حيث يوجد مسؤول كبير. أوصاف وظائفهم هي نفسها بشكل أساسي ، ولكنها تختلف في مجموعة إضافية من الوظائف.

وبالتالي ، إذا كان مدير المكتب يعمل في قسم المبيعات ، فقد يحتوي وصف وظيفته على عناصر مثل:

• البحث عن منافذ جديدة ؛
• تتبع التغييرات في هيكل الطلب ؛
• إعداد وثائق الإبلاغ عن المبيعات المثالية ؛
• العمل المباشر مع العميل لتلقي الطلبات ومعالجتها اللاحقة ؛
• العمل على إعلام العملاء بالتغييرات المحتملة في نطاق السلع وإعادة حساب الأسعار ؛
• تنظيم الاجتماعات اللازمة ؛
• توقيع عقود توريد السلع

قد تتعلق المتطلبات الأخرى بخصائص البضائع التي تقدمها الشركة. إذا كانت الشركة متورطة في بيع وشراء العقارات ، فقد تشمل واجبات مدير المكتب إعداد كتيبات المعلومات وتنفيذ مستندات محددة.

مسؤولية مدير المكتب

في حالة عدم قيامهم بواجباتهم ، عند ارتكاب جرائم ، بما في ذلك إفشاء الأسرار التجارية ، أو غيرها من الإجراءات التي تضر بصورة الشركة ، يكون مدير المكتب مسؤولاً وفقًا لمعايير الإدارة والمدنية والقوانين الجنائية. في حالة حدوث ضرر مادي للمنظمة يتم فرض العقوبة وفق أحكام قانون العمل.